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中小企业员工手册的“四步走”方法陈兴华“员工手册”，简单的说就是能够让员工快速了解公司并能规范员工日常行为的小册子，它有两项基本功能：一是使刚进入公司的“准员工”能够快速了解公司的历史、文化、运作模式、员工管理政策、日常行为规范等，快速成长为公司“合格员工”，二是规范员工日常行为，强化行业或公司的特殊要求，提升公司整体的运作效率。对于中小企业来说，如果能够有效地发挥“员工手册”的功效，一方面可以缩减培训成本与员工管理成本，另一方面还可以促使员工降低失误率与事故率，从而提高员工的工作效率与效果，另外，在一定程度上还可以提高员工对企业文化的认同度，降低流失率，从而，降低员工招聘的成本。然而，“员工手册”的编制往往需要以规范的人力资源管理体系和明晰的企业文化为基础，而目前我国大部分中小企的人力资源管理体系还不够规范，企业文化也处在混沌的状态，在这种状况下，中小企业如何编制适合自身并不失操作性的“员工手册”呢？笔者在对指导中小企业编制“员工手册”经验进行总结的基础上，提出中小企业编制员工手册的“一定框架”、“二填内容”、“三审语言”、“四审合法”的“四步走”方法。一、“一定框架”“一定框架”，即确定“员工手册”内容的基本框架。一般来说，一个完整的员工手册其基本框架应该包括五个部分：第一部分是“写在前面的话”，第二部分是“公司概述”，第三部分是“行为规范”和“特殊的职业要求”，第四部分是“员工管理制度”，第五部分是“附则”。对中小企业来说，就可以直接将这个基本架构作为员工手册的主要内容，然后，在这主框架的基础上，确定各个主框架项目的次级框架。1.“写在前面的话”部分的次级框架这部分的内容通常是以公司的最高行政长官名义签发，其主要的目的是“欢迎员工、激发员工学习手册的热情”，因而，其次级框架通常包括以下几个方面：（1）欢迎词，（2）员工可通过员工手册获得什么，（3）祝语与希望，（4）签名。最近两年中小企业在编制员工手册的时候，虽然都会包含这部分的内容，但是，在次级框架确定时却经常出现偏差，往往把“总则”作为次级框架的一个项目。例如，一家有员工800多人的不锈钢架制造企业，其“写在前面的话”的次级框架的项目在包括“欢迎词”外，还包含有“本手册的编写目的，本手册的指导思想、适应范围以及希望员工遵守手册”等项目。以这样“写在前面的话”开篇的员工手册从形式上来说不伦不类，从效果上来说会使员工产生反感，从而，影响员工对手册的学习效果、对员工手册的内化、对员工手册的执行。因此，建议中小企业在编写员工手册时，严格按照“欢迎词、员工学习员工手册的收获、祝语与希望及签名”的次级框架进行编写。2.“公司概述”“公司概述”部分的目的就是让员工快速了解公司、快速融入公司。这部分的次级框架通常包括以下几个方面：（1）公司的价值观、（2）战略目标、（3）公司业务概况介绍、（4）公司组织架构、（5）公司发展历史、（6）企业文化等项目。大型企业的员工手册都非常重视这部分的内容，然而，许多中小企业却往往忽视这部分内容。笔者诊断过的中小企业中有近60%的员工手册没有这部分内容，导致这一现象出现的根本原因是许多中小企业没有明确的价值观、发展目标等，也没有意识到这部分内容对加入员工了解公司、融入公司及树立公司形象的意义。因此，建议中小企业在编写员工手册时，务必将“公司概述”作为员工手册主框架的一项内容，但在确定这个主项目的次级框架时，可以根据企业的实际灵活处理，如果公司目前尚没有明确的价值管或发展战略目标，没有提炼出明确的企业文化，暂时可以将“公司业务介绍、发展历史及组织架构等”作为“公司概述”的次级框架，同时，着手明确公司价值观、战略目标及提炼企业文化的行动。3.“行为规范”和“特殊的职业要求”这一部分是员工手册中的一项重要内容，通过这种行为规范或特殊的职业要求，可以提升公司员工整体的职业素养，进而提升员工的工作效率与公司的业绩。这部分的次级框架通常包括以下内容：（1）公司日常行为规范、（2）公司日常工作中的行为规范、（3）对外业务交往中的行为规范、（4）行业特殊职业要求（例如食品行业对卫生行为的要求等）。目前，部分行业的中小企业比较重视这部分内容，例如酒店行业、连锁专卖行业、保险行业等，但许多制造企业对这部分却重视不足。因此，建议中小企业在编制员工手册时，不要考虑自身属于什么样的行业、不管目前具备不具备相关的制度，都要将这部分作为员工手册主框架的一项主要项目，目前没有相关制度的公司务必马上组织相关人员进行开发，因为，缺少这部分的员工手册肯定不会是成熟有效的员工手册。4.“员工管理制度”这部分是目前中小企业的员工手册中最重视的部分，通过这部分内容，企业可以让员工充分了解相关制度与要求，进一步规范员工行为、降低员工管理的成本。因而，这部分内容应该涉及从员工聘用到离职的一系列员工管理制度，其次级框架应该包括以下主要内容：（1）聘用与离职（入职培训、试用、人事关系、离职管理等）、（2）工作时间（正常上班时间、出勤、加班等）、（3）报酬与福利、（4）休假、（5）员工培训与发展、（6）奖惩制度及其它。然而，许多中小企业员工手册这部分的次级框架，往往仅仅包含强调对员工约束的部分，如考勤、加班、奖惩等，而忽略员工最关心的、与员工发展与福利相关的部分，如员工培训与发展、员工福利等。例如一家办公家具制造企业员工手册的“员工管理制度”部分，仅包括了劳动合同、考勤与加班、奖惩与报酬、调动（包括入职、内部调度与离职）几个部分，忽略了休假、员工晋升与发展等员工关心的部分。然而，员工只有看到个人的发展与收获时，才有可能根据工作要求进行自我约束、才有可能全身心地投入工作，完全依靠高压政策来控制员工行为的制度，注定要付出更高的管理成本。因此，建议中小企业在确定这部分的次级框架时，一定要将员工的晋升与发展、员工福利等内容包含进去。5.“附则”这部分比较简单，主要是对一些未进条款的补充说明，包括本手册的有效性、本手册的解释权、本手册的修订、未尽事宜的参照办法、保密原则、员工签收确认函。中小企业在确定这部分内容是，经常忽视“员工签收确认表”这部分，然而，员工签收是保证员工手册合法及有效落实的一项重要措施，因此，建议中小企业在确定“附则”的次级框架时务必将员工签收确认函作为这个子项目。二、“二填内容”在确定了员工手册的基本框架及次级框架后，下一步就是对照具体的框架，填写内容。完成这项工作时，中小企业的人力资源部要通过与相关部门的充分沟通，来调动和发挥相关部门的专业性，与相关部门或人员共同完成员工手册内容的草拟。其中，“写在前面的话”的内容可以由人力资源部编写，然后交给总经理或董事长审批、签字，也可以由总裁办编写，然后交给总经理或董事长审批、签字，具体由公司的权限特征与董事长或总经理的管理风格确定；“公司概述”部分，通常交由负责对外形象宣传的部门负责，一般由企管部或行政部草拟；“行为规范”、“特殊职业要求”和“员工管理制度”及“附则”，一般由人力资源部草拟，但人力资源部可以协调相关部门提供相应的制度文本与要求。填写完成整个员工手册后，人力资源部对整个手册的内容进行认真审核，有疑问或错误的地方，及时与相关部门或责任人沟通确认。在这一环节中，中小企业最容易、也是最常犯的错误就是“闭门造车”，人力资源部独自完成员工手册所有内容的编写工作，并直接交总经理或董事长审批后发行，结果往往出现相关部门拿着员工手册找总经理投诉的现象。因此，建议中小企业在完成“填内容”这项工作时，切忌闭门造车，一个部门独自完成所有工作，一定要与相关部门和人员进行充分的沟通，一方面充分发挥他们的积极性与专业性，另一方面，让他们获得参与感与共同完成这项任务的感觉。三、“三审语言”中小企业在编写员工手册时，在语言方面通常会遇到以下问题：（1）语言风格过分苛刻，例如一家制衣企业员工手册的“写在前面的话”写到，“欢迎你加入成为我们的一员”“员工手册就是一部法律手册，你必须严格遵守手册的每项条款，否决将会收到对应的处罚，严重者直接辞退”；（2）表述过分拖沓，不易理解，例如一家不锈钢网架制造企业员工手册中这样写到，“上班前酗酒影响工作、工作时间酗酒、妨碍公司正常工作秩序、妨碍公司正常生产秩序、妨碍正常生活秩序及其他有碍于公司保安工作的员工，将被禁止上班”；（3）项目之间的表述缺乏条理性或逻辑性，例如一家酒店员工手册的“行为规范”部分这样写到，“3.1员工必须恪尽职守，令行禁止，不谋私利，努力工作，勤奋上进，培养廉洁自律、友爱团结、互谅互助的团队精神。3.2员工应热爱公司，珍惜公司的形象和荣誉，不得……。3.3员工应严格遵守公司制定的各项规章制度，如有违反将……。3.4工作时间不准擅离岗位、串岗闲谈、戏耍、做私活、办私事、会亲友、打私人电话……。3.5员工应该服从领导听指挥，不得……。3.6提倡精神文明，讲礼貌。……3.7员工应保持工作区域，设备、仪器和工具箱柜的整洁完好……。”这几条“行为规范”之间看不出任何的逻辑线索，而且有些条款还存在一定的重复。因此，建议中小企业要在完成“填内容”部分，一定要从以下几个方面对员工手册进行语言的审核：（1）从语言风格上，审核员工手册是否与公司倡导的企业文化相吻合，通常来说，“写在前面的话”的部分，应该保证语言风格的轻松并充满感情，“公司概述”部分，应保证语言风格的激昂与客观，对“行为规范”“特殊的职业要求”和“员工管理制度”及附则部分，应保证语言风格的客观、严谨；（2）从用词与表述的方式上，审核员工手册的表述是否简洁流畅，是否易懂易记，去掉多余的表述，避免过多的长句；（3）从整体的逻辑性与条理性上，审核员工手册内容每项内容之间的条理性，以及各项内容之间表述的逻辑性。四、“四审合法”在完成语言审核后，下一步的重要工作就是审核员工手册内容的合法性。审核员工手册的合法性通常从以下几个方面开展：（1）内容上是否与国家的相关法律相冲突。新《劳动合同法》明确规定：“用人单位应当依法建立和完善劳动规章制度，保障劳动者享有劳动权利﹑履行劳动义务。”然而，目前我国许多中小企业往往忽视对相关法律的重视，而是强制推行公司的相关规定，存在较大的法律风险，因此，中小企业在制定员工手册时，必须充分考虑相关法律条款，有条件的中小企业最好将员工手册交公司法律人士或法律顾问审核。（2）相关制度的制定程序是否合法。新《劳动合同法》明确规定：“用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。”此前，我国的中小企业相关制度的出台的程序基本上都不符合相关法律的程序，因此，建议中小企业以后在制定员工手册及相关制度时，必须按照相关程序执行，并在每个阶段做好相关的文本记录并保存，做到有据可查，避免因为程序的不合法而承担不该承担的风险。（3）员工手册发布途径必须合法。新《劳动合同法》明确规定：“用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示，或者告知劳动者。”目前，中小企业在这方面做的仍存在许多遗漏，经常出现员工受到相关惩罚时说公司没有告知其相关制度，出现这种现象有两方面的原因，一方面可能是公司确实没有告知或公示给员工，另一方面可能公司确实告知过员工而员工在故意耍赖。但是，即使是员工在故意耍赖，由于公司不能证明告知过员工，公司也会在仲裁或法院辩护中败诉。因此，建议中小企业在系统地完成员工手册的编制与审核后、正式公布之前，因采取会议、传阅、问卷调查等方式，使员工熟悉员工手册的具体内容，并提出个人意见，在向员工发放最终版本的员工手册时，一定要让员工填写《签收确认函》，企业一定要将保留相关的记录、意见和《签收确认函》保存好。五、小结对中小企业来说，一个成熟、有效的员工手册是一项“投入一分收益十分”的人力资源管理措施，因此，希望本文的“一定框架”、“二填内容”“三审语言”“四审合法”的“四步走”方法能够帮助中小企业编制出一套相对合理有效的员工手册，并