搜索
简答题1.按照2000年《国务院行政机关公文处理办法》的规定，国务院规定的行政公文共有几类几种？答：（1）命令（令）；（2）决定；（3）公告；通告；（4）通知；通报；（5）议案；（6）报告；（7）请示；（8）批复；意见；（9）函；（10）会议纪要。2.办公室人员为了说服对方接受自己的看法应该怎么做，要领有哪些？答：(1)清楚地知道在所说的事项中，最想说什么，以逻辑分析自己的意向，并对目的、效果、重要性、关联性等，抓住重点；(2)说服时，要尽量具体客观，使对方产生了解的动机；(3)偶尔也需要引用某些权威人士、专家的意见，或者用图表、资料、经验谈等等；(4)要具体了解对方的立场和意向，先注意聆听对方所说的话，切勿以自己主观的方式进行谈话。要掌握对方不能了解的地方，努力加以说服；(5)主动发问，了解对方的想法，对方有关信息的种类和数量，以及背景如何等等；(6)以诚恳的态度为对方着想而发言，不要使用另对方反感的言词；(7)让对方打开心扉，使对方对自己的看法产生兴趣（让对方认同自己）；(8)不可伤害对方的自尊心。3.办公用易耗品主要包括哪些？答：1．信封、纸张；2．软盘、光盘等；3．铅笔；4．圆珠笔；5．签字笔或钢笔；6．修正液或修正带；7．印盒；8．各种小型机器，如订书机（包括订书针）、打孔机、装订机（包括装订线）、日期号码机、切纸机、计算机、拆信器、碎纸机等；9．小刀；10．日历等；11．其他，如标签纸、直尺、三角尺、透明胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡皮筋、大头针、纸夹等。4.从文员工作角度对比说明打电话和接听电话的异同。答：相同之处：①都应先问好，再传达自己的信息；②都应保持耐性、热情的态度；③通话结束，应让对方感受到自己愉快的心情；都应简明扼要表达自己的意思。不同之处：①打电话应首先查清楚对方的电话号码；接电话应等电话铃响2—4声就接听。②打电话应将重点部分在挂电话之前再确认一遍；接电话则没有这一步。5.单位印章主要有哪些？印章的刻制和使用有哪些规定？答：一、（1）单位印章、套印章；（2）钢印、领导人签名章、其他印章；二、刻制公章有两种情况；一种是由上级主管机关刻制颁发；另一种由法人代表申请，经主管部门批准，公安部门登记后由专门刻制厂刻制。三、公章一般由指定的文秘人员统一使用，其他印章也应专人专用；加盖公章，是哪一级的公章，须经哪一级的负责人批准，并审核签名；将盖用文件名称、编号、日期、签发人、领用人、盖章人等项详细登记；加盖印章必须做到用力均匀，使印章端正、完整，不歪斜、更不能颠倒；凡以单位名义发出的公文、信函等都必须加盖单位公章方能有效。6.公文的完全格式包括哪几项?请写出这些项目。答：(1)版头、发文字号、印刷顺序号。(2)密级、紧急程度。(3)签发人姓名。(4)公文标题。(5)主送机关。(6)正文、附件。(7)发文机关、成文日期、机关印章。(8)注释、阅读(发送)范围。(9)主题词。(10)抄送单位、印发说明。7.简要阐述文员工作的三个步骤，相互关系如何？答：文员工作分为三个步骤：计划、实施和检查。1．计划的步骤，要充分了解即将开始的工作内容，并思考以什么方法进行效率会最佳。2．实施的步骤，要注意：同时检查是否按照当初所拟定的顺序进行；上司所指示的工作无论是哪一种，都要正确地实施；配合上司预期的期限。3．检查的步骤，要分析计划和实绩的差异，并把以前进行过的工作或别人做过的工作和目前自己所从事相同性质的工作加以比较分析。三者的关系为：先作计划，付诸实施，然后检查结果，围绕“计划—实施—检查”这样一个滚动的过程开展。三者相互联系形成一个循环。文员首先要仔细制定计划，然后根据这个计划去实施，并严格检查其结果，使得这个结果对下一次的计划有所帮助和启示。8.简要说明会议纪要有什么作用？有哪两种形式？答：概念：会议纪要是用来记载、传达会议情况和议定事项的一种正式公文。它是在会议记录的基础上概括、提炼而成，择要反映会议的精神和情况。作用：①会议纪要具有沟通情况、交流经验、统一认识、指导工作的作用。②可以用于向上级汇报会议情况；也可以分发给平级或下属单位，以传达会议精神和议定事项，或要求与会单位共同遵守、执行。有两种形式：议决性会议纪要和周知性会议纪要。9.来信受访的范围包括哪些?受理与处理的程序和基本要求是什么?答：一、受理的范围是：国家机关、主管部门或新闻单位转来的信件；职工、群众直接给机关、单位领导的信件。二：①及时拆封。拆封时，不要损坏邮票、邮戳和其他书写内容的地方。对急信、要信，或有过激言语的来信，要处理及时，报告上司，还要以有效方式通告有关单位紧急处理。拆开后在装订时，信纸在前、信封在后，要一并装订。②认真阅读。把握信中的主要内容，也可用颜色笔为领导标明信中的重点，或在信纸的空白处注明“参阅某卷宗”或“可与前信印证”等。提供领导复信所需要的资料。③逐项登记。用钢笔将写信人的姓名、职业、单位或住址、写信时间、收发日期、主要内容、要求、收信单位(人)以及承办后的情况、结果和立卷存档号等详细记载，便于统计、查找和催办。④认真处理。处理信伺：应该按照分级负责、归口办理的原则，进行转办、交办或自办。⑤及时复信。复信是取信于职工群众的有效措施，增加职工群众对组织的信任。复信可采取收信人(单位)复信，或承办人(单位)复信两种方式进行。10.什么是受意?受意有几种?办公室人员应怎样运用受意方法?答：(1)受意是文员接受和领会上司意图。(2)一种是直接受意，另一种是间接受意。(3)文员要善于领会上司意图，按上司意图办事。但要防止把上司酝酿过程中的意图当作上司的授意，把上司的质疑、设问误认为上司的指示。要做到：备好记录本，记录下指示要点。注意倾听，用心判断指示的用意。必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话。如有不同意见，可以公开提出，但要言之有理，并要注意方式、态度。接受指示后，要不失时机地贯彻实施。11.什么是文书的立卷特征?通常可以按照哪几种特征立卷?答：一、文秘或档案人员把文书按照某些共同特征组合成案卷，称为“立卷特征”。二、可以按照以下类型立卷：①按问题特征立卷；②按作者特征立卷；③按文种特征立卷；④按时间特征立卷二；⑤按地区特征立卷；⑥按通讯者特征立卷；三、在运用六个特征立卷时，需要运用两个或两个以上的特征组合每一个案卷。12.什么是文员的挡驾方法？主要的挡驾法有哪几种？一般应怎样做？答：文员的挡驾方法是指：对于上司不必要接见的来访者，不必要参加的邀请性活动，不想接听的电话，由文员出门阻挡或谢绝。文员没有必要把真正原因告诉对方，只需要礼貌地、委婉第达到阻挡或拒绝的目的即可。主要的挡驾法有：（1）电话挡驾。上司不愿接的电话，文员要告诉对方，暂时不能接或上司不在，将内容记下，转告上司。上司不能接的电话，要另约时间，或将内容转告。（2）来访挡驾。先问清来由，判断有无必要引见给上司，或先作请示。（3）会议、活动挡驾。对必必要的会议和活动，文员要替上司委婉地谢绝。13.提高会议效率可以有哪些做法？答：遵循法律法规、合理确定会议目标、确定必要的与会者、减少会议数量、缩小会议规模、简化会议程序、缩短会议时间、控制会议经费、分析会议成本。14.文员根据单位需要向外或向内发文,需要一系列程序即为发文处理过程。请说明这一系列过程。答：（1）拟稿；（2）核稿；是指以拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实。（3）签发；是指机关领导人员对文稿的最后审定、签字发出。（4）编号；已经签发的文件，由文秘人员统一编排发文字号。（5）缮印；对已经签发的文件定稿进行誊清、复印或排版印刷。（6）校对；指将文件的誊写稿、打印稿或清样按定稿核对校正。（7）用印；是指在完成的文件上加盖机关印章。（8）登记；（9）分发。指对准备发出的文件进行分装和发送。15.文员进言是指什么?进言具有什么作用?方法和要求是什么?答：一、进言的定义是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝；二、进言的作用：①参谋作用②补缺作用；③增进关系作用。三、方法的要求是：①适事、紧急的事、重要的事、上司需要知道的事；②适时。考虑时机；③适地。看场合；④适度。要注意掌握分寸。16.文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统？具体做法是怎样的？答：有电子提示系统和人工提示系统。电子提示系统的做法：在电脑中设置日程表、报警系统、一周计划以及其他提示事项，文员应该随着情况的变化不断编排和修改输入的信息。人工提示系统的做法：设置基本办公日程表、固定活动日期一览表、使用提示性备忘录、准备约会表、准备特殊提示卡、准备交往文件。17.文员受上司指示，向对方要求约会时应注意哪些要点？决定时间地点时要注意什么？答：（1）要获得上司的许可；（2）如果用写信的方式，在等到对方收到信后，再怛大会给对方的文秘人员以确认；（3（要正确告知对方赴约者的姓名、职务、目的、时间、地点、方式（早餐会、餐会等）、所需要的时间等等；（4）约定好以后，一定要向上司汇报，并填写在日程安排计划表上。还应该准备约会所需要的文件资料。（5）周一早上、周末、即将下班之前、午餐前后不要安排约会；（6）对方的休息日、节假日或有特殊政治和宗教意义的日子不要安排约会；（7）公司有重大活动的那一天不宜安排约会；（8）地点选择对方比较方便的地方，还应考虑约会的礼仪规格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。18.文员所作的口头报告的基本方法是怎样的，有什么要求?答：(1)不要失去报告的适当时机。报告时机原则上最好是在完成被指示工作之时，但有时也要在尚未完成之时先作期中报告。有时因上司太忙，不妨预先约好时间。(2)不要弄错报告对象及顺序。要直接向指示工作的人(上司)报告；(3)报告的顺序基本上是先说结论，接着依照必要说明理由及经过，如：结果是这样，理由有三个，一是……。(4)一定要简短、扼要、流畅；(5)如报告过于复杂，应事先以5W2H的原则检查是否有遗漏；(6)如果觉得仅仅以口头报告对方，对方不易明了，或者报告项目很多时，可以制作报告备忘录提出来。19.文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事项？答：（1）会议名称；（2）会议记录人的姓名、盖章；（3）时间（开始时间、结束时间）；（4）会议地点；（5）议题；（6）主持人、主席；（7）出席者名单；（8）会议的经过情形及结论；（9）相关的资料；（10）下次会议预定日期。20．文秘人员对上司主要工作的辅佐包括哪些方面？答：1．提神醒脑的服务。上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文员可适时端些饮料或准备湿毛巾使上司消除工作疲劳、舒缓心情，使上司能精神焕发地工作。2．私事方面的协助。协助的方法应视实际情况，其一是与业务有关的部分，另外是上司身边的纯粹私事：（1）特别指示事项的时候——虽然是上司的私事，但以为关系到上司的形象问题，所以文秘人员必须从头到尾替上司办理这些琐碎的事，使上司得到充分的便利。（2）纯私人性请求时——遇到这种情形，就把它当作上司利用文秘人员是下属同事的关系来协助他解决私人的事务。3．财物管理。包括：（1）薪金收入管理——薪金收入达到一定的金额，或有两种以上收入来源者，以及薪金以外有超额的收入，都需要按税法申报。特别是稿费、版税、演讲费等副业收入多的时候，由文秘人员保管单据，以备申报所得，或直接替上司办理申报手续。（2）支票往来的管理——最主要的是保管支票簿、支票专用印章。文秘人员应将支票簿与印章分别收藏，以避免被盗用冒领。4．其他。如每年的各种节日，上司收到礼物，有时要文秘人员代写致谢函，并做纪念保管。21.旅行结束后文员应主要完成哪些工作，请予以设计。答：（1）整理好旅行过程中所有的单据、凭证、送上司审阅、签字后向财务部门报销，或者结算预支的出差费用。（2）回到公司上班后，应将出差过程以及有关事务写出工作汇报。如果是与上司同行的，可根据上司的原始记录整理出报告，送上司过目或批准，然后存档备案。（3）尽快恢复正常工作和生活状态，继续,旅行前未完的工作。（4）把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录，以便将来有用。（5）对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员，分别去函或