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河北顺邦物流有限公司（通知）冀顺邦字[2005]第4号关于印发《关于文书档案处理的暂行规定（试行）》的通知各产业公司：为进一步规范经营管理程序，使经营管理工作上通下达，运作程序制度化、科学化，营造上下互动，有条不紊的工作环境，特拟定《关于文书档案处理的暂行规定（试行）》，现印发试行。试行中有何情况，请及时反馈总公司办公室。附件：《关于文书档案处理的暂行规定（试行）》河北顺邦物流有限公司2005年8月11日河北顺邦物流有限公司办公室印2005年8月12日（打印25份）关于文书档案处理的暂行规定（试行）第一章总则第一条根据档案法及相关规定，结合经营管理工作的实际，为使经营管理工作上通下达的运作程序规范化、制度化、科学化，提高工作效率，营造渠道通畅、政令统一、上下互动、有条不紊的工作环境，特制定本规定。第二条经营管理工作中形成的体式完整、内容系统的文字资料称文书，具有保存价值的文书为档案。在经营管理过程中收到和形成的文书具有法律效力，是依法经营和规范管理的重要工具，是科学化管理、现代化经营不可或缺的组成部分。第三条文书处理应坚持实事求是、精简高效的原则，做到体式规范、处理及时、草拟准确、保存安全、统一管理，在经营管理过程中起到衔接有序、传递迅速、提高效率的积极作用。第四条文书处理必须严格执行国家法律、法规及保密有关规定。确保合法、合理、适用和商业秘密安全。第五条企业各级负责人应充分利用和科学有效处理文书、档案，从而促进经营管理的提升。第二章文书种类第六条企业经营管理涉及的文书主要有：1．外来文件及行业有关的国家政策、法规、行业标准和有关规定；2．企业的章程、条例、规定、办法、制度、分类考核标准；3．项目建议书、可行性报告、市场调查报告、合作意向书；4．诉讼书、公证书、合同书、协议书、招标书、投标书、商标专利证书；5．指示、批复、决定、通知、通报、通告、计划方案、会议纪要；6．议案、请示、报告、意见、简报、函；7．工作计划、总结、建议书、申请书、倡议书、志愿书、决心书、保证书、请柬；8．财务及业务结算、信贷等资料；（该资料由财务中心存档保管）9．本单位财产凭证、征地手续、基建图纸及相关资料、执业凭证及有关资料。第七条企业经营管理活动要充分运用这些文书资料的设计、传递、保存一系列相互关联、衔接有序的工作，保证企业运营高效、有序、持续、稳定的发展。第八条另有业务活动中出现的实用文字资料，可据经营需要临时增用。第三章行文规则第九条行文即对上对下印发的正式文件和以文字资料形式表达意见、请示、报告、沟通情况的文字传递形式；非正式文件可打印也可手写；字迹要清晰、内容要简明，表达要准确。第十条行文根据隶属关系和职权范围确定，不得越权行文，也不得越级请示和报告。第十一条以总公司名义对外正式行文，由办公室统一审核草拟制作，如其他机构需以总公司名义正式行文，须交办公室审核和统一印制。第十二条总公司内部同级单位互通情况，沟通信息，协商事宜，非正式行文可自行传递，不须通过总公司办公室。第十三条“请示”应当一文一事，只送主送单位，需同时送其他相关单位时只以“抄送”形式，但不得抄送其下级单位。凡“报告”不得夹带请示事项。第十四条除总公司负责人直接交办的事项外，不得以公司名义向总公司负责人个人报送请示、意见和报告。应向总公司报送，报送时交办公室登记。第四章文书接收处理凡向总公司送达的文书，均由办公室负责接收，其它部门接收的，须送交办公室统一登记处理。办公室对接收的文书要分类进行登记，登记前要查清件数，对重要文件要逐页查点，看有无漏印或缺页；对急件要看清时限，并注明签收时间。登记时要逐项填写收文时间、来文单位、发文编号、文书标题、件数、密级、急缓时限、发送去向及处理情况。收文登记后，文秘人员要制作文件阅示卡，附于文件首页上方。然后交办公室主任签署处理意见。1．注办非正式文件，属于部门业务性质的或明显须由有关部门了解的不须具体办理的文书，注明请有关业务部门阅处。重要的资料及正式文件，根据领导分工，注明阅批领导，呈送主管领导批示。文件资料传送要及时，一般在接文后2日内送达。2．批办各位领导对须办理的文书，要及时阅批，尽快作出批示意见，明确主办协办部门办理要求及时限等内容。3．承办办公室按领导批示，当日将文书送承办部门，并要登记送达时间，交承办部门负责人签字。承办部门根据领导批示，及时将办理结果注在文件处理卡上，送交办公室，如有特殊情况不能办理，必须由承办部门领导向办公室说明原因。①凡属本部门职责范围的事项，要立即办理。在规定时限内办结。②凡涉及其他部门的事项，主办部门要主动会同相关部门协商办理，相关部门必须密切协作、相互配合，以最快速度办结。4．催办对重要或急办文书由办公室催办。对领导批办或交办事宜电话查询督办，并为其提供方便，以促尽快办结。5．传阅对只要收文部门了解内容，不需办理的文书，根据领导批示，及时送交有关部门领导或部门成员传阅。阅件人要在文件处理卡上签署姓名及阅件时间。每个阅件人阅件时间不得超过一天，阅毕送办公室存档。第五章发文办理第十八条本公司发出的文书有以下几种：1．河北顺邦物流有限公司文件；2．河北顺邦物流有限公司（）；3．河北顺邦物流有限公司办公会纪要；4．河北顺邦物流有限公司所有子公司签订的业务合同和其它协议；5．河北顺邦物流有限公司用公用信笺开具的各种信函；6．其它形式的文书。第十九条以总公司名义对外、对内行文时按下列程序进行：1．拟稿属哪个单位（子公司）或部门的业务工作，由哪个单位或部门拟稿。总公司本部的工作，一般由办公室或业务部门拟稿。拟稿时首页用发文纸，其它页用方格纸。2．会签所拟文书内容涉及总公司内其它单位业务者，主办单位或部门要主动与相关部门协商，并由涉及部门主管领导签署意见，如几方意见不一致，要如实反映各方意见，请总公司领导决定。3．核稿各单位或部门以总公司名义起草文稿，要送办公室审核后交领导签发。4．签发文书草拟完毕，注明拟稿人，核稿人或会签人，交总公司领导审定。须经董事会讨论的重大事宜，应交董事会研究通过，由董事长签发。董事长签署姓名、日期后即成定稿。其他人员不得改动。签发日期即为成文日期。经多位领导会签的文书，以最后一位的签署日期为成文日期。5．编号文件经总公司领导签发后，由办公室统一登记编号。凡须使用“河北顺邦物流公司文件”红字头和“河北顺邦物流公司（）”者，均用“冀顺邦字[200]第号”；凡须用“河北顺邦物流公司”公用信笺者，均用“冀顺邦便字[200]第号”。6．校对以总公司名义拟发文书，由办公室打印，拟稿单位负责校对。总公司本部拟发文件，由办公室负责校对。校对应遵循几个原则。①经领导签发文稿，不得随便改动，如发现确须改动之处，应征得签发人同意。②校对后的文稿内容必须与底稿一致，不得出现错漏。③校对稿确认正确无误方可送办公室主任，经主任签字并注明印数后付印。7．印制盖章和送达凡由总公司统一编号正式文件，由办公室组织印制。印制使用A4纸，装订要用两钉竖装整齐。加盖公章要骑年盖月。成文由办公室分别送达。第二十条总公司内各单位自行对外的合同协议，可自行印制，为慎重起见，在签订前送总公司办公室阅总经理签字后签订。签订后送办公室一份，由办公室分单位按时间顺序编号存档备查。第二十一条行文制式1．文件首页由红字头（小初黑）、编号（三楷居中）、黑色模线、标题（小二宋，上距红模线20㎜，下距正文10㎜，标题不加公司名称）、正文（用四仿宋）、时间（四仿宋）、抄报抄送单位（四仿宋）、主题词（用四黑）和印制单位（在两横线之间印“河北顺邦物流公司办公室印”年月日）等构成。在下横线右下方标出（共印份）。需注明密级的，注在首页左上方方位。2．文书若由数页组成，应在每页下方居中印上页码。正文每页24行，每行32字。3．最后一页如只有日期和公章而无其它内容，应在正文开始方位加印“（此页无正文）”字样。第二十二条行文纪律1．总公司印发的文书，从拟稿到送达整个过程中，由文秘拟稿、文印人员参与，上述人员不得擅自向文书送达范围以外人员透露，特别涉及商业秘密的内容。2．文件制作完成后，要将原稿与印制出的正式文件一起存档。印制中出现的废页要及时销毁。3．送达范围除文件明确的主送、抄送单位外，还应送总公司领导。第六章文书档案保管第二十三条总公司办公室是文书档案的保管部门，设立档案室对文书进行分类、登记、立卷，各类档案卷宗内，应设明细目录。第二十四条本公司印发的文书，每件附原稿存档一份。第二十五条未经办公室主任批准，任何人不得随意查阅存档文书。一般情况下不准借阅，如要查阅须经总裁签字批准。第二十六条文书档案管理人员不准私自向外透露文书档案内容。第二十七条对非永久性文书档案，要按有关规定定期办理销毁事宜。第二十八条对所有文书档案要严格管理，妥善保存，严防丢失和霉烂。第七章附则第二十九条本规定自总裁签发后印发之日起执行。第三十条本规定由总公司办公室负责解释。河北顺邦物流有限公司2005年6月25日