分公司档案管理暂行办法

分公司档案管理暂行办法第一章总则第一条为加强公司文书档案的科学化、规范化、制度化管理，提高档案管理水平，更好地为公司各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》以及相关国家标准、档案行业标准等，结合公司实际情况，制定本办法。第二条本暂行办法所称档案，是指分公司在各项经营活动和管理工作中形成的作为历史记录保存以备查考的文字、图片、声像及其他形式和载体的材料，不包括财务会计档案、人事档案和业务档案。第二章职责第三条分公司综合管理部是公司档案工作的管理机构，负责建立健全档案工作的各项规章制度和公司档案管理工作，并负责指导各部门、各分支机构的档案工作。第四条公司档案工作实行两级管理，各部门、各中心支公司应设专（兼）职档案人员，负责各部门、各分支机构档案的收集、整理、立卷、归档等工作。财务会计、人力资源、业务档案的管理由各相关部门负责。第五条分公司档案部门的任务：（一）建立完善档案管理制度；（二）指导公司各部门、各分支机构的档案工作；（三）集中统一管理公司文书档案，提供利用服务工作；（四）开展档案业务的培训工作。第六条公司档案人员的工作职责：（一）负责公司档案的收集、整理和日常管理工作；（二）负责公司档案的调阅服务工作；（三）负责公司档案库房管理和档案的安全保密工作；（四）负责具体指导公司各部门、各分支机构做好各类文件材料的收集、整理、立卷、归档等工作。第三章归档范围第八条凡是在各项管理工作中形成的具有保存价值的文件材料（包括纸质和电子文件、报表、照片、录音带、录像带、光盘、磁盘、荣誉证书等）均属文书档案归档范围。具体详见《档案归档范围及保管期限表》（[附件1]）。第四章档案整理的质量要求第九条组卷要求（一）遵循文件材料形成规律的特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于管理和利用；（二）归档的文件材料种类，份数以及每份文件的页数应齐全完善；（三）每份文件的正件与附件、印件与底稿，请示与批复、转发文件与原件，多种文字形成的同一份文件应立在一起，不得分开，文电应合一立卷；（四）永久、长期、短期不同保管期限的文件应分别立卷；（五）跨年度的立卷应放在结案的一年，计划、总结、报表、预决算等文件应放在所针对的一年；第十条案卷排列要求（一）卷内文件材料密不可分的应排在一起，批复在前、请示在后，正件在首、附件在后，印件在前、底稿在后；（二）卷内文件材料应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章（[附件2]）并填写相关内容；3、归档文件由归档文件目录封面（[附件3]）、归档文件目录（[附件4]）及归档文件三部分构成，并应装订成册，装入卷盒，置于档案柜内保存；第十一条案卷装订要求（一）卷内文件要去掉金属物，对破损的文件应修复或托裱，字迹扩散的应复印与原件一并立卷。（二）归档文件目录打印两份，一套目录装订成册，另一套目录与相应的归档文件装订成册。第十二条装盒要求（一）卷壳以无酸纸盒或者塑料档案盒进行保管。档案盒封面应标明全宗名称，在盒脊或底边设置检索项，包括全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号六项（[附件5]）；（二）归档文件装盒时，应按照分类方法，将不同类别的归档文件按件号顺序分别装入档案盒中，其具体要求是：不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒；不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒。装盒应视文件的多少选择档案盒的厚度。（三）每一盒内的归档文件之后应放置备考表（[附件6]），用以对盒内归档文件进行必要的注释说明，它是档案部门对归档文件进行动态管理所采取的有效措施。备考表应设置盒内文件情况说明、整理人、检查人及日期等项目。第五章档案借阅第十三条公司员工如因工作需要借阅、复制公司一般文件时，经综合管理部同意，由档案管理员填写《档案借阅登记表》（[附件7]）后借阅。如需借阅绝密及机密等重要档案等，须填写《档案借阅审批单》（[附件8]），经综合管理部审核，总经理室批准后执行，并由档案管理员在《档案借阅登记表》上进行登记（借阅人、借阅时间、文件名称、事由及归还时间），并及时收回。复制档案时应在档案管理员监督下完成，复制合同协议等重要资料时，须在复印件上注明限制的用途，并加盖公司行政公章。第十四条外单位人员借阅、调阅、复制公司档案须出具介绍信、身份证和工作证，由档案管理员填写《档案借阅审批单》，经公司总经理室审核签字，机密档案须经总经理批准后方可执行。第十五条档案借阅者应对借阅的档案负责，并妥善保管，不得转借、勾划、涂改、污损、折叠、抠除、折卷、撕页、调换文件，要保证案卷的完整与安全。如发生丢失、损坏、缺页等情况，当事人应立即向综合管理部报告，查清责任，按严重程度作出处理，对隐瞒不报者，应严肃处理。第十六条档案借阅原则上应当天归还，特殊情况借阅时间不得超过3天。档案归还时，档案管理员应对借出的档案进行检查，无误后再归档。第六章档案保密第十七条档案管理员和借阅人必须自觉遵守《保密法》和《保密守则》，正确处理档案保密与利用的关系，做到既保守公司机密，又积极主动提供利用。第七章档案销毁第十八条档案的销毁，由档案管理员对确认已失去保存价值的档案清理造册，报分公司总经理室审核批准后实施，由2人以上对销毁过程进行监督，并在销毁清册上签字后归档保存。第十九条公司对下列行为应视情节轻重予处罚：（一）将文件材料据为已有、不按要求归档的，视情节轻重予以通报批评或以上处分并限期改正。（二）损毁、丢失、涂改、伪造档案、明知所保存的档案面临危险而不采取抢救措施造成档案损失的，应予以警告或以上处分责令其赔偿损失。（三）擅自出卖或转让档案的，除予以行政处罚或以上处分外，还应赔偿损失。（四）档案工作人员玩忽职守造成档案损失的，应予以批评、警告等处罚。第八章附则第二十条各分支机构参照本规定，结合各自实际，制定各自档案管理的具体办法，报分公司备案。第二十一条本暂行办法由公司综合管理部负责解释。第二十二条本暂行办法自印发之日起施行。附件：1.档案归档范围及保管期限表2.归档章式样3.归档文件目录封面式样4.归档文件目录5.档案盒盒脊及底边式样6.备考表式样7.档案借阅登记表8.档案借阅审批单附件1.档案归档范围及保管期限表档案类别保管期限上级单位关于工作的指示、通知、批复、规定、办法等文件材料（永久重要的）30年上级单位关于工作的指示、通知、批复、规定、办法等文件材料（一般的）10年分公司决策层会议文件材料（包括会议决定、决议、记录、纪要以及其他相关会议材料）永久分公司关于经营管理工作的正式发文文件，包括规定、制度、办法、通知以及其他正式发文。永久分公司关于各项工作的内部请示报告永久分公司关于各项工作的用印申请永久合同30年其它公司内部常用文件10年其它外来文件（重要的）30年其它外来文件（一般的）10年实物档案（照片、光盘、证书等）永久备注：1.未涉及类别档案按以下规定保管：（1）反映本单位主要职能活动和基本历史面貌，对本单位经营管理、业务发展、机构建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。（2）反映本单位一般工作活动，在较长时间内对本单位工作有查考利用价值的文件材料列为长期保管。长期期限为30年。（3）在较短时间内对本机关有参考利用价值的文件材料列为短期保管。短期期限为10年。2.综合管理部保存盖有公司公章、合同专用章、办公室章的合同，保管期限从合同到期失效之日起计算。附件2.归档章式样国元农业保险湖北分公司归档章全宗号年度机构（问题）保管期限件号归档章的填写要求：全宗号：全宗号是档案室对其接收范围内各立档单位所编的代号。（本单位无全宗号可不填）年度：是指归档文件形成与处理的年度。机构（类别）：可按照类别不同分为行政收文、行政发文、党委收文、党支部发文、请求批复、用印申请等。保管期限：可以直接标明为“永久”、“长期”、“短期”件号：即归档文件的排列顺序号，它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。附件3.归档文件目录封面式样归档文件目录全宗名称：年度：保管期限：机构：（问题）附件4.归档文件目录件号责任者文号题名日期页数备注附件5.档案盒盒脊及底边式样附件6.备考表式样盒内文件情况说明整理人：检查人：年月日备考表填写要求：1.盒内文件情况说明：要求填写盒内归档文件需要说明的情况，包括该盒内归档文件收集齐全完整的程度，文件本身的状况（如字迹模糊、缺损）等；整理工作完毕后，归档文件的修改、补充、移出、销毁等情况，以及说明归档文件目录中备注项加“＊”的内容。2.整理人：填写负责整理归档文件的人员姓名。3.检查人：填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名。4.日期：填写归档文件整理完毕的日期。附件7.档案借阅登记表借阅时间借阅部门借阅人借阅（复印）文件名称用途归还日期及档案状况附件8.档案借阅审批单借阅部门借阅人借阅日期文件名称预计归还日期（借阅人填写）借阅用途借阅部门领导综合管理部意见总经理室意见实际归还日期及情况（档案员填写）