备件计划管理制度

2007年9月27日发布2007年9月30日实施本版文件内容在前版基础上全部做了修改共23页第1页宝钢新日铁汽车板有限公司管理文件文件编号：HZZ09021第2版签发：姚林龙备件计划管理制度1目的和适用范围1.1为确保设备正常运行，加强备件计划及质量管理，提高计划命中率，保证备件按需到位，防止不合格的备件进厂，杜绝因备件质量问题造成检修延时或生产不能正常进行，以满足生产和设备检修的需要，特制定本管理制度。1.2本管理制度适用于宝钢新日铁汽车板有限公司（以下简称“公司”）各分厂、车间对备件计划的管理和控制，以确保关键设备备件的可控；也适用于备件〔包括新品采购、国产化（科研）备件、修复件〕进厂检验及备件质量异议的处理。2职责2.1设备管理室物料组是公司备件归口管理部门。负责备件计划的申报、审核，控制备件计划的申报量，报主管领导审批；负责集中管理的通用备件计划的申报及审批；制定备件计划代理的合同方式；参与物料供应商、股份公司采购部等部门的技术谈判；审定关键生产设备备件的清单；参与备件质量异议的分析并对异议处理进行全过程的跟踪管理;负责提出公司设备信息系统备件部分功能完善的需求;对各部门执行本制度的情况进行评价。2.2分厂和设备作业区是备件计划的申请部门，其中设备作业区机组技术担当或分厂专职人员为备件计划申请责任人，负责在备件年度预算范围内自行规划、审核请购计划。请购委托单上的采购要素必须准确、齐全并综合考虑设备状况、设备检修模型、备件加工周期及使用寿命等因素，制定关键设备备件的清单及最低库存量；备件到货后及时安排上机，发生质量异议时，要收集好有关质量异议资料，如实填写“宝钢新日铁汽车板有限公司备件（修复件）质量跟踪报告单”（表格编号：HZZ09021-01B）并报设备管理室。2.3股份公司采购部是公司委托备件采购部门。负责对公司备件请内部事项注意保存共23页第2页购委托的受理并按请购委托单上的采购要素及时采购质优价廉的备件，确保备件按需到位；负责按类编制备件制造（或供应）周期的基础数据；选择可靠的备件供应厂商，对备件供应厂商进行资质评估；在备件三方合同的执行中负责组织备件的技术和商务谈判；负责跟踪合同的执行过程；负责备件的仓储管理并根据公司要求组织配送；掌握备件的技术质量要求和检验标准，将备件的技术质量要求、检验标准和备件包装要求纳入备件合同条款并督促备件供应厂商严格执行;根据《备件检验记事》记录，组织商务及技术谈判并向供方提出索赔要求；对提出的质量异议负责或配合管理部处理；负责进口备件采购代理协议的签订。2.4公司管理部是公司负责备件三方合同签约的责任部门；负责与股份公司采购部共同确定备件供应商和备件价格；对提出的质量异议进行处理。3.备件分类3.1定额消耗件：指可以与产量挂钩或工况条件变化相对较小，可以制订消耗定额的备件。3.2轧辊：指与产品直接接触，并有一定压下量的辊类备件。3.3计划更换件：指周期更换及状态管理的备件，其更换具有一定的计划性。3.4事故件：以生产保险为目的的必备零部件。事故件的使用寿命在一年以上，正常情况下不进行更换，但存在突然损坏的可能性和更换周期的不确定性，该备件一旦损坏，将损失重大或造成主作业线停产的重大事故。4.生产备件（轧辊）管理生产备件定额是编制预算和审核计划的重要依据,是衡量生产备件管理水平高低的重要指标。生产备件定额分储备定额和消耗定额两种。在生产规模和品种规格相近的条件下，随着生产的稳定和管理水平的提高，消耗定额和储备定额应逐年下降。消耗定额和储备定额由设备管理室根据实际情况和采购部、分厂、车间的意见实行动态管理。4.1消耗定额的计算方法4.1.1生产备件采购单价在5万元以上（含5万元）且消耗量与产量密切相关的，如轧辊采用下列计算公式：年产量消耗定额＝──────×单耗共23页第3页有效单重4.1.2能够明确其使用周期且年消耗量在20万元以上的生产备件消耗定额采用下列计算公式：１２（月）消耗定额＝─────────×装机总量使用寿命（月）4.1.3年消耗量在20万元以下的生产备件消耗定额根据上二年的使用实绩来确定。4.2储备定额的计算方法：消耗定额储备定额＝──────×供货周期（月）12（月）5.备件计划的申报5.1备件计划的严肃性5.1.1各部门只有具有备件管理权限的人员（采购链项目点检员角色）才能填写各类单据。5.1.2为保持备件管理的严肃性，任何单据不得随意涂改，如需修改则必须在旁由修改人签字确认。5.2备件主文件的建立5.2.1在计算机系统中尚未生成主文件的备件，在备件新品申报或为备件修复所需建立备件主文件时，必须按备件主文件所需的参数由设备作业区机组技术担当/综合点检或分厂专职人员填写《宝日汽车板公司备件新增主文件申请表》（表格编号：HZZ09021-02B），经所在区域作业长或负责人（分厂）审核签字后交相应部门技术组，由技术组对其型规、年耗量、最高/低库存量、制造周期等技术参数的完整性与准确性进行审核，技术组审核签字后交设管室物料组专业员对其采购要素进行核实，并经部门主管领导审批（国产化主文件必须由生产部长审批）后由相应区域具有申报权限人员在供应链系统中输入相关信息，待采购部门审核后生成备件主文件。信息输入人员应及时在系统中查询主文件生成情况。5.2.2正常新增主文件每月集中申报一次（第二周）。新增主文件申请表物料组和申请单位各保存二年。5.3备件计划的申报共23页第4页5.3.1备件正常计划申报5.3.1.1设备作业区机组技术担当或分厂专职人员应根据设备的运行状态、设备检修模型、备件加工周期、备件使用寿命、备件库存及消耗情况和部门全年的备件费用认真编制“宝日汽车板公司备件常规计划申报表”（表格编号：HZZ09021-06A）。备件计划申报表的各栏目必须正确填写。备件的价格为供应链系统中主文件的价格。对于相同型规的备件，各部门在申报时应对装机量、库存量、在途量、消耗量、请购量等数值进行合并后申报。首次订购国内非标备件，必须提供备件的制造图纸，在图纸上写清备件编号和技术要求，并请各部门技术负责人签字确认；如备件单价超过五万元还应有相应部门技术组签字确认此图纸为最终制造图，如无制造图，则贯彻先测绘后制造的原则，测绘的归口管理单位为技术组。5.3.1.2所在区域作业长或负责人（分厂）是相应区域备件的管理者，对设备作业区机组技术担当或分厂专职人员提出的备件申报计划，应根据各机组状态和相应区域年备件采购资金执行情况通盘考虑，进行审核签字后交设管室物料组。物料组专业员将对申报计划的采购要素进行审核，并提出审核意见，签字后交部门主管领导和生产部长审批。对于审批完后的备件计划，由物料组反馈申报部门，由各部门具有申报权限人员在采购链系统中做备库计划。做完备库计划后，在申报表上填写申请单号和行号，交物料组作系统审批，计划报送采购部门执行。5.3.1.3正常备件计划现场各部门每季度集中申报一次（每年的1、4、7、10月经物料组审批后上报到资材备件采购部），轧辊及其轴承实行年度申报的办法，即每年三季度集中申报下一年度采购计划，经审核后上报到资材备件采购部，同时每年一月份可对当年的采购计划进行适当的调整。5.3.1.4正常计划交货期应满足常规的采购周期（采购周期是指计划流转到资材备件采购部后到货物抵库的时间差，包括签约时间、供应商制造周期、运输周期等）。正常备件计划的采购周期国内原则上不得低于四个月，国外原则上不得低于六个月。5.3.1.5对于进口备件，由于不可控的因素较多，应尽可能留有足够长的采购周期。申报计划时请在备注栏中标明“进口”字样，同时标明原制造商的名称。5.3.1.6对于年修、大定修、改善等项目的物料计划，请在计划的“项目号”里填上“年修”或“大定修”或“改善项目号”等标识，以便于计划跟踪。5.3.2备件紧急计划申报5.3.2.1由于现场设备状态劣化或其他特殊原因而需申报紧急计共23页第5页划，由各区域具备备件申报权限人员填写“宝日汽车板紧急/超限额备件请购申请表”（表格编号：HZZ09021-05B），详细描述设备状态、备件损坏程度、备件的重要性等申报理由，按实际需要并结合备件制造周期提出合理交货期，订购国内非标备件，必须提供备件的制造图纸，在图纸上写清备件编号和技术要求，并请各部门技术负责人签字确认，然后由所在区域作业长或负责人（分厂）审核签字确认后，交相应部门技术组进行技术审核，随后交设管室物料组专业员审核采购要素后交部门主管领导和生产部长审批。同意后物料组将计划反馈给申报部门，由各区域具备备件申报权限人员在在采购链系统中做备库计划。做完备库计划后，在申报表上填写申请单号和行号，交物料组作系统审批，计划报送采购部门执行。5.3.2.2物料组将跟踪紧急件的执行状态并及时反馈作业区。5.3.3超限额备件计划的申报5.3.3.1对于单价大于或等于8万元的计划，除按备件紧急计划流程执行申报外，还应由申报人员填写《宝钢新日铁汽车板有限公司超限额备件请购审批报告》（表格编号：HZZ09021-07B）同时送物料组，物料组专业员审核后附于请购计划后一起送相应领导审批。对应审批权限：单价大于或等于8万元、小于20万元，总价小于50万元的计划，由生产部部长审批；单价大于或等于20万元、总价大于或等于50万元的计划，由公司领导审批。5.3.4金加预制作件计划的申报5.3.4.1金加预制作件（单价低于一千元、总价低于一万元）是备件计划的一种补充，在计划申报时按备件的管理流程办理，申报时由各区域具备备件申报权限人员认真填写“委托宝钢机械厂急件零星加工通知单”，并附由设备作业区机组技术担当或分厂专职人员签字确认的备件制造图纸或提供金加作业令号，由所在区域作业长或负责人（分厂）确认签字，交设管室物料组，物料组进行审核、确认签字后，交设备管理室主任审批、签字后委托宝钢机械加工厂。5.3.4.2对于申报时估价偏低而实物单价超过一千元的金加零星制作件，应补填写“宝日汽车板紧急/超限额备件请购申请表”（表格编号：HZZ09021-05B），按备件紧急计划申报流程执行。现场各部门和物料组应严把计划价，避免先生成“零星加工通知单”后再补“备件请购申请表”。5.3.4.3由于预制作件加工周期较短，因此严格遵守先出通知单后委托加工的程序。正常金加制作件的交货期不得少于10个工作日。5.3.4.4各类备件计划申报表，各部门和设管室物料组应保存二年。6.备件采购流程中异议信息的处理共23页第6页6.1备件采购信息的查询6.1.1物料组在收到查询单后首先进行分类，自身能完成查询工作的应在当天将信息反馈至采购部门，若自身无法完成查询，则在两个工作日内将查询单下发至相应部门，相应部门应及时安排人员三个工作日内完成查询，由所在区域作业长或负责人（分厂）签字确认后交设管室物料组，物料组在两个工作日内将查询单返回采购部门，并保存底单存档。6.2备件超计划价的确认6.2.1备件采购超历史价、计划价确认（剔除市场涨价因素）权限作如下规定：6.2.1.1单项采购价格超历史价小于5%、超系统计划价小于2千元的，由所在区域作业长或负责人（分厂）和物料组专业员共同确认签字后报采购部执行。6.2.1.2单项采购价格超历史价大于等于5%小于10%的、超系统计划价大于等于2千元、小于2万元的，由所在区域作业长或负责人（分厂）和物料组专业员共同确认签字后，交设管室主任审批后报采购部执行。6.2.1.3单项采购价格超历史价大于等于10%的、超系统计划价大于等于2万元的，由所在区域作业长或负责人（分厂）和物料组专业员共同确认签字，交设管室主任审批后报生产部部长审批同意后报采购部执行。6.2.1.4各部门和物料组应将查询单保存至该备件上机使用后二年。6.3备件计划催交6.3.1在备件计划生成后，由于设备突发故障或其它原因，紧急需要备件，则相应部门可根据备件制造状态，提出备件催交，并由各区域具备备件申报权限人员填写填写《宝钢新日铁汽车板有限公司现场急用备件进度跟踪周报》（表格编号：HZZ09021-08A）；物料组在收到“周报”后，对设备和备件制造状态