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CopyRight@CALIS三期建设咨询服务项目使用EXCEL分析数据与图表展示武汉大学图书馆郑怡萍2013年12月CopyRight@CALIS三期建设咨询服务项目2011-2012年2信息素养-培训课件主要内容数据的排序数据的筛选数据的分类汇总制作图表数据透视表CopyRight@CALIS三期建设咨询服务项目2011-2012年3信息素养-培训课件Excel不仅能够制作简单的数据表格，还可以对表格中的数据进行排序、筛选、分类汇总等复杂操作。Excel强大的数据处理、数据分析及图表功能，使它在财务、经济、金融等领域都有着广泛的应用空间。CopyRight@CALIS三期建设咨询服务项目数据的排序CopyRight@CALIS三期建设咨询服务项目2011-2012年5信息素养-培训课件数据的排序在工作中，用户很多时候所接触到的数据清单中的记录顺序往往是杂乱无章的，为了便于进行下一步的工作，用户就必须要对数据清单进行简单的排序操作。在Excel中，用户可以使用升序排列或降序排列两种排列顺序对数据清单进行排序操作。CopyRight@CALIS三期建设咨询服务项目2011-2012年6信息素养-培训课件根据一列数据进行排序对于一份已经创建好的数据清单，如果用户只需要对其中的一列数据进行排序，可以使用工具栏中的【排序】按钮进行排序。如右图，对到货日期进行升序排序步骤:1.鼠标点击“到货日期”列；2.然后点击工具栏的按钮。CopyRight@CALIS三期建设咨询服务项目2011-2012年7信息素养-培训课件根据多列数据进行排序用户需要对一份数据清单中的多个数据列进行排序，执行【数据】-【排序】命令就可以很好的解决这个问题。如右图，需对货主名称和数量进行升序排序步骤：1.执行【数据】-【排序】命令；2.主要关键字选“货主名称”；3.次要关键字选“数量”。23CopyRight@CALIS三期建设咨询服务项目2011-2012年8信息素养-培训课件练习1：数据排序对下表数据分别按如下要求排序：A)先按性别排序(男,女)；再按年龄降序排列B)按职称排序(教授,副教授,讲师,助教)编号姓名性别籍贯年龄职称25祁红女辽宁省海城39教授26杨明男广东省顺德31助教27江华男山东省蓬莱县33副教授28成燕女江苏省苏州49讲师29达晶华男上海38助教30刘珍女四川云阳县45教授31风玲女浙江绍兴32助教39艾提女浙江上虞45副教授44康众喜男江西南昌40讲师49张志男江西高安43助教CopyRight@CALIS三期建设咨询服务项目数据的筛选CopyRight@CALIS三期建设咨询服务项目2011-2012年10信息素养-培训课件数据的筛选当用户需要从大量的数据中挑选出符合某种条件的数据时，可以使用Excel的数据筛选功能。在Excel中，可以使用【自动筛选】或【高级筛选】两种方法，将符合条件的记录显示在工作表中，从而将其他没有满足条件的记录隐藏起来。CopyRight@CALIS三期建设咨询服务项目2011-2012年11信息素养-培训课件自动筛选自动筛选是Excel中一种快速的筛选方式，能将满足条件的记录显示出来。如右图，需把货主名称为“谢小姐”的记录显示出来，步骤如下：1.单击数据清单中的任意单元格。然后，执行【数据】-【筛选】命令；2.单击“货主名称”右侧下三角下拉箭头，选择“谢小姐”；3.只显示满足条件的记录；CopyRight@CALIS三期建设咨询服务项目2011-2012年12信息素养-培训课件高级筛选在实际的应用中，常常涉及到更为复杂的筛选条件，利用自动筛选已经无法完成，这时就需要使用高级筛选功能。1．单一条件筛选2．多条件筛选CopyRight@CALIS三期建设咨询服务项目2011-2012年13信息素养-培训课件筛选条件中的“或”和“且”在高级筛选的指定条件中，有时条件字段需要符合条件1或条件2，这时可以把条件列在同一列中。如右上图示例，为筛选出工号为101与111的数据。有时条件字段需要符合条件1且条件2，不同字段需要满足条件相应的条件，此时我们就把条件列在同行中。如右下图示例，为筛选出年龄大于30且工种不为车工的数据。指定筛选条件时，多个条件在同行中，是“且”的关系分别设置高级筛选的列表区域和条件区域等信息指定筛选条件时，多个条件在同列中，是“或”的关系CopyRight@CALIS三期建设咨询服务项目2011-2012年14信息素养-培训课件高级筛选中使用通用符或公式高级筛选中，可以使用以下通配符作为筛选内容时的比较条件。?（问号）：代表任何单个字符*（星号）：代表任何字符数如右上图示例，为筛选出姓为李的数据记录。如果要筛选出姓李而名为单字的数据呢？这时就需要用公式做为条件了。如右下图示例。筛选的条件为公式时，在条件单元格中输入公式=“=李?”注意：“=李?”所在单元格格式需设为文本格式。CopyRight@CALIS三期建设咨询服务项目2011-2012年15信息素养-培训课件取消筛选当用户对数据清单的筛选操作结束后，需要进行下一步操作时，应该先将数据清单恢复到筛选前状态：如果要取消数据清单中对某一列进行的筛选，应单击该列首单元格右侧的下三角下拉箭头，再单击【全部】选项。如果要取消数据清单中对所有列进行的筛选，应执行【数据】｜【筛选】｜【全部显示】命令。如果要删除数据清单中的筛选下拉箭头，应执行【数据】｜【筛选】｜【自动筛选】命令。CopyRight@CALIS三期建设咨询服务项目2011-2012年16信息素养-培训课件练习2：数据筛选按如下要求筛选数据：A)筛选出所有计算机系年龄在35以上的数据,结果放在表后的单元格中B)筛选出所有男性教授和女性讲师的数据,结果放在表后的单元格中编号姓名性别籍贯年龄职称系名课程名称课时25祁红女辽宁省海城39教授计算机系英语3426杨明男广东省顺德31助教民政系哲学2527江华男山东省蓬莱县33副教授数学系线性代数3028成燕女江苏省苏州49讲师民政系微积分2129达晶华男上海38未定财经系德育2630刘珍女四川云阳县45教授数学系体育7131风玲女浙江绍兴32助教财经系政经7139艾提女浙江上虞45副教授民政系离散数学5344康众喜男江西南昌40讲师计算机系大学语文6349张志男江西高安43未定外语系英语4566建军男江西于都39教授民政系哲学5473玉甫男河北省栾县32助教外语系线性代数3674成智男黑龙江省呼兰县49副教授管理系微积分4675尼工孜男辽宁锦西37讲师管理系德育28CopyRight@CALIS三期建设咨询服务项目数据的分类汇总CopyRight@CALIS三期建设咨询服务项目2011-2012年18信息素养-培训课件数据的分类汇总所谓分类汇总，就是先将数据清单进行分类操作后，再按照类别对数据进行汇总分析处理。对于一份数据清单，如果能在适当的位置加入分类汇总后的统计数据，将使清单内容更加清晰、易懂。使用Excel的分类汇总功能，用户能够轻松创建分类汇总表，并对数据清单中的某个字段进行【求和】和【均值】等汇总操作，而且能够将汇总结果分级显示出来。CopyRight@CALIS三期建设咨询服务项目2011-2012年19信息素养-培训课件创建分类汇总1.在执行分类汇总之前，首先对数据清单按“货主名称”进行排序。2.选择数据区域中的某个单元格，单击【数据】选项卡，选择【分类汇总】图标。3.在弹出的“分类汇总”对话框中，在“分类字段”下选择“货主名称”，在“汇总方式”中选择求和汇总，在“选定汇总项”下选择“数量”和“总价”。4.单击确定，Excel将按货主名称进行分类汇总。5.单击左侧的分级显示符号1、2、3或加、减号，可以隐藏或显示明细数据。CopyRight@CALIS三期建设咨询服务项目2011-2012年20信息素养-培训课件嵌套分类汇总所谓嵌套分类汇总，即是在对数据清单中某项字段进行分类汇总后，又将汇总后的结果作进一步的细化汇总分析。1.首先按“货主名称”进行第一次汇总；2.再按“到货日期”进行第二次汇总，需把“替换当前分类汇总选项去掉”。第一次汇总第二次汇总CopyRight@CALIS三期建设咨询服务项目2011-2012年21信息素养-培训课件清除分类汇总当不需要再显示数据的分类汇总结果，要将数据清单恢复到分类汇总前的初始状态时，可以在分类汇总的数据清单中单击选中任意单元格。然后，执行【数据】｜【分类汇总】命令，在弹出的【分类汇总】对话框中，单击【全部删除】按钮，即可清除分类汇总结果。CopyRight@CALIS三期建设咨询服务项目2011-2012年22信息素养-培训课件复制Excel分类汇总结果的方法1.用鼠标选定要复制的区域，然后Ctrl+g，在定位条件中选择“可见单元格”。2.用鼠标选定后，使用可见单元格的快捷键：Alt+分号。CopyRight@CALIS三期建设咨询服务项目2011-2012年23信息素养-培训课件练习3：数据分类汇总对下表数据分别按如下要求分类汇总：注意：分类汇总之前必须进行排序利用分类汇总统计下表中各类设备的总价之和、数量之和设备名称单位单价数量激光打印机考核处50001扫描仪信息处160002扫描仪职协220005激光打印机考核处300003笔记本信息处260005扫描仪职协5200043D打印机考核处950002CopyRight@CALIS三期建设咨询服务项目制作图表CopyRight@CALIS三期建设咨询服务项目2011-2012年25信息素养-培训课件制作图表在Excel中，用户可以将系列数据以图表的形式显示出来，这样能够使数据更加直观、明了，并且可以通过图表直接掌握数据之间的关系以及变化趋势。CopyRight@CALIS三期建设咨询服务项目2011-2012年26信息素养-培训课件创建图表在Excel中，提供了两种方式建立图表：一种是将图表以对象的形式插入到源数据所在工作表中。另一种是根据源数据创建一个独立图表工作表。操作步骤：1.打开工作薄文件，进入“销售额”工作表，选中需要生成图表的数据区域“A3:E8”。2.选择“插入”选项卡，在“图表”模块中选择需要的图表类型。也可以打开“插入图表”对话框，选择需要的图表类型，“确定”即可。1.选择数据区域2.插入图表工具按钮3.选择图表类型CopyRight@CALIS三期建设咨询服务项目2011-2012年27信息素养-培训课件创建图表3.选中图表，在“设计”选项卡的“图标布局”中选择需要的图表类型，可以为图表设置标题、横坐标、纵坐标。4.选择相应的图表布局，在图表中输入标题、横坐标、纵坐标，即制作完成。选择需要的图表布局输入图表标题、横坐标、纵坐标CopyRight@CALIS三期建设咨询服务项目2011-2012年28信息素养-培训课件动态更新图表中的数据生成图表后，如需更改单元格数据，不需要再重新生成图表。只需将单元格的数据更改后回车确认，即可看到图表柱形图自动更新。CopyRight@CALIS三期建设咨询服务项目2011-2012年29信息素养-培训课件图表基本操作在实际工作中，当创建的图表不符合要求时，用户可以通过移动图表和更改图表的大小等基本操作来解决。1．更改图表大小2．移动图表3.更改图表类型4.删除图表CopyRight@CALIS三期建设咨询服务项目2011-2012年30信息素养-培训课件练习4：制作图表对下表数据分别按如下要求作图：①制作成柱状图②插入图表标题、横坐标、纵坐标姓名语文数学英语Jane788379Fiona808576Lily777866Lucy557675Tom786780Rebacca605984Elizabeth676273Tim897065Dick748472CopyRight@CALIS三期建设咨询服务项目数据透视表CopyRight@CALIS三期建设咨询服务项目2011-2012年32信息素养-培训课件数据透视表数据透视表