北京市不动产登记档案管理暂行办法[1]

-—1—不动产登记档案管理暂行办法第一条为规范本市不动产登记档案管理工作，实现档案管理工作的规范化、标准化、现代化，有效保护和利用不动产登记档案，根据《中华人民共和国档案法》、《北京市实施中华人民共和国档案法办法》、《不动产登记暂行条例》等法律、法规、规章，制定本办法。第二条不动产登记档案是指在登记工作中形成的有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的纸质档案和电子档案，包括登记申请材料、登记机构的内部审核文件以及具有保存价值的其他材料。第三条北京市国土资源局(以下简称市国土局)不动产登记部门负责全市不动产登记档案的管理工作，对各分局不动产登记档案管理工作进行指导和监督检查。各级不动产登记档案管理机构具体负责各类不动产登记档案的管理和保护利用。第四条北京市不动产登记事务中心和各区县不动产登记事务中心应当设立不动产登记档案管理机构(以下简称档案管理机构)，配备专职档案管理人员，提供必要条件，建立健全管理制度和工作标准，明确工作责任，保障不动产登记档案管理工作正常开展。第五条各级不动产登记档案管理机构应履行下列职责：（一）贯彻执行相关法律、法规、规章，建立、健全本单位的档案管理工作制度；（二）负责接收、整理本单位不动产登记业务部门移交的登记档案；（三）指导本级不动产登记业务部门完成归档工作；（四）统一管理本单位的不动产登记档案并提供利用。第六条各级不动产登记业务部门应当按照本办法规定，向本单位档案管理机构—2—移交应当立卷归档的材料，集中管理。任何单位和个人不得拒绝归档或者据为己有。第七条档案管理人员应当忠于职守，遵纪守法，具备专业知识。各单位应当保持档案工作人员的相对稳定，加强对档案管理人员的教育和培训。第八条不动产登记档案，应当做到书写材料合乎标准、字迹工整、内容规范、图形清晰、数据准确、符合档案立卷归档的要求。第九条档案管理机构应配备与档案管理工作相适应的库房、办公室、阅览室。档案库房应符合档案保护的要求，保持规定的温湿度，配备相应的设施、设备，做好防火、防盗、防高温、防尘、防光、防潮、防有害生物、防有害气体等工作，确保不动产登记档案的完整、安全和有效利用。第十条不动产登记档案的保管期限分为永久和定期。档案管理机构应当会同不动产登记业务部门组成鉴定小组，定期对档案进行鉴定。对于已过保存期限失去保存价值的档案，鉴定小组应当提出处理意见，经各区县不动产登记事务中心审核，报北京市不动产登记事务中心同意后，方可销毁。第十一条档案管理机构应当严格执行国家档案管理的保密规定，防止档案散失和泄密，定期对不动产登记档案的密级进行鉴定，根据有关规定及时调整档案密级。涉密不动产登记档案应设有独立的专用库房，由专人负责管理。利用涉密不动产登记档案，须严格履行审批手续，未经批准的，严禁提供利用。第十二条各级不动产登记部门应当为不动产登记档案的现代化管理提供必要条件，采用新技术、新设备，逐步实现不动产登记档案的数字化和网络化管理。第十三条档案管理机构应当建立不动产登记档案检索工具，实现档案信息资源共享，方便不动产登记档案查询，实现档案数据库与登记簿数据库之间动态更新。-—3—第十四条不动产登记信息查询利用按照《不动产登记暂行条例》及有关法律、法规、规定执行。第十五条有下列行为之一的，由市和分局不动产登记行政主管部门通报批评，对负有直接责任的主管人员和其他责任人员依法给予行政处分；造成不动产登记档案损毁的，责令赔偿损失；情节严重，构成犯罪的，依法追究刑事责任：（一）不按规定收集、保存和移交不动产登记档案的；（二）涂改、伪造不动产登记档案的；（三）擅自提供、抄录、公布、销毁不动产登记档案的；（四）出卖或者转让不动产登记档案的；（五）不动产登记档案管理人员玩忽职守，造成档案损失的；（六）其他违反档案管理规定的行为。第十六条本办法自2015年10月1日起实施。附件：1.《不动产登记(纸质)档案管理工作规范》2.《不动产登记(电子)档案管理工作规范》—4—附件1:不动产登记（纸质）档案管理工作规范1.不动产登记档案的归档范围和收集1.1不动产登记档案的归档范围1.1.1不动产登记业务部门实施《不动产登记暂行条例》，在办理各类不动产登记中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等材料，包括：（1）不动产登记申请审批表；（2）询问笔录；（3）申请人提交的登记材料；（4）实地查看记录；（5）其他必要材料。1.1.2作出不予登记决定后，应复印留存的登记申请材料。1.1.3司法协助执行文书（司法机关生效法律文书、协助执行通知书等）。1.1.4依据《不动产登记暂行条例》，查询登记信息过程中形成的查询申请表和查询结果证明复印件。1.2不动产登记档案的收集、移交1.2.1登记工作完成后，不动产登记业务人员应在一个工作日内将材料移交档案管理机构，档案管理机构指定专人对接收的各种材料进行验收，不符合要求的，不得接收。1.2.2不动产登记业务人员与档案管理人员移交档案应当填写移交清册一式两份。交接双方应根据档案移交清册进行清点核对，由移交人、接收人签字后各执一份。-—5—1.2.3数字化整理扫描人员对档案进行整理、扫描、录入、装订等工作，整理立卷、检查验收完成后，及时移交档案管理机构。1.2.4移交清册包括序号、权证号、权利人、坐落、页数等基本情况（见附表1）。1.3不动产登记档案归档的质量要求1.3.1归档材料应当齐全完整，字迹清晰。材料的书写、纸张、装订应当符合档案保护技术要求。1.3.2接收档案时,档案管理人员依据文件要求对案卷质量进行抽检。2.不动产登记档案的整理和立卷归档2.1不动产登记档案整理对象与内容数字化整理扫描人员负责档案材料、协助执行通知书的整理和扫描工作。整理项目包括：卷内材料的排列与编号、卷内材料目录的编写、卷内备考表的编写、填写案卷封面、纸质档案的电子化、案卷的装订、档案的入库排列等内容。档案管理工作人员负责日常管理和保管利用工作。2.2不动产登记档案整理人员职责不动产登记档案由数字化整理扫描人员立卷归档，档案管理机构人员负责指导、监督和检查数字化整理扫描的具体工作。数字化整理工作应细化内部岗位职责标准、作业流程、技术要求、质量控制和人员统筹等方面事项。2.2.1接收档案工作人员的工作职责按时接收登记业务部门当天已办结件的档案，并且核对实物档案与移交清册是否相符。—6—2.2.2数字化整理扫描工作负责人工作职责（1）熟知《中华人民共和国档案法》、《不动产登记暂行条例》等法律、法规和规章，认真执行不动产登记档案管理规章制度；（2）组织、协调、沟通数字化整理扫描与档案管理机构之间的关系，加强数字化整理扫描人员的管理、业务培训及考核，并及时进行监督、检查；（3）负责指导档案装订、扫描档案等各个环节出现问题的分析、处理及疑难问题呈报工作。2.2.3档案扫描人员的工作职责（1）将材料按照顺序进行扫描；（2）按照扫描操作的要求，生成的图片材料按要求存放在指定的文件夹下；（3）扫描材料要求图像清晰，色彩真实，没有斑点坏点，图片要正；（4）扫描过程中注意不要损坏档案，扫描后要将材料按照目录顺序摆放好；（5）检查扫描件是否合乎要求，不能有遗漏、错扫、重复扫的现象。2.2.4档案整理人员的工作职责（1）按规范整理档案，托裱，并排序、编页、编目；（2）不得私自涂改、抽取或伪造档案材料；（3）不得擅自处理和销毁档案材料，对档案中有里外号不相符的情况需要更改时，须进行登记，经档案管理人员批准后方能修改；（4）在整理档案过程中，要加强对档案材料的管理，防止丢失损坏档案材料；（5）严禁吸烟，以确保档案的安全。2.2.5装订人员的工作职责-—7—（1）对已经扫描完成的档案进行装订；（2）案卷装订前要将材料上的金属物剔除干净；（3）折叠取齐，以A4纸张大小为标准；（4）装订采用三孔一线法在材料左侧装订。2.2.6抽检人员的工作职责（1）检查纸质档案是否符合档案整理标准；（2）检查电子档案是否符合数字化标准；（3）将抽检档案情况在记录本上登记。2.3不动产登记档案的立卷原则2.3.1不动产登记档案以每一不动产登记为立卷单位，每变动一次产生的材料立为一卷。2.3.2立卷后，要及时建立相关案卷之间的联系，做好档案信息的动态管理。2.3.3卷内材料应按下列顺序排列：（1）目录；（2）审核表单；（3）当事人提供的申请材料；（4）图纸；（5）其他；（6）备考表。2.4不动产登记档案页号的编写2.4.1每一页材料编写一个页号。单面书写的材料在右上角编写页号；双面书写的—8—材料，正面在右上角编写、背面在左上角编写页号。图表、照片可编在与此相应位置的空白处或其背面。2.4.2编写页号后要仔细检查，发现问题应及时采取补救措施。重号：将重号改为支号式。如6号为重号，可改为6-1和6-2，在备考表内注明第6页共两页。漏号：采用分号式。如6页后应是7而编写成8，可将第6页改成6-7，在备考表中注明6-7页共1页。错号：将错号划掉，重新编上正确的页号，并在备考表中加以注明。2.4.3卷内目录、备考表不编页号。2.4.4编写页号一律使用阿拉伯数字，从“1”开始，有效数字前不得出现“0”。2.5不动产登记档案目录的填写（见附表2）2.5.1顺序号：按卷内材料的排列顺序，每份材料应编一个顺序号。不重复，不遗漏。2.5.2材料题名：填写该材料自身的标题，不得随意更改和省略。如材料没有标题，应根据材料内容准确、简练地拟写一个标题。材料题名栏内不得填“其他”。2.5.3页次：填写该材料所在的起始页，最后页应填起止页号（即单页材料标明材料所在页号，两页以上材料标明材料首页的页号，卷内最后一份材料有多页要标明起止页号）。2.5.4备注：需要注明的内容。2.6不动产登记档案案卷封面的填写（见附表3）2.6.1案卷封面的规格、样式统一规定如下：-—9—（1）案卷封面的设计及表面尺寸、字体型号、文字排列、天地页边、封面设计的规格和处置都应得体、划一；（2）书写一律自左而右，横写横排，左侧装订，装订线严禁写字、印字；（3）用纸规格：参照文书档案国家标准，长297毫米，宽210毫米（硬卷皮）。2.6.2卷皮封面项目包括：案卷号、立档单位、不动产登记档案、坐落、权利人、权证号、保管期限。2.6.3案卷号编写：不动产登记档案案卷号编制参照不动产证书、证明编号规则制定，案卷号由省份简称汉字、年度、属地行政区划简称汉字、类别和案卷顺序号五部分组成。具体分类根据业务开展需要，由市不动产登记事务中心协调有关部门统一制定。（1）示例1：石景山2015年不动产登记（证书类）档案归档案卷号编写为：京2015石ZS0000001。具体解释为：京（北京）-2015（年度）－石（石景山区不动产登记事务中心）－ZS（证书类）－0000001（案卷顺序号）。（2）示例2：朝阳区2016年度不动产登记（证明类）档案归档案卷号编写为：京2016朝ZM0000001。具体解释为：京（北京）-2016（年度）－朝（朝阳区不动产登记中心）－ZM（证明类）－0000001（案卷顺序号）。（3）示例3：海淀区2017年不动产登记（注销类）档案归档案卷号编写为：京2015海ZX0000001。具体解释为：京（北京）-2017（年度）－海（海淀区不动产登记中心）－ZX（注—10—销类）－0000001（案卷顺序号）。（4）示例4：东城区2015年度不动产登记（协执类）档案归档案卷号编写为：京2015东XZ0000001。具体解释为：京（北京）-2015（年度）－东（东城区不动产登记中心）－XZ（协执类）－0000001（案卷顺序号）。（5）示例5：西城区2016年度不动产登记（其他类）档案归档案卷号编写为：京2016西QT0000001。具体解释为：京（北京）-2016（年度）－西（西城区不动产登记中心）－QT（其他类）－0000001（案卷顺序号）。2.6.4立档单位名称：填写各分局全称。2.6.5保管期限：一般为永久、定期保存。2.6.6不动产登记坐落：以不动产登记簿记载的信息为准。2.6.7权利人：以不动产登记簿记载的信息为准。2.6.8权证号：填写登记部门向不动