办公用品管理讲义大家好:首先,办公用品管理工作看上去简单,但实则是非常难做且不容易做出成绩的一项工作,那么应该如何来管理好办公用品呢?一是用高度的责任心和恰当的方法来从事办公用品管理,就会起到事半功倍的效果。之所以这样说,是因为高度的责任心能将点滴基础工作做细做全,而恰当的方法能将事情做的高效合理。二是要按照定额控制、按需使用的原则,严把办公用品申报采购关。不按实际需求盲目申报采购,势必造成办公成本增加,也会在一定范围内产生浪费使用和大量库存,无形当中增加了工作量和管理难度。三是科学精细,加强在用和库存办公用品的监管。对在用和库存办公用品按照常用、易耗、便于保管和重点监管等种类,进行科学分类存放,并加强日检查、月盘点,随时掌握库存物品的数量、质量和需求情况,确保帐物相符。避免人为原因造成的储存混乱或损坏,有效减轻工作负担。四是严把物品验收关,确保供应物资质量。行政助理对批量或临时入库的物资,要严格按照计划单认真核对数量、规格、外包装等,与供应商搞好验收交接,做到账实相符,在办公用品入库登记本上如实填写接收物品的名称、规格、单价和数量,并签字,然后再进行分类存放。五是加强日常养护,不断提升办公旧物的使用率。阶段性使用和暂时闲置的物品要妥善保管,随时待用。部门替换下的各类办公设备交由行政部门保管。行政部门要及时回收,登记造册,修旧利废,充分利用。六是精打细算,牢固树立节约光荣、浪费可耻的思想。日常工作中,要积极提倡节省每一张纸、每一颗钉、每一滴墨、每一分钱,努力降低办公成本。办公用品使用要物有所值,物尽其用,不要大材小用,贵材贱用。复印纸应用于复印,不得用做草纸、包装纸;大头针、曲别针等要反复使用;纸张可双面利用,修改校对稿可先用废旧纸张打印等,充分发挥各种办公用品的最大使用效率。一、办公用品的界定及分类办公用品,指人们在日常工作中所使用的辅助用品,总体上讲分为固定资产类和非固定资产类,主要被应用于企事业单位。具体讲包括文件档案用品、桌面用品、办公设备、财务用品、耗材等一系列与工作相关的用品。(一)固定资产类办公用品主要指:电脑、打印机、文件柜、空调、风扇、相机、投影仪、办公桌椅等价值较高的物品;(二)非固定资产类办公用品包括:消耗品、易耗管理品1.消耗品:主要指低值易耗,无法回收重复使用的办公用品。如签字笔、笔芯、圆珠笔、铅笔、胶水、透明胶、大头针、图钉、回形针、笔记本、标签、告示贴、便条纸、橡皮、钉书钉、透明文件袋、白板笔、修正液、打印纸、印泥等;2.易耗管理品:主要指低值但不易耗,可回收并重复使用的物品。如:装订机、割刀、插线板、剪刀、美工刀、钉书机、打孔机、计算器、笔筒、长尾夹、文件夹、鼠标垫、单(双)文件资料夹、文件整理框、电话机等。以上办公用品分类,只是一个基本分类,各公司根据自身的管理特点,可以按个性管理。不管怎么分类,如何管理,那么公司物资应做到不在办公用品台账上就应该在固定资产台账上,不应存在账外物资。二、办公用品的日常管理(一)办公用品的汇总申报流程各部门办公用品员工在每月底向部门主管上报申领物品计划,统一汇总后编制申请单,部门经理依据该部门实际情况审核签字,而后将申领物品清单报行政部,行政部依据库存情况,列出待购物品清单,经行政部长批准后,方可申报购买;(二)办公用品验收流程行政部助理验收办公用品时,按OA计划单认真核对数量、规格等,并做到与实物相符,到货办公用品的外包装要保证完好无损,有保质期的办公用品于到期日3个月前的方可验收入库,发生丢失责任人赔偿。如在使用过程中发生质量问题,统一返行政助理进行更换。保证所采购的办公用品质优。(三)办公用品的记帐与保管行政部接收日常办公物品后,依照实际采购数量汇总编制清单,而后依照类型转入明细分类帐目《公司物品采购明细表》,各类物品增减情况、领用情况、结余数量应帐目清晰,帐实相符。(四)办公用品的领用与发放领取的原则是:工作任务清楚,使用目的明确,按申报计划领取,专领专用。领取时,领取人须在《办公用品领取登记本》上写明日期、领取物品名称及数量等项并签字。领取接待用品时应由接待部门或接收此物的员工在领取登记本上签字。各部门之间的大宗办公用品未经行政部批准不能相互调换、借用、移动,办公用品只能在相应办公场所及工作需要时使用。(五)对于旧办公用品的处理易耗管理品由于具有可重复使用性,员工在申领办公用品时,严格按照退旧才能换新、领新必先退旧原则办理;统一回收废旧办公用品并建立相应的废旧办公用品台账,定期(每季度)进行统一废品处理。(六)离职员工缴还办公用品员工离职时,应将剩余办公用品缴还公司,由该部门依照残旧程序、可利用价值等实际情况对物品进行再分配。并在《离职审批单》相关栏目中予以确认后,方可报财务部办理结算手续。三、抓好办公用品盘点环节结合我们公司的实际情况制定如下盘点方法:1.以物查账盘点法。以往盘点都是按盘点表,依次盘点办公用品,此种方法只是核对台账标明的办公用品,对盘点表未标明的,容易造成漏盘,所以我们创新思维每次盘点先盘实物然后再核对台账,这样保证了盘点的全面性。2.不定期抽盘法。抽盘是监督的一种有效手段,我们公司每月对各个部门进行抽盘。抽盘的办公用品一般都是使用频率高得,使用量大的为主,针对数量为零的办公用品有没有必要加入抽盘中呢?正常思维想是不用的,因为没有实物也就没有盘点的必要,但换位思考,如果账与实物不符,可能库里会有,这多出来的就有可能是他们的“小金库”呢,所以也要考虑一下放到抽盘中去。3.全面盘点法。半年及年末要对公司的办公用品进行全面清查盘点。具体实施方案:在每次盘点前统计本年各部门新采购的办公用品明细,在盘点过程中与办公用品台账进行一一核对后在进行系统盘点,确保办公用品台账数据真实准确。办公用品的管理是比较繁琐的工作,也是容易审美疲劳的工作,在这种情况下如何做对并做好呢?引用王总监一句话:认真做事只能把事做对,用心做事才能把事做好;在2016年度的资产管理工作中,我们燃气财务团队会脚踏实地,认真细致地用心工作,向兄弟公司借鉴最新、最好的管理经验,不辜负集团的期望,把燃气集团资产管理工作做好!祝大家在这一年工作当中,健康,快乐!!谢谢大家。