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1海盐县电子文件和数字档案登记备份工作初显成效2010年以来，海盐县档案局因地制宜、自我加压、迎难而上，确定了档案登记备份和档案信息化同步推进的方针，电子文件和数字登记备份工作初显成效，档案信息化建设实现跨越式发展。2010年下半年，县档案局信息化建设大规模启动，数字档案馆室一体化建设、登记备份系统建设、传统档案数字化建设和计算机机房的建设等几大项目先后启动。目前，县档案局信息化建设已取得了阶段性的成果。成立县电子文件和数字档案备份中心，新增纯公益一类事业编制3名；依托县党政信息中心，顺利完成数字档案馆及登记备份中心软硬件平台建设；县级机关由县财政保证的部门档案扫描经费全部列入县财政预算；数字档案室系统实现部门、镇（街道）100%全覆盖；社保和公积金的数据库，通过专网实现在线登记备份；《县级电子业务数据在线登记备份安全性需求对策研究》课题被浙江省档案局列入2011年度科技课题研究计划。2011年，我们对39家进馆单位的总容量为3.66G的数字化成果和电子业务数据库进行了登记备份，并对2家二级甲等以上医院电子病历的电子业务数据166MB，4家民营企业知识产权数字化成果1267MB、4个重点建设项目数字化成果的1563MB和10家重点民生领域单位的数字化成果和电子业务数据库379G进行了登记备份。从2012年起，我县县级机关由县财政保证的部门的档案扫描经费将全部列入县财政预算，这些单位的档案已安排集中进行数字化，使用统一的规范标准进行整理、扫描和挂接，在数据验收通过之后就可马上进行在线登记备份，随着传统档案数字化工作的展开，我局登记备份的面将进一步扩大。一、领导重视、政策落实，营造良好的工作氛围海盐县档案信息化建设实施以来，登记备份工作就作为信息化建设的重中之重被摆在首位，全局上下围绕这一重点展开工作，局领导多次带队深入基层各单位调研档案和信息化发展情况，局里多次召开全局大会统一思想，研究登记备份的技术路线。海盐县的档案登记备份工作也得到了县委、县政府的关心和支持，县四套班子主要领导先后对档案登记备份工作作出批示、并亲临档案局调研指导。县委书记张仁贵就档案和电子文件登记备份工作作出了重要批示；县委副书2记、县长沈晓红到县档案局专题调研数字档案及登记备份工作；档案工作分管领导县委常委黄江莺，县委常委、副县长张梁、副县长唐晓青更是多次到我局调研、听取汇报，协调解决档案事业发展中遇到的重大问题。县人大常委会主任、副主任、法工委主任一行专程来县档案局视察电子文件和数字档案登记备份中心建设情况。县政协主席、副主席、秘书长及一办四委负责人一行专程来县档案局专题视察档案行政监管、档案安全保管、档案登记备份等工作。同时，根据省、市党委政府的要求，县两办结合海盐县的实际情况，先后印发了《关于建立电子文件和数字档案登记备份工作领导小组的通知》（盐委办〔2010〕88号）和《关于开展电子文件和数字档案登记备份工作的实施意见》（盐委办〔2010〕101号）文件，明确了“十二五”期间我县开展登记备份工作的总体要求、工作原则、目标任务和保障措施，并成立了由两位县委常委、副县长任组长，两办副主任、县档案局长任副组长，各人财物保障部门和涉民主管部门为成员单位的登记备份工作领导小组。在县委、县政府的重视关心下，登记备份工作列入县政府2011年度重大建设项目和海盐县“十二五”规划，进一步推动了全县档案与电子文件登记备份工作的开展。二、经费落实、保障有力，提供良好的硬件支撑县委、县政府对我县档案信息化建设的发展高度重视，在经费、机构、人员上均予以保证。一是资金到位。2010年12月，落实资金81.25万元完成了海盐县数字档案馆室一体化系统以及档案和电子文件登记备份管理软件的政府采购。2011年11月，落实资金265.45万元完成了海盐县数字档案馆室一体化系统一期建设机房硬件和系统、数据库软件的政府采购。传统档案数字化方面，2011—2014年县财政将安排所有馆藏档案数字化加工经费270万元；从2012年起，县级机关由县财政保证的部门档案扫描经费全部列入县财政预算，共安排经费390万左右，分四年完成室藏档案扫描任务。数字化扫描设备方面也将分三年时间投入100万元。财政总计投入档案信息化事业达1100余万元。二是落实机构。2010年9月，海盐县机构编制委员会印发《关于同意在县档案局（馆）增挂“海盐县电子文件和数字档案登记备份中心”牌子的批复》（盐编［2010］16号）文件，2010年年底正式成3立海盐县档案与电子文件登记备份中心，并在县档案馆增挂牌子，明确了信息技术科负责从事海盐县各领域档案登记备份工作，主要负责档案登记备份工作的指导督促、技术服务、受理审核等具体事项。三是增加编制。2011年年初，通过全县范围内的中层干部公开选拔，录用了一名熟悉计算机和网络操作的专业技术人员到信息技术科，进行登记备份中心的网络管理、数据库建立与硬件维护工作，9月，又为信息技术科配备一名熟悉计算机和网络的副科长。2012年还计划招聘事业编制的计算机和网络专业技术人员，充实登记备份队伍。三、调查摸底、完善制度，为工作开展做好充分准备做好登记备份工作，充分的准备工作必不可少。一是通过调查摸底，充分地摸清下面单位的情况，做到有的放矢。为此，海盐县府办了转发了县档案局《关于开展民生和数字档案基本情况调查工作方案的通知》（盐政办发[2010]72号）文件，通过发放调查表格和实地查看档案室等多种形式，对全县所有单位的立档单位数据基本情况和民生档案基本类型进行调查摸底，通过调查摸清了各立档单位室藏档案种类、数量、数字化处理程度以及制度建设等情况，发现保存在县级机关各部门以及乡镇中的民生档案涵盖医疗卫生、环境监测、失业就业、土地流转、残疾人保障等方面，民生档案数量庞大，在全县机关从事档案工作的人员的文化程度有了较大提高。针对我县目前电子文件和数字档案的管理现状，县档案局撰写了《我县电子文件和数字档案登记备份工作的现状及规划》的调研材料，并在海盐政务第9期增刊上发表，受到县委领导高度重视。二是对内建立健全各种规章制度，从制度上保障登记备份中心各项工作的顺利实施，确保登记备份中心数据的安全。我局先后制定了《海盐县档案登记备份中心工作人员岗位职责》、《海盐县档案登记备份中心保管利用制度》、《海盐县档案登记备份中心保密制度》、《海盐县档案登记备份中心机房管理制度》、《海盐县档案登记备份中心工作流程》和《海盐县电子文件和数字档案登记备份中心安全保障应急预案》等安全保障制度，并专门召开局内相关人员会议，专题学习这些规章制度，确保制度的有效落实。我局还制定了登记备份流程，从调研沟通、签订协议、报送传输、中心受理等四个步骤实施开展登记备份工作，保证登记备份工作的规范化和程序化。4四、统筹规划、点面结合，大力开展登记备份工作登记备份工作涉及面广，对硬件要求高，需要投入大量的人力物力，考虑到我县的实际情况，登记备份工作必须要有长远的统一的规划，并分步实施，突出重点，以点带面，然后再全面铺开。根据省档案局和市档案局有关登记备份的实施方法要求，我局把登记备份的对象分为数字化成果、电子业务数据、电子文件和多媒体数据。1.数字化成果和一般电子业务数据的登记备份工作全面铺开2011年我局对我县39家县级机关和镇街道进行了数字化成果和电子业务数据的登记备份。2012年起，随着我县由县财政保证的部门档案扫描经费全部列入县财政预算，我县所有的县级机关都有数字化成果产生，镇街道也在积极地进行数字化工作，传统档案数字化工作的推进，使得数字化成果的登记备份工作必须全面展开。为此，我们在每个单位安装了登记备份打包加密工具，单位档案人员在将数字化成果和电子业务数据进行打包加密之后，可通过网页登录到登记备份软件界面，通过政务外网将数据上传到档案局登记备份中心机房内，实现了数据的在线备份。与此同时，我局积极探索开展海盐县重点建设项目档案登记备份工作。一是开展调研，研究出台《海盐县重点建设项目档案专项验收办法》。并在县重点办组织召开的我县重大投资项目联络员会议上，专门对20多个联络员开展了重点建设项目档案工作培训。着重学习了重点建设项目档案工作的要求和国家档案局下发的重大建设项目档案验收办法（档发[2006]2号）；同时重点学习了国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范［DA.T28-2002］，对参建单位在工程项目开展过程中形成的各种形式的文件资料收集范围、归档要求与材料的保管期限等进行了明确。二是根据省、市《关于做好重点建设项目档案登记备份工作的通知》等办法文件，开展重点建设项目档案登记备份工作，试点推进浙江林龙港口有限公司嘉兴港海盐港区秦山——港口澉浦预留发展区1号泊位项目和浙江港口钱塘物流园区项目重点建设项目档案登记备份工作。三是建立海盐县档案馆重点建设项目档案接收名册。重点建设项目档案的登记备份，考虑到其工程的短期性、机构的临时性和档案的固定性，并且其机构不符合接通政务外网的条件，我们通过光盘、硬盘等脱机载体对重点建设项目档案进行登记备份，目前我们已经对秦山港务有限公司、浙江林龙港口有限公5司、海盐县南北湖旅游投资集团、海盐县委党校四个重点建设项目档案进行了登记备份。另外，我局还积极开展民营企业知识产权档案登记备份试点。我局深入基层开展对民营企业档案的档案业务指导工作，为我县民营企业建档工作提供了大量服务，并积极探索对企业的知识产权档案进行登记备份。目前，我局已经采用光盘备份的方式，对我县浙江博凡动力装备有限公司、海盐振达汽配制造厂、海盐县特种纤维织造厂、嘉兴市芦荟源生物科技有限公司4家民营企业的知识产权档案数字化成果进行了登记备份。2.民生领域电子业务数据电子业务数据的登记备份的重点范围是民生领域，我局积极开展重点民生领域档案登记备份工作。在积极调研，征求相关镇、部门、企事业单位的基础上，县委、县政府印发了《关于加强民生档案工作的意见》（盐委办［2010］102号）文件，要求扎实推进民生档案工作的开展，确定了县供电局、县工商局、县国土资源局、县环保局、县劳动保障局、县教育局、县建设局（公积金中心）、县交通局、县财政局等9家单位为2010-2011年电子文件和数字档案登记备份试点单位，开展首次档案登记备份工作。各试点部门相继出台了部门电子文件和数字档案登记备份工作领导小组文件和具体实施方案。在试点过程中，我们根据每个单位不同的情况，确定不同的登记备份策略，采用不同的备份周期，并与每家业务单位分别签署了电子业务数据登记备份备忘录。除对试点单位进行光盘和硬盘登记备份外，我么还积极进行民生单位电子业务数据库在线登记备份试点。目前，我们已经在县公积金中心和县社保中心安放了前置服务器，并安装了登记备份软件，通过策略的设置，对公积金和社保的电子业务数据进行在线定时自动登记备份。另外，我局也对我县人民医院和中医院的电子病历进行了光盘式的登记备份。3.电子文件和多媒体数据登记备份积极准备中由于电子公文的元数据收集、封装技术尚未完善，现行的WORD文档等电子文件并非严格意义上的电子公文，我们考虑等条件成熟的时候再开展这项工作。多媒体数据的登记备份暂时用脱机备份的方式，以后考虑用在线6登记备份方式。五、加强培训、重视指导，着力做好保障工作登记备份工作操作复杂、技术要求高，基层档案员必须要具备一定的计算机操作基础才能开展登记备份工作。为了提高基层档案员的业务水平，我局对全县机关单位档案工作人员进行了登记备份业务培训，通过培训提高了基层档案员的计算机操作能力和登记备份业务水平，进一步明确了档案登记备份工作的具体操作流程，培训时还下发了登记备份系统使用手册以备查阅。目前培训班累积参训人员已达300多人次，取得了良好的成效，为我县电子文件和数字档案登记备份工作的顺利开展提供了坚实的保障。另外我局指导科和信息科不遗余力地对各单位的登记备份开展指导工作，不仅给档案员提供电话咨询、在线答疑和远程协助，必要时甚至专程前往该单位进行现场的指导和帮助。在接下来的工作中，我局准备专门指定一名工作人员，专门负责登记备份的指导工作，负责全县范围内的登记备份工作的远程和现场