加强和完善货币资金内部控制的思考

加强和完善货币资金内部控制的思考【摘要】货币资金是企业生存和发展的基础，是企业经营活动的“血液”，也是流动性最强、收支最频繁的资金。为了保证企业货币资金的安全性、完整性和效益性，必须加强货币资金的内部控制。本文首先从现代企业的特征出发，指出了加强货币资金内部控制的理论基础和现实意义。然后根据COSO委员会和我国《内部会计控制规范——基本规范》等相关法律规范对内部控制目标的阐述，总结出货币资金内部控制应该达到的目标。针对上述目标，笔者通过多年的工作实践中所经历和了解的实际状况，指出我国很多单位在加强货币资金内部控制方面缺乏完善的控制措施，导致货币资金的管理远远未达到国际和国内规范的要求，从而引起一些违法违规现象的频繁发生。最后，本文就如何达到货币资金的内部控制目标提出了建议。笔者在本文中，通过对货币资金内部控制的重要性、目标性、不完善性和规范性进行了梳理和研究，并提出了个人见解和建议，以期能够给相关财务工作者在加强货币资金管理、预防货币资金的违法违规行为方面提供参考和借鉴。【关键词】货币资金内部控制目标一、引言美国前证券管理委员会主席罗德·威廉斯说过：“如果让我在拥有利润信息和货币资金流量信息之间做一个比较选择，那么今天我就选货币资金流量。”诚然，货币资金是企业流动资产的重要组成部分，它是企业生存与发展的基础，是企业从事各种生产经营活动所必备的资源，因此，货币资金也被称为企业经营活动的“血液”。是流动性最强、控制风险最高的资产，现实生活中的大多数贪污、诈骗、挪用公款等违法违纪的行为往往都与货币资金有关。因此，在“现金流为王”的当今时代，加强货币资金的管理，研究货币资金的内部控制具有重要的意义。本人所在单位为自收自支的事业单位，因而具有企业化管理的性质，从行业角度来1讲，为勘查设计行业，属于服务业，主要是依靠单位技术人员的智力成果服务于业主和政府，不存在购置和销售商品行为，因此货币资金构成了单位资产的大部分。作为一名财务负责人，管好用好货币资金成为本人的首要职责所在。因此，本人选择了货币资金的内部控制作为研究主题，希望能够给相关财务工作者在加强货币资金管理、预防货币资金的违法违规行为方面提供参考和借鉴。二、加强和完善货币资金内部控制的理论依据和现实意义（一）国外研究的理论依据——缓解经营者和所有者利益冲突的需要内部控制是国外企业管理永恒的研究主题。按照贝利和米恩斯的“控制权与所有权分离”的命题以及“管理者主导企业”假说,由于公司制企业中所有权的广泛分散,企业的控制权转移到管理者手中,而企业的中小所有者已被贬到仅是资金提供者的地位（杨有红，2001）。在所有权与经营权分离的条件下，经营者与所有者之间存在着固有的利益冲突。因此，如何设计一套有效的组织机制，在所有者与经营者之间架起一座桥梁，促使经营者追求企业价值或股东利益最大化，是现代企业理论的核心任务。从理论上来说，对经营者的控制可分为两大类：一是以资本市场、产品市场和法律规章制度为主体的外部控制机制；二是以董事会为主体的内部控制机制。以资本市场、产品市场和法律制度约束为主要内容的各种外部控制机制的共同特征是：它们都具有某种强制性，实现事后的帕累托最优。这也就是说，往往当公司经营出现问题时，这类机制才发挥作用。内部控制则不然，它是约束经营者日常行为，实现事前帕累托最优的最合适的手段。因此，货币资金作为企业最重要的资源，对该资源的内部控制自然是企业内部控制的重要组成部分。所有者必须通过建立和健全货币资金内部控制制度来激励和约束经营者或代理人，以减轻信息不对称可能造成的损失。（二）国内研究的理论依据——系列会计法律法规体系为了加强货币资金的管理，我国已经出台了一系列的法律法规来加强货币资金的内部控制。《会计法》中从岗位设置方面明确指出了单位内部会计监督制度应当符合下列要求：“记账人员与经济业务事项和会计事项的审批人员、经办人员、财物保管人员的职2责权限应当明确，并相互分离、相互制约；出纳人员不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务账目的登记工作”。《中华人民共和国现金管理暂行条例》和《现金管理暂行条例实施细则》从现金使用的范围、库存现金的限额、办理现金业务的程序、现金账目的登记管理及违反现金管理的法律责任都作出了明确的规定。《中华人民共和国票据法》、《支付结算办法》、《人民币银行结算账户管理办法》等有关法规，分别从票据使用的规范性、支付结算的办法、银行账户的使用及管理等方面进行了详细的规定。《内部会计控制规范——基本规范》中在第三章“内部会计控制的内容”中明确指出，“企业应当对货币资金收支和保管业务建立严格的授权批准制度，办理货币资金业务的不相容岗位应当分离，相关机构和人员应当相互制约，确保货币资金的安全”。《内部会计控制规范——货币资金》应该是我国对企业货币资金内部控制管理最全面、最明确、最系统化的规范性文件，也是所有单位建立健全货币资金内部控制制度的依据和准绳。该规范从货币资金的岗位分工及授权批准、现金和银行存款的管理、票据及有关印章的管理、货币资金的监督检查四个方面规定了货币资金内部控制应该具备的规范。上述法律法规为我们从不同的角度了解和掌握进行货币资金管理和控制应该达到的标准，为企业建立和完善货币资金内部控制制度提供了指南。（三）加强货币资金内部控制的现实意义近日，连续披露的发生在我们身边的两起案例引起了笔者的关注。一是北大资源集团亏损仍发高额奖金，高管集体被诉——北大资源集团董事长巩运明、总裁叶丽宁、副总裁黄琴芳、副总裁张永祥、常务副董事长仇守银等人先后五次通过单位的小金库，将近2000万国有资产作为奖金私自发放，6名高管共分得1028万元；另外一起是北京大兴水务局原副局长挪用公款获刑6年——该副局长曾多次指使所属永定河管理所的出纳员提取现金不记账，供其个人使用，而且出纳员可以随意支配单位公款，所做的单位账目从来不让其他人查阅，每月报表时只是说个数字来应付。上述两个案例从表面来看，属于单位高管的经济问题，实则反映了单位货币资金的内部控制存在的巨大漏洞，从而给犯罪人员带来了可乘之机。因此，加强和完善货币资3金的内部控制在以下几方面具有重要的现实意义：首先，由于货币资金特别是现金和银行存款的流动性最强，且具有可立即作为支付手段并被普遍接受等特性。其诱惑力也最大，最容易被经管人员和拥有控制权的人员挪用和侵吞。因此，为了保证货币资金的安全、完整，避免挪用、滥用、盗用或侵吞等不法行为的发生，在企业内部特别是财务部门内部，必须建立、健全货币资金的内部控制制度。第二，货币资金是单位所有经营业务中发生最频繁的业务。纵观企业的整个生产经营活动，从开业到清算的整个存续过程中，货币资金的流转贯穿始终。从财务核算角度来看，单位发生的大部分经济业务都与货币资金有关。因此，发生工作失职、记账错误等非主观故意错误的可能性也比较大。因此，建立严密的货币资金内部控制制度，是完善会计控制系统，提高会计信息质量的需求。第三，在市场经济条件下，需要建立“产权清晰、权责明确、政企分开、管理科学”为基本特征的现代企业制度，使企业真正成为自主经营、自负盈亏、自我发展、自我完善的市场经济竞争主体。货币资金内部控制是现代企业管理的重要组成部分，其安全性和完整性及会计记录的正确性对确保企业各项工作的正常进行和经营管理水平的提高有着十分重要的作用。第四，随着全球经济一体化进程的加速，我国企业将面临众多国外企业的激烈竞争和有力挑战。如何提高自身的竞争力，以一种更积极的姿态参与到世界竞争的潮流中去，将是我国企业面临的主要问题和难题。这一现实迫切要求企业必须加快建立健全有效的货币资金内部控制制度，提高经营管理的效率和效果，以便在激烈的国际竞争中立于不败之地。三、货币资金内部控制的目标1992年COSO委员会在其公布的《内部控制——整体框架》报告中指出：“内部控制是一个要靠组织的董事会成员、管理层和其他员工去实现的过程，实现这一过程是为了合理地保证：1、经营的效果性和效率性；2、财务报告的可信性；3、对有关的法律和规章制度的遵循性。”我国《内部会计控制规范——基本规范》和《独立审计具体准则第9号——内部控制与审计风险》都要求内部会计控制应当达到以下基本目标：（1）规范会计行为，保证4会计资料真实、完整；（2）堵塞漏洞、消除隐患，防止并及时发现、纠正错误及舞弊行为，保护单位资产的安全、完整；（3）确保国家有关法律法规和单位内部规章制度的贯彻执行。根据国际规范和国内法规关于内部控制的目标要求，货币资金的内部控制目标应主要包括以下几个方面：一是货币资金的安全性。通过建立良好的内部控制机制，确保货币资金的安全，预防被盗窃、贪污、诈骗和挪用；二是货币资金的完整性。企业应该确保所收到的货币资金全部入账，预防私设“小金库”等侵占单位收入的违法行为出现；三是货币资金的合法性。即检查货币资金取得、使用是否符合国家的财经法规，手续是否齐备；四是货币资金的效益性。即合理调度资金，使其发挥最大的经济效益。四、我国企业货币资金内部控制存在问题的原因分析（一）我国货币资金内部控制存在的问题笔者通过多年的工作实践和学习中了解到，我国许多企业在货币资金的内部控制方面存在很多问题，主要表现在以下几个方面：在制度和规范的了解方面，很多企业对国家相关的货币资金内部控制制度缺乏全面的了解，即使有的单位知道有相关的法律规范，也不能深刻理解这些规范对于单位的管理所能产生的积极作用，这也就很难建立与国家法律法规相一致的货币资金内部控制制度。在制度的建立方面，多数企业尤其是中小企业，由于上述原因，并没有建立起将国家相关法规细化并能够紧密结合单位实际情况的货币资金内部控制制度。没有制度不成方圆，对于有些单位为什么给违法犯罪行为在光天化日之下大开方便之门，其原因也就不难理解了。有的单位虽然建立了货币资金的内部控制制度，但其制度本身要么违反了内部控制的基本原则，漏洞百出，要么制度的建立模糊不清，导致无法遵循执行，从而违背了相关内部控制应该遵循的准则。在制度的执行方面，很多企业虽然建立了货币资金的内部控制制度，但在执行方面却形同虚设。许多制度的建立仅仅是为了应付上级检查的要求而建立，从而导致制度的建立和执行并没有并轨。5（二）导致我国企业货币资金内部控制问题的原因分析首先，缺乏一个良好的货币资金内部控制的环境。从整个社会来讲，往往对内部控制有个误区，认为建立和执行单位的内部控制是财务部门的事情。很多针对单位内控的培训以及会议，往往只是局限于面向财会人员，而对在单位有话语权的高管层却很少有强制性或者灌输型理念的设计。这就导致了财会人员即使知道如何加强内控，进行内部控制的设计，但如果得不到管理决策者足够的支持和重视，内部控制的建立也就无从谈起，从而导致了货币资金缺乏一个良好的内部控制环境。另外，从业人员的素质和水平低下也会造成内部控制环境的不足。其次，货币资金内部控制所具有的局限性有时会导致内控制度无法完善或无法执行。如加强内部控制会加大单位的成本，当受成本所限时，会导致内部控制制度无法完善和实施。另外，有些内部控制制度也只是在一定程度上防止或避免单独一人从事不合法或不合规行为，一旦负有不同责任的职员共谋串通舞弊，也会使货币资金内部控制失效（王世定，2006）。五、加强和完善货币资金内部控制的建议根据COSO报告的精神，内部控制应具备以下5个要素：控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、监督。从我国企业的实际情况来看，笔者认为主要也应从以下五个方面入手加强和完善货币资金的内部控制：第一、营造良好的货币资金管理的控制环境。管理当局及所有执行者对内部控制的态度及其胜任能力是建立控制环境的重要因素。因此，企业的管理决策者必须加强对货币资金内部控制的重视和认识，同时应加强自身约束，提高员工的职业道德水平和业务素质。第二、建立对货币资金的风险控制机制。企业应该成立独立的风险管理机构，对企业所涉及的包括货币资金在内的所有内部控制风险进行评估，建立货币资金风险预警系统。同时对货币资金风险不仅关注其显性的风险，还要关注其隐性的风险1。第三、规范和完善货币资金的各种控制活动。1此处