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第一篇办公室基础工作管理标准●办公室机构设置和人员配备标准●办公环境设计与管理标准●办公自动化建设与管理标准●办公用品配备与管理标准●办公室工作目标管理标准第一章办公室机构设置和人员配备标准第一节办公室的组织与管理一、现代办公室的组织1.办公室的组织原则所谓组织，是指一个有共同目标和一定边界的社会实体和活动过程及活动系统。通过既定的社会实体及其活动，组织自身才得到延续和发展。现代组织理论认为，任何组织都是一个整体、一个系统，它的功能是由其结构决定的。现代办公室也是一种社会实体，一种组织形式，它通过行政、事业或企业本身形成的结构，将各活动指派给一定的为其工作的人员。因此，办公室组织涉及的是人与人、人与事之间构成的活动，在特定的结构中，每个人都与其他人形成特定的关系诸如上下级关系、同级关系、咨询关系，并由这种关系来确定相应的责任。由此可见，组织一个办公室就是正确安排布置好它的各个部分及每一个人，使各个部门、各个人之间形成关系明确的有机的整体，使彼此协调有效地运转。一个良好的办公室组织必须符合下列原则：(1)明确性明确性是指各部门、各个工作人员之间的关系是明确的，不存在职责不分、责权混乱的情况。(2)动态性任何一个办公室都没有一个统一的组织模式，要根据需要“因事设置”，要随着工作结构的变化而变化。(3)适当性适当性是指每一个办公室工作人员都要有适当的管理下属人员的幅度。根据现代组织原理，一位办公室工作人员涉及到的人际关系总数可用下面公式表示：C=(N/2-N/2+N-1)式中：Ｃ——可能涉及到的人际关系数；Ｎ——管理幅度。可见，若管理下属人员的幅度过大，势必增加人际关系数，这就决定了任何管理者都应当有一个适当的幅度。2.办公室的组织方式根据现代组织理论，现代办公室的组织方式主要有以下五种：(1)集权组织方式集权组织方式是指由一个中心(可以是某一个人)来行使指挥权的组织方式。例如，一个总部给各分部发指示，分部必须执行且必须把执行情况向总部反馈。利用集权组织方式，可以由总部包办分部的财务，也可以由分部实行独立核算，自己管理财务。①集权组织方式的优点a.效率高，它避免了各部门相互摩擦而造成的力量分散和能量损耗，可以使各部门更加步调一致，共同为达到组织的总目标而努力。b.这种组织方式可以充分调动各部门的闲置力量投向某项重点工作，以保证重点工作的优先完成。c.可以制定一个统一的组织标准，便于统一协调。d.可以更有效、更充分地利用办公设备。e.可以节省经济开支。②集权组织方式的缺点a.由于过分强调统一性，从而不可避免地带来僵死的弊端。b.由于最高组织者远离基层，在信息不可能完全掌握的情况下容易产生官僚主义。c.容易压抑部门和个人的积极性和独创性。d.容易造成信息反馈的滞后现象。③集权组织方式的适用范围作为一种组织方式，集权组织方式并非适用于每一个办公室部门，这要视其具体工作结构。一般说来，只要是能把办公室工作人员集中在一起的那些工作,都可以实行集权组织方式。具体说来主要有：处理往来邮件、接待来访者、复印、打印、文件档案管理、办公用品管理、人员招聘和培训、文件印刷、办公室卫生、食堂卫生、应急工作等一般杂务。(2)线性组织方式线性组织方式是指按照纵向关系逐级安排责、权的组织方式。其特点是上一层的责、权大于下一层，逐级降低，构成一个金字塔状的责权管理系统。在这样的系统中，每个人只对一个上级负责。线性组织方式的优点是：责权清楚，相对稳定性较大，易于保持良好的纪律，不易发生责权混乱的现象。线性组织方式的缺点是：可能导致管理方式死板僵化，工作作风武断甚至独裁；某一位领导人负担过重，而其他人员又闲着无事；可能有的部门会强调局部目标和局部利益而忽视整体目标与整体利益；可能因某位领导离职或调离工作岗位而影响整个工作。(3)职能组织方式职能组织方式是指任命一些专家负责办公室内部某一部门的工作，从而减轻行政首长负担的组织方式。这种组织方式能够充分利用专家的特长，发挥业务和技术专门人才的作用，但由于基层单位或工作者个人的领导者不止一个，容易造成无所适从的现象，有时反而会降低整个办公室工作的效率。(4)线性—职能组织方式这种组织方式综合了上述两种方式的优点，是我国办公室组织中常用的方式。采用这种方式应注意的问题是：应该明确的职责一定要有专门的说明，以免互相推诿。(5)委员会组织方式这是一种集体领导型的组织方式。其特点是主席是由委员们推选出来的，在重大决策上没有决定权，必须经委员们讨论或投票决定。主席负责收集委员们的意见，按照大多数人的意志办事。一般情况下，委员会可设置常务委员会，负责处理日常事务，除重大决策问题交全体委员们讨论决定外，一般性决策只要常务委员们讨论决定就可以了。委员会组织方式的优点有：避免了独断专行和不民主，能够充分听取各方面的意见，充分了解各种看法和意见，避免决策失误。委员会组织方式的缺点有：由于事事都要经过讨论，往往延误了决策时机，不适合那些需要当机立断问题的决策；由于委员们来自各个层次，不一定熟悉和关心讨论的议题，可能说外行话或者根本漠不关心；由于每个人都可能坚持自己的看法，对某项议题可能久议不决，或者最终只能达成一种妥协的协议。利用这种方式需要注意的是一定要有一个比较精明强干的主席，否则往往易受委员们的左右或支配。从上面几种组织方式我们可以看出，任何一种方式都不是十全十美的。单纯采用任何一种方式都可能出现某些失误或偏差。因而，在具体的办公室组织中，应针对自己的特点和工作结构，综合考虑各种组织方式的优点，博采众长，寻找一种最佳的组织方式，以避免办公室工作的失误，提高工作效率。3.办公室工作的简化在我国，由于长期以来形成的人浮于事、因人设事的现象十分突出，因而，办公室工作的简化就成为组织工作的重要内容。(1)办公室工作简化的目标办公室工作简化的目标是提高办公室的工作效率。具体有：①建立明确的责任制，实行责、权一致的原则，减少互相推诿，互相扯皮。②通过简化工作，将办公费用降到最低。③建立最有效的文件批阅传送程序。④缩减行政人员、办公室空间和资金，并将缩减的人、财、物用于其他更重要的工作。⑤用准确的时间传递和反馈各种信息。(2)办公室工作简化的程序①确定调查对象并拟定有关文件。②规划调查测定范围及测定方法。③通过个人观察、与工作人员面谈或发问卷等多种形式，收集各种必需的资料。④对各种资料进行深入而细致地分析，重点是工作的内容、目标、时间、地点及人员素质等，通过分析，提出改进意见，拟定改进方案。⑤将改进方案上报，待批准后即可付诸实施，在实施过程中，尤其应注意信息的反馈及方案的修正。在办公室简化工作中，很重要的一条就是文件报表和工作程序的简化。一般说来，办公室所使用的文件报表总是由一定的工作人员来填写、处理及归档保存，文件报表越少，所需要的工作人员就越少，简化工作就做得越彻底。同时，简化文件报表，清除一些不必要的文件，把长文件变成短文件，有利于解放办公室工作人员，使事务型办公室变成思考型办公室，提高办公室决策水平。而精简、合并工作程序，去掉不必要的中间环节，更是提高办公效率的重要前提。因此，我们一定要把办公室简化工作当作一件长期性的任务来完成。(3)办公室简化工作需注意的问题在办公室简化工作中需要注意的一个重要问题是，由于办公室自动化程度的不同，办公室工作的性质和对工作人员的要求也会产生很大的差别，有时会发生根本性的变化，这对工作简化的形式和内容都提出了新的要求。因而，工作简化还必须结合办公自动化程度来进行，必须考虑如何引入办公室自动化设备来达到简化效果。而这样，传统的办公室工作简化的许多概念都会发生根本性的变化。二、办公室管理的任务一个单位内有各个部门，如计划部门、供销部门、财务部门和后勤部门等，这些部门都具有各自的办公地点，配备了相应的物质条件及环境，并在一定人员的组织下达到各自的办公目的。此外，任何单位都设总办，它是整个单位的指挥部和神经中枢，大量的信息流入这里(办公地点)，经过领导和文职人员的处理后(文职工作)，又从这里流出，从而，促使各个部门协调一致，使整个单位正常运转(办公目的)。1.办公室管理的概念所谓办公室管理，就是对办公室的构成条件及其信息服务活动进行计划、组织、指挥和控制的活动。管理的核心内容是采取一系列有效的手段、技术、方法、制度，从而最大限度地调动办公室工作人员的积极性与主动性；管理的目的在于实现包括制定计划、组织实施、指挥协调、监督控制诸环节在内的整个过程的总体目标优化，从而尽可能提高办公室的运行效率，最大限度地实现办公室的工作目的。2.办公室管理的内容如果撇开各类办公室处理的具体事务，就会发现它们都有一个共同点，即接收和处理信息。从根本上说，办公室工作就是提供信息沟通和记录的某种服务的机构，办公室管理就是围绕着这些信息服务工作来开展的。若从信息角度看，办公室的管理工作可以归纳为以下几方面：(1)接收信息例如，在企业，主要是接收生产、技术、设计、设备、劳动定额、工资、人事、市场、价格、存货增减等信息；在事业单位，主要是接收下级单位的报文或上级单位的政策性文件等信息。(2)记录信息记录信息是指将接收的信息记录下来，分类存储，包括立卷存档，以备查询。(3)处理信息根据接收到的信息的性质和内容，进行分析、综合、判断、预测，并按照先后次序或轻重缓急，作出各种具体的安排决定，或报送领导人决定，或责成相应的人员去办理。(4)传递信息传递信息有两重含义，一是将接收信息的处理结果发出；二是自身也是信息源，其自身的信息也在不断发出。例如高校的校级办公室，一方面传递上级的各种文件；另一方面自身也在制定一些规章制度、发布有关文件。3.办公室管理的职能和任何社会管理一样，办公室管理也具有二重性，即维护生产关系和组织生产力，提高工作效率。在这里，我们着重从后者出发谈谈办公室管理的职能。从组织生产力(办公室所拥有的人、财、物)角度看，办公室管理总是以制定切实可行的计划为起点，通过对办公室诸要素的组织和对人们的各项活动的指挥与控制，使整个办公室的活动协调发展，最后以实现办公目的(计划目标)为终点，构成一次循环；然后，在此基础上再提出新的目标，开始新的循环。这种周而复始的循环过程就是办公室的管理过程。这个过程的顺序是既定的，但每一次循环的目标和具体内容却不是简单地重复，而是根据不同的时间、地点和条件加以变化。正是由于管理过程的不断重复和各环节在时间、空间上的并存和继起，才使得办公室管理的任务和办公目的得以顺利实现。办公室管理过程的每一次循环，都包含着相同的环节，都是各环节在较高层次上的重复。各环节在每一次循环中处于不同的地位，担负着不同的职能，这些职能的总和就是现实的办公室管理过程。对于管理职能的分类，国内外的说法不同。我们把办公室管理的职能归纳为计划、组织、指挥、控制四项内容。其中，计划职能属于决策性职能，居于各项职能的起点和首位，为办公室的管理过程提出目标和达到目标的途径；组织和指挥属于执行性职能，是把计划内容付诸实施的环节；控制属于保证性职能，其作用在于对办公室管理活动的进程和结果进行监督和调节，以防止组织和指挥环节偏离计划目标，使管理过程的循环得以顺利进行。第二节办公室的机构设置一、办公室机构设置的要求办公室是一种管理组织形式，具有组织的基本特征。所谓组织就是依据一定的任务或目标由许多互相联系、互相依赖、互相作用的部分组成并具有一定功能的整体。或者说是为完成一定的任务组织起来的有统属关系和办事程序的机构。一个良好的系统或组织机构必须具备三个条件：一是必须明确规定各成员的职务分工及其范围；二是根据职务规定责任与权限的分配，明确各职务间的相互关系；三是必须与母系统的性质、规模相适应。从而使所有成员在这组织中有一个很协调的工作环境，每个成员都能为完成系统的目标很好地作出自己的努力。作为综合管理机构的办公室，除了必须设立一个处理日常事务工作的机构外，更重要的还在于设立一个与决策中心相适应的“参与政务”的组织机构。但一般基层机关以及企、事业单位的办公室，多是停留在事务的管理上，整天忙忙碌碌，很难发挥办公室参与政务的作用。这与单位领导对办公室工作安排、