会计电算化工作的建设与管理

单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级第五级1第十一章会计电算化的建设与管理单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级第五级2通过对本章的学习，了解会计电算化工作准备、实施、软硬件维护及电算化内控的内容，能根据要求制订相应的规划，并组织实施，同时掌握会计软件使用前会计业务规范化的操作内容。〖教学目的与要求〗单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级第五级311.1会计电算化工作的准备11.2会计电算化工作的实施11.3会计电算化软件的维护11.4会计电算化内部控制单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级第五级411.1.1会计电算化工作的计划与组织11.1.2运行环境的确定与软件的选择11.1.3岗位分工与人员培训11.1.4会计业务的规范化单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级第五级51.1会计电算化工作的计划一、会计电算化工作的计划在会计信息系统具体实施过程中,必须制定一个详细的实施计划，对在一定时期内要完成的工作有一个具体安排。这样才能使整个工作有计划、按步骤地进行,有利于合理安排人力、财力和物力,有利于会计电算化工作的实施与检查。单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级第五级6（一）确定会计电算化工作的总体目标（二）确定电算化信息系统的总体结构（三）电算化会计信息系统的硬件配置要求（四）会计电算化工作目标实现的阶段和步骤（五）会计电算化工作管理体制及组织机构（六）专业人员的培训与分工计划（七）资金来源及预算单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级第五级7二、会计电算化工作的组织组织方式集中管理分散组织分散管理单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级第五级81.2确定系统的运行环境配备计算机硬件和系统软件硬件工作方式的选择硬件性能指标的要求操作系统的配置单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级第五级9财务软件的选择财务软件的来源主要有通用商品化财务软件、定点开发(包括本单位自行开发、委托其它单位开发、联合开发)、通用与定点开发财务软件相结合三种渠道。单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级第五级10电算化会计主管软件操作审核记账系统维护电算审查数据分析会计档案管理软件开发一、岗位分工1.3岗位分工与人员培训单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级第五级11负责财务软件运行环境的建立，以及各项初始化工作；负责财务软件的日常运行管理工作，监督并保证系统的有效、安全、正常运行。可由会计主管兼任。电算主管单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级第五级12严格按照专职会计人员提供的数据进行录入，录入完毕进行自检核对工作;负责打印输出记账凭证、账簿、报表和进行部分会计数据处理工作以及数据备份工作；严格按照软件操作说明进行操作。一般由基本会计岗位人员兼任。软件操作单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级第五级13负责对输入计算机的会计数据进行审核,以保证其合法、正确和完整;登记机内账簿;对打印输出的账簿、报表进行确认。可由会计主管兼任审核记账单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级第五级14负责保证计算机硬件、软件的正常运行，管理机内会计数据。此岗位在大中型企业中应由专职人员担任。：电算审查单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级第五级15系统维护负责监督计算机及财务软件系统的运行，防止利用计算机进行舞弊。此岗位可由会计稽核人员兼任。单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级第五级16数据分析负责对计算机内的会计数据进行分析。此岗位可由会计主管兼任。单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级第五级17二、人员培训企事业单位会计电算化人员的培训初级中级高级单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级第五级18三、建立会计电算化管理制度会计电算化管理制度操作管理制度软硬件管理制度操作管理制度数据管理制度单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级第五级191.4.会计业务的规范化计算机应用于会计工作后,会计业务的处理方式发生了很大变化,对会计工作的要求也相应地与手工不同.因而,在掌握了会计软件的基本使用方法后,应根据软件的要求在运行前进行会计业务的规范化单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级第五级2011.2.1会计软件的试运行11.2.2替代手工记账11.2.3会计软件的日常运行11.2.4电算化会计档案的管理单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级第五级212.1试运行会计软件的试运行是指会计软件使用的最初阶段，人工与计算机同时进行会计处理的过程，因而又称人机并行或试运行。试运行的主要目的如下：检查核算结果的正确性检查核算方法的正确性检查人员分工的合理性提高软件操作的熟练性建立比较完善的电算化内部管理制度目的单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级第五级22人机并行的方法数据转换计算机与手工并行单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级第五级23配备了适用的会计软件和相应的计算机硬件设备；配备了相应的会计电算化工作人员；建立了严格的内部管理制度；计算机与手工并行三个月以上（一般不超过六个月），且计算机与手工核算的数据相一致。2.2替代手工记账的条件单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级第五级24替代手工记账的审批提出申请检查审批单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级第五级252.3会计软件的日常运行一、系统设置二、凭证录入三、机内凭证审核四、记账五、输出账簿六、编制会计报表七、财务分析单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级第五级262.4电算化会计档案的管理会计电算化后会计档案分为采用磁盘、光盘等介质存储和纸介质存储两种形式。对档案的管理要做好防磁、防火、防潮、防尘、防盗、防虫蛀、防霉烂和防鼠咬等工作；重要会计档案要备双份，存放在两个不同的地点，最好放在两个不同建筑物内；会计档案不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密,不得外借和拿出单位。单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级第五级2711.3.1数据维护11.3.2软硬件的维护11.3.3意外事故的处理单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级第五级283.1数据维护一、数据备份数据备份是将机内会计数据从硬盘备份到机外的软盘等其他存储介质的过程，以便系统发生故障造成破坏时，将数据再恢复到硬盘上。单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级第五级29二、数据恢复数据恢复是在意外情况发生后，将备份的数据恢复到系统的硬盘上。数据恢复还可以将其它年度的数据恢复到计算机中，以实现其它年度账簿的查询。单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级第五级30三、数据整理数据整理的主要内容包括：清除数据内的数据垃圾，对所有数据库重新进行索引，以及检查数据库的完整性等。单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级第五级31一、系统软件的维护不同的会计软件所要求的运行环境不同，系统软件应满足会计软件的要求，同时，安装其它软件时应注意软件之间不能相互冲突。3.2软硬件的维护单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级第五级32二、硬件的维护硬件维护是指计算机系统中各种设备的维护，会计软件运行中应注意以下问题：1．会计软件所用的计算机必须专用，未经许可不得接入Internet等其他网络，以保证会计数据的安全性、可靠性。2．未经许可，不得私自拆装设备，修改系统配置。3．系统应配置不间断电源UPS，以防突然断电造成损失。4．出现硬件故障应及时修复，并确保硬盘数据的安全。单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级第五级33三、会计软件的维护软件安装完毕应妥善保存，以备特殊情况重新安装。软件中文件不能以任何方式删除或修改，否则可能造成系统不能正常运行。软件升级时应保证数据的完整性、一致性。正常运行后，一般不需要重新安装软件，否则，原有的数据将被覆盖。会计软件不能复制、外借。单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级第五级343.3意外事故的处理一、突然停电二、程序或数据误删除三、软件中断执行四、硬件故障单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级第五级3511.4.1会计电算化对内部控制的影响11.4.2会计电算化的一般控制11.4.3会计电算化的应用控制单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级第五级364.1电算化对内部控制的影响内部控制是保证会计信息的真实性、合法性，提高管理水平的一项有效措施。会计电算化后，由于会计信息处理方式的改变，使传统的内部控制方法面临挑战。单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级第五级37电算化内部控制的必要性由于电算化会计数据处理的特殊性，其处理过程的封闭、数据载体的不可视性，会计数据处理完全取决于应用程序和硬件的可靠性，因而会计电算化信息系统必须采取独特的内部控制措施。单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级第五级38部门组织之间的组织控制电算化会计信息系统的整个生命周期中，从组织机构上，可以分为两个专职部门：系统开发部门承担系统的研制和维护工作，系统应用部门负责软件的日常应用，这两个不相容的职务之间应当分离。1.组织控制4.2一般控制单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级第五级39部门内部的岗位分工控制部门内部控制的重点是系统操作组和系统维护组内部的岗位分工控制，以及系统开发维护人员的控制。系统管理员、操作员、审核员及维护人员的职权是不相容的，必须分工明确，不得兼任。单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级第五级402.系统开发过程的控制系统开发控制是为了防止系统在开发过程中可能出现错误和偏差，以保证系统的内部控制和审核线索，使系统设计合理、正确。系统开发控制又分为系统开发阶段的控制和系统设计阶段的控制。单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级第五级41一、输入控制输入控制的主要目的是保证输入数据的合法性、完整性和准确性，涉及到系统数据采集的各个环节。4.3会计电算化的应用控制单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级第五级42二、处理控制处理控制的主要目的是保证数据计算的准确性和数据传递的合法性、完整性和一致性。主要包括软件控制和硬件控制两个方面：软件控制硬件控制单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级第五级43处理控制软件控制是审查软件对数据的计算等是否正确，是应用控制的关键。硬件控制是通过计算机硬件系统本身控制数据的准确性、完整性一般由计算机硬件制造商进行设置单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级第五级44三、输出控制输出控制是对系统的输出结果进行控制，其主要目标是保证输出数据的准确性，输出内容的及时性和适用性。其主要方法有：检查输出数据是否正确、合法、完整；输出是否及时，能否及时反映最新的信息；输出格式是否满足实际工作的需要。