办公室人员手册目录

办公室人员手册目录一、组织架构图1、公司组织架构图2、行政人事部组织架构图二、行政人事部工作内容1、综合工作2、会议管理工作3、协调工作三、岗位职责1、部门岗位职责2、人员岗位职责2.1主任职责2.2主管岗位职责2.3综合管理员职责四、管理制度1、人事管理1.1人员招聘1.2人员录用1.3合同管理1.3.1劳动合同管理1.3.2物业合同管理1.3.3其他合同管理1.4人员培训管理1.5人员晋升、离职管理1.6人员考勤管理1.6.1考核1.6.2休假1.6.3福利、劳保1.6.4通讯费管理2、档案公文管理3、印章管理4、固定资产管理5、后勤服务管理5.1工装管理5.2差旅管理5.3车辆管理5.4宿舍食堂管理一、组织架构图1、公司组织架构图山西滨汾物业管理有限公司组织架构图董事长总经理副副副副副总总总总总经经经经经理理理理理市场人安弱节行财品各区拓员全电能政务质服域展招督施改人部管务分部聘查工造事理中公部部心司客工保秩户程洁序服维绿维务修化护部部部部2、行政人事部组织架构图二、行政人事部工作内容办公室是一个机构中沟通上下、协调左右、联系各方、保证机关工作正常运转的枢纽，它介于管理层、执行层之间，起着直接协助领导工作的作用。总的来说是参与政务，管理事务，搞好服务。1、综合工作帮助领导制定总体规划，参与目标管理；协助领导抓好中心工作，搞好调查研究，及时发现新问题，掌握新情况，总结新经验，提出新思路。这些综合性工作都由办公室承担，都是办公室政务工作的内容。2、会议管理工作办公室是重要会议及活动的组织者。协助领导对本单位的重要会议如领导办公会、高层管理人员的工作会议等进行组织安排，对会议的筹备、召开及善后工作提供全面服务。3、协调工作协调工作进行的好与差是衡量办公室工作质量和办事能力的一项重要评估标准，是指办公室协助领导协调组织内外各有关单位及部门之间的工作及工作关系，减少和解决矛盾冲突，是各部门之间能统一意志、统一行动、相互支持、紧密配合的实现组织的目标。三、岗位职责（空）1、部门岗位职责2、人员岗位职责2.1主任职责2.2综合管理员职责四、管理制度1、人事管理制度1.1人员招聘办公室根据各部门年度人员规划的阶段性计划，或季度人员规划以及各部门的临时人员需求计划拟定季度人员招聘。坚持贯彻公平、公正、公开与平等、竞争、择优相结合，员工参与和工作需要相结合的原则。办公室要拟定人员招聘计划，计划包括：需求岗位和人数；岗位说明，包括岗位职责和要求、到岗日期、岗位级别、薪资水平等；招聘渠道和时间；招聘费用预算。1.2人员录用（参考员工手册）办公室通过招聘渠道收集应聘人员资料，并进行资格审查，资格审查之后进行面试，通过综合素质测试、用人部门复试、资格复查、体检，各项指标合格之后，发放《新员工入职通知书》。1.2.1员工入职后，填写《入职适用审批表》，并自入职之日起付薪。1.2.2办理入职适用审批表时，需提供身份证、学历证等有效证件的原件，复印件留公司，个人资料信息须填写正确完整，个人地址电话等资料有变更时，及时通知人事部门变更。1.2.3试用期1个月，试用期结束，考核合格后，填写《转正申请表》，直接主管和部门经理签署意见，交行政人事部经理审核，公司总经理审批，行政人事部留档备案。1.2.4试用期内，特殊岗位和优秀员工可提前转正；不符合岗位需求但认同公司文化的员工可延长试用期；既不符合岗位要求且不认同公司文化的员工，解除劳动关系。1.2.5试用期内员工发生下列情形之一，即不符合录用条件，公司可以立即与员工解除劳动关系：（1）提供虚假身份证、学历（学位）证书、工作履历、体检证明、亲属关系及离职证明等证件，或个人简历、应聘申请表填写内容不真实；（2）试用期内不能按岗位要求完成工作任务，考核不合格；（3）工作态度消极，缺乏团队合作精神，沟通能力不足；（4）试用期内有旷工情况；（5）无特殊情况，累计事假超过7天；（6）有违反公司规章制度的行为。1.3合同管理1.3.1劳动合同管理1.3.1.1合同签订与保管（1）公司在聘用员工时，拟录用员工需提供与上一家单位终止、解除劳动关系的证明。（2）员工进入公司报到的当天，需在人力资源部签订劳动合同。由于特殊原因未签的，需在入职的第一周签订劳动合同，员工入职后不同意签订劳动合同的不予录用。（3）工作关系在总部的员工与总部签署劳动合同；工作关系在分支机构的员工分支机构签署合同。（4）合同一式三份。1.3.2物业合同管理（1）物业合同管理实行分级管理原则、分类专项管理相结合原则、统一归档原则，并实行承办部门负责制度，审查会签制度，合同专用章集中管理制度和重大合同备案制度。（2）公司办公室为合同归口管理部门，负责建立健全公司合同管理制度。1.3.3其他合同管理1.4人员培训管理1.4.1培训工作的原则和方针（1）培训原则：实用性、有效性、针对性为公司培训管理的根本原则。（2）培训方针：以提升全员综合能力为基础，提高员工实际岗位技能、团队协作融合和工作绩效为重点，建立具有公司特色的全员培训机制，全面促进员工的成长与发展，提升员工队伍整体竞争力，确保培训对公司业绩达标和战略实施的推进力。1.4.2培训工作的四个要求（1）锁定战略与未来发展需求（2）锁定企业文化建设（3）锁定中层以及后备队伍能力建设（4）锁定内部培训指导系统的建立和提高1.4.3培训工作的六个目标（1）建立、理顺与不断完善公司培训组织体系与流程，确保培训工作高效运行。（2）传递和发展公司文化，建立员工特别是新员工对企业的归属感和认同感。（3）重点推进项目经理的技能培训，保质保量地完成各部门具体工作。（4）进一步完善培训课程体系，确保培训内容和企业文化的一致性。（5）推行交叉培训，实现企业资源共享和员工业务能力提升。（6）加强培训及企业文化对分公司的辐射。1.4.4培训体系建设（1）交叉培训体系全面推行交叉培训，通过“应知应会基础知识讲座”和“部门间业务传递”两部分的培训实现员工从两个不同角度对企业信息和技术的全面了解，以改变部门之间协作不精确、相互不够了解的现状。（2）内部培训师体系提高培训管理水平，降低培训成本，完善企业知识积累和传承。人力资源部将通过甄选、培训、考核和评定至少开发10位内部培训师，年授课量不低于30小时。（3）多样化培训方式在内外培训、拓展等原有培训形式上，提高培训的灵活性和有效性，使员工可以自由地安排培训时间，开展包括读书活动、互联网培训、光盘教学、培训杂志在内的课程辅助培训。（4）初步建立员工职业生涯发展体系建立以公司全体员工为基础，以业务主管及其以上人员为重点的职业生涯发展体系；为每个员工建立培训档案和公司内部职业发展规划，结合岗位说明书制定与职位升迁相关的且必须参加的培训项目列表。（5）培训评估体系通过四级培训体系对培训进行评估，评价培训工作的实施效果，总结得失，为了下一年度培训工作的开展提供指导。（6）培训激励体系为调动员工的积极性，建立相应的奖惩制度，对培训成绩优秀的员工，将给予适当的奖励；对培训成绩不合格的员工将给予一定惩戒。1.5人员晋升、离职管理1.5.1人员晋升管理1.5.1.1人员晋升考核评估原则（1）充分尊重原则。人力资源部将充分尊重各部门用人需求，支持和配合完成晋升员工全面素质考核工作。（2）充分负责原则。本着对公司、部门、员工本人充分负责的原则，对晋升员工进行全方位（员工本人、上级、下级、平级、其他合作部门）考核评估。（3）充分建议原则。针对极个别不符合条件，有重大素质隐患，不适合公司、部门发展的人员，人力资源部将向相应部门或管理委员会建议暂缓晋升。1.5.1.2人员晋升考核评估流程（1）人力资源部针对各部门上报的审批材料中员工基本资料部分与人事库进行核实，对不符的情况与晋升员工本人进行核对。（2）对晋升员工进行全面（员工本人、上级、下级、平级、其他合作部门）考核评估。（3）评估采用面谈、问卷调查及公示征集意见评定等方式进行。（4）人力资源部绩效评估组最终根据以上记录及评定出具考核评估意见报告，报送管理委员会或部门管理会议审核。（5）部门主管以上级别员工的晋升，由管理委员会收到人力资源部提交的该员工考核材料的五个工作日内给出审核结果，公司总经理答署审批意见。（6）部门主管以下级别对员工的晋升，由本部门依据人力资源部审核材料于五个工作日内给出审核结果，由副总签署审批意见。1.5.1.3员工晋升任命（1）人力资源部根据所有审批意见编制人事任命公告。（2）任命公告将采用以下两种方式进行：①部门内部公告栏公告书，部门员工大会公布；②公司内部公告栏公告书，公司员工大会公布。1.5.2人员离职管理1.5.2.1人员离职类别（1）辞职（适用于员工提出解除劳动合同的）。（2）辞退（适用于公司提出解除劳动合同的）。（3）终止合同（合同到期）。（4）退休。1.5.2.2人员辞职（1）员工合同到期内辞职必须提前30天上交辞职报告，经部门经理、人力资源经理、总经理签准后，办理相关手续。（2）员工辞职，应提前30天提交辞职申请书（试用期内提前3天），有单位主管及人事行政部签准，本人办理合同解除离职手续，不得委托他人办理。（3）员工辞职要如实填写《离职审批表》、《离职交接表》。并应在7日内办妥离职手续。交还公司发给的物品，包括工号牌、制服（入职未满半年的）、工具、资料、财务支取的备用金等。未能全部交还上述物品者，须按规定赔偿，公司有权拒发薪金。（4）员工在离开公司前必须办理离职手续，未办理离职手续擅自离开公司，公司将按旷工处理，连续旷工3日，劳动合同关系自动解除。（5）薪资核算。按照有关规定，核算应发而未发薪资、各项违约赔偿等。离职手续办理完毕后，次月发薪日领取离职当月实际工作日数薪金。（6）人力资源部根据离职通知单于当日即行办理封存档案、注销工号和人事信息。（7）人力资源部应视情况约谈离职人员，并将面试结果填入离职人员档案。（8）离职员工若需“离职证明书”，可到人力资源部索要（人力资源据实写明）。1.5.2.3辞退员工若本公司因业务变更或其他原因而产生富余劳动力时（包括项目撤出等情况），公司有权裁减员工。根据制度辞退员工的，需各单位上交书面辞退申请，写明原因，经人力资源部确认核准后方可辞退。1.5.2.4合同终止合同到期，劳资任意一方不再同意续签时，须提前一个月书面通知对方。1.5.2.5员工退休（1）员工达到法定退休年龄，可以到人力资源部领取（或从网上调用）“员工退休申请单”，填写完整后报人力资源部。（2）人力资源部根据员工档案依法核准。（3）经核准退休人员，于准退休日领取“员工离职会签单”，逐项办理离职手续。（4）人力资源部负责与社会保障部门联系，办理各项手续。1.5.2.6离职程序及薪资结算（1）离职申请经核准后，于离职前两日填具未办的重要案件目录及移交清册，并移交注意事项案件目录及移交清册。（2）离职会签：因不同原因离职的员工（包括合同、适用、短期聘用），于离职当天将完成的表单送交人力资源部，以办理离职会签，并缴还其个人保管之文具、用品。薪资结算：职工离职，薪资结算至停职日（不含），交接时间不计薪资。1.6人员考勤管理1.6.1考核1.6.1.1有关工作时间（1）每周工作六天，周日休息（节假日除外）；每日上班时间为：上午08：00—12:00，下午14:30—18:00；外勤人员可根据工作的实际需要安排工作时间，不受上述规定的限制。（2）员工确因工作需要加班的，需事先报请直接主管审核通过、并经主管经理批准，公司安排调休或支付加班工资。（3）加班有关规定：员工非法定节假日加班采取调休冲抵加班；加班调休原则：先加班，后调休。（4）以下情况不视为加班：①公司在节假日组织的郊游及其它娱乐活动；②公司在非节假日组织的下班后的娱乐活动；③未经主管指派或事先书面同意的日工作时间的延长，或休息日工作。④连续加班不超过1小时。1.6.1.2有关考勤管理（1）公司上下班实行指纹打卡制度。员工应严格遵守考勤管理规定，按时上下班，不得迟到早退，不得随意离岗，更不得旷工。（2）办公室负责于当月统计出员工出勤、缺勤记录，填写考勤报表，包括员工姓