同济大学人物档案管理暂行办法

第一章总则第一条（目的依据）为了加强本校人物档案资料的收集、管理和利用，维护学校的重要历史记录和人类文化的宝贵财富，根据《中华人民共和国档案法》和《上海市档案条例》、《上海市著名人物档案管理暂行办法》，制定本暂行办法。第二条（定义）本办法所称的人物档案是指曾在我校学习、工作过的党政领导及著名专家学者在从事各种活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、声音、图像等形式的历史记录。第三条（工作原则）学校对人物档案工作实行统一领导、分级管理，维护档案完整、准确与安全，便于利用，遵循保密的原则。第四条（档案馆职责）学校档案馆负责本校人物档案工作的管理、监督和指导工作。具体职责是：（一）制定人物档案收集计划并组织实施；（二）拟订人物档案的建档范围和对象；（三）负责对人物档案的收集、征集、整理、保管和提供利用；（四）开展或参与对有关人物的专题研究；（五）组织人物档案的展览。第二章人物档案的建立第五条（建档对象）人物档案的建档对象为曾在同济大学（包括学校前身及并入院校）学习、工作过的党政领导及著名专家学者、社会活动家（包括已故的）。具体范围如下：（一）历任校长、党委书记；（二）科学院院士、工程院院士、以及在某学科领域（包括自然科学和社会科学）有较深造诣、有突出成就的专家、学者；（三）国内外著名社会活动家、知名人士、企事业界名流；（四）省部级以上人才培养工程入选人员、获得“国家有突出贡献中青年专家”、“科技精英”、“国家杰出青年基金获得者”等省部级以上重要奖项的中青年专家学者；（五）省部级以上劳动模范；（六）在全国和世界范围内具有重要影响、成绩卓著的校友。第六条（建档程序）人物档案的建立程序为：档案馆拟定征集对象，通过各单位、各部门兼职档案员，向征集对象或家属发放“人物档案征集对象基本信息表”，在自愿的基础上，由本人或家属填写“人物档案征集对象基本信息表”，由各单位领导审定并加盖公章，由兼职档案员收齐后交学校档案馆，档案馆根据“信息表”所填内容，进行归档业务指导，由本人或家属会同所在部门兼职档案员具体负责整理有关材料，适时按协商一致的方法归档。第七条（归档范围）人物材料归档范围包括：（一）生平方面：生平传记、回忆录、照片、履历表、日记、学历证书和专业技能证书、党政职务任免书、专业技术职务证书及实物等；（二）活动方面：参加省部级以上各种代表会议、国内外重要学术会议、重大社会活动时形成的讲话稿、照片、录音带、录像带等材料和业务活动材料，学术研究和教学工作记录等；（三）成果方面：包括公开出版的著作、译著、教材及手稿，在国内外重要刊物上发表的论文、译文及手稿，书画、摄影等作品，担任省市级以上科学技术委员会、专业委员会、重要刊物编委会职务和其他有关专业技术职务的聘书，获省部级以上奖励的奖状、荣誉证书、奖章、纪念章，纪念品等；（四）评价方面：各类出版物上发表的有关征集对象的评价文章和回忆录，各种会议上由组织整理的经验介绍和考察、晋升等综合性评价材料，各种纪念性活动中形成的材料。第三章人物档案的管理与利用第八条（人物档案的整理）人物档案作为学校档案分类体系中的一个独立门类，以每个人为单位进行整理。人物档案一般设置四个一级类目，即：生平类、活动类、成果类、评价类，必要时可以在一级类目下再设若干小类。录音、录像、证书、实物等载体特殊的档案，按照其所反映的内容统一分类整理编目，保管时可以单独存放。第九条（交叉材料的处理）人物档案征集对象在公务活动中形成的有关档案，已经由本单位档案部门归档的，可以将其中有代表性的材料采用复印的方式归入著名人物档案。已经归入人事档案中的履历表、志愿书等反映人物档案征集对象生平的材料，可将复印件归入人物档案。第十条（归档方式）人物档案向学校档案馆移交归档时可采取捐赠和寄存等形式。各单位各部门应鼓励人物档案形成者向档案馆捐赠和寄存档案。部分比较珍贵的、本人及家属不愿捐赠和寄存的人物档案，经本人或家属同意，档案馆通过办理短期借用手续，制作复制归档。对特别珍贵的人物档案，经有关方面鉴定后，档案馆可有偿征集。第十一条（档案馆的义务）档案馆应按照国家关于档案保管的要求，采取有效措施，科学保管馆藏的人物档案，维护人物档案的完整与安全，防止丢失和损失。第十二条（人物的权利）人物档案形成者对本人的人物档案拥有优先利用本人捐赠和寄存档案的权利，提出控制利用范围的权利，有随时补充归档材料的权利。第十三条（人物档案的处置）凡由档案馆保管的人物档案及其复制件，必须按照国家和上海市有关规定赠与、交换和转让，不准擅自买卖、涂改、损坏或者销毁。第十四条（社会利用）校内外各单位根据需要，经档案馆审核批准，可以利用人物档案。对于需限定使用范围的人物档案（一般由形成单位和个人可在办理移交手续时注明），档案馆应严格按照执行。为更好地开发人物档案信息，档案馆可以利用人物档案举办专题展览、开展档案编研和历史研究，充分发挥人物档案在宣传教育、学术研究等方面的重要作用，但必须注意维护人物档案的完整与安全。第四章奖励与惩罚第十五条（奖励）各单位、各部门人物档案工作的建档情况，列入学校对各单位、各部门档案工作的考核内容。对建立人物档案工作成绩突出的部门、单位的领导、兼职档案员和建档对象，学校将给予奖励。第十六条（处罚）在人物档案建立、管理和利用过程中，凡有损毁、涂改、擅自提供利用或公布、擅自买卖或将人物档案携带、邮寄到国外等行为的，学校将依据《中华人民共和国档案法》和《上海市档案条例》、《上海市著名人物档案管理暂行办法》报上海市档案行政管理部门进行查处。第五章附则第十七条（解释）本办法具体应用问题由校档案馆负责解释。第十八条（施行）本办法自发布之日起实施。