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1XXXX涉密载体管理办法一、总则1、目的：为加强与规范涉密载体管理，防止商业秘密流失，根据《XXXX商业秘密管理制度》，特制定《XXXX涉密载体管理办法》（以下简称：本《办法》）。2、适用范围：本《办法》适用于全体员工、股东以及知悉本单位商业秘密的人员。3、释义：本《办法》所称的涉密载体，是指以文字、数据、符号、图形、图像、声音等方式记载商业秘密的纸介质、磁介质和光盘等各类物品。磁介质载体包括计算机硬盘、软盘、U盘、移动硬盘、磁带、录音带、录像带等。4、涉密载体实行集中管理，商业秘密管理员负责本部门涉密载体的制作、标识、移交、保管、使用、归档和销毁等工作。二、涉密载体的标识5、商业秘密密级一经认定，应当立即在其所有涉密载体上做出明显并易于识别的标志。在同一涉密载体上附载着多个密级不同的商业秘密的，按照最高的密级做出标志。6、涉密载体的标志，分为“绝密级商业秘密、机密级商业秘密和秘密级商业秘密”三种。作为移动存储使用的磁介质涉密载体（以下简称：移动存储介质）的标志为“商业秘密存储专用+启用时间+编号（01、02……）”。7、涉密载体应当按照下列方法进行标识：27.1.纸介质的涉密载体，在其封面或首页的右上角加以标识，内页采用“文字水印”作为背景，文字水印的式样为“文字：XXXX商业秘密，字体：华文行楷，尺寸：自动，颜色：深灰色、透明，版式：斜式”；7.2.磁介质的涉密载体，在其明显位置粘贴标志；7.3.涉密电子文档及其文件夹比照纸介质涉密载体加以标识；7.4.有包装的涉密载体，还应当在其包装上加以标识。8、涉密载体不宜标识的，应当制发《未标识涉密载体明示通知书》，明确该载体的涉密性质。9、涉密载体所附载的商业秘密密级变更或解密后，应当在原标志后面或下方做出标识，原标志以明显方式废除。解密的标志为“解密”字样。10、非涉密载体，严禁以任何形式标识涉密载体标志。三、涉密载体的移交和保管11、商业秘密一经认定，商业秘密管理员应当立即按照《商业秘密信息表》所列涉密人员，逐人收集涉密载体，并填写《涉密载体移交记录表》。收集范围包括但不限于定稿、草稿、讨论稿、征求意见稿、审议稿等。12、涉密电子文档应当与涉密载体一并移交。移交后，剩余的电子文档必须在商业秘密管理员见证下，以不可逆转的方式予以删除。13、商业秘密认定后，涉密人员需要制作新的涉密载体，应当填写《涉密载体制作审批表》，提出制作申请并经认定人批准后，方可制作。制作完成后移交商业秘密管理员集中管理。314、非纸质且不便于集中管理的涉密载体，应当制发《涉密载体保管通知书》，明确告知该涉密载体持有人承担保管责任。15、移动存储介质由商业秘密管理员集中管理，并专门用于涉密电子文档的收集和传递。16、涉密载体应当存放在安全保密的场所，集中存放涉密载体的部位应当配备专门的密码文件柜。17、涉密电子文档应当保存在涉密计算机中，涉密计算机应当采取断开互联网、设有开机秘密、对涉密文件进行加密处理等保密措施。四、涉密载体的使用18、涉密载体的使用分为查阅、借阅、复制三种。19、查阅可以随时进行，但必须在商业秘密保管场所和商业秘密管理员监督下进行，并填写《涉密载体查阅记录表》。严禁对商业秘密信息进行摘抄。20、借阅涉密载体的，应当填写《涉密载体借阅审批表》，提出借阅申请并经认定人批准后，方可进行。严格限制借阅期限，涉密载体必须在规定的借阅期限内归还并不得超过下列时间：⑴绝密级涉密载体应当在当日归还；⑵机密级涉密载体应当在3日内归还；⑶秘密级涉密载体应当在10内归还。21、复制涉密载体的，应当填写《涉密载体复制审批表》，提出复制申请并经4认定人批准后，方可进行。严格控制复制件的份数，秘密级商业秘密复制件不得超过5份，机密级商业秘密复制件不得超过3份，绝密级商业秘密禁止复制，涉密电子文档原则上不得复制。严格限制复制件的归还期限，归还期限遵照本《办法》第20条第2款执行。22、涉密载体的复制应当使用指定的办公设备，复制行为按以下程序办理；⑴商业秘密管理员填写《涉密载体复制申请单》，交由办公设备管理员备案；⑵商业秘密管理员在办公设备管理员的监督下进行复制；⑶办公设备管理员核实复制件的份数，并在《涉密载体复制申请单》上签字。办公设备管理员应当拒绝非商业秘密管理员对带有“XXXX商业秘密”水印文件的复制要求，并将有关情况立即汇报法务部门。23、涉密载体复制件实行编号管理，并将编号标识在复制件上。编号方式为：绝密（或机密、秘密）级商业秘密+复+01（或：02、03、04、05）。24、严格限制非涉密人员使用涉密载体。因工作需要，非涉密人员必须使用涉密载体的，应当经认定人在《商业秘密信息表》中将其增加为涉密人员后，方可进行上述三种使用行为。25、借阅或复制涉密载体后，有可能使非涉密人员知悉该商业秘密的，涉密载体使用人应当在提出申请时予以说明，并由认定人在《商业秘密信息表》中增加涉密人员后，方可允许其使用。526、涉密载体或其复制件的交付应当按以下程序办理：⑴商业秘密管理员根据《涉密载体借阅审批表》或《涉密载体复制审批表》开具《涉密载体使用通知书》一并交付；⑵能够直接交付的，直接交付给涉密载体使用人；⑶因涉密载体使用人不在涉密载体保管地而不能直接交付的，商业秘密管理员通过传真的方式交付，传真的办理程序参照本《办法》第22条执行；⑷涉密电子文档的交付通过移动存储介质或“LotusNotes”系统传递。使用“LotusNotes”系统传递的，必须启用“回执”功能，邮件名称必须表述为“XXXXXX（商业秘密名称）——商业秘密”字样；⑸禁止通过国际互联网传递商业秘密信息。27、涉密载体或其复制件交付后，涉密载体使用人当然成为该涉密载体的保管人，与商业秘密管理员承担同样的保管责任。28、严格限制涉密载体的使用范围。使用人必须在《涉密载体使用通知书》中记载的范围内使用，超范围使用、超期限使用的应当作出说明，并承担不利后果。29、使用涉密载体是为制作新载体之用的，还应当履行本《办法》第13条规定的程序。30、申请使用的涉密载体需要携带外出的，应当在提出申请时予以说明，并保证涉密载体始终处于使用人保管之下。禁止携带绝密级商业秘密外出。携带秘密级、机密级商业秘密外出须由两人以上同行，并且同行之人与使用人承担同样的保管责任。本条所称之“外出”，是指携带涉密载体脱离保管地办公区域的行为。6五、涉密载体的存档31、商业秘密管理员分别于每年6月下旬、12月下旬对涉密载体进行一次梳理，对已经办理完毕或者长期内不会使用的涉密载体应及时向档案室移交。移交后，单档案室当然成为涉密载体保管人。32、移交时，应当特别申明涉密载体的商业秘密性质。档案室应当出具《涉密载体档案移交记录表》交商业秘密管理员留存。33、档案室应当指定专人担任商业秘密管理员，履行本《办法》及其他商业秘密管理制度所规定的职责。34、立卷归档的涉密载体，应当在档案卷宗封面或者首页上做出与卷内相同的涉密载体标志，卷内有多份涉密载体的，按其最高密级标识。六、涉密载体的销毁35、商业秘密管理员按照本《办法》第31条的规定对涉密载体进行梳理后，对不需要存档且没有保留必要的涉密载体，应当填写《涉密载体销毁登记表》，经认定人批准后，进行销毁处理。36、销毁涉密载体，应当确保秘密信息无法复原。销毁纸介质涉密载体的，应当采用焚烧、碎纸机粉碎等方法处理。销毁磁介质、光盘等涉密载体的，应当采用物理（如消磁、粉碎处理）方法彻底销毁。37、销毁涉密载体实行监销制度，原则上由认定人和商业秘密管理员两人共同销毁，商业秘密管理员个人不得销毁涉密载体。38、销毁工作完毕后，应对销毁现场进行认真清理，并填写《涉密载体销毁7登记表》。39、禁止将涉密载体作为废品出售。七、附则40、本《办法》由风险管理委员会（或法务部）负责解释。41、本《办法》自年月日起实行。附件一：未标识涉密载体明示通知书附件二：涉密载体保管通知书附件三：涉密载体移交记录表附件四：涉密载体查询记录表附件五：涉密载体制作审批表附件六：涉密载体借阅审批表附件七：涉密载体复制审批表附件八：涉密载体复制申请单附件九：涉密载体传真申请单附件十：涉密载体使用通知书附件十一：涉密载体档案移交记录表附件十二：涉密载体销毁登记表8附件一：未标识涉密载体明示通知书（涉密人员）：鉴于（涉密载体）的特殊性质，经（认定人）批准，不在该载体上标识商业秘密标志，现将有关事项通知如下：1、商业秘密名称：2、商业秘密密级：部门：认定人签字：通知日期：年月日涉密人员签字：9附件二：涉密载体保管通知书（员工）：（涉密载体）因其特殊性质，不适宜由商业秘密管理员集中管理，现指定你为该涉密载体的保管人，自接到本通知之日起自该涉密载体解密或销毁之日止承担如下义务：1、对该涉密载体所附载的商业秘密承担保密义务；2、对该涉密载体承担保管义务；3、未经（认定人）批准，并由商业秘密管理员亲自办理，不允许任何人对该涉密载体进行查阅、借阅、复制等使用行为。部门：认定人签字：通知日期：年月日保管人签字：签字日期：年月日说明：本通知一式两份，部门和保管人各执一份。10附件三：涉密载体移交记录表移交人：移交时间：年月日接收人：序号涉密载体名称形式性质形成时间页数份数电子文档是否删除删除份数备注说明：1、“形式”为载体的物质形态，分别为文件、磁盘、光盘、U盘、录音带、录像带、电子文档等；2、“性质”单指纸介质载体的性质，为定稿、草稿、讨论稿、征求意见稿、审议稿等。3、此表一式两份，移交人和接收人各执一份。11附件四：涉密载体查询记录表序号涉密载体名称查询内容查询用途查询时间查询人签字备注12附件五：涉密载体制作审批表名称载体类型密级制作数量制作申请人制作方式制作单位完成时间制作用途承诺本人承诺在制作期间及移交前对该载体承担保管责任，并承担保密义务直至该商业秘密完全公开。承诺人：年月日批准人意见年月日备注：1、批准人要求：秘密级、机密级为部门第一负责人；绝密级为总经理；2、载体类型填写：纸介质/光盘/录音带/录像带/电子文档等；3、完成时间即为该涉密载体的移交时间。13附件六：涉密载体借阅审批表名称载体类型密级借阅数量借阅申请人借阅单位借阅用途借阅时间归还时间是否携带外出□是□否同行人员名单：借阅行为是否导致非涉密人员知悉该商业秘密□是□否知悉人员名单：承诺本人承诺已将保密义务提醒上两栏所列人员，并承担保管责任直至将涉密载体归还。承诺人：年月日批准人意见年月日备注：1、批准人要求：秘密级、机密级为部门第一负责人；绝密级为总经理；2、载体类型填写：纸介质/光盘/录音带/录像带等；14附件七：涉密载体复制审批表名称载体类型密级复制数量复制申请人复制单位复制用途申请时间归还时间是否携带外出□是□否知悉人员名单：使用复制件的行为是否导致非涉密人员知悉该商业秘密□是□否知悉人员名单：承诺本人承诺已将保密义务提醒上栏所列人员，并承担保管责任直至将涉密载体归还。承诺人：年月日批准人意见年月日备注：1、批准人要求：秘密级、机密级为部门第一负责人；绝密级为总经理；2、载体类型填写：纸介质/光盘/录音带/录像带等；15附件八：涉密载体复制申请单复制部门：复制时间：年月日名称页数密级复制人复制份数办公设备管理员签字年月日附件九：涉密载体传真申请单传真部门：传真时间：年月日名称页数密级传真人传真份数传真号码接收号码办公设备管理员签字年月日16附件十：涉密载体使用通知书（使用申请人）：经（认定人）批准，允许你该涉密载体进行（借阅、复制）使用，现将有关事项通知如下：1、涉密载体名称/代码、密级、数量：2、使用范围（用途）：3、归还期限：4、□不携带外出；□携带外出，同行人员：5、□不能导致非涉密人员知悉该商业秘密；□能够导致非涉密人员知悉该商业秘密，知悉人员：6、承担如下义务：①提醒4、5所列人员承担保密义务；②承担保密义务直至该商业秘密完全公开；③使用期间，不得复制或摘抄；④未经许可，不得将涉密载体提供他人使用；⑤自该载体归还前，与商业秘密管理员承担同样的保管责任。商业秘密管理员签字：通知日期：年月日使用人签字：签字日期：年月日