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办公室管理形成性考核册答案指引（2015、9）办公室管理作业1（第一、第二章）一、单选选择题二、1、级别高的办公室一般称为（B.办公厅）2、中央机关分别采用分理制和综理制设置下属机构，其办公厅（室）属于分理制的是（D.国务院）3、办公室的核心功能是（A.塑造出组织文化及价值观）4、办公室本质属性是（C.服务性）5、办公室工作的第一要义是（A.服务）6、常用办公用品中属于办公文具的是（A.中性笔）7、发放办公用品的人员要求是（D.发放人员要提醒使用部门和人员节约办公用品）8、办公用品库存管理中的再订货量是指（C.判定需要订购新的办公用品的库存余额）9、正确选择办公设备和易耗品供应商不必考虑的因素是（B.名牌和高档）10、有权对政府采购合同进行监督和管理的是（A.国家级或省部级财政部门）二、判断题1.任何办公室，都是指的单位里的综合办事机构V2.省政府的办公厅比其他厅的行政级别要高V3.信息调研时办公室的一项具体职能V4.办公室的工作具有综合性特点V5.办公室管理要严格按既定条条框框办事，不能引用弹性原理X6.发放办公用品的时候，不需要对用品库存进行记录X7.办公电话应定期检查并核对电话账单以控制开销V8.办公用品的最大库存量是指仓库最多能容纳的数量V9.办公用品的库存管理和监督中，出货卡即是申请领用单V10办公设备使用权的获取只能通过购买.X三、简答题1、简答办公室的主要特点。P5（说明：这表示要参考教材第5页的内容，下同）（l）辅助性：办公室区别于其他职能部门的第一个特点是它的辅助性。办公室工作应当在服务和服从于领导工作的前提下，充分发挥自己的辅助管理职能，当好领导的参谋和助手。（2）综合性：办公室是各种专业知识和技能相互交叉运作的部门；办公室工作也是一项综合性的工作．办公室工作是多元化的。（3）服务性：服务性是办公室工作的本质属性。办公室的设立与工作的开展，首先是为了适应各级各类机关领导工作的需要，为领导工作提供辅助性的服务，同时也要为各部门和基层提供服务。2、谈谈你对办公室人员应具备的职业素质中“善谋”的理解。P8善谋：能够正确理解领导的意图，替领导过滤重要的事务；要“参”到点子上，“谋”到关键处，往重谏言技巧，学会把握职场环境的运作方法，一是个性与共性协调统一，二是滕胧与含蓄的工作技巧相结合。3、简述办公室设备使用规范。P16（l）必须明确每台设备的具体用途，熟悉掌握其操作程序，严格按照使用说明书的要求进行操作。（2）必须明确专人专责的专管制度，严禁任何人随意使用，除非是配置给个人专用或指定公用的办公设备。（3）注意安全，注意节电，注意卫生，注意定期保养。（4）未经领导允准，任何人严禁私自使用办公设备，尤其是用于处理私人事务．（5）办公设备的使用环境温度为5℃至35℃，相对湿度为20％至85%，湿度过低时需用加涅器，温度过高时需用除湿器，并放在距办公设备5米左右的有效影响距离内。（6）如果办公设备不处于下作状态，应及时切断电源。（7）使用电脑时要做到；不要让阳光改射电脑，以免机壳老化，不要随意放置茶水，以免碰翻杯子弄温电脑，造成短路；不要在开机状态下插拔各种电缆，以免烧坏接口；不要在软盘驱动器工作指示灯亮着的时候抽取其中的软盘．不要在运行程序还没有回到DOS指示的情况下匆匆关机；不要使用来历不明的软件，防止病毒浸入，并且要配备必要的杀毒软件，定期或经常地对电脑进行保护性杀毒；不要在病毒入侵时使用电脑，除非有特殊的自我防护错施．不要白己随意处理电脑硬件故障．不要将电脑交给非专业人士修理，如有必要应全程监督。4、简述在储藏间存储办公用品时的注意事项。P20①储藏间或物品柜要上锁，确保安全。②储藏间需要的面积取决于单位面积的大小。③在储藏间或物品拒放置物品时，必须清楚地加标签，以便迅速找到物品和标明新物应放置的地方；新物品置干旧物品的下而或后面；先来的物品先发出，体积大、分量重的物品放置在最下面，以减少危险，小的物品、常用的物品应放在前而，易干找寻和领取；办公耗材和打印机用品，必须保存在安全的地方，以便在需要时能轻松找到．④储藏办公用品的地方应有良好的照明，以便于找到所需物品。⑤办公用晶应保存在干燥和通风良好的房间中。若存放在潮湿环境中，将有可能导致纸张不能正常地送入打印机或复印机中。⑥订立物品发放制度，确定物品发放人。办公室管理作业2（第三、第四章）一、设计题调研工作大体上可分为三个阶段，即准备阶段、实施阶段和完成阶段，请对调研工作的三个阶段进行详细设计。P341．调研工作的准备阶段（l）准备调研内容：①确定调研课题：领导提出、有关部门确定、调查者自选。②选题要求：既要注重现实意义，又要具有前瞻性．既要注重领导和群众关注的当前工作和社会生活中的重点、热点、难点问题，又要注重易被公众忽略而又十分重要的冷门问题。③选题原则；价值原则、可行原则、适量原则、新颖原则。（2）调研课题的审定：一般调研课题由机关单位或者授权调研部门的领导审定批准．重点调研课题可以采取申报、委托或招标等形式，经专家评审、领导批准来确定。（3）成立调研小组，确定调研人员：成立调研小组时要考虑的因素包括，成员应具备良好的政治业务素质；有调研需要的专业能力或专家成员．有丰富的调研经验；注意新老搭配，以便成员相互取长补短．少而精，避免人浮于事。（4）调研任务前的准备工作：学习和掌握与课题相关的党和国家的方针、政策、规定等；查阅与课题相关的研究成果和文献资料；学习与课题相关的自然科学和社会科学知识；了解与课题相关的背景资料。（5）明确调研各阶段的任务和要求：①调研的初期，要求明确调研对象的性质和发展方向。②调研的成长期，应当明确如何使调研对象进一步发展，主要是理清思路、摆明措施。③调研的成熟期，应当讲清楚如何使事物进一步完善提高。④调研的末期，拟定调研提纲。调研提纲的内容，主要包括调研的目的要求，调研的对象、范围和方式方法，调研的时间、步骤和过程，调研的人员组织与注意事项，调研经费的预算等。2．调研工作的实施阶段实施阶段是调研工作的中心阶段。其实施步骤为：确定调查方法，搜集、整理调研材料，综合分析调研材料。（l）调查方法主要包括全面调查法、重点调查法、典型调查法、抽样调查法、问卷调查法、观察法、试点调查法、开会调查法、访谈法、网络调查法、BS（Brain-storming头脑风暴）法、专家调查法、哥顿法等。小提示：各调查方法常综合、交替使用。（2）搜集、整理调研材料，要求全面、系统、丰富、充分、多多益善。（3）认真分析调研材料，综合提炼调研成果。3．调研工作的完成阶段本阶段的主要工作是撰写调研报告，其中包含确定主题、选用材料、拟写提纲、按纲写作，修改定稿五个步骤。（l）确定主题：主题要正确、新颖、鲜明、集中、有一定高度。（2）选用材料一：材料要具有典塑性、生动性、新颖性，多样性和准确性等特点。（3）拟写提纲：注意观点和材料，大纲和细目的统一，如“导引案例一案例1”。（4）按纲写作：如表3-1所示。（5）修改定稿：检查所用资料是否有误、观点是否明确、语言是否流畅、有无错别字、标点使用准确与否等。二、案例分析题***示例分析秘书李敏每天一上班和下班前都将自己的工作区域清洁整理得干干净净、有条不紊，同时她也主动清洁整理自己常用的复印机、打印机、饮水机、档案柜、公用书架等。每当她看到复印纸抽拿零乱，公用字典扔在窗台，废纸桶满了没人倒，都及时做些清洁整理工作，以维护办公环境的整洁。秘书小王每天都认真清洁整理自己的办公桌，常用的笔、纸、回型针、订书器、文件夹以及专用电话等都摆放有序。下班前，她也将办公桌收拾得干净整齐，从不把文件、物品乱堆乱放在桌面上。但小王很少参与清理和维护公用区域，也常将公用资源如电话号码本、打孔机、档案夹等锁进自己的办公桌，常常使别人找不到，影响了工作。秘书小刘上班匆匆忙忙，接待室的窗台布满灰尘，办公桌上堆得满满当当，电脑键盘污迹斑斑，上司要的文件总是东查西翻，每日常用的“访客接待本”也总是找不到。自己的办公桌都没有管理清楚，更无暇顾及他处。***点评：通过上述案例，可以看出办公室工作环境的清洁、有序，直接对组织的形象和绩效产生一定的影响。一个良好的工作环境，有利于组织的对外形象塑造，有利于提高秘书的工作效率。可见，李敏符合要求；小王的工作存有误区；小刘工作不合要求。***工作程序加强对日常环境的管理，营造一个令人神静心怡的工作环境，是公司秘书一项经常性的工作，也是一份责任和义务。秘书对日常环境的管理包括3个方面的内容，即个人工作区的环境管理，上司办公室的环境管理，日常公务活动区的环境管理。1.保持你所参与的公共区域整洁（1）要保持上司会客室和会议室的清洁，在来访客人离开及会议结束后要及时通知保洁员进行打扫和清理。（2）正确使用并注意维护复印机、传真机等办公自动化设备，保持周边的整洁，发现问题自己动手或及时找人维修。（3）对文件柜、档案柜、书架、物品柜等公用资源要经常注意清理，对报刊、文件及公用的办公用品，用后要及时放归原处，保持整洁有序。（4）注意发现在办公设备、室内光线、温度、通风、噪音、通道等方面存在的有碍健康和安全的隐患，并及时提出建议或通知有关人员进行整改。2.保持你的上司的工作环境的整洁（1）经常整理上司办公室和办公桌，将文件和物品摆放整齐，文件柜、书架、博古架和各种陈设要保持清洁。（2）每天要定时开窗通风，保持空气的自然清新，并定时测温、测湿，保持适合上司习惯的温度和湿度。（3）经上司授权后，定期对上司的文件柜进行清理，将文件资料归类保管存放，将一些无用的文件及时清退或销毁。（4）对上司办公室的花卉、盆景，要及时浇水、施肥、剪枝，保持其美观和生机;对办公室内的金鱼，要及时喂食、清排鱼缸内的浊物，保持水质的清洁。（5）上司接待客人后，要及时对烟缸、茶具等进行清洗和整理。（6）经常对安全、卫生等状况进行检查，发现问题及时通知有关人员进行处理，时刻保持良好的状态。3.整理个人工作环境办公桌是每一位秘书人员的直接工作空间，所以在布置自己的办公桌时，既要使自己感觉舒适，又要保持桌面上有条不紊。有了整齐清洁的办公环境，不仅可以提高工作效率，还有助于提升专业形象，甚至还会因此而受到同事欣羡的眼光，并成为典范，对办公室人际关系也有意想不到的益处。（1）办公桌的必备物品及其整理摆放在办公桌上的物品都应是经常使用的。比如记录纸、铅笔、文件夹、剪刀、订书机、胶水、回形针、信封以及其他一些工作上需要的用品，应将它们整齐地摆放在你的办公桌上。①电话。②电脑。③参考书。④文具用品盒。⑤文件夹。⑥办公桌抽屉。（2）整理办公桌的技巧要想快速治理办公桌的混乱局面，营造出高效率的办公环境，可以采取以下5个步骤：①将不常用的东西转移到其他的地方。②清理过期的文件。③注意你的电脑显示器。④充分利用办公空问。⑤清理旧的阅读材料。办公室管理作业3（第五、第六章）一、单选选择题1.下面属于文书的是（A.书信）2.在公文行文中，下级向上级行文时，错误的是（C.抄送下级机关）3.公文写作的规范要求是（C.具有规范体式，符合公文格式标准）4.向上级做请示时，下面哪个做法不妥（C.地级市政府越过省政府直接向国务院行文请示）5.意向书的特点是不包括（C.约束性）6.在办理发文时，经复核，对于不符合要求的公文应该（B.腿交起草部门补充或修正）7.在收文过程中，可以由办公室人员启封的信件是（D.没写名字的信件）8.四分四注意立卷不包括（D.分纸型）9.电子公文的属性石（C.具有规范格式）10.电子公文的处理（C.可以印制成纸质文件分发处理）二、判断题1.狭义的文件即指公文X2.公文行文时越级行文时普遍现象X3.办文能力就是指写文能力V4.意向书简单而言就是传递意向的文书V5协议书本身与合同的法律效力时一样的V6.上行发文的主送机关必须为上级机关，而不是上级领导个人V7.收文时应逐件清点，并以签字或盖章的方式签收V8.档案保管期限就是对档案划定的存留年限，它与档案本身的价值大小无关X9.档案库房要坚固.安全.专用，适宜保管档案.和阅览室.办公室实行三分开V10.电子文档不存在销毁问题X