办公室办公用品及员工物品管理规定

办公室、办公用品及员工物品管理规定*******公司文件章节号1.12标题办公室管理规定版本B页码1/3文件编号ZF-QW-HR-C121.0目的:为维护正常办公秩序，使公司员工有一个好的心情和好的工作环境，提高员工的办事效率，树立公司形象，也为完善公司的管理体系，特制订本办法。2.0适用范围：公司全体。3.0权责部门3.1人力资源行政部：办公室内各项事务的监督与维护。3.2各外办：各外办办公室事务的监督与维护。4.0内容：4.1环境卫生管理：4.1.1办公室公共区域卫生由清洁工每日进行整理、打扫和擦拭，保持办公室的干净和整洁。4.1.2卫生间使用后应自觉即时冲洗，清洁工定时打扫，做到清洁无异味。4.1.3个人及部门使用之电话、电脑、文件栏、办公桌、文件柜等卫生由个人或部门内指定责任人负责，保持物品清洁，资料整齐。4.1.4员工离座时间较长时需整理好桌面，关闭电脑电源等。4.2传真、复印、打印管理：4.2.1传真机、复印机、打印机的使用由人力资源行政部负责监督和维护。4.2.2各部门传真应及时收取，以免被做为再生纸利用或丢失。4.2.3在使用打印机时，如其它人不知道同时点击打印的，请勿将纸张做再生纸利用，应放至文件栏，等打印人来取。4.2.4传真、复印、打印后不良之纸张应做再生纸善加利用，涉及机密资料的须用碎纸机粉碎。4.2.5凡利用公司传真机、复印机、打印机做私人事情,一经发现，罚款50元。4.3电话管理：4.3.1电话使用时应长话短说、简明扼要，即要表达清楚，又要避免长时间占线、严禁打与工作无关的电话。4.3.2严禁员工利用传真机打私人长途电话,一经发现罚款20元/次，并由该员工承担当月该座机的全额话费。4.3.3办公室员工应熟记各分机号、电话使用人不在时、其他员工应代为转接，并*******公司文件章节号1.12标题办公室管理规定版本B页码2/3文件编号ZF-QW-HR-C12作记录，及时传达。4.3.4午间休息时，由前台文员负责接听电话。4.3.5接听电话，应使用礼貌用语，以维护公司形象和展现公司员工个人素质。4.4文具管理：4.4.1员工或部门领用文具，均需填写《个人/部门办公物品登记表》进行管理。4.4.2如有故障或自然损耗，均应以旧品换领新品，如有遗失，应由其使用人或部门人员以共摊方式赔偿。4.4.3员工异动或离职时，应办理移交办公用品手续。4.5办公纪律：4.5.1爱护电脑设备，严禁私用或从事娱乐活动。4.5.2严禁在办公室内吸烟、随地吐痰、乱丢纸屑。4.5.3严禁大声喧哗，注意文明礼貌。4.5.4午休时禁止玩纸牌、下棋等。4.5.5严禁浪费，非重要文件之打印或复印使用再生纸。4.5.6联系公务一律由经办人在洽谈室(接待室)内接待，应做到热情、周到、礼貌。4.6考勤管理：4.6.1由行政部监督员工的考勤和作息时间。4.6.2具体条文见《考勤管理管理度》。4.7制服、工号牌管理：4.7.1上班期间，由行政部监督员工工衣穿着、工号牌的佩戴情况，严格执行工衣的穿着、工号牌的佩戴之规定。7.7.2具体条文见《工服及劳保类物品管理制度》4.8出入登记管理：4.8.1由行政部（前台文员）监督员工填写《员工出入登记表》情况。4.8.2如员工外出，未进行自觉登记者，一经发现，罚款10元/次，主管级以上的人罚款20元/次。4.9节约电力资源管理：4.9.1为节约电力资源，凡属自己管辖范围内的空调、风扇、电脑（包括显示器）*******公司文件章节号1.12标题办公室管理规定版本B页码3/3文件编号ZF-QW-HR-C12等电器设备，下班后，必须关掉以上电器设备。违者，将以罚款50元/次处理。4.10借阅书籍管理4.10.1凡借阅书籍者，须在前台登记。借书时间最长不超过一星期，如未看完，可续借。超过借书期限，而未办理续借手续的,按1元/天计。4.10.2遗失或损坏书籍者，按书原价赔偿。5.0附则：5.1本制度的执行责任人：人力资源行政部行政助理，本制度的监督责任人：人力资源行政部经理。5.2本制度自批准生效之日起执行。5.3本制度解释权归人力资源行政部。6.0相关文件：6.1《考勤管理制度》6.2《工服及劳保类物品管理制度》7.0相关记录：7.1《个人/部门办公物品登记表》7.2《员工出入登记表》*******公司文件章节号1.13标题办公物品管理规定版本B页码1/4文件编号ZF-QW-HR-C131.0目的：为使办公物品的购买、保管和使用能做到物尽其用和有效利用，更为完善公司的管理体系，特制定本办法。2.0适用范围：公司全体人员3.0定义：办公物品是公司为保障公司业务的正常进行，员工必要的工作条件和为提高工作效率，而由公司给予员工或部门使用和保管等的物品。分为两种：办公设备和办公用品3.1办公设备：指使用寿命较长且价值较高的办公用固定资产：如程控交换机、网络设备、电脑、复印机、打印机、投影仪、空调等等。3.2办公用品:使用寿命较短且价值较低的办公用固定资产：如笔记本、电话、文件夹、墨盒、碳粉、白板、打孔机、订书机、计算器、标签、各种印刷单据等等。4.0内容：4.1申购管理4.1.1流程图：责权人NGNG申购审核核查核准采购申请人部门主管人力资源行政部总经理人力资源行政部NG4.1.2所有办公物品的申购必须要申请人填写《办公物品申购单》，经过部门主管*******公司文件章节号1.13标题办公物品管理规定版本B页码2/4文件编号ZF-QW-HR-C13审核后，报人力资源行政部汇总；人力资源行政部根据现有办公物品实际使用情况、物品使用周期、费用预算等因素综合分析，确定购买后报总经理批准。4.1.3办公用品的申购两个月进行一次，于请购当月的28日前送至人力资源行政部，人力资源行政部于次月10日前进行发放登记。4.1.4总经理审批后由人力资源行政部进行询价/议价后报总经理审批，然后统一购买。4.1.5所有员工在办公物品的申请采购和使用过程中，不得假公济私、以权谋私。人力资源行政部将全程监控办公物品的申购、使用过程。4.1.6人力资源行政部的物品采购人员要本着公司的利益为重，尽可能为公司节约成本，还要有质有量。行政管理人员要定期和不定期调查办公物品的市场价格。4.2保管和领用管理：4.2.1所有办公物品由人力资源行政部指定人员购买后按申购单进行部门登记发放，所发放之物品即时归部门所有，并由部门主管担任责任人并监督使用，核准总经理并根据部门人员需要发放至个人。但都需要做到物料清、帐目清、数量清，帐、单、物一定要保持一致。财务部要定期对各部门之办公物品进行核查。4.2.2人力资源行政部备库物品需领用部门到人力资源行政部指定人员处进行登记领用。4.3维护和维修管理：4.3.1人力资源行政部有权监督和维护各部门办公物品的保管和使用过程。4.3.2部门或个人使用物品由个人或部门进行维护，如不能正常使用时其使用人或其他人员在无把握修复的情况下，不得擅自修理，需报行政部，由行政部安排专业人员前来查看。人力资源行政部将根据查看情况进行处理：如可以维修即进行维修咨询并维修；如不能维修则由使用部门或个人填写《申购单》申购，并以旧换新。属公司用品则由人力资源行政部进行维护和维修管理。*******公司文件章节号1.13标题办公物品管理规定版本B页码3/4文件编号ZF-QW-HR-C134.3.3办公物品的使用人必须正确使用，爱护有加，努力提高物品使用寿命。责任人负责监督使用人的使用和物品维护，如办公物品出现人为损坏，其责任人负全部责任。4.4费用的控制与审核管理：4.4.1办公设备是公司的固定资产。各部门可根据实际情况，制定年度申购计划人力资源行政部将根据年度发展规划，制定购置时间与数量，报总经理批准后，方可购买。4.4.2办公用品属低值易耗品，有一定稳定性和周期性，可计划性预算后进行申购，申购需严格执行预算审批，各部门于请购当月二十八日，将后两个月办公易耗品购买申请报人力资源行政部，人力资源行政部根据费用预算使用情况，于月底前汇总各部门申购事项，报总经理批准。4.4.3费用报销按财务管理的有关规定并附《申购单》办理。4.5申购物品规定和奖惩管理：4.5.1人力资源行政部根据《办公物品领用统计表》，计算各部门办公物品费用的使用情况。对连续三个月办公物品费用节约10%以上的部门（人），公司将根据有关考核规定给予奖励。4.5.2部门申购的办公物品必须是本公司工作需要的物品。如果部门(人)为非本公司或个人使用申购办公物品，一经查实，公司将予以追收，并处以当事人记过处分，情节严重的处以记大过，直至辞退。4.5.3任何员工不得人为破坏、故意浪费办公物品，否则，公司将要求当事人按破坏或浪费的实际损失全额赔偿，并处当事人记过处分，情节严重的处以记大过，直至辞退。4.5.4财务部要会同人力资源行政部行政管理人员，不定期抽查办公物品的市场行情。如发现采购经办人有以权谋私行为，公司将追缴其所得，并处当事人记过处分，情节严重的处以记大过，直至辞退。4.5.5人力资源行政部行政管理人员将会同财务部，定期检查办公物品的保管和领用。如保管人员未能妥善保管或未按领用原则发放物品，公司将给当事人予以警告处分；如出现保管物品遗失或损坏，保管人要全额赔偿损失，并*******公司文件章节号1.13标题办公物品管理规定版本B页码4/4文件编号ZF-QW-HR-C13处严重警告处分，情节严重的给以记过处分4.5.6如行政管理人员未能严格执行此管理办法，监督不力，给公司造成直接经济损失，公司将以情节严重程度进行处分。5.0附则：5.1本制度的执行责任人：人力资源行政部行政助理，本制度的监督责任人：人力资源行政部经理5.2本制度自批准生效之日起执行。5.3本制度解释权归人力资源行政部。6.0相关记录：6.1《申购单》6.2《办公物品领用统计表》*******公司文件章节号1.14标题工服类物品管理办法版本B页码1/3文件编号ZF-QW-HR-C141.0目的：为有效管理工作制服、工牌、工帽，维护及提升公司之形象，特订定本办法。2.0适用范围：适用于公司工作服、工牌、工帽、工鞋等管理之事项。3.0权责：人力资源行政部：公司总部及各办事处工作服、工牌、工帽、工鞋等的购买、发放与管理。4.0具体管理办法：4.1人力资源行政部依据各部门之需求并参考现有库存量提出申购，呈总经理核准后，统一进行采购。4.2员工领用工服、工牌、工帽、工鞋等时需填具申领表，呈部门主管核准后领用。申领表统一由行政部存档备查。4.3制服领用规定：员工转正后，办公室、办事处将发放夏装、秋装各2件，冬装外套1件。司机、搬运工将发放夏装2套，冬装2套。4.4员工之制服（搬运工/司机）因破损而无法再穿着，经部门主管核实批准后，可向行政部申请补办,并支付服装费用。4.5办公室、办事处员工领取工衣后，工作满一年后，可增发夏装、秋装各1件；工作满两年后，可增发冬装1件。司机、搬运工领取工衣后，工作满一年后，可增发夏装、冬装各一套。4.6退还及处理：如员工未服务满一年自动辞职或被解雇者，按照制服的不同、服务时间的不同给回不同的制服费，见下附表：4.7制服穿着规定4.7.1上班期间（星期一至星期六）一律须穿制服，未经总经理许可，不得特殊。4.7.2工衣的穿着应以干净整洁，大方得体为原则，男员工一律将上衣束在裤腰内。4.7.3上班期间，不论任何工作场所，员工不得有以下行为：4.7.3.1时穿时脱。4.7.3.2随意将制服搭在身上或敞开衣衫不扣。4.7.3.3任何不爱护制服之行为。4.7.3.4如有违反以上规定者，不论职位高低，将以罚款10元/次处理。4.7.3.5办公室员工、外派办事处主管、业务员，夏天、秋天一律穿蓝*******公司文件章节号1.14标题工服类物品管理办法版本B页码2/3文件编号ZF-QW-HR-C14衬衣。冬天，男员工，一律内穿蓝衬衣加一件黑色冬装外套，女员工一律内穿蓝衬衣外加一件深蓝色冬装外套。4.7.3.6台一、欧文斯搬运工在上班时间、外出送货或进厂须穿制服，未穿制服者，罚款10元/次.4.7.3.7仓库搬运