办公用品管理办法(修订版)

浙江中亮电器有限公司内部资料1行政管理部标准文件版次第二版文件标题办公用品管理办法（修订版）文件编号签发部门行政管理部签发人签发日期目的为规范各分公司及各部门办公用品的管理，在满足分部工作需要、保障各分公司及各部门各项业务稳健发展的同时，为杜绝办公用品的浪费现象，降低办公费用支出，特制定本管理办法。范围适用范围：中亮电器总部、下属各分公司、物流及售后（简称公司各部门）发布范围：中亮电器总部、下属各分公司、物流及售后（简称公司各部门）职责一、行政管理部负责办公用品的归口管理，每半年核定一次办公用品费用定额，实施定额管理。二、行政管理部负责购置办公用品的采购。三、行政事务专员负责办公用品综合采购计划的申报、办公用品采购、保管、发放和费用核算等管理工作及部分特殊办公用品的制作、发放、建帐、保管。作业内容一、管理原则(一)统一标准量化管理的原则。公司各部门办公用品品种具有相同性特点，再加上办公用品易购、易耗特性，为其进行量化管理提供了可能。(二)集中购买和分月领用的原则。由于办公用品价值低、品种多、使用部门分布范围广、计划性不强等特点，为了降低采购运作成本，获得价格优势可采用集中采购、分月领用的原则，即行政管理部事务专员集中批量采购，各使用部门按照规定按月领用。(三)部分耐用办公用品原则上不再增补，若破损、残旧需更换的实行以旧换新原则。(四)事务专员每月中旬以腾讯通方式公布各部门办公用品领用明细及金额，提醒各部门勿超预算。年底根据分公司及各部门领用情况，与部门预算进行对比，节省则给予部门奖励200元，反之则罚款200元。二、领用要求(一)办公用品申购实行费用预算制度，各部门根据本部门办公用品消耗和使用情况，每月25日前编制《办公用品申领单》（附表一）提报下月办公用品，部门负责人审批签字后报行政管理部。(二)行政事务专员在核对办公用品领用申请表单与办公用品台账库存后，编制《办公用品申请购置计划表》(附表二)，经行政经理、财务预算主管、总经理批准后，在预算额度内统一购买、管理办公用品，办公用品购置实行定点采购管理。(三)各部门指定专人申领办公用品（各门店申报到分公司指定专员处汇总），办公用品领用必须由部门主管/经理签字后方可领用。(四)领用物品遵循以旧换新原则。若因无法继续使用需要报废，无法以旧换新的，必须由部门主管/经理批准后方可领用。(五)各部门指定人根据公司规定的《办公用品配发标准》进行申领（详见附表九）。浙江中亮电器有限公司内部资料2(六)办公用品领用时间为每月1-3号，逢节假日顺延，其他时间不办理办公用品类领用业务。三、办公用品的发放及领用(一)个人办公用品的发放1、新入职的员工，由本部门负责人以及人力资源部签字后按照标准一次领用。具体标准为：文件夹三个、圆珠笔一支、中性笔一支，笔记本一本，以后按照规定按需领用。2、个人领用办公用品应据实填写《个人办公用品申领单》，经部门总监审核并签字后，交行政管理部审批同意，由事务专员负责办公用品的发放。（附件：附表三《个人办公用品申领单》）3、事务专员根据个人领取情况做出详实登记，负责建立个人用品领取档案，根据申请单对应详实填写《个人物品领取登记表》。（附表四《个人物品领取登记表》）(二)部门办公用品的发放1、剪刀、固体胶、橡皮擦、回形针、直尺、订书机、涂改液、美工刀按区域分配，每分公司办公区分配一套（至少两人一套）。2、计算器除必备部门配备外同样按区域分配。3、事务专员根据各部门已编制签批的《部门办公用品申领单》建立档案，制《部门办公用品领取登记表》，据表单如实发放所列物品，部门负责人领取后需签字确认。（附件：附表五《部门办公用品领取登记表》）(三)会议期间办公用品管理规定1、公司会议期间会务组按需填写《会务组用品申领单》，由会务组负责人审核签字后交行政经理审批同意后方可进行领用。（附表六《会务组用品申领单》）2、事务专员认真核实申领单后方可发放物品，同时要做好会议期间物品领取登记表，注明会议主题、时间、各会务组名称、负责人、所领物品品名等等。以备核查。（附表七《会议期间物品领取登记表》）四、办公用品购置(一)行政管理部事务专员根据审批签字后的《办公用品申请购置计划表》实施购买，并于月底完成。(二)事务专员须经常调查办公用品供应商及市场价格，保证最优性价比和质量。(三)临时急需的办公用品，由部门办公用品负责人提出申请，经行政部经理确认，总经理批准后购置。五、管理要求(一)行政管理部设事务管理专人负责办公用品统计、采购、入库、分发、结算工作，采购和入库应分别由两个人负责。办公用品入库需根据入库单严格检查品种、数量、质量、规格、单价是否相符，按手续验收入库，登记上帐。凡质量不合格的办公用品不得接收，数量与送货单不符的按照实际数量入库。(二)各类用品的入库验收，行政事务专员应仔细严格地核对质量、数量进行检查，(三)办公用品的库房管理要做到帐目齐、数量清、摆放整齐，帐实相符，并且要日清月结。(四)各部门指定专人每月对办公用品费用进行统计，并对办公费用使用情况进行综合考评。(五)分公司要设专人负责本区域各门店的办公用品统计、领取、发放工作，并按规定建立各门店办公用品领用登记制度，对领回的办公用品尤其是耐用办公用品建立档案卡，领取办公用品者要签字。耐用办公用品若非正常损坏或人为丢失，当事人要按价赔偿。(六)各分公司以及物流、售后采用当月领用，当月消耗的模式。目前现有的库存，各部门按需领用，直到领用完为止，不再保留库存，各部门指定保管员做好后续工作。(七)调离人员在离职前，要办理物品交接手续(附表八《办办公公用用品品交交接接登登记记表表》》))，行政管理部要负责收回离职人员的办公用品并签字确认，人力资源管理中心在得到行政管理部的签字确认后方可办理调离人员的离职手续。(八)行政管理部及各部门指定人员须定期或不定期盘点，查对台账与实物，保证账实相符。(九)事务专员须防止办公用品受潮、虫蛀、损坏或丢失，保证办公用品的功用和性能。浙江中亮电器有限公司内部资料3(十)事务专员须根据办公用品的消耗或领用情况，确定和保持合理的库存种类和数量，以减少资金占用和保证正常使用。六、管理实施办法分类管理：根据本公司办公用品实际使用情况，及办公用品的使用和收回方式不同，分为六大类，对不同类别采取差异管理。(一)小办公用品包括：笔、胶带、复写纸、印泥/油、文件夹、订书针、三联收据、订书机、回形针、软面抄、皮筋、牙膏、风油精、纸杯、计算器、垃圾袋、POP笔、补充液、报销单、气球、毛巾、拖把、扫帚、纸篓、卫生纸、洗洁精等。(二)办公用纸，A4纸、A3纸、电脑打印纸、（传真纸）热敏纸等。(三)办公耗材：色带、墨盒、添加粉等。(四)印刷品：广告纸海报、以旧换新押金单/签收单、销售单、公出单、惊爆价等。(五)工服：总部及分公司职能部门工装、营业员（促销员）工装、驻店人员（保安、库工）工装、配送车队及售后安装队工装、保洁人员工装等。关于工服的管理参照公司关于工服管理的有关规定执行；(六)办公家具：办公桌、办公椅、五节柜、更衣柜、凭证柜、排椅、上下床等，由行政管理部固定资产专员进行建帐管理，并对各类家具进行编号造册，由其领用人保管使用。七、办公用品的使用与保管(一)使用办公用品应以室为家，牢固树立节约光荣、浪费可耻的思想，在日常工作中，处处精打细算，提倡节省每一张纸、每一颗钉、每一滴墨、每一分钱，努力降低办公成本。(二)办公用品应为办公所用，不得据为已有，挪作私用；不得用办公设备干私活，谋私利；不许将办公用品随意丢弃废置。(三)精心使用办公设备，认真遵守操作规程，及时关闭电源。定期维护保养，最大限度的延长办公设备、用品使用寿命。(四)办公用品使用要物有所值，物尽其用，不要大材小用，贵材贱用。复印纸应用于复印，不得用做草纸、包装纸；大头针、曲别针等要反复使用；纸张可双面利用，修改校对稿可先用废旧纸张打印等，充分发挥各种办公用品的最大使用效率。(五)印制文件材料要有科学性和计划性，并力求使印制数与需用数基本相符，略有余富，避免不必要的浪费。(六)电话、计算器、订书机、文件栏、文件夹、笔筒、打孔机、剪刀、美工刀、直尺、起钉器、鼠标、键盘等耐用办公用品，已按标准发放的，原则上不再增补，如重复申领，应说明原因或凭损毁原物以旧换新，杜绝虚报冒领。如人为损坏或遗失由个人负责赔偿。(七)对于高档耐用办公用品，部门间应尽量协调相互借用，一般不得重复购置。使用中办公设备出现故障，由原采购人员负责协调和联系退换、保修、维修、配件事宜；因使用不当，人为造成设备损坏的，直接责任人应负赔偿责任。浙江中亮电器有限公司内部资料4流程图时间标准关键流程动作标准责任人监督/审核申请时根据门店上报情况填写办公用品申报计划，并经本部门领导签字同意，上报行政管理部各部门指定专人分公司经理/部门负责人受理时根据各分公司上报情况汇总后制定采购计划事务专员行政副经理审核时根据库存，合理制定办公用品采购统一购买行政副经理财务预算审核/总经理签字发放时根据申请计划配发至各分公司（按申报计划定期发放各部门）事务专员直接上级发放时文字工整，表述准确、详细，以部门为单位递交领用人直接上级入库、入帐物资入库，登记入帐（差异协调调整）事务专员直接上级统计并保管统计并保管领用单，以备查询（外发或修正出库单）事务专员直接上级结转财务记帐结转财务记入各分公司、各部门办公费科目事务专员直接上级成长赞助一、事务专员每月10号前未及时上报财务预算部，成长赞助10元。二、事务专员每月15号前未及时向各部门通报的，成长赞助10元。三、各部门指定人未按要求申领办公用品，成长赞助20元。四、年终对各部门进行考核，超标部门按照超标比例的10%，作为成长赞助。附件附表一《办办公公用用品品申申领领单单》》附表二《办办公公用用品品申申请请购购置置计计划划单单》》附表三：《个个人人办办公公用用品品申申领领单单》》附附表四：《个个人人办办公公用用品品领领取取登登记记表表》》附表五：《部部门门办办公公用用品品领领取取登登记记表表》》附表六：《会会务务组组用用品品申申领领单单》》附表七：《会会议议期期间间物物品品领领取取登登记记表表》》附表八：《办办公公用用品品交交接接登登记记表表》》附表九：《办公用品配发标准》上报办公用品采购计划汇总各分公司上报情况报财务及总经理审批内容审核准确配发建立台帐保管领用单财务入帐浙江中亮电器有限公司内部资料5附表一办办公公用用品品申申领领单单申申请请部部门门：：年年月月日日编号名称规格单位数量使用人备注部门领导签字行政经理签字注：部门人员填写→部门领导审核→行政管理部签批→事务专员建档后如实发放浙江中亮电器有限公司内部资料6附表二：办办公公用用品品申申请请购购置置计计划划单单日日期期：：年年月月日日申请部门预计购置时间编号品名规格单位数量预算额度实际金额备注事务专员签字行政经理签字财务管理部预算员签字总经理签批注：事务专员编制购买清单→行政经理签字→财务预算员签字→总经理签批→采购。浙江中亮电器有限公司内部资料7附表三：个个人人办办公公用用品品申申领领单单日日期期：：年年月月日日所在部门申请人编号申请物品规格单位数量是否领取备注部门领导签字领取时间注：部门人员填写→部门领导审核→事务专员建档后如实发放。浙江中亮电器有限公司内部资料8附附表四：个个人人办办公公用用品品领领取取登登记记表表所在部门领取人领取时间物品名称规格单位数量单价总金额备注注：此表由办公用品事管专员负责登记、建档。浙江中亮电器有限公司内部资料9附表五：部部门门办办公公用用品品领领取取登登记记表表所在部门部门负责人领取时间物品名称规格单位数量单价总价备注/使用人注：此表由办公用品事务专员负责登记、建档。浙江中亮电器有限公司内部资料10附表六：会会务务组组用用品品申申领领单单会议主题：会议时间：申请人：申请日期：编号物品名称规格单位数量是否领到备注部门领导签字行政总监签字注：会务组人员按需申请→会务组负责人审核→行政管理部经理签批→事务专员发放。浙江中亮电器有限公司内部资料11附表七：会会议议期期间间物物品品领领取取登登记记表