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办公软件使用办法培训信息化发展应用部2008-06-17目录一、WORD使用:菜单的操作、内容编辑、快捷工具的应用二、EXCEL使用：菜单的操作、内容编辑、快捷工具的应用三、PPT制作：一、WORD部分1、快速输入大写中文数字插入-引用-脚注和尾注.“脚注”将注释加在页面底端，“尾注”将注释加在文档末尾插入-数字，在“数字”对话框中输入需要的数字，如输入1231291，然后在“数字类型”里面选择中文数字版式“壹、贰、叁….”，单击“确定”;2、脚注、尾注,3、上标、下标（X2、H2O2）格式-字体-上标、下标4、项目符号格式-项目符号和编号\工具栏中项目符号和编号,对文档内容加注编号；5、水印格式-背景-水印，执行此操作后，文档背景显示已设置的文字；6、文档加密：工具-选项-安全性-打开权限密码/修改权限密码加打开权限密码后，只有凭密码才可打开文档;加修改权限密码后，此文档以只读方式打开，不可另存；7、表格格式设置表格-表格自动套用格式根据需要在出现的表格样式中选择，较插入表格方便灵活；8、表格标题行的重复（分页时用到）选中标题行-表格-标题行重复执行此命令后，在表格的下一页也可出现表头的字段，便于查看；9、文本、表格相互转换表格-转换-文本转换成表格\表格转换成文本复制带表格格式的内容时，可方便的去除边框，只保留文本内容；10、巧用“选择性粘贴”中的“无格式文本编辑-选择性粘贴-无格式文本从复制的网页文字粘贴到文档后四周留下了表格边框；从其它文档粘贴过来的文字延续了源文件中的格式，执行此命令可只保留文本内容；11、表格内数据排序表格-排序-关键字-升\降序可根据笔画、数字等类型对所选内容进行排序；12、表格中数据的计算表格-公式利用此功能可以实现简单的“+”“求平均数”等计算功能；13、换页时不再频繁敲回车键当编辑到需要换页的位置时，按住“Ctrl”键后再按下回车键，插入一个分页符，这样就完成了换页的工作WORD中快捷键的使用1、CTRL+Q如果对某个使用了正文样式的段落进行了手动调节，增加了左右的缩进，那么增加的缩进值就属于附件的样式信息。若想去除这类信息，可以将光标置于该段落中，并按Ctrl＋Q快捷键即可。如有多个段落需做类似调整，可以首先选定这多个段落然后再使用上述的快捷键2、Ctrl+向上、下箭头让光标可以使光标依次向上或向下移动一个段落,在段落间快速移动Ctrl+End组合键：文尾Ctrl+Home组合键：文首3、Ctrl+F9快速插入一对大括号,将光标置于需要插入大括号的地方，然后按下组合键，就可以快速在插入点插入一对大括号，并且将输入光标置于大括号中4、选择工具栏中快捷功能Ctrl+B组合键：使字符变为粗体Ctrl+I组合键：使字符变为斜体Ctrl+U组合键：为字符添加下划线5、改变字体及字号的快捷键Ctrl+Shift+F组合键：改变字体Ctrl+Shift+P组合键：改变字号Ctrl+Shift+组合键：增大字号Ctrl+Shift+组合键：减小字号Ctrl+]组合键：逐磅增大字号Ctrl+[组合键：逐磅减小字号6、排版快捷键Ctrl+E组合键：段落居中Ctrl+J组合键：两端对齐Ctrl+L组合键：左对齐Ctrl+R组合键：右对齐Ctrl+M组合键：左侧段落缩进7、打印及打印预览Ctrl+F2组合键：打印预览Ctrl+P组合键：打印8、Shift+PageDown组合键：下一屏Shift+PageUp组合键：上一屏Shift+F3组合键：改变字母大小写9、插入当前的日期和时间将光标置于需要插入日期或时间的位置，按下Alt+Shift+D即可插入日期，而按下Alt+Shift+T可插入当前时间。也可以执行“插入”菜单上的“日期和时间”来完成同样的工作。10、利用不间断空格使两个单词保持在同一行文字里选中词组中每个单词（除最后一个单词）后的空格并按下Ctrl+Shift+Space组合键即可11、Alt+Ctrl+Shift+PageDown:选择从插入点至文档结尾内容Alt+Ctrl+Shift+PageUP：选择从插入点至文档开始内容Alt+Ctrl+.组合键：省略号12、键盘Alt+加速键打开下拉菜单F12：选择“文件”菜单上的“另存为”命令1、移动选项及工作表Tab：移动到下一个选项或选项组。Shift+Tab：移动到上一个选项或选项组。Ctrl+PageDown：移动到工作簿中的下一张工作表。Ctrl+PageUp：移动到工作簿中的上一张工作表2、扩展F8\shfit+箭头：打开或关闭扩展模式。在扩展模式中，状态行中将出现“扩展”，箭头键可扩展选定区域Ctrl+Shift+Home：将选定区域扩展到工作表的开始处。Ctrl+Shift+End：将选定区域扩展到工作表上最后一个使用的单元格（右下角）二、EXCEL部分3、插入操作Shift+F11或Alt+Shift+F1：插入新工作表Ctrl+Shift+加号：插入空白单元格F2：编辑活动单元格，并将插入点放置到单元格内容末尾4、填充（类似粘贴功能）Ctrl+D:向下填充。选中需要填充内容的单元格，执行此命令后，可将选中单元格的上方单元格中内容复制；Ctrl+R:向右填充5、其它Ctrl+;（分号）：输入日期Ctrl+Shift+:（冒号）：输入时间Shift+空格键：选定整行CTRL+F查找1、在PowerPoint中将Excel图表插入到幻灯片中做简单的数据比较在需要添加Excel工作表的幻灯片中执行“插入”-“对象”命令，如果要创建新的图表，请选择“新建”，再选择“MicrosoftExcel图表”；如果要插入已创建好的图表，请选择“从文件创建”，然后再输入文件名称或者按下“浏览”按钮来定位文件2、将PPT内容转换至WORD文档格式执行“文件”-“发送”命令，选择“MicrosoftWord”命令。系统会弹出“发送到MicrosoftWord”对话框，根据需要选择粘贴方式3、查询页数、字数等信息执行“文件”-“属性”-“统计”。文件的各种数据，包括页数、字数、段落等信息都被显示在下面的统计信息框里三、PPT部分4、首先在幻灯片中，选择用于打开程序的文本或对象，执行“幻灯片放映”菜单中的“动作设置”命令。如果用户想要在幻灯片放映过程中通过单击选定对象的方法来打开程序，请使用“单击鼠标”选项卡；如果希望在鼠标移过对象时打开程序，请单击“鼠标移过”选项卡。在其中单击“运行程序”，再键入路径或单击“浏览”查找要打开的程序。完成以后单击“确定”关闭对话框5、使用矩形和椭圆绘画工具来绘制的圆圈和方块按下“Shift”键的同时拖动鼠标键来创建圆圈或正方形，这样能够将对象约束在一个高度和宽度相等的正方形中6、F6,选中地址栏