GAP-程-序-文-件

****************有限公司GAP程序文件审核：版本号：A/0批准：受控状态：受控2009年1月10日发布2009年1月10日实施1目录编号名称页码1文件控制程序2记录控制程序3内部审核及管理评审管理程序4纠正和纠正措施控制程序5培训控制程序6抱怨处理程序7可追溯性与产品召回控制程序8员工健康、安全与福利9应急和紧急事故处理程序10机械设备管理、维护程序2****************有限公司GAP文件控制程序编号：**-G/B-01-091.目的：为了控制GAP管理体系相关的文件和资料，防止文件的非预期使用。2.范围：适用于本公司GAP管理体系的所有文件、法律及其他要求和技术资料等的控制（不包括相关记录），包括适当的外来文件。3.职责：3.1办公室负责GAP管理体系文件和资料的控制。3.2其他有关部门负责本部门文件的使用与保管。4.工作程序：4.1文件和资料可分为以下几类，其编制、审核和批准的权限详见下表：文件编制审核批准管理手册文件编写小组GAP管理负责人总经理程序文件各相关部门GAP管理负责人总经理技术规程各相关部门GAP管理负责人总经理外来文件由GAP管理负责人审批其适用性4.2文件和资料的控制方法：4.2.1办公室负责编制公司的《受控文件清单》，该清单应根据受控文件的更改情况进行及时的修改。4.2.2文件发布前应由相应的授权人员进行审批并签字。详见上表。4.2.3文件发放时，由发放人在《文件发放及回收记录》上填写文件的发放范围，经管理者代表批准后。发放人根据文件的发放范围进行发放，并在《文件发放及回收记录》上作记录，并请签收人签字。4.2.4作废或过期文件由发放人员及时负责回收。4.2.5由于某种原因而需保留的作废文件，由办公室对该类文件进行登记并单独存放，在文件上要注明“作废参考”字样。同时将该文件从《受控文件清单》的备注栏中注明。4.2.6管理体系文件的标识方法是对文件进行编号和区分文件的受控状态。文件编号方法为：3a.质量手册编号：例：**-G/A-01-2009**公司名缩写G/AGAP第一层文件,质量手册01顺序号2009年代号b.程序文件编号：例：**-G/B-01-2009**公司名缩写G/BGAP第二层文件，程序文件01顺序号2009年代号c.技术文件编号：例：**-G/C-01-2009**公司名缩写G/CGAP第三层文件，技术文件01顺序号2009年代号d.记录编号：例：**-G/D-01-2009**公司名缩写G/DGAP第二层文件，程序文件01顺序号2009年代号文件的控制状态分为受控状态和非受控状态，受控状态是适用于公司内使用的文件（包括提供给认证机构用于认证审核的文件），非受控状态是公司用于宣传用的文件。4.3文件和资料的更改。4.3.1对文件和资料的更改的类别主要有技术性修改、文字性修改、印刷错误的修改，以及换版或升级文件。44.3.2文件和资料需修改时，由文件更改的提出部门填写《文件更改/作废文件处理申请单》，经管理者代表审批后，由办公室按文件的原发放范围进行逐一修改，修改的方式有：换页、换版。4.4文件和资料的使用和保管4.4.1文件的使用部门要作好文件的保管，防止文件丢失、损坏。受控文件属企业机密，不得外传。4.4.2使用者要保持文件的初始状态，不能随便在文件上涂写勾划，要保持文件的清洁。4.4.3使用部门不得复印文件，文件的复印由办公室指定人员统一进行。4.4.4使用部门出现文件破损而无法使用时，由办公室给予换发，文件的编号采用原编号。4.4.5使用部门的文件丢失后，由使用部门写出文件丢失的情况，丢失文件的编号等，向办公室申请补发。办公室经核查，认为确已丢失后，重新编号登记后给予补发。4.4.6顾客或其代表需借阅文件的，由GAP管理负责人批准后，指定办公室人员做好《文件借阅记录》。其他部门不得办理借阅。4.4.7文件记录至少保存2年（法律法规和某些特殊控制点要求保存更长时间的记录除外）。4.5对作废文件的控制：4.5.1对于有参考价值的作废文件，在作废文件上注明“作废参考”字样，并进行登记，在《受控文件清单》备注栏上注明。4.5.2对于没有任何参考价值的作废文件，由办公室填写《文件更改/作废文件处理申请单》，经GAP管理负责人批准后，由办公室进行销毁处理。4.5.3作废文件的范围：过期的、不适用的、换版的、换页的文件。4.6外来文件的管理。4.6.1外来文件包括：国家法律法规及行业有关标准、专业文献、仪器设备说明书等。4.6.2外来文件收到后，由办公室对其适用性进行审核，由GAP小组负责人批准文件的发放范围，由办公室下发。各部门签收人在《文件发放回收记录》上进行签收。5.相关记录：《受控文件清单》《文件更改/作废文件处理申请单》《文件发放及回收记录》《文件借阅记录》《外来文件清单》5****************有限公司记录控制程序编号：**-G/B-02-20091.目的：对GAP管理体系所要求的记录予以控制，为证实GAP管理体系的有效性提供证据并实现可追溯性。2.范围：适用于为证明产品符合要求和GAP管理体系有效运行的记录。3.职责：3.1各部门负责设计本部门所使用的记录的表格。3.2GAP负责人审核批准各部的记录表格。3.3各部门负责记录、整理和保管本部门的记录。3.4质量管理小组负责监督、管理各部门的记录。4.工作程序：4.1记录表格的设计4.1.1各部门的GAP记录格式，由各部门负责组织编制，经GAP负责人批准后，交办公室备案。4.1.2各部门可根据工作需要提出记录格式设计更改，执行《文件控制程序》中的有关规定。4.2记录的填写4.2.1记录填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改；如因某种原因不能填写的项目，应用“/”划去。各相关栏目应签全名，不得只签姓。4.2.2如因笔误或计算错误要修改原数据，应采用单线划去原数据，在其上方写上更改后的数据。4.3记录的保存和保护4.3.1各部门的记录由本部门依日期顺序整理好，存放于通风、干燥的地方，所有的GAP记录应保持清洁，字迹清晰，记录保存期限不少于2年。对于超过保存期的记录，由办公室统一执行销毁。4.3.2办公室负责编制《记录清单》，将公司所有与GAP管理体系运行有关的记录汇总，包括名称、编号、保存期、使用部门等，交管理者代表审批，并汇集备案记录的原始样本（表格式样），以利于检索，查阅等工作。64.4记录的销毁处理记录如超过保存期或其它原因需要销毁时，由负责保管该项记录的人员填写《记录销毁申请单》，经GAP负责人批准后，在办公室监督下销毁。5.相关记录：《记录清单》7****************有限公司内部审核及管理评审管理程序编号：**-G/B-03-20091目的为验证GAP管理体系是否符合标准要求，体系是否得到有效保持、实施和改进。2职责和权限2.1总经理2.1.1批准公司的内部检查计划；2.1.2批准内部GAP管理体系检查报告。2.2管理者代表2.2.1全面负责内部检查工作；2.2.2选定内部检查员，对内部检查不符合进行处理并督促改进。2.3内部检查组长2.3.1编制内部检查计划；2.3.2负责编写内部检查报告；2.3.3负责领导公司内部检查。2.4内部检查员依据检查表执行检查任务。3控制要求3.1定期进行内部检查3.1.1对公司的内部检查要求：农场每年至少进行一次全面内部检查，内部检查应由公司批准的内部检查员执行，具体检查内容按照公司《GAP内部检查表》进行，对发现的不符合情况要及时纠正，并采取纠正措施。所有发现的不符合应接受公司内部审核的检查。且成员的内部检查应安排在公司整体内审审核之前完成。3.1.2检查的时机应基于对风险的评估，选择高风险的阶段进行。3.2内部检查人员要求内部检查应由公司批准的内部检查人员来承担。内部检查人员能力要求：3.2.1熟悉并了解国家相关的法律、法规及其它要求；3.2.2熟悉并掌握认证标准的要求；3.2.3具备农作物种植的技术知识或经验；3.2.4熟悉本单位的GAP产品生产和加工管理体系及生产或加工过程；3.2.5经过内部检查员培训，并取得内部检查员资格。3.3内部检查的实施3.3.1内部检查时，由内部检查组长提前一周将检查计划发放到各相关部门或人员，进行内8部检查时应详细记录检查过程的符合或不符合事实，对不符合要开出不符合报告。3.3.2检查结束时，应形成书面的检查报告，检查组长应将检查结果通知各部门，并要求其对不符合采取适宜的纠正措施。3.4对内部检查过程应形成记录，并留存。4.相关记录《内部审核计划》《内部审核报告》《GAP内部检查表》《不符合项报告》《管理评审报告》《管理评审通知单》《内审首（末）次会议签到表》9****************有限公司纠正和纠正措施控制程序编号：**-G/B-04-20091.目的：通过消除不合格发生及潜在不合格的原因，防止不合格及潜在不合格的发生或再次发生，达到持续改进的目的。2.范围：适用于GAP管理体系中所有的需要采取的纠正和预防措施以及涉及到的各个过程。3.职责：质量管理小组负责所有过程中的纠正措施和管理。4.工作程序：4.1出现下列情况之一需采取纠正措施：4.1.1已发生的不合格；4.1.2严重的不合格；4.1.3顾客的投拆；4.1.4内审中发现的不合格项(纠正措施详见内部审核程序);4.1.5关键控制点和必要的过程发生偏离时的不合格。4.2通过收集下列信息进行分析，找出GAP管理体系运行中存在的潜在不合格，需采取预防措施：4.2.1目标的完成情况；4.2.2内部和外部体系审核的结果；4.2.3顾客的意见和投诉；4.2.4管理评审报告；4.2.5记录中数据的处理；4.2.6GAP计划监测结果。4.3当出现上述情况之一时,责任部门采取纠正或预防措施，提出《纠正和预防措施工作单》。4.4责任部门根据不合格情况的描述，进行原因分析。针对分析出原因，责任部门要制定相应的纠正和预防措施计划。在制定纠正和预防措施时应该明确措施或方法是什么，什么时间完成，由谁负责等。纠正和预防措施制定完毕经管理者代表批准后实施。4.5责任部门实施完纠正和预防措施后，应记录所采取措施的结果，并填写纠正和预防措施10实施记录。4.6主管部门按纠正和预防措施计划的要求组织有关人员对纠正和预防措施的有效性进行评审。经评审判定有效，则由评审人员签字并记录评审有效。若评审判定无效，由责任单位重新执行,直至验证有效。4.7当纠正和预防措施涉及到对GAP管理体系文件进行更改时，由办公室按《文件控制程序》的有关规定执行。5.相关记录：《纠正和预防措施工作单》11****************有限公司培训控制程序编号：**-G/B-05-20091、目的为了规范本公司对员工的培训行为，适时为员工提供相应培训，确保GAP体系的有效运行。2、范围适用于公司对内部员工组织的内部培训和安排员工参加相关机构的外部培训以及对种植户的培训。3、职责3.1各部门负责提出培训需求。3.2办公室负责汇总培训需求，并上报管理者代表,以及组织培训的实施。3.3管理者代表审批培训需求。4、程序4.1各部门年初提出本部门的培训需求，上报办公室。4.2办公室负责对各部门提交的培训需求进行汇总，管理者代表进行统筹分析并审核，选择需要进行培训的项目并依据企业体系运行的现状对培训进行统筹策划；4.3由办公室根据各部门的培训需求统一制订年度培训计划，列出时间表以及可能发生的预算报总经理批准；4.4经批准的年度培训计划，办公室进行备案，并负责按照计划组织实施相关培训；4.5办公室对培训的实施情况进行记录，并保留记录；4.6办公室组织对相关的培训的效果进行验证，并保留验证记录；4.7每年必须对员工安排的培训包括：4.7.1基地技术人员的专业技术培训；4.7.2基地种植户关于种植技术、采收过程中的卫生要求、安全操作规程和紧急救助措施的培训；5、相关记录《年度培训计划》《培训实施记录》12****************有限公司抱怨处理程序编号：**-G/B-06-20091、目