厦门市会计档案管理办法

厦门市会计档案管理办法第一章总则第一条为贯彻执行《会计法》、《档案法》、财政部、国家档案局联合制发的《会计档案管理办法》(财会字[1998]32号)，加强我市会计档案的科学管理，统一会计档案管理制度，特制定本办法。第二条本办法适用于我市各级国家机关、社会团体，企业、事业单位，按规定应当建帐的个体工商户和其他组织(以下简称各单位)。第三条会计档案是国家档案的重要组成部分，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。各级人民政府财政部门和档案行政管理部门共同负责会计档案工作的指导、监督和检查。第四条各单位必须加强对会计档案工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案安全保管、方便利用。第五条会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，具体包括：(一)会计凭证类：原始凭证，记帐凭证，结算凭证，工资与奖金表册，汇总凭证，其他会计凭证。(二)会计账簿类：总帐，明细帐，日记帐，固定资产卡片，辅助帐簿，其他会计帐簿。(三)财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。(四)其他类：银行存款余额调节表，银行对帐单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。第二章整理第六条各单位每年形成的会计核算专业材料应符合《会计基础工作规范》的有关要求，由会计机构(或者经办人员)按照归档要求，负责整理立卷，装订成卷(册)，编制会计档案保管清册。第七条移交本单位档案机构保管的会计档案．原则上应当保持原卷(册)的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。第八条会计档案分类应当按照会计形成的规律和特点，从本单位实际出发，采用年度—会计单位一名称分类法，即把一年形成的会计档案先按不同会计单位区分开来，然后分别在每个会计单位的会计档案内再按会计凭证类、会计帐簿类、财务报告类、其他类分别组成保管单位。(注：同一单位仅一个会计单位的会计档案可按年度一名称分类法分类。)第九条记帐凭证应连同所附的原始凭证或原始凭证汇总表，按时间顺序编号排列，按月进行整理装订，每月根据凭证数量的多少装订一本或者数本，一本为一卷，编一卷号。每本厚度不超过200页或者两厘米为宜。装订前清除金属物。各种大小不等的原始凭证要按记帐凭证的大小折叠，加上凭证封面和封纸，在左上角用线装订，再用封纸包角，由会计人员在包角骑缝处盖章，做到整齐、结实、美观。各种经济合同、存出保证金收据以及涉外文件等重要原始凭证，应当抽出并入文书档案相应类目相同保管期限案卷内整理立卷，并在有关的记帐和原始凭证上互注日期、编号。会计帐簿应在年度结帐终了后按帐簿的种类进行整理。定本帐簿按原样，活页帐簿可取出空白帐页，去掉帐夹，加上帐簿封面和封底，装订成册。一本帐为一卷，编一卷号。各种帐簿须在帐页右上角编上顺序号。财务报告应在年度终了决算后分别按月报、季报、年报进行整理装订。本单位会计报表与直属单位会计报表原则上应当分开立卷。若会计报表数量不多，也可根据保管期限的异同立卷。每卷须在会计报表右上角编上顺序号，填写卷内目录、备考表和按文书档案立卷方法加装封面。(计算机打印报表纸张太大的可由本单位统一印制封面、卷内目录、备考表)其他有关会计材料，应根据内容及保管期限的异同分别立卷。第十条会计档案的排列编号。会计档案按会计凭证类、会计帐簿类、财务报告类、其他类分开按形成时间顺序结合保管期限长短排列。编号方法示意如下：企业会计档案按《工业企业档案分类试行规则》进行分类编号的仍按原方法进行编号。第三章归档与移交第十一条当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年。期满后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管。会计机构不得拒绝或者拖延移交。未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。第十二条会计机构应编制会计档案移交清册一式三份，交接双方和监交人员清点核对无误后共同签单。一份随同会计档案归档，另两份由交接双方各留一份作为交接凭证。会计档案移交清册，应对会计档案的数量、年度、完整程度、利用价值等情况附必要说明。第十三条单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或者移交有关档案馆代管。法律、行政法规另有规定的，从其规定。第十四条单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案，单位分立后原单位解散的，其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或移交档案馆代管，各方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按规定办理交接手续。单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案，应当由原单位保管，承接业务单位可查阅、复制与其相关会计档案，对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证应当单独抽出由业务承接单位保存，并按照规定办理交接手续。第十五条单位合并后原各单位解散或一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管，单位合并后各单位仍存续的，其会计档案仍应当由原各单位保管。第十六条建设单位在项目建设期间形成的会计档案应当在办理竣工决算后移交给建设项目的接受单位，并按规定办理交接手续。第十七条单位之间交接会计档案的，交接双方应当办理会计档案交接手续。移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、、应保管期限、已保管期限等内容。交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。第四章保管和利用第十八条各单位的会计档案必须根据科学化、规范化、标准化的要求进行管理，严格执行安全、保密制度，做到妥善保管，存放有序，方便查阅。会计档案存放的库房和装具，要符合防火、防盗、防虫霉，防高温、防潮湿、防光的要求，定期检查，严防毁损、散失和泄密。第十九条会计档案的存放。数量较多的单位，可单独存放；数量较少的单位，可与其他种类档案一起保管，但要分架存放。第二十条本单位查阅或者复制会计档案，须经主管会计工作负责人批准。外单位查阅或者复制会计档案，要持有单位的正式介绍信和有效证件并经本单位主管会计工作的负责人批准，才能查阅或者复制。查阅或者复制会计档案应另办理登记手续。各单位保存的档案不得借出，如有特殊要求，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员必须爱护档案，严禁在档案上涂画、拆封和抽换。各单位应建立、健全会计档案查阅、复制登记制度。第二十一条采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。采用磁带、磁盘、光盘、缩微胶片等磁性介质保存会计档案的，需按国务院业务主管部门统一规定办理。第二十二条我市各单位的会计档案不得携带出境。驻外机构和我市单位在境外设立的企业(简称境外单位)的会计档案，应当按照本办法和国家有关规定进行管理。第五章鉴定与销毁第二十三条会计档案的保管期限分为永久、定期两类，定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年五类。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。第二十四条本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管期限原则上应当按照本办法附表所列期限执行。各单位会计档案的具体名称如有同本办法附表所列档案名称不相符的，可以比照类似档案的保管期限办理。第二十五条各单位保管期满的会计档案，可以按照以下程序鉴定销毁：(一)由本单位档案机构会同会计机构提出鉴定销毁意见，编制会计档案清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。(二)单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。(三)销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销。(四)监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案，销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。第二十六条保管期限满但未结清债权债务原始凭证和涉及林产、地产、房产、职工辞退、开除、伤亡、经济案件等其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到事项完结为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明，并排列在同年度其他类会计档案的案卷后，编上其他类会计档案档案号。正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。第二十七条原会计档案已经丢失销毁的要由本单位档案机构会同会计机构查清原因、数量、内容，写出《检查报告》和《销案请示》送交本单位负责人签署后，报同级人民政府财政部门和档案行政管理部门审批销案。第六章附则第二十八条预算、计划、制度等文件材料，应当执行文书档案管理规定，不适用本办法。第二十九条档案机构对于违反《会计档案管理办法》及本办法规定的，有权进行检查纠正，情节严重的，应报告单位负责人和同级财政、审计、档案行政管理部门，依法严肃处理。第三十条本办法由厦门市档案局和厦门市财政局负责解释，自1999年l2月1日起执行。在这之前市财政局和市档案局制发的有关会计档案管理办法、规定自本办法执行之日起废止。附表一：企业和其他组织会计档案保管期限表附表二：财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限表