办公会议管理制度

山东鲁维电子产品有限公司山东鲁维电子技术有限公司会议管理制度编号：QI12002BM15编制：徐庆刚审核：批准：实施日期：2015年4月30日版本：第1版受控编号：受控状态：受控1、目的1.1为了规范公司会议管理工作，缩短会议时间，提高公司会议效率，特制定本制度。2、适用范围2.1本制度适用于公司召开的各种会议。3、职责3.1公司级会议指公司员工大会、全公司技术人员管理人员、各种由公司层面发起的大会，该类会议由总经理批准，由各相关部门联合负责组织，公司领导参加。3.2专项会议指公司性的技术、业务、管理类单项或综合会议，由公司分管部门发起，部门分管副总批准，主管业务部门负责组织。3.3车间召开的工作会议由车间或具有管理职能的部门发起，分管生产主要领导批准，召开并负责组织。3.4班组会由各班组长决定并主持召开。3.5公司之间的业务会(如洽谈会、座谈会、审核会等)，一律由公司负责安排，相关部门协作做好会务工作。4、过程4.1会议准备4.1.1明确参加人员:(1)与会后行动直接相关人。(2)对会议所要实现的目标负有主要或直接责任的人。(3)对会议中心议题有专门知识和经验的人。(4)有能力或权力参与会议决议讨论者。(5)无关人员不参加。4.1.2开会地点选择：(1)选择与会人员相对较近的地点召开会议。(2)会场内外整洁卫生、环境安静、通风良好、室温适宜。(3)空间适宜、便于疏散。4.1.3会议安排:议程由发起单位拟定，包括会议内容、讨论事项、达到目的、参加人员、时间、地点、大约时长、需要发言的人员和内容、要求等。山东鲁维电子产品有限公司山东鲁维电子技术有限公司会议管理制度编号QI12002BM15版本第1版页次第1页共6页4.1.3.1会前调查，时间安排上能保证满足与会最关键人员的最佳开会时间。4.1.3.2在确保会议效果的前提下力求开短会。4.1.3.3事先通知讨论内容及主题给与会者，需印发的资料应提早发下去，留足够时间让大家充分酝酿准备，保证与会者有备而来。4.1.3.4保证会议议而有决。4.1.4会场布置：会场布置包括会场空间安排、设备安排等。4.1.4.1会场空间安排应便于人员进出。4.1.4.2会场安排要保证与会人员能听清、看清，便于交流、记录与阅读。4.1.4.3会议必需的设备应事前检查演示过。4.1.5会议通知：4.1.5.1通知的拟定和要素包括参加人员名单、会期、开始时间、地点、需要准备的事项及要求。4.1.5.2通知的书写要求全面、周到，不要漏项，内容明白清楚，力求不发生误解；用电话或其他形式的通知要写出通知底稿，照稿通知。4.1.5.3无记名参加的人员，对范围、对象、职务要通知清楚。4.1.5.4重要会议通知，可采用预先通知及正式通知两步进行4.2会中管理4.2.1人员签到4.2.1.1会议发起单位开会前应准备公司统一标准样式的（本制度6.1）《会议人员签到表》，参加会议人员在预先准备的签到表上签名以示到会。4.2.1.2会议签到完成后，组织部门应尽快统计出应到、实到人数及未到人员姓名。4.2.2会议记录会议记录主要包括会议组织情况、会议名称、时间、地点、出席人员情况、主持人等；重点内容包括会议议题、讨论发言情况、形成的决议、纪要、决定等。4.2.2.1应用本制度中6.3《会议纪要》，整理会议记录，形成会议文件。各相关部门按会议纪要逐项落实，真正起到开会的预期目的。4.2.2.2会议纪要完成后报发给相关部门。4.2.2.3会议记录按要求存档。山东鲁维电子产品有限公司山东鲁维电子技术有限公司会议管理制度编号QI12002BM15版本第1版页次第2页共6页4.2.3会议纪律4.2.3.1凡不能参加会议或不能准时参加会议的人员，要向主管领导请假；4.2.3.2与会人员提前5分钟入场，不得无故迟到、早退，不得中途退会。4.2.3.3与会人员在会议期间应关闭手机或将手机设为振动状态。4.2.3.4会议期间，与会人员不准大声喧哗、交头接耳或打瞌睡。4.2.3.5与会人员应保持会场卫生整洁，禁止抽烟。4.2.3.6与会人员不准做与会议无关的事项，不得在会场上随意走动。4.2.3.7会后将所乘坐椅子按原位放好。5、内容5.1为避免会议过多或重复，公司正常性的会议(如质量分析会、安全工作会、生产调度会)一般纳入例会制，原则上要按例行规定的时间、地点、内容组织召开。5.2凡涉及多部门负责人参加的会议，均需于会议召开前一日经部门或公司分管领导批准后，分别报企管部汇总，由企管部统一安排。5.3已列入会议计划的会议，如需改期或遇特殊情况需安排其他会议时，召集部门应提前一日报请公司企管部并经公司相关领导同意。5.4对于参加人员相同、内容相近、时间相近的会议，企管部有权安排合并召开。5.5各部门的会期必须服从公司统一安排，各部门小会不应安排在与公司例会同期召开(与会人员不发生时间上的冲突除外)，应坚持“小会服从大会，局部服从整体”的原则。6、记录的表格6.1《会议人员签到表》6.2《会议通知单》6.3《会议纪要》详见附表7、附则7.1本制度由企管部拟定，经总经理批准后实施。7.2本制度自2015年4月30日起执行。山东鲁维电子产品有限公司山东鲁维电子技术有限公司会议管理制度编号QI12002BM15版本第1版页次第3页共6页附表6.1山东鲁维电子产品有限公司/山东鲁维电子技术有限公司会议签到表文件编号：QR/QI00201-A/0会议主题会议时间会议地点序号部门职务姓名序号部门职务姓名118219320421522623724825926102711281229133014151617备注：归档人/日期：山东鲁维电子产品有限公司山东鲁维电子技术有限公司会议管理制度编号QI12002BM15版本第1版页次第4页共6页附表6.2山东鲁维电子产品有限公司/山东鲁维电子技术有限公司会议通知单文件编号：QR/QI00202-A/0关于召开《》会议的通知：为了经研究，决定召开会议。现就有关事项通知如下：一、会议内容：二、参加人员：三、会议时间：年月日上（下）午时四、会议地点：五、其它事项：部201年月日山东鲁维电子产品有限公司山东鲁维电子技术有限公司会议管理制度编号QI12002BM15版本第1版页次第5页共6页附表6.3山东鲁维电子产品有限公司/山东鲁维电子技术有限公司会议纪要文件编号：QR/QI00203-A/0会议主题会议时间会议地点会议主持出席人员缺席人员及原因会议主要内容：备注：纪要人：报送：抄送：山东鲁维电子产品有限公司山东鲁维电子技术有限公司会议管理制度编号QI12002BM15版本第1版页次第6页共6页