双边会谈签字仪式策划书

1双边会谈签字仪式策划书一、双边会谈（一）准备工作1、成立活动运作小组，就双方协商的会谈的主题、出席会谈的对象、会谈的时间、地点、然后确定小组成员分工。1）主题：苹果与唯冠商标归属权双边会谈签字仪式2）参加对象：①双方领导、代表②媒体工作者③主持人3）时间：2012年11月20日上午9:00—10：004）地点：商务大厦六楼608会议室2、活动管理1）保安人员落实（维护会谈领导人之间会谈，除必要的人外，其他工作员安排就绪后均应退出。如允许记者采访，也只是在正式谈话开始前采访几分钟，然后离开。谈话过程中，保安人员要阻止旁人不要随意进出）2）车辆调度（确定好参加会谈人员车的停车位置及车的安全）3、后勤管理1）礼品确定、落实（礼品不宜很昂贵，能表达敬意与作为友谊的纪念品即可）2）座位卡落实（按名单准备）3）扩音设备，话筒（扩音器）、音响，要备份3、人员邀请1）签字人由缔约各方根据文件的性质和重要性协商确定。由有关负责人出面，双方人数大体相等2）邮件形式联络双方的参加人员，确定参加人员是否能到。4、布置会议室1）要素布置①横幅，标语，国旗旗（横幅一般统一用红底黄字制作。横幅内容简洁明晰，用语准确，使用双边母语，用字规范；幅面大小要与悬挂空间相协调；悬挂方式规范、端正）②鲜花盆景：遵照客方的风俗礼仪选择鲜花盆景的排放，确保其干净并完整无损，最好是用假鲜花盆景以防万一有参见人员对鲜花过敏③水：摆放位置：左上方，要备份，以备不足（招待的饮料，各国不一我国一般只备茶水，夏天加冷饮，如会谈时间过长，可适当加上咖啡（红茶）和点心）2④座位卡：检查其干净无损坏，摆放在右上方⑤会谈桌：横桌式，形状长方形，以面对正门为角度摆放桌椅并确保有足够的座位和桌椅的干净。2）座次安排①面对正门为上座。双边会谈时，宾主相对而坐，以正门为准，主人占背门一侧，客人面向正门。主谈人各自居中。其他人士则依据其具体身份的高低，各自先右后左、自高而低的分别在己方一侧就座。双方主谈者的右侧之位，在国内谈判中可做副手，在涉外谈判中则应由译员就座（如会谈长桌一端向正面，则以入门的方向为准，右为客方，左为主方）双方会议记录人员坐在后排。②涉外会谈中，我国习惯把译员安排在主谈人右侧，但有的国家亦让译员坐在后面，一般应尊重主人的安排。其他人按礼宾顺序左右排列。记录员可安排在后面，如参加会谈人数少，也可安排会谈桌就座客方主方正门5、会谈提纲和和背景资料的准备1）供领导参考2）使用双方的母语3）要有严密的校对制度，如发现错误，均应重新打印，不得涂改4）用纸合乎规定6、摄影1）要事先安排好合影图，布置好场地，备好照相设备2）合影时主人和主宾居中，并以主人右侧为上，按礼宾次序，主、宾双方间隔排列，第一排既要考虑人员身份，又要考虑场地能否摄入镜头，一般两端均由主方人员把边8、接待组1）礼仪小姐落实（对其进行培训，仪表妆容统一，站姿和手势姿势统一）2）来宾下车时，为其开车门，护头，并关好车门3）陪同客人行进的位次：切忌给客人一个背影，首先要把墙让给客人，让客人在右边，陪同引导的标准位置是在客人的左前1米到1.5米左横幅3右，如果客人认路，客人应走在前方。4）上下楼梯时：一般情况下，女士先行，但是女士穿短裙时，则男士要走在前方，要始终保持微笑侧脸，指引路的手指要五指并拢手心朝上。5）乘坐电梯时：①升降电梯：接待人要先进后出②扶手电梯：9、清理会场1）会谈结束后保持会谈的整洁2）遗漏物品通知施主3）材料收集4）关闭电子设备节约资源5）摆放好桌椅6）走时关好会议室们（二）会谈程序1、会谈的组织工作1）提出会谈要求，应将要求会谈人的姓名、职务与会谈什么人、会谈目的及本方参加会谈的人员情况一并告知对方。接见方应尽早予以回复，约妥时间，如因故不能接见，应婉言解释。2）接见方应主动将会谈的时间、地点、主方出席人员、顺序安排及有关事项通知对方。会谈方则应主动向对方了解上述情况，并通知有关出席人员。3）准确掌握会会谈的时间、地点和双方参加人员的名单，及早通知有关人员和有关单位作好必要的安排。4）及早安排、布置会谈的厅室、座位、音响等。2、迎接客人客人到达前，主人应提前到达会谈场所。客人到达时，主人应在大楼门口迎候。若主人不能在大楼门口迎候，应安排工作人员在大楼门口接引。主人在会谈地点的门口迎候。主人的穿着要和自己的职务、身份相称。3、会谈期间的礼仪内容1）双方简短的致辞、互赠礼品。礼品不宜很昂贵，能表达敬意与作为友谊的纪念品即可。2）互赠礼品后，通常安排合影，随后就座。如需合影，要事先安排好合影图，布置好场地，备好照相设备。合影时主人和主宾居中，并以主人右侧为上，按礼宾次序，主、宾双方间隔排列，第一排既要考虑人员身份，又要考虑场地能否摄入镜头，一般两端均由主方人员把边。合影也可放在会见结束后。3）会见时所招待的饮料，各国不一。我国一般只备茶水，夏天加冷饮，如会谈时间过长，可适当加上咖啡（红茶）和点心。4、会谈涉及的人员领导人之间会谈，除陪见人和必要的译员、记录员外，其他工作人员安排就绪后均应退出。如允许记者采访，也只是在正式谈话开始前采访几分钟，然后全部离开。谈话过程中，旁人不要随意进出。5、握别会谈结束，热情话别并送至车前或门口握别，目送客人离去后再退回室内。4二、双边签字仪式1、待签文本1）做好待签文本的定稿、翻译、校对，印刷、装订、盖印等工作（对审核中发现有问题的，要及时互相通报，通过在谈判，达到谅解一致，并相应调整签约时间）2）核对各种批件，合同内容是否与批件内容相符3）在协议或合同上签字的有几个单位，就要为签字仪式提供几份样本，如必要，还应为各方提供一份副本4）待签文本应装订成册，并以仿皮或者其它高档质料作为封面，以示郑重。其规格一般为大八开，所用的纸张务必高档，印刷务必精美。作为主方应为文本的准备提供准确、周到、快捷的服务2、布置签字场地1）分类:专用和临时（会议厅和会客室）2）要求：①大体：庄重、整洁、清净②室内：铺满地毯和签字用桌椅③正规签字：签字桌：①长桌和上铺深绿色台呢②横放，提前放好待签字文本、签字笔座椅：双边性合同：两张3）签署涉外商务合同：在签字桌上插有关各方的国旗①双边性文本：谁的国旗就插在该签字人的正前方4）会场布置1）会场将悬挂双边母语横幅。签字桌的座位，面对正门，主左客右2）在签字厅内设一签字桌，桌面覆以台布，桌后放两把椅子，为双方签字人座位，主左客右，桌子中间摆鲜花和旗架，悬挂双方国旗（斜插式）4）安排好签字人员5在举行仪式之前，各方先确定好参加签字仪式的人员，并向其有关方面通报。双方的签字人的身份应对等。5）双方助签人员分别站立在各自签字人员的右侧。其任务是翻揭待签文本，并向签字人指明签字处6）双方其他参加签字仪式的人员则应分别按一定的顺序排列于各方签字人员之后签字仪式示意图○7○8○5⑥○3○4○1①签字桌⑥主方助签人②双方国旗⑦客方参加人员③客方签字人⑧主方参加人员④主方签字⑤客方助签字人（二）签字仪式程序1、签字仪式开始1）签字签字各方参加人员在工作人员的引导下进入预定的位置:①签字者：主居左，客居右②其他：客方：自左向右，主方：自右向左。排列站与各签字人之后或坐在己方签字人的对面②6③助签人：站在己方签字者的右侧，协助翻揭文本，指明签字处各方参加人员在工作人员的引导下进入预定的位置:①签字者：主居左，客居右②其他：客方：自左向右，主方：自右向左。排列站与各签字人之后或坐在己方签字人的对面③助签人：站在己方签字者的右侧，协助翻揭文本，指明签字处。并为业已签署的文件吸墨防洇2）主持人向全体参加人员介绍签字各方的主要领导人以及其他贵宾（翻译）。①介绍基本情况以及双方合作进展情况（翻译）。②双方各致辞（翻译)，要简短3）主持人宣布签字仪式开始。2、签字人签署文本轮换制：助人签人翻开文本，指明签字处，签字人在已方保存的文本上签字。然后助签人合上文本，在签字人的身后互相交换文本。助签人找开对方保存的文本，指明签字处，请签字人签字，并为业已签署文件吸墨防洇。3、交换合同文本各方签字起立，相互交换各方正式签署的文本并握手致意。（拍照）并互相交换各自使用过的签字笔，以示纪念。这时，全场人员应热烈鼓掌，以表示祝贺之意。4、共同举杯庆贺交换已签署的合同文本后，礼宾小姐用托盘端上香槟酒，有关人员，尤其是签字人当场干上一杯香槟酒5、有秩序退场庆贺结束后，请双方最高领导者及客方先退场，然后东道主在退场。整个签字仪式以半小时为策划部策划2012年11月6日7