单证基本知识

联发纺织单证基本常识一、单证员工作流程外销合同中的条款以及L/C条款的审核核查出货计划制作托书订舱准备报关资料制作财务发票登记台帐根据客户要求跟货代确认提单做船运资料给客户制作银行议付资料及时跟进货款和核销单的回笼按时提交退税资料保管信用证及制作议付留底资料协助财务核实帐目，以及运费发票的及时清理，佣金的按时支付。二、单证员工作职责1、外销合同中的条款以及L/C条款的审核：根据跟单员的P/I及具体要求核对外销合同，原则上公司不接受寄正本提单给客户。因此在与客户签订外销合同时一定要注意关于提单的这项条款。另外还要注意核查L/C中是否存在软条款（即我们公司无法提供的一些文件或资料）。2、核查出货计划：督促跟单员每周三报下周（从本周三到下下周三）的出货计划。校对单价、数量、成交方式、运输方式等是否与客户的合同或L/C一致。若有不符，应及时反映并纠正。由于海关从2008年1月1号起将对报关数量与商检数量的比对进行控制，为了避免因商检的原因而不能报关的情况出现，要求单证员在做商检时一律以米报检。3、制作托书订舱：托单的制作必须明确注明托运人、收货人、通知人、起运港、目的港、准确的唛头、件数、毛重、体积、出运日、托运日、运费付款方式、品名(具体根据客户或L/C的规定)等。必须与所有合作货代签订合同，原则上以CIF和CNF作为成交方式的走我公司的指定货代（傲湃、华星、意天、华丰等）；FOB价的则走客户的指定货代。4、准备报关资料：首先要核对开票通知单中的单价是否与合同一致，数量是否在合同数的正负范围内，数量、包装件数是否在报检范围之内。从深圳报关出口的，最迟在报关日之前1个工作日将发票、细码单、商检换证凭条一起提供给五部单证员，并注明货物是以何种方式运到深圳，是否需要深圳仓库提供接车或者机场提货的服务；从上海报关出口的，海运的在出口前2个工作日、空运的在出口前一个工作日将报关资料（发票、箱单、报关单）发送EMAIL给上海报关员，由其统一安排寄正本资料给货代；从其他口岸报关出口的，要求单证员制作全套报关资料直接寄货代。5、制作财务发票：A、制作出口商品专用发票：凡是从财务科领取的出口商品专用发票，必须在财务处进行登记。专用发票必须与报关发票内容完全一致。专用发票中须具备：经营单位、购货单位、品名、单价、金额等。并及时将打印好的发票（第二联和第五联）连同预录单一起交到财务科。B、制作大样发票：根据客户的要求制作大样发票，并统一编号。6、制作台帐：认真做好台帐的记录，明确记载发票号、厂编号、客户、客编号、合同号、L/C号、数量、单价、件数、成交方式、总价、货代、船期、目的港、议付日、到帐日、核销单号及退单日。台帐内容要及时全面。7、根据客户要求跟货代确认提单：货物出运报关后，及时联系货代确认提单，以确保开船后及时收到正本的提单。提单内容必须和客户的合同或L/C内容完全一致。8、做船运资料给客户：在空运的情况下，需在货物起飞前一天或起飞当天将客户所需的资料发送给客户(如发票、箱单、提单、保单等)。如果需要许可证，需提前邮寄给客人以便及时清关。在海运的情况下，最迟需在货物出运后2天内将客户所需的资料发送给客户。以便让客户了解货物的具体数量。并及时将船运信息提供给客户（船名、航次、ETD、ETA等），以便客户提前做好清关手续。9、制作银行议付资料：结汇方式为L/C的，所有的单据必须根据L/C的要求制作，如发票、箱单、产地证、受益人证明、装船通知等。全套议付资料备齐后交银行议付并作好记录。10、及时跟进货款和核销单的回笼：①、制作货款回笼台帐，每周一报给财务部、部门经理以及部门跟单员，合同审核员以便及时跟进货款的回笼进度。A、公司一般不接受远期L/C的，在总经理的同意下方可接受。根据交单时间，盯紧承兑，如果在承兑付款日未能及时付款，速催客户及时付款，以保证货款及时回笼。B、结汇方式为T/T的：正常的大货款必须要做前T/T，正常情况需要收到客人的货款，方可安排出运。如有特殊情况必须经部门经理确认后可安排先出运，待收到货款以后方可邮寄正本的提单给客户。正本提单是由单证员按客人要求直接寄到目的地。如果是一些大样或者小货空运，客户可能采取后T/T，货款必须在2个月内付清，对于不能及时付款的，及时报部门经理处理。C、结汇方式为即期L/C的：从交单日起15天起开始查银行是否有到帐，超过15天而未能回笼的，必须及时报部门经理处理。②、跟进核销单回笼：A、各业务部单证员负责各自部门核销单的领取，回笼登记和财务核销。我公司指定货代的核销单由上海办报关员统一退给各单证员。我公司的核销单回笼期限为70天。B、各单证员在收到退回的核销单后需于当日内将专用发票的第四、六联连同核销单送财务，以便财务及时安排申报退税。11、按时提交退税资料：A、空运的资料包括：空运提单、、外协的要合同。B、海运的资料包括：海运提单、场站收据、外协的要合同以及相对应的托书C．陆运（从深圳走的）：外协的要合同，货物收据，载货清单，D．去保税区的：外协的要合同，货物收据12、运费发票的及时清理：每月底，将上月的订仓单连同对应的运费发票交核算员（此点只适用于空运的发票）签字，然后经部门经理和总经理签字后交港联蒋会计登记后交财务安排付款。并及时将付款水单传给货代。以便核销单的及时回笼。注：1）、以T/T、D/P、D/A等作为付款方式的根据客户合同来核查出货计划、托书以及提单的内容。2）、以L/C作为付款方式的则根据L/C来确认。三．关于海运的有关知识1.价格条款目前我公司常用的价格条款一般有3种：FOB;CFR;CIFA)FOB：FREEONBOARD即我公司只需要支付货物上船之前的所有费用，这其中包括货物运至上海码头的费用和货物存放在上海码头仓库的费用。而从货物装上船离开码头之后的所有费用以及发生的所有问题都于我公司无关。因此FOB价格条款下客人一般会要求从他们指定的货代的走货以保障自身的利益。B)CFR:COSTANDFREIGHT即我公司除了需要支付FOB价格条款下需要支付的所有费用外还需要支付货物从上海运至目的港的海运费。C）CIF：COSTINSURANCEANDFREIGHT在CIF条款下我公司除了需要支付CFR价格条款下的所有费用外还需要支付货物在运输过程中的保险费。在货物到达目的港之前产生的所有问题都将是我公司的责任。因此在CFR和CIF价格条款下我公司一般会要求从我公司指定的货代走货，已确保能全面的了解货运的所有信息保证自身的利益。2．付款方式A）T/TBEFORESHIPMENT即我公司需要在收到对方的货款之后才能订舱走货。这一付款方式对我公司而言是最保险的方式。B）T/TBEFOREARRIVALORT/TAFTERNDAYS………即客户将会在货物到达目的港之前付款或货物到达目的港之后N天内付款。在这一付款方式如果是海运对我公司而言也是相对安全的因为我们握有提单。但是需要考虑的是如果货已经到达目的港了，而客户由于种种原因未能付款或拒绝付款。虽然他拿不到货物但我们而言就有可能面临着需要将货物运回国内的情况。因此如果是初次合作的客户千万要慎重考虑能否采用此种付款方式。如果是空运就更不安全了，因为客户凭借一张空运提单COPY件就可以拿到货物了。C）D/P：DUCUMENTSAGAINSTPAYMENT在这种付款方式下单证员需要将做好的船运资料送至当地的银行。并且由银行将资料寄到客户所在地的银行，客户需要到银行付款买单。这种付款方式的安全性取决于对方银行的信誉。D）L/C：LETTEROFCREDIT信用证是一种银行开立的有条件的承诺付款给受益人的书面保证文件。信用证为国际贸易中最常采用的付款方式我公司接触到的信用证大体有两种：即期信用证和远期信用证远期信用证是孟加拉客人比较常用的付款方式。承担信用证第一付款责任人的是开证银行，所以以信用证作为付款方式是比较安全的。但是信用证中让人最头疼的是软条款。对于软条款的判断，国际社会并没有统一的标准。所谓的软条款是相对于“硬”条款而言的。信用证是银行承诺凭一定的条件付款的文件。在信用证交易中，银行仅处理单据而不处理单据所涉及的货物/服务。因此只要出口商（受益人）提交的单据符合信用证要求，银行就将付款。银行是否付款取决于出口商提交的单据是否符合信用证规定，因此出口商是否获得款项取决于他是否满足信用证条款的要求。并且按照交易的正常做法，出口商是能够控制其行为是否满足信用证条款的要求的。对于出口商能够控制其行为符合信用证规定的条款，就是相对于软条款而言的“硬条款”。因此软条款就是指开证申请人（进口商）在申请开立信用证时，故意设置若干隐蔽性的“陷阱”条款，以便在信用证运作中置受益人（出口商）于完全被动的境地，而开证申请人或开证行则可以随时将受益人至于陷阱而以单据不符为由，解除信用证项下的付款责任。换言之，信用证的软条款属于引而不发的炸弹，是否引发的决定权掌握在开证申请人的手中。因此信用证也就会因开证申请人的非善意行为成为废纸一张。所以说，软条款信用证的根本特征在于它赋予了开证申请人或开证银行单方面撤销付款责任的主动权。实践中，比较常见的软条款主要有：信用证暂时不生效，何时生效由银行另行通知。信用证规定必须由申请人或其指定的签字人验货并签署质量检验合格证书，才能付款或生效。信用证对银行的付款、承兑行为规定了若干前提条件，如货物清关后才支付、收到其他银行的款项才支付等。有关运输事项如船名、装船日期、装卸港等须以申请人修改后的通知为准。信用证前后条款互相矛盾，受益人无论如何也作不到单单一致。因此单证员在审核信用证是一定要注意提防。3．跟单员需要注意的问题A）在报出货计划是一定要明确的客户的付款方式。以便单证员做相关准备工作。此外跟单员提供的唛头务必要准确。在实际操作的过程中出现过由于唛头的不正确而运错货物的情况。B）开票通知单要及时开具。开票通知单是否及时开具直接影响到货物能否按时出运。C）退税资料的及时提供。货物出运后7天之内必须提供（如果联发纺织生产不需提供，如是外协生产的，需提供合同）D）在CFR和CIF价格条款下价格的审定。在报CFR和CIF时要注意加上海运费和保险费。关于海运费上海办同事会对此做详细的解释。