南昌大学本科教学档案管理办法

1南昌大学文件昌大校发［2006］73号关于印发《南昌大学本科教学档案管理办法》的通知校内各单位：《南昌大学本科教学档案管理办法》业经2006年6月20日校长办公会议审议通过，现予以印发，请遵照执行。南昌大学二00六年七月二十四日2南昌大学本科教学档案管理办法为了进一步加强本科教学档案的管理，充分发挥教学档案在学校教学活动、教学管理、教学研究等各项工作中的作用，提高教学档案的质量和科学管理水平，逐步实现教学档案管理工作标准化、规范化、科学化和现代化，根据《南昌大学档案管理实施细则》和《南昌大学教学档案管理规范》，结合我校实际，特制定本办法。一、本科教学档案管理的基本原则1、凡在教学管理和教学实践等教学活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体等材料均属教学档案。2、教学档案是教学管理的重要组成部分，是衡量学校教学管理水平和教学质量的重要标志之一，应实行“三纳入”、“四同步”，作为考核教学质量和管理水平的标准之一。“三纳入”即纳入教学计划、规划；纳入教学管理制度之中；纳入各级管理人员岗位职责中。四同步是：下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步；检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步；评审鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、检收档案材料同步；上级评审材料、教师晋升与档案部门出具归档证明同步。3、教学档案工作实行统一领导、分级管理，教务处和各学院要明确分管档案工作的负责人，配备相应的专职或兼职的档案管理人员，统一管理本部门的教学档案，并按学校规定做好本部门教学材料的收集、立卷工作，定期向学校档案馆移交。34、归档的教学材料必须是对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用，遵循其自然形成规律，保持有机联系，符合教学管理和教学实践活动的成套性特点，保证系统、完整、准确。5、教学档案的保存年限按其档案材料的保存价值分为永久保存、长期保存、短期保存和临时保存四类。永久保存类保存期为50年以上，长期保存类保存期为50年，短期保存类保存期为15年，临时保存类保存期为6年。确定保存期的一般原则为：（1）凡是在教学过程、教学改革、教学研究等方面，具有长远利用价值的教学档案，应永久保存。（2）凡是在一定时期内具有利用价值的教学档案，应长期保存或短期保存。（3）凡是在现阶段内具有利用价值的教学档案，可作临时保存。（4）凡是介于两种保存期限之间的教学档案，其保存期限一律从长。（5）工作中形成的各种具体文件档案应先按照档案分类规定中的预定保存期进行管理，并应定期进行清理，以决定最终的保存期类别。最终确定为永久保存和长期保存的档案材料应按时移交学校档案馆。在预定保存期结束时，各种档案必须首先经过专人清理，并确定是否解除保存状态。二、本科教学档案的形成与管理在学校统一领导和协调下，教学档案由学校职能处室、学院（系）和实验室（中心）分级、分工负责管理。1、教学档案实行三级管理4第一级：校级管理。在教学工作中形成的各种具有长远参考和凭证价值的教学档案，应按照相关规定，及时将有关档案移交学校档案馆统一保管和开发利用。第二级：二级单位管理。除按规定移交学校档案馆的档案外，学校教务处、教学督导与评估办公室等职能处室，以及学院在教学及管理工作中形成的，对学校的教学及管理工作在一定时期内有保存价值的档案，由相关职能处室、学院保管和开发利用。第三级：基层组织管理。除向上级部门移交的档案外，各系（教研室）、实验室（中心）在教学工作中形成的，对学校的教学及工作在现阶段内有保存价值的档案，由各系（教研室）、实验室（中心）保管和利用。2、各单位应设立教学档案专柜，做好防火、防盗、防晒、防潮、防尘、防蛀等工作。3、各单位在布置工作时，应同时向教师和工作人员布置归档范围和归档时间，在检查教学工作进度时要检查档案的收集和整理情况，在总结工作时要把档案的收集、整理和归档情况作为其中一项内容，验收工作时要同时验收档案。各单位的档案管理人员要在工作中随时收集和积累教学档案材料，并定期整理，按要求及时移交档案，并科学、规范、安全地保管好自存档案。4、各单位要建立档案的借阅制度设立档案登记本，及时催还。借出的档案需要续借者要重新办理借阅手续，对无故逾期不还者，应进行必要的说服教育和批评，责令归还借阅的档案。调离本单位和退休人员在办理手续前，必须清还档案。55、各单位的档案管理人员工作变动时，首先要做好档案交接工作，在检查验收后，方可办理工作变动手续。新的档案管理人员上岗，所在单位应及时通知学校档案馆。三、本科教学档案的归档流程及组卷（一）形成积累1、学校教学管理部门、学院（系）和实验室（中心）在组织教学过程中要注重形成积累教学材料，并将其落实到各项工作中。2、各岗位人员积累的教学文件材料，要定期整理。3、教学档案管理文件一般归档一份，重要的教学文件除原稿外，可根据实际情况配加副本。（二）整理组卷1、学校实行由教学文件材料形成部门立卷归档的原则，由各部门整理、立卷。2、根据教学材料的形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的原则进行组卷，原则上相同内容的材料组成一卷便于利用，同一内容的文件材料数量多时可分别组成若干卷，每卷不超过200页，也可以根据文件材料的内在联系，对单位文件较少者，按不同内容分别组成小卷，用软皮装订，一般不超过40页。3、卷内密不可分的文件材料按正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后的要求排列。4、卷内材料一律拆除金属物，以右侧、底边为齐，左侧用线绳装订，对破损的文件材料应进行修补，文中密不可分的插图、照片等应贴入文字材料内。65、按照顺序编排页号，无论单面或双面只要有文字，均应一面编写一个页号，页号位置在非装订线一侧的下角。6、将卷内文件目录、案卷封面所要求的项目按要求录入学校档案系统。7、归档的教学材料必须字迹工整（用黑色水笔书写），格式统一，签字盖章手续完备。（三）归档验收1、如档案需要移交时，交接双方必须当面验收，检查文件材料是否完整、齐全，排列书写是否符合要求，标题是否贴切。凡不符合要求者，接收人员应拒绝接收，并限期改正补交。2、填写移交目录一式两份，详细注明检查人、移交人、接收人姓名及交接时间，双方各持一份。3、按照学校的规定向学校档案馆移交档案。四、本科教学档案的归档内容和保存期限教学档案主要包括教学文件、教务、实践教学、考试、学籍、质量管理、教学改革与建设成果等，各学院等二级单位应按下列范围进行归档管理，各教学基层组织教学档案的归档范围，由各二级单位负责制定实施细则。具体情况如下表：序号分类内容预定保存期限保存单位综合01上级和学校文件。上级教育行政主管部门下达的指令性及指导性文件，学校制定和下发的有关教学与教学管理的各种材料。永久档案馆、教务处、各学院7序号分类内容预定保存期限保存单位02职能处室下发的各种教学文件长期教务处、各学院03工作计划、总结和教学管理制度永久档案馆、教务处、各学院04向上级的请示和上级的批复、与其他部门来往的函件永久档案馆、教务处05教务处发文件长期教务处、各学院06各种会议材料等长期教务处、各学院教学改革与建设01本科专业历史沿革及各年度专业一览表永久档案馆、教务处、各学院02新专业筹建、申报及建设有关材料永久档案馆、教务处、各学院03专业（学科）建设相关材料（包括规划、申请书、批文、评估等）永久档案馆、教务处、各学院04专业培养方案及论证报告、培养方案变更申请表永久档案馆、教务处、各学院05品牌专业材料长期教务处、各学院06重点建设课程材料（含立项、评估结果文件等）永久档案馆、教务处、各学院07各专业课程教学大纲永久档案馆、教务处、各学院08精品课程、多媒体课件建设材料长期教务处、各学院09双语教学课程建设相关材料（规划、申报书、学生问卷调查表、座谈会记录、听课记录、课程小结等）长期教务处、各学院10教学内容、方法和手段改革以及考试内容、方法和手段改革相关材料长期教务处、各学院11各级教改立项、结题材料长期教务处、各学院12教学成果奖材料长期档案馆、教务处、各学院8序号分类内容预定保存期限保存单位13教学竞赛、评优获奖材料长期档案馆、教务处、各学院14学生参加科研工作情况及公开发表论文、发明创作、数模竞赛及其各学科竞赛获奖情况统计表（按届统计）、获奖文件或证书复印件长期档案馆、教务处、各学院学籍信息管理01学生学籍异动情况汇总永久档案馆、教务处、各学院02学生违纪处分和奖励文件、相关材料长期档案馆、教务处、各学院校办、03在校学生名册、人数统计表永久档案馆、教务处、各学院04学生信息表长期教务处、各学院05成绩总表永久毕业前教务处、各学院，毕业后档案馆06毕业生授学士学位名单永久毕业前教务处毕业后档案馆07毕业生名单长期毕业前教务处毕业后档案馆08学生毕业资格审查、学位授予资格审查及毕业生学历电子注册等材料长期教务处、各学院09试验班学生成绩总表永久档案馆、教务处10成人高等教育毕业生授予学士学位名单永久档案馆、教务处11校内学位英语考试成绩总表长期档案馆、教务处12“中兴班”有关通知、文件长期教务处13学生“选科”有关通知、文件长期教务处14“专升本”学生录取名单永久档案馆、教务处15第二学士学位学生成绩表、名单永久档案馆、教务处9序号分类内容预定保存期限保存单位教学运行管理01每学期课表、实验课表、重修课表、公共选修课课表长期教务处、各学院02开课目录永久档案馆、教务处、各学院03学期教学执行计划、校历永久档案馆、教务处、各学院04教学日历长期各学院05调、停课备案表长期教务处、各学院06学期考试安排表长期教务处、各学院07学期教师本科教学工作量登记表和汇总表长期教务处、各学院08辅修专业学生成绩表永久档案馆、教务处、各学院09学期初、学期末教学检查材料汇总长期教务处、各学院10教材建设与管理方面的相关文件永久档案馆、教务处、各学院11教材样书库书目一览表永久教务处、各学院12各专业培养方案规定的主要课程选用教材情况长期教务处、各学院13教材建设情况（含教材建设规划及措施、教材立项、及资助情况、自编教材获奖情况统计等）长期教务处、各学院考试管理01各学期考试试卷原卷（A、B卷）、试卷评审表长期教务处02重修、补考学生试卷学生离校后四年教务处03各学期学生考试试卷、试卷分析学生离校后四年各学院04试卷（试题）库长期各学院10序号分类内容预定保存期限保存单位05大学英语四、六级考试、计算机等级考试材料学生离校后四年档案馆、教务处实习教学（含工程训练、电子实习、认识实习、社会实践、课程设计、毕业实习等）01实习教学有关的规章制度永久档案馆、教务处、各学院02实习大纲、实习计划永久档案馆、教务处、各学院03实习任务书四年各学院04实习学生名单及分组表，指导教师名单学生离校后四年各学院05学生实习报告、考核表、教师实习总结长期各学院06校外教学实习基地协议书长期各学院实验教学01实践教学管理规章制度、各级文件及各项检查材料永久档案馆、教务处02实验室建立批文、建设规划（方案）和工作计划、总结永久档案馆、教务处、各学院03国家级、省级、校级实验教学示范中心建设、申报材料长期教务处、各学院04实验室各种上报的统计报表长期教务处、各学院05实验项目开出、变更、实验内容革新相关材料长期教务处、各学院06实验教学大纲、实验教材或实验指导书永久档案馆、教务处、各学院07实验指导教师备课教案（含试讲试做报告、试讲材料）长期各学院08实验室开放记录长期各学院09实验人员科研项目、发表论文和获奖情况等材料长期各学院10实验室专职人员岗位日志、实验人员岗位职责、考核、培训记录、实验研究计划等长期各学院11序号分类内容预定保存期限保存单位11实验室仪器设备清单、自制仪器设备、仪器设备的损坏、丢失赔偿情况、维修情况、外借记录等长期各学院12学生实验登记本四年各学院13学生实验理论考试试卷、操作测试记录、实验成绩、实验教学学生问卷调查表等材料.学生离校后四年各学院14教学仪器使用情况登记本仪器报废后各学院毕业设计（论文）01毕业设计（论文）相关管理规定永久档案馆、教务处、各学院02历届学生毕业