固定资产及无形资产管理办法

1中国银河证券股份有限公司固定资产及无形资产管理办法第一章总则第一条为了规范公司固定资产、无形资产等（以下简称资产）的管理，确保资产安全、完整，提高资产的使用效益，根据公司《财务管理办法》、《信息技术管理办法》等有关规定，制定本办法。第二条公司固定资产是指为经营管理、提供劳务或出租而持有的使用年限在一年（不含一年）以上的房屋建筑、电子设备、通讯设备、交通设备、办公设备和安防设备等，以及使用年限在一年以上、单位价值在2,000元以上（含2,000元）的其他实物资产。公司的无形资产包括交易席位费、软件费、土地使用权等。本办法所称无形资产主要是指未随机购入的单位价值2000元以上（含2000元）的应用系统软件费支出。交易席位管理办法公司另行规定。第三条本办法适用于公司总部及各分支机构。第四条固定资产、无形资产等管理总体要求（一）授权审批公司对于新建、改扩建、采购等引起资产增加的行为，以及计提折旧、摊销及减值准备、对外出租、出借、出售、报废等引起资产减少的行为，应当制定相应的授权审批制度，各单位按规定申请、审批。（二）职责分工2资产的购建申请与审批、购建计划的编制和实施、购建与验收、实物管理与会计记账等职责，应当分别由相应的部门或者个人承担，并确保不相容岗位相互分离、制约和监督。（三）预算控制各单位应编制资产的增减变动和运用资金的年度预算，纳入公司年度预算管理，各单位资产购建支出应在公司年度预算范围内据实列支。（四）凭证记录各单位应建立凭证和记录管理制度，保证资产的各项增减变动能及时如实入账反映。凭证包括资产购建审批表、验收单、内部调拨单等；记录包括固定资产实物台账、财务卡片账和总账、明细账等。（五）实物管理公司建立统一的固定资产编号和标签制度，各单位应进行不定期或者定期清查盘点，并相互核对实物与台账和财务卡片账，验证核实账面各项资产的真实性，监控固定资产存放与使用情况。第二章资产分类第五条固定资产的分类根据核算要求，公司固定资产按实物类别作如下分类：（一）房屋建筑：是指各核算单位购建的营业用房。（二）电子设备：是指各核算单位购建的服务器、网络设备、UPS电源、计算机等电子设备。3（三）通讯设备：是指各核算单位购建的卫星接收器、电话交换机、电话机等通讯设备。（四）交通设备：是指各核算单位购建的汽车等交通设备。（五）办公设备：是指各核算单位购建的打印机、复印机、空调机、传真机、投影仪、摄录器材等办公设备以及办公家具等。（六）安防设备：是指各核算单位为安全防范所购建的包括消防系统、监控系统等在内的设备。（七）其他设备：是指各核算单位未包括在上述分类中，符合固定资产确认条件的其他固定资产，如发电机等。第三章职责分工第六条公司资产负债管理委员会负责审定、分解、落实公司包括固定资产、无形资产等购建计划在内的年度资本性支出预算，并监督执行。公司招投标决策委员会负责审定固定资产、无形资产等招投标项目的立项申请和招标类型，对投标单位准入、招投标过程和结果的合法性和合规性以及招投标项目验收等做出评定，并监督执行。第七条各职能部门的职责分工财务部门为资产的价值管理部门，总裁办公室（分支机构为综合部）、信息技术部门为固定资产的实物管理部门，具体使用和存放资产的部门为资产的使用和保管部门。其中总裁办公室负责总部房屋建筑、交通设备、办公家具、安防设备的归口管理，信息技术部负责总部电子4设备、通讯设备、办公设备（除办公家具外）、应用系统的归口管理，零售客户部负责分支机构固定资产的归口管理。（一）财务部门职责1、建立健全公司资产管理制度。2、根据资产购建计划，编制年度资本性支出预算。3、审核并办理资产购建付款手续。4、负责资产的会计核算，对资产的购建、调拨、折旧、摊销、减值、报废等进行账务处理，建立固定资产卡片账。5、定期和不定期组织固定资产清查工作。（二）实物管理部门职责1、建立固定资产实物管理制度，实行实物配置标准化管理；2、汇总各部门提出的资产购建申请，编制资产购建计划；3、根据按规定程序批准的购建计划，办理采购事项；4、办理资产的验收、入库、安装、分配、调拨、报废等相关手续，办理相关产权手续；5、登记固定资产实物台账；6、负责资产维护、修理、更新、报废的实施工作；7、做好实物资产清查工作，配合财务部门做好实物台账与财务卡片账的核对工作。（三）使用和保管部门职责1、提出资产购建、维护、修理、更新申请。52、正确使用、保养和保管资产。3、配合财务部门、实物管理部门进行资产清查与盘点。第四章预算管理第八条各单位资产购建支出应纳入公司年度资本性支出预算。（一）每年第四季度，各单位根据业务发展计划，营业网点布局调整、系统设备更新、配置标准等需要，编制本单位下一年度资产购建申请计划，上报各归口管理部门。各单位对500万元以上预算项目应提供项目计划书、专项说明，5,000万元以上特大型项目应附专家论证意见等。（二）实物管理部门汇总并审核各单位上报的资产购建计划，在综合平衡基础上确定下一年度总体资产购建计划，报送财务会计部。（三）财务会计部根据公司年度经营计划，在汇总、平衡和优化实物管理部门编制的下一年度资产购建计划的基础上，编制公司下一年度资本性支出预算，报公司资产负债管理委员会审议通过后，按规定程序报批。应由公司统一实施的项目，由公司资产负债管理委员会确定预算责任单位或项目承办单位。（四）经批准后的年度预算，由资产负债管理委员会分解下达到各归口管理部门，各单位资产购建支出应在下达的年度预算范围内，按规定程序审批后，据实列支。（五）各归口管理部门应根据分解下达的预算，将预算责任落实到6具体的单位、部门或责任人，采取积极有效措施，合理安排各项支出。第五章项目管理第九条凡年累计金额在50万元以上的同类型固定资产购建项目以及单项金额在20万元以上的软件购建项目，应实行项目管理和招投标制度，并实行集中采购，包括公司自主建设、合作建设及外包的项目。同一项目涉及多项资产、费用的，合并计算。第十条电子设备和应用系统项目建设应符合公司业务发展规划和信息技术发展规划，并确保项目建设符合在质量、进度及成本预算管理方面顺利实现项目既定目标。第十一条项目立项（一）组建项目组。项目启动前，应由预算责任单位或项目承办单位牵头组建项目组，项目组实行项目组长负责制，项目组长负责对整个项目进行管理和控制，负责资源分配、组内成员角色分工以及项目协调工作。项目组成员由业务部门、管理部门、支持部门人员组成，必要时可聘请外部专家加入。业务部门成员要求为熟悉本部门或本业务流程及需求的专业人员；对信息技术含量较高、金额较大的项目，相应的技术支持部门应配备具有较强的计算机硬件、软件、网络、安全技术等方面能力的专业技术人员，成立技术小组，负责系统的技术选型、系统测试、安全试运行等有关工作。对5,000万元以上特大型项目或专业化程度较高的项目，经招投标决策委员会批准，可委托有资质的第三方实施项目管理。7（二）编制立项材料。根据业务需求，项目组要编制以下立项材料：1、项目可行性分析报告，内容包括：项目背景、项目目的和意义、实施目标、项目效益分析、项目方案和计划、项目总预算和费用支出情况、设备清单、项目风险分析和规避方法等。2、项目需求说明书,内容包括：系统功能需求、系统性能需求、运行环境需求、数据接口需求等。3、市场调研报告，内容包括：同类产品对比、成功案例、场上实力对比、实施模式建议（外包、合作或独立实施）等。4、招标评分表，依据招标书规定的招标条件、技术说明书或中介服务说明书等的要求，以及投标文件提供的产品和服务的质量、价格、交货期、售后服务、备品备件供应、企业信誉等方面的因素，讨论确定招标评分表的评分项目和各评分项的权重。（三）提出立项申请。项目组根据立项材料，填写《立项申请表》（附件一），正式提出立项申请，提交招投标决策委员会审议。（四）招投标决策委员会审议通过并报总裁批准后，正式立项。第十二条项目招投标。对外包或合作实施的项目，按照公司《招标投标管理办法》进行招投标，项目组应协助起草相关招标文件。第十三条项目实施项目招投标结束后，项目组应制订具体实施计划：（一）与选定厂商进一步细化需求分析，经双方确认后签署《系统需求说明书》，作为采购、开发和验收的依据。8（二）项目交流与日常报告。项目实施阶段，项目组要与开发商或供应商保持密切沟通，对于重要问题需要集体讨论时或项目阶段总结时，项目组长应主持召开项目工作会议，会议交流结果形成项目会议纪要。项目组每周需填写项目情况周报。（三）项目总结。当项目的目标已经实现，或者明确看到项目的目标已经不可能实现时，项目就应适时结束。项目一旦准备结束，项目组长应对已经完成的所有工作进行核查，查看计划的完成情况和进行了哪些计划外工作，确定遗漏了的工作和必需补齐的工作。项目组应及时进行项目总结，编写项目总结报告，整理全套资料。第十四条项目验收项目完成后，项目组负责组织整理项目验收阶段的各种资料，做好项目产品的验收与交接工作，并出具验收报告，内容主要包括：项目立项情况、项目实施情况、项目测试情况、项目费用支出情况等。验收报告应报公司招投标决策委员会审议。（一）对应用系统的验收应提供下列材料：1、对于公司自主开发的应用系统，验收时应提交下列最基本的文档：立项材料、立项批准材料、系统需求说明书、系统概要设计说明书、系统详细设计说明书、数据库设计说明书、源代码、系统功能及性能测试报告、系统安装维护文档、用户手册、项目验收报告。2、对于合作发开或外包开发完成的应用系统，验收时应提交下列必备的最基本的文档：立项材料、立项批准材料、项目招投标材料、项9目合同及附件、系统需求说明书、系统概要设计说明书、系统详细设计说明书、数据库设计说明书、源代码（按合同约定提供）、系统功能及性能测试报告、安全测试报告、系统安装维护文档、用户手册、项目验收报告等。（二）对已达到可使用状态、但尚未办理竣工决算的在建工程项目，应转作固定资产进行管理，并在项目交付使用后的一个年度内办理竣工决算。第十五条公司总部各项资产购建不足前述第九条规定金额的，按照本办法第六章规定进行购建。第十六条分支机构在年度预算范围内累计金额2-50万元的资产购建，须上报零售客户总部，由分管零售客户总部的公司领导批准后执行。第十七条各单位超出下达的年度预算范围内的资产购建，应事先报经总裁批准后进行。第六章资产购建第十八条资产购建申请（一）资产使用部门根据业务需要提出资产购建申请,填写资产购建审批表，例如《总部电子设备采购审批表》（附件二），写明申请理由，提供必要的允许采购设备的相关依据，需采购的设备的名称、规格、标准、数量、时间要求等。（二）实物管理部门根据购建申请，核实资产使用部门的资产需要10量，按照内部审批流程出具审核意见，对一定金额以上的资产购建还应根据本办法第五章规定实行项目管理和招投标制度。第十九条设备采购设备采购必须遵循公开、公平、公正的竞争和诚实、信誉、效率的服务以及维护公司利益的原则。各实物管理部门应由专人负责采购管理，采购管理人员的职责如下：（一）收集、汇总设备的供货信息，对设备的采购策略、选型等提出参考意见。（二）汇集采购需求，根据市场价格调研情况，组织使用人员、维护人员、安全管理人员等相关人员与供货商进行商务谈判，确定采购价格，按时按量按质完成采购计划。（三）严把采购质量关，货（价）比三家，选择性能价格比高、安全可靠的设备，必要时应选择样品供设备需求方审核定样。（四）按规定与厂商签订设备采购合同，督促合同的正常履行，并催讨退货或索赔的款项。（五）配合实物验收人、实物管理人做好设备验收、清点交接、入库登记等手续。采购中应做到票据齐全，票物相符。（六）设备的质保书、产品维修及使用说明书、附带光盘等资料，应统一移交实物管理人或使用人保存。（七）协助设备使用人妥善解决使用过程中发现的产品质量问题。11（八）记录并保存设备的采购信息，按要求提交设备采购分析和总结报告，归档相关资料。第二十条凭证记录（一）资产购入后，实物管理部门应组织人员对购入的资产按照合同、协议、发票、货物清单等办理清点验收手续，主要对购入资产的规格、数量、