办事处财务管理制度

山山东龙大肉食品股份有限公司办事处财务管理制度（2010年）注释：本管理制度适用于山东龙大肉食品股份有限公司下属的办事处财务、业务管理，本制度随着公司业务的发展及信息化应用的进行，而不断补充、修定。本制度属公司内部资料，请注意保管，不得外传。山东龙大肉食品股份有限公司办事处财务管理制度第2页共32页目录：1、第一章总则..............................................................32、第二章组织机构及岗位职责................................................43、第三章货币资金管理规定..................................................84、第四章应收账款管理规定.................................................105、第五章库存商品管理规定.................................................126、第六章办事处分销操作规定...............................................147、第七章生、熟食店中店流程控制方案.......................................158、第八章区域协同账务管理规定.............................................179、第九章办事处营业员、促销员工资发放规定.................................1810、第十章发票、印鉴管理规定..............................................1911、十一章费用报销管理规定...............................................2112、十二章财务报表制度....................................................2313、十三章会计档案管理规定................................................2414、十四章固定资产和低值易耗品的管理......................................2615、十五章微机使用管理规定................................................2716、十六章办事处会计管理规定..............................................2917、十七章业务检查规定....................................................32山东龙大肉食品股份有限公司办事处财务管理制度第3页共32页第一章总则第一条为了适应山东龙大肉食品股份有限公司业务快速发展的需要，规范办事处财务行为，保证会计信息真实、可靠、及时、完整，加强财务管理和内部控制，规避经营风险，根据《中华人民共和国会计法》及国家有关财经法律、法规结合公司实际情况，制定本制度。第二条本制度是办事处财务工作所必须遵循的原则和规范。山东龙大肉食品股份有限公司办事处财务管理制度第4页共32页第二章组织机构及岗位职责第一节组织机构山东龙大肉食品股份有限公司办事处财务由会计、出纳（暂业务员兼职）和仓库保管员（部分办事处业务员兼职）组成，办事处会计负责办事处财务总体管理工作，办事处财务受公司财务部直接领导,直接向公司财务部汇报工作。办事处财务必须配合好办事处的经营工作，为办事处业务发展提供真实、可靠的数据，做好财务服务工作。财务人员受办事处和公司财务部的双重管理。办事处会计对出纳和保管拥有考核权；办事处主任对办事处财务人员拥有考核权和任免建议权。山东龙大肉食品股份有限公司办事处财务组织结构图山东龙大肉食品股份有限公司财务部驻烟台办财务驻龙口办财务驻威海办财务驻长沙办财务驻济南办财务驻东营办财务驻无锡办财务驻荣成办财务驻青岛办财务驻莱芜办财务驻潍坊办财务驻淄博办财务驻日照办财务驻北京办财务烟台区域莱阳莱西莱州龙口蓬莱栖霞招远威海区域荣成乳山文登海阳青岛胶南即墨潍坊高密寿光淄博区域济南区域莱芜泰安济宁日照临沂菏泽东营滨州北京区域无锡区域长沙区域驻莱阳办财务山东龙大肉食品股份有限公司办事处财务管理制度第5页共32页第二节岗位职责（一）办事处会计的职责（1）必须严格按照《会计法》和《会计准则》做帐，账务处理必须规范、合理、真实，不得虚报、漏报，做虚假核算。（2）必须遵守公司财务部制定的规章制度，真实反映办事处经营情况，规范财务业务处理，有权制止任何违反财经纪律和财务制度的行为，发现问题及时报告公司财务，直接对公司负责。（3）根据不相容职务相分离的原则，针对办事处的具体情况，健全并监督执行各种审核制度、稽核制约制度和其他的内部会计控制制度。（4）做好办事处财务核算工作，保证各种单据及时准确入账，做到日清日结。（5）负责监控办事处的应收款，杜绝发生坏帐损失。及时与客户对帐、传递发票。对货款结算时客户所扣的各项费用，及时索要发票或收据。对于将要超出账期的客户，及时对业务人员给予提醒；对超出账期的客户，及时督促办事处主任及业务人员进行结款,必要时停止供货，避免造成更大的损失。若因监控不当或没有监控到，发生坏帐，追究会计人员失职责任。（6）及时与客户、公司核对往来帐，发现差异及时查询、解决,保证对帐相符，确保公司利益不受损失。（7）监督办事处保管员和出纳员的工作。审核办事处出纳员、保管员的日常业务和账务处理情况，协助办事处保管员和出纳员管好钱、财、物，避免发生任何意外损失。协助办事处及时向公司汇款，避免办事处超期、超量占用公司资金。（8）每月核对库存商品、货币资金不少于三次，并编制库存商品盈亏表、货币资金盘点表，存档以备公司财务部核查。（9）建立、健全低值易耗品、固定资产、费用开支等备查帐薄。对会计档案资料妥善保管，必须确保办事处账目清楚，做到有帐可查，有据可依。（10）严格执行销售合同关于结款账期、扣点的规定，如有差异，及时上报办事处主任和公司财务部。（11）严格执行公司规定的费用报销、现金借款、账户管理的规定，及时制止办事处的违规操作，必要时向公司领导和财务部反映。严格落实发票金额和交易对象，确认交易真实后才可开具发票，坚决不准乱开、虚开，且保证发票开具的及时性。（12）及时准确地向公司财务部上报各种报表，对上报数据的真实性负责。（13）负责监督办事处保管员和出纳员的移交工作。山东龙大肉食品股份有限公司办事处财务管理制度第6页共32页（14）协助办事处主任搞好其他日常工作，完成各种临时性工作。（二）办事处出纳员职责（1）出纳员要对办事处、公司负责，严格执行公司财务制定的管理制度、会计核算制度和其他规章制度。（2）严格按照有关规定做好现金和银行的收付工作，确保帐务处理规范、合理、真实。（3）认真审核各项结算单据的真实性、合法性，审核办事处各种费用的报销单据，对违规的费用开支拒绝支付，不经领导批准和没有经办人签字的票据不予报销。（4）负责管理各种银行票据和现金借款单据，对办事处的货币资金安全负责。（5）现金日记账必须日清日结，做到账款相符。每月定期盘点库存现金，编制现金清库表，如出现亏库，负责赔偿短缺金额。（6）按照货币资金管理规定严格控制现金库存数量，尽可能减少资金占用,保证资金安全。（7）出纳员对业务人员的借款应及时催收，有超期借条应及时让当事人更换。（8）不得徇私舞弊、擅自私存、挪用公款、货款，一经发现严肃处理。（9）对办事处货币资金管理工作或者其他财务工作中出现的问题提出建议和措施，并及时上报有关领导。（三）办事处仓库保管员职责（1）保管员要对办事处、公司负责，严格执行公司财务管理制度和其他规章制度。（2）建立各种库存商品保管帐，做好各种商品、促销品的出、入库账务管理。（3）严格按照有关规定进行商品入库，入库时要按单清点、验收，并对入库后的商品安全性负责，如有短少损失负责赔偿。（4）严格按照有关规定办理出库业务；有权拒发手续不全的货物；有权拒绝闲杂人员进入仓库；有权拒绝私人物品占用仓库。（5）依据产品保质期进行分类，严格按照“先进先出”的原则进行出库。（6）加强产品养护，注意仓库通风、防潮、保持货垛整齐、防止虫蛀、鼠咬、霉烂、变质等，减少损耗，保持仓库环境清洁。（7）定期对产品进行清点，做到帐物相符，如有问题及时报告主任，每日向办事处主任报告库存结构、库存数量。山东龙大肉食品股份有限公司办事处财务管理制度第7页共32页（8）定期协同办事处会计盘点库存，盘点结果以书面形式上报公司财务部和办事处主任。(9)对收货单、发货单、退货单、收发存表按月装订成册，安全保管，年末归档。（10）对办事处仓库管理工作或者其他财务工作中出现的问题提出建议和措施，并及时上报有关领导。山东龙大肉食品股份有限公司办事处财务管理制度第8页共32页第三章货币资金管理规定为适应办事处业务发展的需要，降低经营管理存在的风险，防范资金管理存在的隐患，特规定如下：一取消收取客户现金业务的操作模式部分真空办事处除去有超市营业员收取散熟现金货款上交办事处的形式以外，办事处再有其他销售方式不得直接发生涉及现金交易，可由其他转帐方式替代。1办事处辖属的二批代理商、以及除去商超以外的有固定往来业务的个人客户，可要求对方将预付款存入办事处货款专用账户，或者采用卡卡转账等银行业务，不得直接结算现金。2部分商超客户，结算货款时要求对方以支票、汇票、电汇等转账形式支付，不得直接结算现金。3临时的福利客户，洽谈业务时提前和客户商谈好货款结算方式，不得直接结算现金。4冻品办事处业务发生额较大，货款必须以银行业务结算，严禁结算现金。以上规定，办事处人员严格执行，如有违反对当事人处以1000.00元以上罚款，办事处主任处以500.00元以上罚款。若因违反以上规定造成货款损失的，当事人除承担罚款外并全额承担损失。二办事处货款专用账户的管理货款专用账户由办事处出纳在就近银行开户，冻品办事处指定专人（会计除外）在银行开户，开户资料报公司财务备案，银行卡或存折由出纳员或兼职人员管理，密码由办事处会计设立掌握，向公司汇款必须由两人共同操作完成。货款专用账户是办事处将收到的现金货款存放的专用账户，此账户只允许存入,支出仅限向公司汇款；不得支出挪作它用。货款现金必须送存银行，当日确实不能送存的，最迟第二个银行工作日送存。对收到的货款以现金支票形式支付的，当天存到货款专用户上。每个月末由出纳员打印货款专用户余额，货款专用户是存折的，核对存折上的余额是否与银行余额相符，复印存折上的余额随银行打印明细以备审查；货款专用户为银行卡的，打印银行卡余额留存备查。货款应及时汇入公司，办事处货款余额达到2万元时(冻品办5万元)，或货款停山东龙大肉食品股份有限公司办事处财务管理制度第9页共32页留超过一周以上，必须及时汇入公司账户，否则，罚款500.00元，由出纳员个人承担。收到银行的支票、汇票后，出纳员要及时邮寄到总公司财务部，并登记支票管理簿，收到日期、到期日、支票号码、邮寄日期、邮寄号；不允许司机带回公司，因司机捎带丢失的,由出纳员负责。因支票、汇票没有及时到达公司财务部造成货款回收滞后，出纳员承担利息，造成货款无法回收的，由出纳员承担。三办事处备用金账户的管理备用金账户是存取办事处费用开销的账户，备用金由办事处主任以个人借款形式从公司财务支出，办事处设立专用的备用金账户，户头为出纳员，并由出纳员掌握密码，备用金由公司财务部直接存到办事处备用金账户上。办事处设立出纳员岗位的（指业务人员兼职），由出纳员出具借款单给办事处主任，借款金额为办事处主任在公司财务支取的存到备用金账户上的金额，每月根据办事处回公司结算的费用额，清欠公司财务支取的借款后及时变更欠条；无会计人员的办事处，备用金的管理及使用