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合同与证件管理及合同审核浅析主讲人：李萍2014年12月12日一、合同管理部分•第一、制作电子明细（见截图）•第二、归档。•按照公司名称、合同编号建立档案盒进行整理归档。•（建安集团公司、建发公司、城镇公司、安源检测线、物业、驾校、水务投资公司、铁投公司——合同存于法务；地产公司——只审核签字不编号）第三、催交。合同已审核、编号结束但一直（超过15天）未交给法务备案的，法务合同管理人员应及时联系合同运转人，通知并催促其流程运转结束后归还法务室。（注意：合同原件）第四：借阅登记。合同一般不予外借，如需特殊原因可以在借阅登记表中签字。表格如下：二、证件管理•证件的范围：•营业执照、组织机构代码证、工商登记原始资料、房企资质证书等一系列文件资料•证件的保管与借阅：注意：一定要让借阅人写清楚是否为原件。一般复印件不需要签字借阅，可问清借阅原因后予以打印（扫描件）三、合同审核•一、合同的定义合同，即(Contract)，又称为契约、协议，是平等的当事人之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。合同作为一种民事法律行为，是当事人协商一致的产物，是两个以上的意思表示相一致的协议。只有当事人所作出的意思表示合法，合同才具有法律约束力。依法成立的合同从成立之日起生效，具有法律约束力。合同=协议？二、合同的重要性在我们的经济活动中，不管有意或无意，我们时时与合同打交道。合同是随时发生的，合同的应用是社会进步的表现。合同制度随着市场经济的发展而发展。因此具有以下几点重要性：•（一）可以规范当事人的签约行为，约束合同当事人严格按照合同履行自身的义务，增强法律意识，减少合同纠纷；•（二）可以避免出现不认帐、不按照承诺来履行的行为，杜绝显失公平以及不合法合理现象；•（三）可以明确当事人各自的权利、义务，方便全面地实际地履行合同；•（四）即使发生纠纷，也容易举证，有据可依，依法请求法律保护。•三、合同所包含的一般条款：•合同的内容由当事人约定，依合同的具体含义不同而有所不同。一般包括以下条款：•1、当事人的名称或者姓名和住所。•2、标的。•3、数量和质量。•4、价款或报酬以及付款方式。•5、履行期限、履行地点和履行方式。•6、双方的权利和义务•7、违约责任。•8、解决争议的方法。•9、其他幻灯片15•四、合同的审查•合同审查是律师尤其是公司法务人员最普遍最日常的工作之一。这项工作其实是考察该法务人员对法律知识与经营业务知识的碰撞与融合的过程。•合同审查三部曲：•第一步：形式审查•（一）将合同文本分为三部分•开头（合同名称、编号、双方当事人基本信息和鉴于条款）•注意：合同名称的规范性。幻灯片10举例：明明是设备买卖安装合同，却简单地写成设备买卖合同。虽然只是少了两个字，但是安装的义务要求和质量标准，设备的安装费用及调试就不知如何界定了。•当事人的基本信息规范示例（便于与对方沟通联系）：不规范示例：•买方（甲方）：××××××××公司（如直接简称建投驾校）•卖方（乙方）：××××××××公司•根据不同的分类标准，合同分为：•第一，以法律是否设有规范并赋予一个特定名称为标准，合同分为有名合同（有名合同：买卖合同、供用电、水、气、热力合同、赠与合同、借款合同、租赁合同、融资租赁合同、承揽合同、建设工程合同、运输合同、技术合同、保管合同、仓储合同、委托合同、行纪合同及居间合同）与无名合同；•第二，以给付义务是否由双方当事人互负为标准，合同分为双务合同与单务合同；•第三，以当事人取得权益是否须付相应代价为标准，合同分为有偿合同与无偿合同；•第四，以合同的成立是否须付标的物或完成其他给付为标准，合同分为诺成性合同与实践性合同。••正文（第一条至最后一条）•签署部分（即双方签字盖章和签署时间）•形式审查就是看一看一份合同是否具有上述三个部分，这三个部分是否完整，是否相互矛盾。常见的错误有：当事人的名称不一致、不完全、错误或矛盾；合同名称与合同文本实质内容不符；时间签署不一致；地址、法定代表人错误等。•（二）形式审查还要看是否附有对方的营业执照、其他证书、法定代表人身份证复印件、委托书等相关材料。看相关文件之间是否具有矛盾之处。•第二步、实质审查•该步主要是对合同正文的审查，是审查合同最关键的一步。•（一）合同主体资格审查（直接影响到合同的合法性。例如：建筑施工合同，如果承包方没有相应资质，则合同归于无效。）•1、首先应关注该主体是否具有签约的资格，此处应区分企业法人的分支机构与企业法人的内部部门。一般情况下，企业法人的分支机构如果具备营业执照就具有签约的资格，但其是否独立承担民事责任就是诉讼中应当解决的问题，但不应当影响其签约主体的资格。而企业的内部部门（如办公室、财务部等）就不能对外签订合同，不具有签订合同的主体资格。•2、要审查对方的营业执照、组织机构代码证等的年检情况，以了解其主体的合法性（是否合法注册、是否存在未年检导致被吊销等）和其经营范围。•3、对法律法规规定需要具备相应资质的合同项目，要根据合同内容审查对方的资质现状，即是否获得相应资质及目前效力情况（有的资质可能失效）。•4、要对对方的履约能力做必要评估，如根据其经营现状、以往合作情况及客户评价对其履约能力及信用程度进行考量，以保证签约后顺利履行合同。•5、审查签约人有无签约权限。如果不是法定代表人签约的话，一般会有一个授权代表，此时应审查代理人的资格和权限。查看其是否有单位加盖公章的授权委托书以及委托书所列事项是否包含签约行为，并应索要该代理人的身份证复印件。•注意：索要对方的基础资料（最新的营业执照、组织机构代码证、法定代表人身份证复印件、代理人的授权委托书以及代理人的身份证复印件等，这些最好都要求对方加盖其单位公章。）与合同一并保存，一旦发生纠纷导致诉讼时，不至于使我司处于极其被动的位置。•（二）合同内容的审查•1、查看其是否包含合同的一般性条款幻灯片7；•2、合同的内容是否合法（所签合同是否违法国家法律或强制性规定；是否存在欺诈、胁迫等）；•3、是否有权利义务条款，以及该内容是否明确、完备，特别是合同标的、数量、质量、价款、付款方式、履约方式、期限等条款必不可少，一旦未做约定或约定不明，将对合同履行埋下重大隐患；•4、是否约定违约责任，以及该违约条款是否合法合理。•若没有约定违约责任，则一旦一方违约，另一方的权益就得不到保护。所以应明确约定违约责任以及违约时的具体实施办法（如赔偿金数额、具体计算方法）•一般是直接约定违约方支付违约金××元；或者违约方承担合同总标的额×%的违约金。（一般不超过造成实际损失的30%，否则法院审理会认为过分高于，不予支持）•5、解决争议的办法可诉讼可仲裁（不可即约定仲裁又约定诉讼），一般情况下会约定在我方（具体看合同中我方处于甲方还是乙方）所在地有管辖权的人民法院诉讼解决。•6、合同的生效条款一般应当写明“合同自双方（或各方）法定代表人或授权代表人签字并加盖单位公章（合同专用章）后生效”；如果该合同是有固定期限的，则应在合同中明确“本合同有效期自×年×月×日始至×年×月×日止”7、其他条款•第三步沟通、参照、找法•合同审查不仅仅只是审查合同的合法性合规性条款，还要对其逻辑性合理性等进行审核。•沟通——要与合同运转人沟通，了解签订该合同的目的以及希望达到的目标。对于合同中不清楚的义务条款可要求运转人进行解释。•参照——找到与所审合同有关的示范文本、行业推荐的示范文本等，在合同条款与内容上进行参照。•找法——找到法律依据。在审查中一定要对照合同法、公司法以及其他相关法律法规查看合同是否合法、合规、是否需要修改以及如何进行修改等。•其他注意事项•1、签章合同对方如果是企业法人或其他组织，在签章处应加盖单位印章以及法定代表人或授权代表签字；如果是自然人，则应要求其本人签名。对于超过一页的合同，还应当加盖骑缝章。所有的印章或签字均应当清晰、完整。•2、合同附件要注意合同有无附件以及附件与主合同的关系，审查附件的内容是否与主合同一致。合同附件应与主合同同等对待，合并保存。•3、签约时间合同落款处应当有签订的具体时间，这与合同生效时间与履行期限等问题息息相关。•审查合同应追求的目标：•目的正当•内容、形式和程序有效•各方权利和义务关系均衡•违约责任条款合法合理•合同的履行具有可操作性•合同结构合理、体例适中四、结束语共同学习、共同研究