ERP在中小企业管理中的应用

河南省中小企业ERP管理系统应用现状摘要：ERP管理系统是会计信息化标志的主要工具之一，近年来随着经济全球化和会计信息化,中小企业要想有较大的发展,就必须加强信息化建设,采用ERP是加强信息化建设的一种途径。通过分析企业资源计划（ERP）在河南省中小企业中的应用现状，分析中小企业在应用ERP过程中效果欠佳的主要问题，并针对ERP应用存在的问题提出了从政府、企业、软件公司等几个方面应该采取的一些策略。关键词：河南省中小企业ERP应用一、河南省中小企业ERP管理系统应用现状在经济全球化、信息化的今天，中小企业生存和发展面临重重压力，实施ERP项目，用信息化带动工业化，成为中小企业提高竞争力的必然选择。不少中小企业因此踏上了ERP应用道路。然而中小企业由于缺人才、缺管理、缺技术、缺经验，造成了中小企业在应用ERP的过程中有着众多不可知、不可控的因素以及信息不对称，使得在中小企业ERP应用无法尽如人意。“传统的企业管理透明化（又称厂务公开）建立在纸上公开、手工管理的基础上。随着现代信息技术的发展，企业利用计算机技术、网络技术建立信息交流通道，作为信息管理的平台，极大地促进了透明化管理的实施。”鉴于此，ERP信息化系统在中小企业的应用首先是有效地解决了决策速度缓慢，各个生产、销售、服务、信息搜集等环节的体系化问题；其次，ERP信息化系统的应用有效地实现了资源的统筹分配与优化，最大限度地使企业流程实现了效益的最大化和最优化；再次，很多中小企业将ERP信息化系统作为决策的依据，在企业的成本管理、供应链管理、销售管理、售后服务等环节中，ERP信息化系统的应用加快了信息的搜集与反馈；此外，ERP信息化系统在中小企业的广泛应用，加快了企业信息化建设的进程，使业务不再依赖于人来完成，而更多是通过计算机来完成。但是在具体的实践中，ERP信息化系统在中小企业的应用并不像上述那样完善。由于受到企业内部多方面因素的影响，中小企业应用ERP信息化系统又暴露出不少问题。“企业的ERP实施规划是确定企业实施信息化管理的宗旨、目标以及实现的方法、步骤、具体项目的计划活动。如果企业不事先进行实施规划和前期准备，那么，匆忙而准备不足的情况下实施的ERP系统将不能很好地支持企业的业务与经营活动。”尽管企业作了各种规划以及各种各样的前期准备，但是在实践中，ERP信息化系统的应用还是有一定的问题存在。首先，实施ERP管理系统的企业没能收到预期的效果。在市场经济体制下，企业不可能完全按照计划生产，而且潜在市场又具有很强的不确定性，因此依据ERP信息化系统反馈的数据就成了生产流程的重要依据。由于ERP信息化系统的反馈数据与企业预测能力不协调，一些企业的ERP实际上仅仅是把分公司层面上解决，这样做的结果是企业的库存与供应链经常发生冲突，于是企业管理者就把这种责任归咎于ERP信息化系统。可以说预测的计划系统的完善是ERP信息化系统实施成败的关键。其次，ERP信息系统建设不够健全。中小企业生产经营中ERP能很好地解决流程问题，能处理出库、入库的流程、库存数量和位置等。然而大多数企业还没有对ERP信息化系统的反馈做好生产、经营、销售、售后服务等具体流程的科学掌握，因为ERP不可能改变企业的管理现状；有的企业在很大程度上仅仅把ERP信息化系统当成信息的搜集器，由于缺乏必要的预测和分析，ERP在中小企业的应用中很快就变成来了一种粗放式的业务管理模式；加上各个企业业务模式、管理模式不同，企业的成本控制与管理信息的储备在搜集方式也不尽相同，因此ERP并不是中小企业的“万金油”，而是需要企业成员对于其掌握和熟练，并促使企业管理者加强对员工的ERP信息化系统执行能力的培训。再者，很多企业管理者意识不到ERP到底是做什么的，很多的企业ERP仅仅是时髦，是为了应付检查。单纯地为了信息化而信息化，只会导致ERP沦为一个摆设；而ERP的实施是需要配套实施的，假设一个制造业企业应用了ERP信息化系统，但是与之相关的客体，诸如销售商、供应商、企业的中层管理以及流程管理的核心成员中没有普及ERP，那么就极可能适得其反最为严重的就是大致企业的信息化模式与管理脱节。最后，信息基础薄弱。ERP的实施是一个系统工程，必须准备于采集许多数据，这是成功的关键。从客观上来说，这有一定的困难，它主要来自两个方面：从大环境上讲，金融市场与物资资料不是很稳定，其不可测因素很多，而且这种不可测因素并不完全遵循师承经济规律；另一方面，从企业内部看，有些数据以前并不存在，需要补齐有的只是一个粗略的数据，需要进一步的整理与细分；此外，新系统与旧系统之间的转换是一个动态工程，特别是金额、数量等存在时间性差异时，完成系统的动态切换也是比较困难的。二、河南省中小企业ERP管理系统应用存在的问题置身于迅速变化的环境中，河南省中小企业为了获取竞争优势，无不在积极寻求管理的突破。充分利用各种管理系统（如ERP）来提升管理，是许多企业的选择之一。以企业为例：尽管实施ERP管理系统给企业带来了很大收益，但许多企业在实施ERP项目时却出现了很多问题，不但没有带来预期的效益，反而产生许多负面影响。1．系统的适应性企业在启动信息化的过程中由于缺乏必要的企业信息化需求分析，盲目地购买许多不同用途的管理系统，希望通过系统的应用、能够给企业管理带来提高，遗憾的是在购买系统前忽略了系统对于管理的适应性，企业盲目地相信咨询人员所做出的业务流程重组将辅助企业实现信息化这样的承诺。但是当业务流程重组之后却发现许多业务在系统中根本无法实现，此时作为企业来讲：生存永远是第一需要，这种无法满足业务需求的系统，自然无法应用。2．战略规划的缺失在信息化项目失败的背后往往隐藏着许多盲目的因素，企业对也实现企业的战略管理始终缺乏有效的认识，而企业信息化决不是为化而化，它是依赖于企业长期的发展战略而建立的信息化体系，如果在信息化伊始并没有制定信息化的方针和策略，也没有充分研究所选择的开展信息化内容的可行性，而采取匆忙上马的方式，这种信息化方式的本身存在巨大的风险。3．对ERP的期望值过高，认为ERP无所不能对于ERP的期望值过高，认为ERP无所不能，这几乎是早期企业在选择ERP系统时易犯的一个通病，尤其是在决策者对ERP缺乏了解而培训又不到位的情况下就更是如此。企业认为，既然ERP需要投资这么多，就应该能解决企业的所有问题。实际上，ERP属于企业管理的范畴，如果企业的技术落后、产品没有市场、那么再好的管理技术也将无济于事、4．系统选择的缺失虽然企业对系统的选择是认真的，但是这种选择的本身不是须从六个方面进行考察：与企业规模相匹配的管理系统公司群体；考察系统的成熟度、灵活性、口碑；考察系统的技术路线是否成熟；考察系统商的实施能力；考察系统商的系统设计与工程方法使用能力；考察系统商的客户化能力和与需求的匹配能力。三、河南省中小企业ERP管理系统应用策略针对河南省中小企业应用ERP管理系统的现状及存在的问题，主要采取以下几个方面的策略，以提高ERP管理系统在中小企业应用的普及率及成功率。1．政府加强领导河南省中小企业存在技术力量弱、资金短缺、领导信息化意识弱等特点，在很多的新技术、新方法推广前，政府部门引导非常重要。政府对企业信息化高度重视，尤其是党的“十六大”明确提出了“以信息化带动工业化”的战略方针。早在“八五”期间，国家科技部就在全国范围内的大中型企业开展了企业CIMS示范工程，为CAD、ERP等技术的推广起了很好的示范作用，带动了一批企业采用ERP技术。“十五”期间，从国家经贸委，科技部到地方的主管部门，都开展了“信息化示范工程”，从技术和资金上对一些中小型企业给予扶持，在不同行业和地区树立样板，通过这些示范企业的成功应用来带动其他的企业的应用。2．企业重视实施细节（1）企业领导重视是关键。一个企业的ERP能否实施成功，最重要的是看企业领导是否重视，尤其是企业的“一把手”是否重视。只有领导重视额，其推广应用才能深入下去；只有深入应用，才能不断提出新的更深入的应用要求；通过不断的深入应用，提高了全体应用人员的应用水平，从应用中体会到计算机所带来的种种进步，从而提高了全体应用人员的积极性和创造性，并反作用于应用，使应用进一步深入；如此不断良性循环，最终形成一个整体应用水平较高的实实在在使用的系统。（2）狠抓基础管理。企业信息化，特别是ERP项目的成功实施，首先就要强调企业的基础管理。因为ERP项目的实施，就是利用技术手段将先进的企业管理思想融入企业经营管理中，而在这个过程中实现财务、物流、流程控制、成本核算、客户关系、供应链衔接等环节的科学管理，以及实现各种量化指标，就必须夯实企业的基础管理。只有这样才能利用ERP管理系统，最大限度地调配企业内外资源，真正实现管理创新。（3）总体规划，分步实施。根据“效益驱动、总体规划、分步实施、重点突破”的原则，在实施ERP建设的过程中，不能贪大求全、不能一口气吃个胖子，对每个阶段和每项内容方面最大限度的达到实施与应用紧密结合，应用于需求保持一致，实现并满足需求取得效益。把ERP工程划分为几个阶段来实现，本着有限阶段目标，重点实施，不断巩固的原则，每完成一个子系统，都要进行严格的测试和验收，保证了阶段性实施效果。（4）制定明确、量化的ERP应用目标。不管做什么事都要有明确、量化的目标。ERP在有些企业应用之所以未能取得预期效果，其中一个很重要的原因就是应用目标过于定性、空泛，难以具体实施和控制。ERP应用目标的主要内容应用时企业通过ERP应用，促使企业在生产经营管理方面有哪些改进、提高和创新。应用目标一旦制定后，必须按期、按质实现，同时该目标也将作为企业ERP应用绩效评价的重要依据。对于中小企业信息化项目的实施来说，最重要的事情就是做好认真仔细的需求分析，首先要明确的是：企业是否具备上ERP的条件；企业在资金、人才和管理方面有多少困难；企业应该在什么时机上ERP。企业信息化应该遵循在企业经营目标的原则下，先做战略性的数据规划；再根据企业的核心业务和主导流程，建立主题数据库；然后在此基础上，再开发出具体的业务处理系统。（5）实行BPR是成功应用ERP的基础。实践表明，应用ERP与企业的员工素质、经营机制、管理模式、管理方法、业务流程、过程控制、组织结构、规章制度和责权利等方面有着密切的关系，也存在着许多问题。如果这些问题在尽力ERP管理系统的同时不能得以有效的解决，那么企业仅通过应用ERP也是不能有效的提高管理水平、整体素质和经济效益。因此，应用ERP必须要实行业务流程重组（BPR）,确保企业有一个科学、规范的管理基础，这个阶段的工作是不可逾越的，特别是对于我国大多数企业长期处于管理粗放，以及现阶段我国ERP应用水平普遍较低的状况而言就显得更为重要。3．软件公司注重开发ERP价值（1）开发适合中小企业的ERP软件。一般来说，中小企业的管理水平普遍不高，但是，目前市场上流行的企业管理软件大多数是针对大企业设计的，价格高，管理模式也未必适用中小企业，因此，信息技术在中小企业的推广普及进程相对缓慢，中小企业对信息技术的利用水平也普遍较低。针对中小企业市场的ERP软件应该在功能、性能、应用性、灵活性和扩展性等方面做更大幅度的改进，从而降低实施成本，帮助企业克服资金、人员和管理等方面的制约，并在设计理念上寻求突破，把ERP的门槛降下来，贴近本地企业的实际需要。只有这样，ERP的明天才能走向中小企业，才会普及。（2）注重企业的差异。不同行业的ERP软件所需要的功能和重点不完全一样，在同一行业不同所有制、不同地区、甚至不同的企业领导对ERP管理系统的要求也可能不一样。尽管ERP软件可以在用户现场进行二次开发和界面个性化定制，但如果应用目标、数据结构都要改动，会比较困难，那样不仅增加了实施的难度和成本，还会造成实施拖延甚至失败。解决这一矛盾要从多方着手。调查和分析应用需求是，要把可能发生的变化和功能扩展尽量考虑充分，设计中支持多种选择并留好接口。另外，从软件技术上下功夫，例如运用生成器、构件重用、业务流程可视化模拟、中间件等技术。参考文献［1］韦海韬，张太