吉林大学档案工作管理办法

吉林大学档案工作管理办法（2010年1月18日第二次校长办公会议讨论通过）第一章总则第一条为加强学校档案工作，提高档案管理水平，进一步促进档案工作科学化、规范化、标准化和信息化建设，使之为学校建设高水平研究型大学提供优质服务，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》等法规，结合学校实际，制定本办法。第二条学校档案是指学校各部门在从事党政管理、教学、科研、基本建设、经济核算、设备管理等活动中直接形成并积累下来的，对学校和社会具有保存价值的，各种文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。第三条档案工作是维护学校历史面貌的主要事业，是学校重要的基础工作之一，应纳入学校发展的整体规划，加强对档案工作的领导与管理。在人员编制、档案库房、管理设施和经费等方面予以保障。第四条学校档案工作的方针是科学规划、依法管理。在加强档案的收集、整理工作，注重有效保护和利用历史档案资源的同时，逐步推进档案信息化建设，充分发挥档案的信息递延效应。第五条学校档案工作的原则是学校统一领导、集中管理。各部门在布置、检查、验收、总结业务工作时，档案工作要同步进行。第六条学校档案工作的方法是档案材料形成单位、项目组立卷归档，并坚持在档案材料形成过程中做好预立卷工作。第二章领导体制、机构及职责第七条学校档案工作，业务上受教育部和省教育厅领导，同时接受省、市档案局指导、监督与检查。第八条学校档案工作由校长领导，并履行以下职责：（一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，制定学校档案工作规章制度；（二）将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；（三）建立健全与办学规模相适应的高校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；（四）研究决定学校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。分管档案工作的校领导协助校长负责全校的档案工作。第九条学校档案馆是学校档案工作的职能部门，负责对全校档案工作实行指导、监督与检查，其主要职责是：（一）宣传贯彻《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》等法律、法规，组织制定学校档案工作规划和档案管理工作的规章制度，并贯彻落实；（二）负责学校各类档案归档、建档工作，并对全校各单位的档案工作进行指导、监督和检查；（三）加强档案队伍建设。建立健全兼职档案员队伍，组织全校专、兼职档案工作人员的业务培训，进一步提升档案工作管理队伍的业务水平，及时解决档案工作中的实际问题，推动学校档案工作的发展；（四）负责学校各类档案的保管和利用工作。在做好安全、保密工作的基础上，紧紧围绕学校中心工作，积极开展档案信息咨询服务，开发档案信息资源，充分发挥档案的文化教育功能，努力创设爱国主义教育基地；（五）负责编制学校各类档案检索工具，汇编各类档案参考资料，积极开展档案的编研工作；有计划地组织参加校内外档案学术研究和交流活动，扎实开展档案理论研究与实践，不断提高档案工作人员的业务素质；（六）负责组织开展档案工作相关法律法规宣传教育活动，增强学校师生员工的“依法治档”意识，提高档案工作在全校师生员工中的影响及地位；（七）负责收集、整理校史有关资料，出版档案史料，协助相关部门做好校史编纂工作；（八）加强档案信息化建设，开展特色服务，完善服务设施，为学校各部门和广大师生，以及社会提供快捷、优质服务；（九）负责组织档案鉴定、销毁工作；（十）总结交流档案工作经验，组织开展档案工作检查和评比活动，表彰先进，调动专、兼职档案工作人员的积极性；（十一）完成上级下达的各项档案工作任务和领导交办的其它工作。第十条学校具有独立法人资格的附属单位（如临床医学院等），某些需要特殊条件保管或利用频繁并且具有一定独立性的档案，应根据实际需要设立档案室单独管理。其档案室行政上受所在单位管理，业务上接受学校档案馆指导、监督与检查。第十一条学校机关各部门、直属单位、学院（中心、所）等处级单位，要将档案工作纳入其职责范围，由一名负责人负责分管本部门的档案工作，并根据工作需要配备兼职档案工作人员，负责本部门档案的收集、整理和归档工作。兼职档案工作人员队伍应当保持相对稳定。第十二条专（兼）职档案员的主要职责是：（一）贯彻落实国家有关档案工作的法律、法规和学校的规定，制定本部门档案工作计划；（二）按照立卷归档程序，做好本部门档案预立卷工作，完善应归档文件材料的形成积累；（三）将收集、积累的文件材料整理、组卷、装订，做到组卷合乎要求、编目清楚、标题准确、装订整齐，并及时向学校档案馆移交。（四）做好存放在本部门的文件材料的组卷、分类、编目、登记、保管、利用等工作。第三章档案的接收第十三条学校档案馆建立和完善各类材料的立卷归档制度，并实行纸质档案和电子档案双轨并行的立卷归档管理办法。应归档的文件材料必须做到完整、准确、系统。第十四条学校档案的分类，以及各类文件材料的归档范围和保管期限，按照国家有关法律法规执行。档案馆应结合学校实际，以档案全宗管理为基础，制定符合工作需要的《吉林大学档案分类暂行规定》，强化对档案业务工作的监督和指导。第十五条学校各部门在教学、科研、党政管理等活动中（包括个人在教学、科研、党政管理等职务活动中）所形成的文件材料，由各部门按照学校档案馆制定的档案整理组卷规则组卷，经档案馆检查合格后向档案馆移交。第十六条学校部门立卷归档归口为：全校性、综合性材料由党委办公室、校长办公室负责立卷归档。科研项目的立卷归档，由校科技处、社科处、先进技术研究院与各科研项目承担单位双重管理监督，项目组负责立卷归档。其余按各职能部门分工负责相应材料的立卷归档。立卷归档涉及多个部门的，由文件的主办部门归档，其他部门协办。农学部档案馆的业务工作，受学校档案馆指导、监督和检查。第十七条档案密级的划分由立卷归档单位提出，归档单位用铅笔将密级标明在案卷封面上，经学校保密工作办公室审核后再明确标注在案卷封面上。第十八条档案形成过程中文件材料应符合下列要求：（一）归档文件材料要齐全完整，无涂改痕迹。已破损、字迹模糊或易褪色的文件应予修补、复制，并附于原件后一并归档；（二）归档文件材料要遵循文件之间的形成规则，保持文件之间的有机联系，分类组卷；（三）归档文件材料用纸规范，书写字迹清晰，不能使用圆珠笔、红笔、铅笔等不耐久保存的书写工具；（四）案卷标题要简明确切，编制卷内目录应符合规范要求；（五）立卷归档文件材料要符合档案计算机管理要求，网上著录应与纸质档案立卷同步进行。第十九条归档时间及手续：（一）学校各职能部门按年度归档，在次年六月底前向档案馆移交；（二）学校各教学单位本学期毕（结）业的学生材料，应在下学期开学两个月内向档案馆移交；（三）学校各科研、基建、后勤等部门，应在项目完成并通过鉴定验收后两个月内向档案馆移交；（四）当年的财务档案，在会计年度结束后，由财务处或本单位财务部门保管一年，期满之后编制案卷目录，于次年六月底前向档案馆移交；（五）档案馆接收档案时，应履行相关手续，填写档案移交清单一式三份，交接双方签字盖章。档案移交清单由档案馆和立卷归档单位分别保存。第二十条列入立卷归档范围的档案（包括个人在职务活动中形成的各种载体的文字材料），应按照规定向档案馆移交，集中管理，不得据为己有。个人在非职务活动中形成的有保存价值的各种载体的材料，档案馆可通过征集、代管等多种形式进行管理。第四章档案的管理第二十一条学校档案由档案馆集中保存。在国家需要时，应按照要求提供所需档案复制件或原件第二十二条学校档案根据学校合并实际按全宗管理。档案馆依据《吉林大学档案分类暂行规定》，对馆藏档案进行分类、编号、排架。以便于检索为原则编写全宗指南，编制案卷目录和其它检索工具。做到分类科学、整理系统、保管安全、统计准确、利用方便、管理手段先进。并根据档案的保密程度确定利用范围，建立档案查、借阅等审批制度，做好档案的利用登记。第二十三条档案馆要加强研究、改进档案保护技术和措施，及时修复或复制已破损和字迹褪色的档案。建立健全档案库房管理制度，落实防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗等安全措施，确保档案安全。第二十四条档案馆要组织好档案的鉴定工作。保管期限已满的档案，由档案馆组织有关部门负责人组成鉴定小组，共同鉴定。对已失去保存价值的档案，提出销毁报告，编制销毁清册，经有关部门同意后，报主管领导批准后予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。销毁档案时，有关部门应派相关人员参与监督销毁工作，监销人员要在相关的销毁文件及清单上签字。第二十五条档案馆要建立档案检查、统计制度，定期对档案的收集、保管利用情况进行检查，对馆内有关档案数据进行统计，并按国家有关要求报送档案工作基础信息。第二十六条档案管理信息化建设是数字化校园建设的重要组成部分。学校应加大对档案管理工作的投入，加快对馆藏档案的数字化进程，以实现档案信息的开发、利用。第五章档案的利用和开放第二十七条档案馆要积极创造条件，按照国家有关规定向全校和社会开放档案。充分发挥档案的信息功能，提高档案的利用率。第二十八条档案馆对于自形成之日起满三十年的档案应向全校和社会开放，但对于其中涉及国家安全和学校重大利益的，须经学校主管领导批准后方可分期分批开放。第二十九条学校档案主要供本校利用。其它单位或个人需查阅时，应持单位介绍信及本人身份证，经档案馆负责人同意后，方可查阅。如需利用的档案涉及重大问题或党和国家的秘密，须经主管领导批准。第三十条档案馆提供利用档案应遵循下列规定：（一）凡持有合法证明的单位和个人，在说明利用档案的目的和范围后，均可查阅利用属开放范围的档案，并可以摘录或复制；（二）本校工作人员因工作需要可直接查、借阅本单位归档的档案，查阅非本部门归档的带有密级的或限制使用的档案时，须经立卷单位和档案业务部门负责人同意，方可查阅；（三）港澳和台湾同胞、海外华侨要求利用档案，须经有关主管部门介绍；（四）外国机关或个人要求利用档案，按国家有关规定办理；（五）未经学校授权或上级主管机关批准，任何组织或个人无权公布档案。第三十一条学校档案属于下列情况之一者不宜开放：（一）涉及党和国家秘密的；（二）涉及专利或技术秘密的；（三）涉及个人隐私的；（四）档案形成部门规定限制利用的；（五）学校重要会议记录。第三十二条对于重要的、珍贵的档案资料，一般不提供原件。如特殊需要，须经档案馆负责人同意。加盖档案馆公章的复制件，与原件具有同等效力。第三十三条档案馆是学校出具档案证明的唯一合法部门，凡摘抄、复制的档案须经校档案馆核准并加盖档案馆公章方能生效。复制档案一般由档案馆负责，并按规定合理收费。其它组织和个人利用其捐赠的档案，档案馆应无偿提供。第三十四条查、借阅档案必须严格遵守档案馆查、借阅制度，维护档案的完整和安全。学校档案一般不外借，确因工作急需，经档案馆领导同意后方可借出。借出的档案不准带到公共场所或家中，不得遗失、污损、涂改、抽拆和转借，归还档案时应当面检查注销登记。如发现有损坏、丢失档案等情况，应视情节及造成的后果，依据有关规定予以处理。第六章奖励与处罚第三十五条学校档案馆应根据档案工作实际，建立健全档案工作考查、考核工作机制，明确岗位责任。通过定期监督、检查和指导，进一步落实“依法治档”的工作方针，促进学校档案事业的全面发展。第三十六条有下列事迹的单位和个人，学校给予表彰与奖励：（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；（三）在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校档案馆的；（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。第三十七条有下列行为之一的，学校对直接负责的主管人员和其他直接责任人依据国家有关法律和学校规定给予处罚；构成犯罪的，移送司法机关依法追究刑事责任。（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；（三）涂改、伪造档案的；（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；（六）其他违反档案法律法规的行为。第九章附则第三十八条本办