搜索
制造企业经营管理常见问题及信息化解决对策第一节财务管理存在的问题1、没有集成的系统，造成重复工作多，不能为管理层提供足够的信息。无论是财务管理使用的各个子系统，还是销售，采购，生产等部门使用的系统，都是自成体系，相互之间没有联系，或者数据的集成度不高，形成多个信息孤岛。使财务仅仅成为事后核算系统，不能适时监督企业的财务和运营状况，不能适时分析公司预算的执行情况。由于单独依靠单据的传递来传递信息，造成工厂信息交流不通畅，财务人员无法及时详细地了解业务信息，以及时做出财务决断和正确地处理财务业务。后勤部门的运作在财务体系中的反映时间上滞后，使得库存成本，部门费用，应收账款，应付账款，销售成本等财务信息不能实时反映，决策依据的获得滞后，往往贻误发现问题解决问题的最佳良机。2.缺乏对核算数据的分析缺乏对应收账款内部性质的分析，比如对项目质量保证金、坏帐、短期可变现、长期可变现等性质的应收进行分析；缺乏对采购差异的分析；应收账款不能反映短期内能够及时变现的可用资金；应付账款不能准确反映实际的采购；3.缺乏对财务基础数据的监控缺乏对计划价体系的监控和调整，而且现行单装置计划成本价只是某一时点估算出来的，并不能够反映实际的成本，造成项目成本结转不准确，特别是在原材料和加工费用发生变化时，会造成项目实际利润与其实际相去甚远；4．目前销售系统和财务上的金税系统没有集成，需要重复进行数据录入，财务部对销售开票未开票数据的统计不便。5．业务水平上财务核算和财务管理分工不明确，大部分工作还处于财务核算的水平，基本没有发挥财务管理的作用；6.财务分析报表功能不强；7.现行系统不能完全支持全面预算管理，成本费用由于不能实时收集，也就不能及时提供部门预算与实际花费的比较报表，不能做到事中的控制。解决方案ERP的财务系统可以为企业的所有财务工作提供完整的集成的解决方案。ERP系统是一个集成系统，所有的数据只需由业务发生部门输入后，相关人员即可在系统中看到相应信息。如仓库人员将所有的出库、入库资料输入电脑，通过事前的配置，系统将自动产生会计凭证，财务的信息自动更新。因此不论是库存管理，还是生产成本的核算，都可以做到针对每一种材料和产品进行核算。可以核算到任一最细小的内容，又不至于增加财务人员的工作量。ERP系统本身包含有强大的数据分析和报表工具：关联查询功能和报表定义。这些嵌入在各个业务模块中的信息系统子模块已经包含了很多管理信息系统的基本功能，可以非常方便地对各个模块的业务状况进行分析，所有各个模块之间的数据都是高度集成、实时反映的。通过ERP系统平台嵌入的强大的报表工具，可以将种种特殊的或是需要套印的文件、报表打印输出，以满足外部对企业帐、证、表的需求。运用ERP系统的固定资产管理系统，不仅可以完全满足财务对固定资产财务处理的要求，还能够提供对资产的实物管理。资产的购置，报废，转移，折旧等业务与总帐系统完全集成，无需重复财务处理。成本核算模块可以实现面向库存生产，面向销售订单生产等多种模式的支持，成本无论采用实际成本或者标准成本，都有其完整的解决方案。通过产成品成本预估，自动更改标准成本，产生调价差异，还可以通过定义不同的产品成本核算方式，为产品销售提供报价基础。可预期的管理改进与相关业务处理模块实现集成，根据业务数据根据生成财务记账凭证，即可以大大减小财务部门记账的工作量，又提高了核算的精细度，并且可以实现数据透视——既可以通过原始业务单据查看所生成的记账凭证，又可以通过记账凭证反向查看到原始业务单据。具体因为集成带来的管理改进可从下述几下方面来考察。实现财务模块与库存模块的集成，财务部门可以根据库存出入库单据自动生成相应的记账凭证，如外购入库记账凭证、生产领料记账凭证、库存盘点记账凭证等等。从而大大减轻了库存、财务独立进行业务处理时汇总统计的工作量，并且有效消除了库存账、财务账账账不符的情况。实现财务模块和销售模块的集成。对于系统中已记录的销售业务，财务部门可以根据销售发票、销售回款登记自动记录应收账款、现金收款等记账凭证，同时财务部门记账之后，应收账款、销售回款等信息又发过来更新销售部门的业务单据，实现信息的共享。利用销售模块的有关功能，可查询销售毛利情况、应收账款情况、发出商品情况等等。实现财务模块和采购模块的集成。对于系统已记录的采购业务，财务部门可以根据购货发票核对的结果自动记录应付账款记账凭证。同时财务部门记账之后，应付账款、采购付款等信息又发过来更新采购部门的业务单据，实现信息的共享。利用采购模块的有关功能，可查询采购欠款情况、进行进价分析等等。实现财务模块和生产模块的集成。成本核算所需要的完工产品、废品情况、标准加工工时、实际加工工时、工序预算成本等数据可以直接从生产系统取出需要的数据。减轻重复录入的工作量，并借助集成的优势实现更先进的成本核算方法。ERP完善的报表功能，使企业人员编制各种财务报表变得更加轻松自如，足以应付来自公司内外的各种报表的需要。提供各种成本分析功能，将成本项目细化，哪些是可控成本，哪些是不可控成本。对于可控成本部分，通过成本分析可以及时发现成本的波动是由于量差引起，还是价差引起；还可以进一步分析是哪个加工部门工作存在不足，是哪个物料的进价出现异常。应用了ERP财务系统之后，可以加强财务部门对业务部门的监管职能。财务将不再仅仅是记账、核算，而将更多的参与对业务部门的业务指导（如通过库存资金占用分析、周转率分析、呆滞物料分析等加强对库存管理的督导），变财务会计为财务管理。第二节销售管理存在的问题缺乏统一的客户档案管理系统、客户信用管理系统，业务与财务的集成性差，造成部分客户欠款过多，给企业经营管理造成较大风险；仅实现的对于结果的记录，没有体现出时间和成本的控制，对于明知道可能的交货期已经超过合同要求的合同处理缺乏合理的流程；企业与客户签订的销售合同经常变更，但是目前对合同变更的信息没有进行记录，因此很难实现对销售合同变更信息的有效跟踪。价格制定以市场为导向，但是仅以市场为导向的价格不能反映公司的获利状况，有失片面；没有完善的销售计划体系,各计划层次衔接不够紧密,计划的制定、执行、反馈、调整过程较为困难。销售预测未能对销售、生产起到有效、及时的指导作用；应基于各个细分市场规模、增长率、竞争对手情况、销售利润率的分析研究；以减少丢失客户的风险，同时增加销售利润。由于现有信息系统功能集成性不够，手工统计分析工作量太大，营销部目前难以计算各细分市场的实际利润率，难以分析改变销售政策对销售业绩的影响，因此很难确定每个细分市场的最佳策略；销售信息管理没有与财务管理集成，造成结算效率低下；销售统计分析薄弱，各种报表统计工作量大，耗时长，不能从多维的角度对销售数据进行更加灵活的分析，不利于市场的拓展及决策；对销售人员绩效考核体系有待完善，考核指标比较单一；解决方案ERP系统中提供标书维护、保证金维护、商务报价，一直到中标或者流标的整个过程的管理，管理的重点是记录销售活动过程中的标书信息、保证金信息、报价信息，并进行评审，从而实现对技术承诺和价格承诺进行控制，减少评估不充分带来的流标和利润流失；另外，通过对投标结果的管理，可以对不成功的报价和投标进行分析、总结。ERP系统中嵌入对客户信贷限额的管理环节，在签订销售订单以及进行销售发货时系统会自动根据客户信贷限额以及当前欠款状况，自动判断是否能够继续签单或发货，从而有效减少资金回收的风险。同时提供了对客户物料编码、客户交货地点、客户价格表等管理。已经签订的合同\销售订单若有变更，可以对订单变更情况进行记录，同时可以保存订单的原始数据以及历史变动情况记录，便于对数据的追踪和分析。利用ERP的销售与应收账款充分集成的特性，提高财务人员的工作效率，准确及时地记录应收账款。在此基础上，开具准确的催款单，为客户及时付款创造条件，从而加快销售收款的过程。可通过ERP的税务接口，实现和金税系统的集成；另外，销售业务中目前比较大的难点是财务无法有效统计销售的开票、未开票情况，在新系统中通过销售业务与财务业务的无缝集成，可以减轻统计的工作量。业务人员在处理完日常订单、发货、开票和回款的同时，系统自动形成电子台账，方便的实现业务的跟踪。利用ERP销售查询系统与获利分析功能，更加全面、细致、多维度的分析销售及其有关的财务数据，为销售政策的制定提供决策支持。可预期的管理改进提供完备的客户信息管理，提高客户管理水平和能力提高销售管理能力和手段，实现多方位、多角度业绩评定和考核；加强了销售部门和其他各部门协调沟通能力，快速响应客户；提高了市场挖掘能力和市场决策水平，对企业销售结构调整等企业的战略发展提供强有力的帮助。加强了销售监控力度，实现时间管理，提高定单履约率；通过销售与生产的集成，实现按需生产和供需平衡等生产管理，减少库存；提高信用管理手段，减少坏帐损失，加快资金周转；方便进行报价，提高快速报价能力；实现企业促销政策管理手段支持，提升企业市场竞争力；提供异地办事处管理和经销商管理手段和方法，提高企业销售渠道的管理水平；规范销售业务流程，实现销售管理流程控制；第三节采购管理存在的问题由于多为小批量多品种采购，在采购上不具备价格优势，因此企业目前供应商还不是太多，供应商资源还有待继续开发；目前对供应商到货情况的管理还比较松散，没有建立严格的考核制度，缺乏考核依据，采购到货不及时会对生产周期造成较大影响，导致和库存备货量加大；目前物料的采购需求中没有考虑经济批量和余量，对采购周期较长或者是平时领用频繁的物料，安全库存数据不全；采购提前期完全依靠经验，缺乏积累与专门的修正，易造成库存资金的积压。没有建立采购信息的反馈渠道，生产计划部门无法及时获得采购部门的采购单下单时间、单据执行状态、物料到货信息等信息，物料不能全部保证及时供应，对生产排产造成影响。企业目前没有建立完善的采购价格控制体系。数据匹配性不好，作为付款依据的信息少，如当前欠款情况、交期及时性、质量情况、已核销订单等均缺乏信息渠道，审批有一定的盲目性。由于采购工作人员日常大量时间忙于了解各种信息和催货，对于确实能直接产生效益的供应商选择、比价控制等工作做的较少，日常工作重点主要在应对生产上。由于采购资金周转上的问题，对供应商难于形成有效的监控，无法有效把握好最佳供货期，控制供货质量，牺牲企业长期利益。解决方案制定详细的供应商管理的策略及方法、制度，对员工加强有关知识与技巧的培训，结合ERP的供应商管理、评估、订单分析查询、合格分供方的管理等手段，切实提高供应商关系管理的水平。建立先进的计划模型，并将规范计划工作的流程，结合ERP物料需求计划功能，逐步改善计划的准确性。建立一套统一的、唯一的物料编码管理体系；对物料使用科学的数学模型建立用库存数量控制采购量的方法规范采购订单管理流程；利用ERP系统，将采购订单的创建、审批、跟踪电子化，作到信息共享，信息及时；历史数据全面准确。利用ERP系统，实现采购收货与采购订单管理的充分集成，使得采购部门可以及时了解收货状况，库房操作人员保证准确的按采购订单收货。利用ERP系统，实现发票校验与财务、成本的高度集成，发票核对确认后自动记账，确保财务记账与发票的一致性、及时性。制定采购价格管理制度，结合ERP的价格条件技术，充分体现公司的价格策略，并实现价格计算的标准化。可预期的管理改进计划管理模块可根据销售预测和销售订单，通过对产品结构表的展开，在考虑了库存量和采购提前期的情况下自动生成采购计划，具有很高的准确性。不会出现过多、过少、过晚、过早采购的情况。在实施了采购管理模块后，采购可分为计划内采购和计划外采购。无论计划内采购或计划外采购都有严格的审批程序，防止随意采购的发生。监控整个采购业务流程，跟踪采购申请的状态。供应商信息会得到全面反映。供应商的质量信息、交货数量及交货时间信息都伴随着业务的发生而分别在“采购到货质检报告”、“进料检验”等功能模块中予以登记，可以通过多种查询手段对其