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温州职业技术学院高等教育自学考试毕业论文（设计）课题名称：办公自动化的发展对秘书工作的影响姓名：王浩准考证号：030110311802专业：秘书所在中职：瓯海职业中专集团学校年级：zk09秘书指导教师：夏明2013年3月20日浙江温州课题摘要办公自动化是一种以计算机技术和网络技术为核心的办公方式，在办公领域中兴起的一次新的改革，给传统的办公工作带来了极大的冲击，对秘书工作产生了深刻的影响，使秘书工作从传统秘书工作向现代秘书工作转变。它展示了以手工操作和纸笔为主的办公方式，即将被先进的计算机技术和通信技术等先进设备的办公方式逐步取代。实行办公自动化后，极大地改变了秘书工作的理念、流程、职能，秘书工作的大部分业务都可以借助先进的办公设备进行处理，实行文字处理、信息传递、存储与检索的现代化管理，提高了秘书工作的效率和质量，促进了秘书工作职能的提升。使秘书工作也因此实现了信息化、系统化。关键词办公自动化环境秘书工作文字管理档案管理信息管理影响目录1引言..........................................................................................................................................................12办公自动化的概念..............................................................................................................................13秘书在办公自动化环境中的主要工作内容3.1文字管理工作..........................................................23.2信息管理工作..........................................................23.3档案管理工作..........................................................34办公自动化对秘书的作用................................................................................................................34.1提高工作效率.........................................................34.2提高办公质量.........................................................34.3秘书工作模式的演变...................................................44.3.1自动化程度提高......................................................44.3.2办公自动化的发展有利也有弊………………………………………………………..5结论................................................................................................................................................................6致谢................................................................................................................................................................7参考文献.......................................................................................................................................................811引言面对竞争日益激烈的社会大环境，秘书工作中传统的、手工的办公模式远远不能适应现代社会发展的需要。因此，我们引进了“办公自动化”的概念，并将其应用于秘书工作之中，使秘书人员从繁琐的日常工作中脱离出来，节省时间去考虑工作中的其他问题，从而不断提高工作效率。办公自动化已经成了现代秘书工作的一部分，它的出现不但减轻了传统秘书工作的压力，还促使秘书工作顺利完成了自我升级。随着信息技术的进一步发展，办公自动化也将随之不断发生更新换代，并且进一步促进秘书工作的高科技化。2办公自动化的概念办公自动化是随着当代信息技术的出现而出现的。办公自动化（OfficeAutomation,简称OA）是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式，是当前新技术革命中一个非常活跃和具有很强生命力的技术应用领域，是信息化社会的产物。3秘书在办公自动化环境中的主要工作内容一、发文处理公文的制发，主要包括草拟、审核、签发、复印、缮印、用印、分发等程序。现在公文的撰写主要是用WORD软件在电脑上完成。这样的好处主要体现在通过电脑排版的文档，可以很方便地对文档进行修改，且不会留下任何痕迹。文档的字体、字号和格式等均可以根据需要进行设置，使得公文的格式更加规范，也体现出了公文的严肃性和权威性。而且。而且，再加上打印机的复印机等辅助设备，使公文的印制也更加的方便。避免了以往公文排版印刷的麻烦。二、收文处理以往传送一份文件，多是通过邮政系统靠人工投送，速度相对来说比较慢，而且还不排除在投送过程中会出现丢失、损毁、投送错误等情况。如果是普发性文件，还需要一笔不小的开支。而现在，通过纯真级或者网络传输文件，是一种“点对点”的传输方式。一般情况下，只有收发双方知道文件的内容，避免了在文件传送过程中机密的泄漏。不仅速度快，而且成本相对低廉。正是因为如此，“无纸化办公”现在越来越受到人们的重视。2三、文书的整理和归档文件办理完毕之后，就需要把其中有保存价值的那些文件材料作为档案资料分门别类的整理、保存起来，作为以后工作的参考。在过去，这些档案资料常常需要专门的库房和设备来保存。而库房的容量总是有限的，若干年以后，总会饱和。只能再选址建造新的库房，增加新的设备，这无疑需要大笔的资金投入。文件的整理和归档包括收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用、编研等环节，是一系列纷繁复杂的工作，处理起来十分麻烦。然和一个环节上出了问题，都会直接影响到后面工作的进行。尤其是在大型档案室和档案馆，档案整理工作更加要做到细致、准确。况且，由于档案材料多为纸质文件，在保管工程中要求比较高。比如，不能有日光直射，还要防火防盗，防止档案的损坏和霉烂等等。而现在，有了现代化的科学技术，这些问题都可以得到解决。我们可以把文件资料制作成电子文档，保存在容量巨大的硬盘中或者刻录成光盘，库房和档案柜自然就不需要了。什么时候需要，直接从电脑中调出来就行了。这样算起来，日常的保管成本还是相对低廉的。另外，对于重要的或者珍贵的档案资料，如果需要，还可以采取复制、影印等方式提供复印件，从而更好地保存原件不被损坏。文件的检索工作也可以交给计算机去做。文件标注主题词，就为文件档案实行信息化管理和利用提供了方便。3．1文字管理工作在秘书工作过程中，要接触许多文字工作，如有关文件、信函、报表、决议和命令、文稿、统计资料、数据、政策、规章制度等的详细情况，在计算机中加工处理、存储，可以做到及时查询、分析、修改、协助决策活动。3．2信息管理工作秘书工作中的信息管理主要包括采集工作，加工处理工作，信息传送工作。秘书工作中采集信息是其起点和基础。在信息工作中不能做到及时收集，迅速报送，再好、再重要的信息也会因时过境迁而推动利用价值。在秘书工作中，信息的采集主要通过语音、文字、图表、图像等方式，表现在办公自动化环境中则通过信息网络来获取。秘书工作的业务信息具有沟通上下、联系左右、协调内外的作用。这方面的信息主要来自于纵向的上级、中层和基层下达和上传的信息，秘书人员必须做到收集有用的信息，并且注意保存。来自横向的政治、经济、文化、社会方面的信息的收集，秘书人员只有利用广播、电视、报刊等新闻媒体去广采信息，从而打开各个方面的信息资源，开通多种信息渠道。秘书人员还可3通过计算机采集国内外的各种新闻热点信息，在实现信息联网的同时，还可实现个人于个人，企事业单位于企事业单位之间的资源共享。3．3档案管理工作在办公自动化环境中，秘书对档案管理的工作表现在整理，保管和保密上。秘书人员在计算机上制作，接收文件，电子档案便应运而生。电子档案包括磁盘，软盘和光盘等储存介质，秘书人员在保存诸如此类的信息时，首先要将信息文件分门别类，建立一个文件夹，将这些内容保存在适当的介质上；确定的标识全宗名；划分全宗群；进行编号和排列。另外不要忘记在人机界面上建立“逻辑目录树”的结构。秘书的档案保管工作是一项非常重要的工作，在确保档案完整的基础上，还要保证文件的安全。电子档案在稳定性上不如纸张材料。于是，秘书人员在保管档案时要做到以下几点：掌握好库房温度；保持库房内清洁，无腐蚀性气体，时刻检查通风状况；防止磁场的干扰；防止紫外线的直接照射。在保养和维修方面，秘书人员要保持磁带机、软盘驱动器、清洁机的清洁，定期对磁带、软盘、光盘进行检查、复制更新。在保密档案方面，秘书人员必须做到：不该说的机密文件绝对不说；不该看的机密文件绝对不看；不在非机密的本子上记录机密文件；不把机密文件带到家中整理。4、办公自动化对秘书的作用一、提高工作效率二、提高办公质量三、秘书工作模式的演变四、自动化程度的提高4．1、提高工作效率信息时代的搞来，为信息的采集、传输、处理提出了新的要求。秘书人员的工作效率要想提高，只有引进高科技。当代的社会现状，计算机计算、信息技术、通信技术迅猛发展并紧密结合，为提高工作效率，改善办公管理提供了条件。同时，中文处理技术、信息系统技术、计算机团建开发技术、数据库技术、人工智能技术、管理方法学和行为科学的发展，也对秘书工作提供了许多便利。正是各种科学和技术的发展，才促使秘书工作效率不断提高，促使管理向科学化、规范化、自动化和高效化的高层次发展。4．2、提高办公质量办公自动化在实现高效率的同时并没有降低其质量，相反还在程度上提高了办公质量。办公自动化依托的是当代计算机技术，利用计算机强大的信息处理技能来实现信息高效、精准地处理。在传统的秘书工作中，秘书必须在纸张上用笔起草、核算、修改等，整4个流程是单线程的，而且由于人自身的因素，整个过程中难免会发生错漏。但是在办公自动化的办公环境下，信息处理系统能够最大程度上避免这些疏漏。事实上，利用计算机进行文件复制、传输、出错率极低。4．3、秘书工作模式的演变秘书工作未实行自动化时，只是简单，重复，机械的体力劳动，所需动脑的也只是简单的，常人所有的思维活动，基本不需要高难度复杂的思维活动，基本上全是“体力劳动”。随着科学技术的发展，工作逐渐高效化，特别是自动化的应用，给秘书的工作带来了极大的方便。这时人们为追求更高的效率，以省出时间去考虑其他事。从而人们就需动脑考虑有关软件的升级，开发，引进新的设备。如何才能更高效的进行工作？这就需大量的，复杂的基于简单思维的基础上的高难度思维工作。从而工作的就逐渐转变到脑力的使用上，秘书人的实质也随之产生了变化，从繁重的体力劳动中脱离出来后，带来了思维的高度开发，思维能力由此变活跃，有更多的时间向领导提供建议，由“助手”变成“参谋”，自此带来了质的飞跃，这都是秘书由“体力劳动”向“脑力劳动”带来的影响。从而导致秘书由“体力”向“脑