华南师范大学科技查新工作规章制度

华南师范大学科技查新工作规章制度规章制度第1页共24页华南师范大学科技查新工作规章制度目录1．华南师范大学科技查新站工作总则2．华南师范大学查新工作原则3．华南师范大学科技查新工作细则4．华南师范大学科技查新咨询档案保管制度5．华南师范大学科技查新委托人须知6．华南师范大学查新咨询专家行为规范7．华南师范大学查新人员工作守则8．华南师范大学查新工作流程9．科技查新一般流程（附图：科技查新一般流程图）10．科技查新质量要求（附图：科技查新质量评价指标体系图）11．华南师范大学科技查新咨询用户反馈制度12．华南师范大学查新收费标准华南师范大学科技查新工作规章制度规章制度第2页共24页制度名称1：科技查新站工作总则为了高质量地完成科研课题的查新工作，规范管理，保证查新工作的质量，特制订本规定。一、查新工作管理部门1、图书馆的科技查新工作由主管馆长负责，具体实施部门为信息服务部。2、信息服务部负责查新人员的管理、审核及定期考查。对考查不合格人员，信息服务部有权取消其查新人员的资格。3、由信息服务部主任根据工作需要，指定专职查新员完成查新项目。被指定人员必须按时、高质量地完成查新报告。4、信息服务部建立科技查新项目的管理档案，定期向图书馆汇报进展情况。二、人员的管理查新人员由查新员、审核员和查新咨询专家组成。1、查新员的条件及职责查新员由信息服务部主任提出聘任意见，由主管馆长认可。同时符合以下条件：⑴具有中级及以上专业技术职称。⑵具有相关的专业知识并具备较宽的知识覆盖面，熟悉查新判断分析的原则与重点，能对收集到的相关文献进行分析、整理与综合提炼。⑶接受过国家或相关主管机构的有关查新的正规培训，具备从事查新的资格；或具有2年以上与查新相关的工作经历。⑷熟练掌握相关专业的国内外各类型数据库和检索工具的使用方法，具有一定的外语和计算机水平。⑸查新员必须遵守上级主管机关颁发的有关科技查新的管理办法、规范，以及图书馆制订的《华南师范大学图书馆科技查新工作流程》，严格按照有关规定进行操作，接受本馆查新负责单位的领导，并对其负责。⑹查新员负责查新的全过程，代表本查新站处理查新委托等事宜。与审核员协商后，撰写查新报告。华南师范大学科技查新工作规章制度规章制度第3页共24页2、审核员的条件与职责查新审核员须由信息咨询部主任聘任，主管馆长批准。除具有一般查新员的基本要求外，还须具备：⑴必须具有副高及以上专业技术职称。⑵审核员负责审核查新员的查新程序是否规范，查新员确定的检索工具、数据库是否合适，选择的检索词及分类栏目是否恰当，检出的文献是否为可比文献，收集到的相关文献是否齐全，提出的文献判断是否正确，查新结论是否客观和准确，查新报告是否规范，并向查新员提出审查意见。3、查新咨询专家的条件和职责为了保证查新质量，由图书馆聘任各院系的学术骨干、图书馆工作委员会的学术委员担任咨询专家，负责相关学科专业查新项目的咨询。⑴查新咨询专家应当熟悉查新项目的科学技术内容。熟悉查新判断、分析的原则与要点，具有严谨的科学态度、良好的职业道德。⑵应当客观、公正地回答查新咨询问题，提供的查新咨询意见应当清晰、准确地反映查新项目及其相关情况的实际。⑶应在与查新机构商定的时间内完成查新咨询事务。华南师范大学科技查新工作规章制度规章制度第4页共24页制度名称2：华南师范大学查新工作原则为保证科技查新工作的公正性、严肃性和权威性，维护查新用户的合法权益，遵照国家科技部发布的《科技查新规范》及教育部的相关法规，特制定查新工作的规章制度如下：（1）严格遵照查新自愿原则、依法查新原则和独立、客观、公正的工作原则进行科技查新咨询；（2）热情接待用户，耐心回答用户提问；（3）与用户洽谈，详细了解与课题相关的情况，确定课题查新点和检索词。（4）针对查新过程中出现的疑难问题，及时与用户交流磋商，交换意见；（5）按时完成查新课题，按时向客户提交查新报告；（6）查新结果必须经主管负责人审核。（7）严格按科技查新收费标准进行收费，收费标准事先向用户介绍。（8）尊重用户利益、保证有关查新各方的相关权益，对委托查新项目的技术内容，负有保密的责任；（9）如遇特殊情况，不能完成查新要求，应与用户及时联系，协商解决。华南师范大学科技查新工作规章制度规章制度第5页共24页制度名称3：科技查新工作细则一．查新项目的受理（一）查新受理的一般原则（1）由本查新站负责同志接洽查新项目委托，由相关学科专业查新人员正式受理查新；（2）查新人员受理查新时，应判断待查新项目是否属于查新范围，判断查新项目学科是否属于本查新站受理的专业范围；（3）有下列情况之一时，本站不受理查新：①超出本查新站受理的专业范围；②查新委托人不能明确列出查新项目各个创新点或技术要点；③查新委托人不能出具与查新内容相关的技术资料。二．查新检索工作的实施（一）检索前的准备（1）明确检索目的；（2）根据检索目的确定待查新项目的特定程度和学科范围的专指程度，使主题概念能准确地反映查新项目的核心内容；（3）确定检索文献的类型和检索的专业范围、时间范围；时间范围应视查新项目类别、研究领域的发展情况而定，可以参考以下原则：①科研立项查新，从查新之日前推10-15年；②成果鉴定查新，从查新之日前推10年；③申报奖励查新，从查新之日前推15年；④技术咨询及其他类查新，从查新之日前推15-20年。（二）检索范围和检索工具的确定（1）查新人员在明确待查新项目的主要内容后，应根据待查新项目的研究内容确定检索范围，选择检索工具；（2）对待查新项目的国内文献检索，应根据国内数据库出版的特点，选择科技华南师范大学科技查新工作规章制度规章制度第6页共24页期刊、科技成果、学术会议、专利、学位论文等多种文献类型数据库进行检索，以防漏检；（3）对中文数据库的检索，应放宽检索条件，通过人工判断进行相关文献筛选；（4）待查新项目的国外文献检索，首先选择美国DIALOG或STN系统索引文档进行文献扫描；如果扫描结果中，命中的数据库本馆已有电子馆藏，首选利用本馆所藏电子资源获取文献；本馆未入藏的数据库，仍要通过DIALOG或STN联机获取；（5）检索词的确定，要考虑能够表达查新项目的创新点或技术要点，并结合同义词、相关词、缩写词、多种拼法、词尾变化等多种情况进行全面检索；（6）对产品类查新项目，除选择一般文献数据库外，应考虑选择商情数据库及印刷版产品类工具书，以保证查全；（7）依据查新项目的主题内容及不同的检索工具，正确编制检索策略；（8）利用本馆电子资源对检索策略进行试检，目的是检验检索策略是否能够准确地检索到与待查新项目相关的文献，了解文献的分布情况，同时检验检索词选取的正确与否；（9）针对试检的结果，进行调整、修改，避免检索结果为零篇的情况发生；对试检出的文献太多或太少，要在分析课题内容的基础上，从以下几种途径调整检索策略：①增加或减少检索数据库的数量；②从数据库设置的其它字段检验检索结果；③重新选择上位概念或下位概念检索词，以扩大或减小检索范围。（三）正式检索（1）正式检索应在调整检验了检索策略的基础上进行；（2）查新人员检索出相关文献的题录、文摘后，整理成统一格式的检索附件；对于密切相关文献必须查找原文，作为查新报告的附件。三．撰写查新报告（一）查新报告的主要内容（1）基本信息：包括查新报告编号、查新项目名称、查新委托人名称、查新委托日期、查新机构名称、查新委托人地址、邮编、电话、传真、电子信箱、查新员、审华南师范大学科技查新工作规章制度规章制度第7页共24页核人姓名、查新完成日期等等；（2）查新目的：可分为立项查新、成果查新等；立项查新包括申报各级、各类科技计划、科研课题开始前的资料收集等，成果查新包括为开展成果鉴定、申报奖励等；（3）查新项目的科学技术要点；是指查新项目的主要科学技术特征、技术参数或指标、应用范围等；（4）查新点及查新要求：是指待查新项目需要查证的内容要点；（5）文献检索分为及检索策略：列出查新人员对查新项目分析后确定的检索数据库、工具书以及确定的检索式；（6）检索结果：查新人员应根据查新项目的技术要点，将检索结果分为一般相关文献和密切相关文献；“检索结果”应当反映出通过对所检索数据库和工具书中命中的相关文献的存在情况，并对相关文献的主要论点进行对比分析，并包括下列内容：①对所检数据库命中的相关文献进行简单描述；②依据检出文献的相关程度分国内、国外两种情况分别列出③对密切相关文献，可用原文中的摘要，以附件形式逐篇进行简要描述；（7）查新结论：查新结论应当包括下列内容：①相关文献检出的情况；②检索结果与查新项目的科学技术要点的比较分析；③对查新项目新颖性的判断结论；（8）查新员、审核员生命：包括查新员、审核员签字的声明，声明内容如下：①报告中陈述的事实是真实和准确的；②我们按照科技查新规范进行查新，文献分析和审核，并作出上述查新结论；③我们获取的报酬与本报告中的分析，意见和结论无关，也与本报告的使用无关；（9）附件：主要包括相关文献的题录、文摘及密切相关文献原文复制件等文献资料。（二）查新报告的基本要求（1）查新报告采用科学技术部规定的规范格式，内容符合查新委托的要求，提华南师范大学科技查新工作规章制度规章制度第8页共24页交的时间、方式符合双方事先约定；（2）查新报告应采用描述性写法，使用规范化术语，文字符号、计量单位应当符合国家现行标准和规范要求，不使用含义不清、摸棱两可词句；（3）对查新报告中的分析、技术特点的描述，每一个结论，都应以客观事实和文献为依据，符合实际，不包含任何个人的主观判断和偏见；（4）查新人员完成查新报告的撰写后，将查新报告及所有相关材料一并送交审核员进行审核。四．查新报告的审核（1）本站出具的查新报告由本馆馆长审核；（2）审核人员负责审查查新员所进行的查新程序是否规范；查新员确定的检索工具书、数据库选择是否合适；选择的检索词及分类栏目是否恰当；检出的文献是否为同类研究文献；可比文献是否恰当；查新员收集到的相关文献是否齐全；对提出的文献判读是否正确；查新结论是否客观和准确；查新报告是否规范；并向查新员提出审查意见；（3）经审核不合格的查新报告，应查明原因和责任，如果责任在委托人，则应另付费重查，如果责任在查新人员，则由查新人员负责重查；（4）审核合格的查新报告，由审核人员签字，盖章。五．查新文件归档与数据库登录（另立有关规章制度）华南师范大学科技查新工作规章制度规章制度第9页共24页制度名称4：科技查新咨询档案保管制度1、科技项目查新咨询工作是对科技立项和成果鉴定实行监控的一项政策性措施，是科技管理工作的重要组成部分。为使科技查新咨询工作进一步科学化、规范化、标准化，加强科技项目查新咨询档案的管理，根据《科技查新规范》中查新档案管理的相关规定，特制定本档案保管制度细则。2、查新机构应当做好下列查新档案的管理工作：（1）查新咨询档案属机密性档案，必须指定专人保管。（2）每一个查新项目的相关材料应当由该项目的查新受理人负责收集、整理、归档。查新完成之后，所有关于该项目的材料应当及时移交档案保管人员，档案保管人员应当建立档案登记簿，按照要求逐一清点验收、登记，并需经双方签字。（3）查新档案应当立卷保管，查新机构的各种有关查新的办法、规定、规范、细则等，查新机构制定的各种有关查新的规章制度，查新机构的年检材料和查新工作总结，查新项目登记簿，查新咨询专家数据库和有关业绩材料，以及查新人员在工作中所获成果、发表的著作和论文等有关文书档案资料应按照年度归档；查新合同计划书、查新咨询报告书、查新项目的主要科学技术资料、查新咨询专家的书面咨询意见、查新人员的工作记录等项目档案按项目立卷，分别按一定标准装订成册，专柜存放。（4）查新档案的保管须有固定的场所和专用保密文件柜，并由专人负责管理。（5）近五年的查新咨询档案一律不外借。有关人员要查阅五年前的档案资料，须经查新咨询室负责人的批准，办理查阅手续，查阅后，应及时归还。查阅人员必须在指定地点查阅，不准在档案材料上圈点或写字，不得拆卷阅览。（6）查新人员按照档案管理部门要求，及时将查新项目的资料、查新合