太太药业现有业务流程报告

太太药业现有业务流程报告A.组织结构供应部组织结构：采购部经理采购主管业务员业务员储运部组织结构：储运部经理成品主管统计员报关员包材主管原辅料主管记帐员1人成品仓管员1人宣传品仓管员1人搬运工10人记帐员1人仓管员4人备料员2人拉料工3人仓管员2人备料员20人电梯工2人B.管理综述供应部供应部共有人员四名，其中：经理一名，主管一名，业务员二名。岗位职责如下：供应部经理：在生产副总的领导下，负责整个部门的采购业务、部门日常工作及供应商评估工作。采购主管：在供应部经理的领导下，协助经理负责生产所用原辅包材的具体采购以及向两名业务员分配共用物品的采购业务，供应商评估过程中数据的收集整理。业务员：负责共用物品的采购及部门临时工作。储运部储运部共有五十三名人员，其中：经理一名，主管三名，报关员一名，仓管员（含记帐员）八名，统计员一名，员工三十九名。岗位职责如下：储运部经理：在生产总监的领导下，负责整个部门的日常工作。储运部主管：在供应部经理的领导下，主要负责安排原辅、包装材料以及成品的接收、储存、发放工作。报关员：主要负责公司进出口业务。仓管员：负责原辅包装材料以及成品的接收和发放，并且填写相应的记录和做月末报表。统计员：负责成品当日出库和入库的统计，共用物品收发的记录工作。员工：负责仓库所有物料和成品的转运和装卸。其它业务相关部门设备部、财务部及生产部C.主数据描述物料主数据目前太太股份所使用的物料共分为五种类型：1.包装材料（21个品种）2.原辅材料（其中中药材有板有眼6个品种，化学原料有20个品种）3.宣传品及促销品（指即可用于生产或用于促销宣传的材料，现有100个品种）4.成品（21个品种）5.共用物品（含低值易耗品、劳保品、化玻品、机物耗及五金配件）物料的编码范围：物料类型编码范围成品10000～19999半成品20000～29999原料、辅料30000～39999包装材料40000～79999宣传品及促销品80000～89999共用物品低值易耗品10000000～19999999劳保品20000000～29999999化玻品30000000～39999999机物耗40000000～49999999五金配件由设备部自行编制及管理供应商主数据i.目前太太股份的供应商分以下四大类：1.中药材（1家）2.辅料（15家）3.包材（26家以上）4.共用物品（3家较为固定，其余经常变动）ii.太太股份现无任何供应商的编码管理系统。货源清单主数据目前太太股份所使用的物料根据类型不同，货源也不相同：1.包装材料以及宣传品及促销品一种物料有两家供应商供货2.原辅材料中药材：一种物料只有一家供应商供货3.共用物品货源不固定价格主数据1.每年供应部对每种物料进行一次招标，以制定全年的指导价格。年中根据市场的价格变动对物料进行相应的价格调整。同一物料具有一家或多家供应商，但价格完全相同。2.所有物料的采购价格均为到厂价格。其价格由两部分组成：材料价及材料的进项税。3.付款方式有两种：月结（共用物品）及60天（其余物品）。供应商评估目前太太股份已制定了完善的供应商评估制度，涉及供应商准入及信誉度两个方面。1.供应商准入机制主要指标为：报价及上一年供应商的信誉度分数及硬件设施情况。2.供应商信誉度机制每月对供应商的交货期、物料质量及物料使用情况进行评比并打分，实行末位淘汰制。D.主要问题/需求1.部分库存物料的库存信息反映不及时。2.对供应商实际交易的评估不及时（如供应商的交货期、质量情况、生产使用情况等），只有在月末时对供应商进行评估。3.各种物料采购订单执行情况的跟踪查询繁琐，导致各部门无法准确的了解订单的执行情况。4.各种物料采购价格的历史记录查询繁琐。5.储运部与业务相关部门之间信息交流不及时：如库房未根据采购订单收货，库房不能及时了解各部门申领的数量与报批数量是否相符。6.无法及时对库存物料进行有效的控制，如库存金额、有效期及其它分析指标（ABC分析）等。7.各种原辅包材的安全库存量目前尚未完全定义。E.相关报表/单证相关单证编号单证名称1生产计划2采购计划3采购订单4合同审批表5共用物品采购计划6辅助材料入库单7偏差处理单8不合格品处理反馈单9原辅包装材料接收单10原辅包装材料接收单11付款申请书12购买设备申请报告13招标申请审批表14标书评审记录15采购订单16设备开箱点收单17设备安装验收报告18固定资产异动单19包装材料补（退）料单20不合格成品台帐21原辅、包装材料总帐22宣传品、促销品检验记录23偏差处理单24发货通知单25原辅料称量记录26药品购进记录27原辅、包装材料外观检查记录28不合格原辅、包装材料台帐及处理记录29合格证30原辅、包装材料分类帐31原辅、包装材料库存货位卡32库存物料台板卡33成品库存货位卡34成品台板卡35限额领料单36原辅包装材料接收单37包装材料批料卡38产品退货记录39退货申请表40退货及接收处理单41退货通知单42不合格品处理反馈单43成品总帐44成品入库单45入库单相关报表编号报表名称1合同台帐2供应商档案3供应商供货统计4合同审批表5共用物品采购计划6辅助材料入库单7偏差处理单8不合格品处理反馈单9原辅包装材料接收单10原辅包装材料接收单11付款申请书12购买设备申请报告13日发货和库存报告14宣传品、促销品月报表15原辅材料综合月报表16辅助材料各部门领用统计表17月各部门共用品领用明细表18月成品报废表19月零售统计表20月送礼.抽检统计表21月末库存成品---盘点表22仓库红字出库月统计表23月成品入库统计表24月仓库成品出库月统计表25月平衡表F.相关现有流程清单流程名称流程编号原辅料、包装材料的采购AI-MM-010共用物品的采购AI-MM-020退货至供应商AI-MM-030外协加工的采购AI-MM-040采购发票校验AI-MM-050固定资产的采购AI-MM-060原辅包材及宣传促销品的收货AI-MM-070成品的收货AI-MM-080共用物品的收货AI-MM-090成品的发货(对分部库存及客户)AI-MM-100原辅包材及宣传促销品的发货(对生产需求)AI-MM-110共用物品的领用AI-MM-120车间退货(合格品/不合格品)AI-MM-130成品的退货(从分部到总部)AI-MM-140成品及原辅、包装材料、中间品的报废AI-MM-150运费的支付AI-MM-160盘点流程AI-MM-170G.系统功能实现范围主数据管理供应商物料货源清单信息记录采购订单管理采购申请处理采购订单处理采购申请及订单审批策略外协加工订单处理发票校验库存管理采购订单收货无采购订单收货生产订单收货物料在库位间转移物料领用成品发货物料管理信息系统关于物料采购及库存情况的系统报表H.I.业务蓝图流程设计清单流程编号流程图名TB-MM-010主数据维护流程（MM模块）TB-MM-020标准采购流程TB-MM-030固定资产采购流程TB-MM-040委外加工的采购流程TB-MM-050对采购订单收货流程TB-MM-060无采购订单的收货TB-MM-070物料状态转换流程TB-MM-080物料在不同库位间的转移流程TB-MM-090物料的领用流程TB-MM-100对生产的发料流程TB-MM-110退货流程TB-MM-120盘点流程TB-MM-130发票校验流程555日-共用物品采购J.K.本流程主要描述了共用物品的采购过程。L.M.相关岗位职责分工质保部：提供化验用品需求计划，由部门经理审核，储运部复核，主管副总审批。储运部：提供月劳动保护用品及低值易耗品需求计划由部门经理审核，报主管副总审批。设备部：提供月五金配件需求计划，由部门经理审核。报主管副总审批。供应部：根据相关需求计划进行采购。储运部：负责收货。N.单据/报表需求计划入库单O.问题分析此流程不能及时反映采购员物品采购到位情况，全部要人工去查询才能了解采购任务完成情况，各部门投诉较多，物品价格不能长期稳定。P.流程详述流程名称：共用物品采购(AI-MM-020)备注开始共用物品需求计划各需求部门2、向采购员分配业务采购员凭需求计划采购入库供应部结束转收货流程1、填写共用物品需求计划1、质保部、储运部、设备部根据当月生产计划制订各种共用物品需求计划，需求计划包括：物品名称、规格、数量、品牌等，需求计划由部门经理审核、储运部复核。主管副总审批，需求计划一式四联，第一联由需求部门存档，第二联交储运部，第三、四联交供应部。2、供应部对所有需求计划进行量的分配，将各部门不同的需求计划第三联交二名业务员，第四联供应部存档，并在存档的需求计划上填写采购员的姓名以便追踪。材料退货Q.R.本流程主要描述了生产使用过程中出现不合格材料的退货过程。S.相关岗位职责分工生产部：填写偏差处理单。质保部QA：进行质量确认。供应部：提出处理意见。质保部经理：对处理意见进行确认。储运部：根据结果作退货处理。财务部：进行冲帐。T.单据/报表●偏差处理单●不合格品反馈单●原辅包装材料接收单U.问题分析●流程处理时间长，发现问题要层层审批。●单据过多。V.流程详述流程名称：材料退货(AI-MM-030)备注生产部储运部供应部开始1.偏差处理单质保部2.复核是否4.不合格品处理单5.填写处理意见通知供应商及储运部6.储运部填写红色材料接收单7.填写财务数据红字凭证退货凭证结束转财务冲应付流程通知供应商取货8.仓库根据红色材料接收单退货并记帐3.转收货流程5.填写处理意见1、生产部在使用材料时发现材料出现质量问题，由生产部操作工填写偏差处理单，并由班长、主管、经理进行确认。2、质保部QA人员对此批材料质量问题进行确认，供应部、质保部经理也同时对质量问题进行确认。3、偏差处理单填写完毕后由生产部将此批不合格材料退至储运部，并开退货单。4、储运部材料主管收到退货单后填写不合格品处理反馈单交供应部。5、供应部填写不合格材料的处理的意见，并将反馈单交储运部材料主管。6、储运部填写红色材料接收单，注明材料品名、数量批号交供应部。7、供应部在红色材料接收单注明材料单价、金额交财务部。8、储运部根据红色材料接收单退货供应商并记帐。外加工采购本流程主要描述了外加工物品的采购过程W.相关岗位职责分工生产部计划员：负责制定生产计划，分发供应部。供应部计划员：根据生产计划制定采购计划。供应部经理：负责对采购计划的批准。质保部：制定相关技术要求及加工工艺。供应部经理及计划员：下达加工订单。法律事务部：审核加工订单。财务部主管：对加工订单复核。生产副总对：加工订单进行审批。X.单据/报表生产计划表采购计划表加工订单订单审批表订单台帐供应商档案Y.流程详述流程名称：外加工采购(AI-MM-040)备注开始月生产计划生产部2.减扣库存量及未完采购订单量供应部采购经理审批外加工订单通过法律事务部财务部3.审批不通过4.审批通过不通过生产副总审批通过6.将外协加工订单交供应商执行结束通过转收货流程1.月采购计划不通过转发货流程依据销售计划制定月生产计划不通过1、供应部计划员根据月生产计划、供应商的应标价，结合产品需要的物品需要量及损耗率制定采购计划。2、批准后的采购计划由采购部经理或计划员结合储运部提供的材料日报表扣减库存材料及未完成的采购订单量进行筌订月外加工订单。同时质保部确定外加工订单的技术要求和加工工艺。3、外加工订单及技术要求、加工工艺由法律事务部进行条款的审核。4、财务部主管对外加工订单金额、付款方式进行复审。审批合格的订单交供应商，由供应商按订单要求组织生产，并由质保部QA人员进行全过程监控。Z.采购发票校验AA.BB.本流程主要描述了对供应商发票进行处理的过程。CC.相关岗位职责分工供应部：负责对发票和材料接收单进行复核财务部：负责对供应部提供的付款申请书以及供应商发票进行复核DD.单据/报表●材料接收单●付款申请书EE.问题分析FF.流程详述流程名称：采购发票校验(AI-M