Excel基础知识

第1章Excel基础知识1.1Excel基本操作1.2工作表的操作1.3公式与函数的操作1.4分类汇总与数据透视表1.5图形与图表的操作本章学习目标Excel的命令和工具栏的应用工作表的相关操作Excel常用函数和公式的使用分类汇总与数据透视表的使用图形与图表的绘制1.1Excel基本操作1.1.1Excel操作界面的构成1.1.2菜单和命令1.1.3对话框的设置1.1.4工具栏的应用1.1.5添加或删除快捷按钮返回首页1.1.1Excel操作界面的构成要启动Excel，首先单击Windows桌面左下角的“开始”按钮，将鼠标指向“程序”选项后，再将鼠标指向“MicrosoftExcel”选项，单击鼠标左键，如图1-l所示。Excel启动后，如果调入一个工作簿文件（如book1），则可获得如图1-2所示的Excel工作界面。其中包含如下几项内容：标题栏、菜单栏、工具栏、编辑栏、工作表、工作表名称、滚动条、状态栏等。如图1-3所示。图1-1Windows环境下的屏幕图1-2Excel工作表组件图1-3Excel最大的数据容量返回本节1.1.2菜单和命令单击主菜单栏上的任意菜单，屏幕上显示一个下拉菜单，如图1-4所示。1．当前有效命令当前有效菜单命令是那些目前能够合法使用的命令，在当前的状态下单击命令可以执行相应操作。这些命令在菜单中以深色字体显示。2．当前无效命令当前无效菜单命令是那些目前不能够合法使用的命令，它们在当前的状态下是没有意义的。那些字体颜色比别的菜单命令的字体颜色浅的就是当前的无效菜单命令。图1-4下拉菜单3．具有快捷按钮的命令在菜单中，有的菜单命令左边有一个图标，称为具有快捷按钮的命令。4．快捷键快捷键，是指直接从键盘上按规定的组合键来执行菜单对应的命令。5．会弹出对话框的命令如果菜单命令的后面带有省略号，意味着在单击这条命令之后会出现对话框，在对话框中进行了相应的操作后才能完成某项特定功能。6．带有子菜单的命令如果菜单命令的右边有一个箭头，表示该菜单命令带有子菜单。选中该菜单命令，则在该命令旁弹出一个子菜单。7．复选命令带有复选标记的菜单命令称为复选命令，如图1-5所示。图1-5复选命令返回本节1.1.3对话框的设置1．单选按钮2．复选框3．文本框4．选项卡、标签和数字增减框5．列表框6．下拉列表框7．图形列表框1．单选按钮图1-6含单选按钮的对话框2．复选框图1-7含复选框的对话框3．文本框图1-8含文本框的对话框4．选项卡、标签和数字增减框图1-9含选项卡、标签和数宇增减框的对话框5．列表框图1-10含列表框的对话框6．下拉列表框图1-11含下拉列表框的对话框7．图形列表框图1-12含图形列表框的对话框返回本节1.1.4工具栏的应用1．常用工具栏工具栏中的按钮都是菜单中常用命令的副本，当鼠标指向某一按钮后，稍等片刻后，在按钮右下方会显示该按钮图标的含义。2．格式工具栏用于编辑排版，能够使输入的数据和文本更加漂亮。3．绘图工具栏使用它可以在Excel工作表格中绘制图形。图1-13常用工具栏与格式工具栏返回本节1.1.5添加或删除快捷按钮1．添加按钮（1）在“工具”菜单上，单击“自定义”选项，如图1-14所示。（2）在“自定义”对话框中，单击“工具栏”选项卡，选中要显示的工具栏的复选框。（3）单击“命令”选项卡，在“类别”框中，单击要让按钮执行的命令的类别。（4）将所需的命令从“命令”框中拖动到显示的工具栏上。图1-14自定义对话框2．删除按钮（1）在“工具”菜单上，单击“自定义”选项。（2）在“自定义”对话框中，单击“工具栏”选项卡，选中要显示的工具栏的复选框。（3）将要删除的按钮拖离工具栏。（4）在“自定义”对话框中，单击“关闭”按钮。返回本节1.2工作表的操作1.2.1建立工作表1.2.2编辑单元格1.2.3设置行与列1.2.4数据的查找与替换1.2.5多工作表间的操作返回首页1.2.1建立工作表启动Excel时，计算机自动打开工作簿和工作表。这时，一般显示三张工作表，即Sheet1、Sheet2和Sheet3，可以根据要求对工作表进行命名或者建立新的工作表。新建一个工作簿有两种方法：一是将光标移动到主菜单栏上的“文件”菜单，在下拉式菜单中单击“新建”，在出现的“新建工作簿”对话框中双击“空白工作簿”即可。第二种方法是，单击标准工具栏的新建按钮。返回本节1.2.2编辑单元格1．Excel中的数据类型（1）标签。（2）数值。（3）公式。图1-15Excel中数据的三种类型2．向单元格输入数据当选中单元格后，就可以从键盘上向它输入数据。输入的数据同时在选中的单元格中和公式栏上显示出来。如果相邻几个单元格的数值相同，那么输入时不必逐个去敲，只需要在最左上角的单元格输入数值后，用鼠标选中它，然后再用鼠标对准该单元格右下角的“填充柄”（形状为一个小的黑正方形），按住鼠标左键并往右（同一行的单元格）或往下（同一列的单元格）拖，一直拖到相同内容连续单元格的最后一个，最后松开鼠标左键，结果这些相邻的单元格的相同内容就全部输入好了。3．单元格的插入与删除（1）插入单元格。单击要插入的单元格，使之成为活动的单元格。执行“插入”菜单中的“单元格”命令（或执行快捷菜单中的“插入”命令），这时屏幕上会出现如图1-16所示的对话框。（2）删除单元格。用鼠标选中要删除的单元格，使其成为活动单元格。执行“编辑”菜单中的“删除”命令（或执行快捷菜单中的“删除”命令），这时屏幕上会出现如图1-17所示的对话框。如图1-17所示图1-16“插入”对话框图1-17“删除”对话框返回本节1.2.3设置行与列1．选中整行只需将光标移动到所要选中行的行号处，然后单击。2．选中整列只需将光标移动到所要选中列的列号处，然后单击。3．插入行或列对于一个编辑好的表格，可能要在表中增加行或列来增加新的数据。4．删除行或列选定要删除的行或列。在“编辑”菜单上，单击“删除”命令，在“删除”对话框中，单击“整行”或“整列”即可。返回本节1.2.4数据的查找与替换数据的查找与替换比较简单。执行“编辑”菜单中的“查找”或“替换”命令，在出现的“查找和替换”对话框中输入需要查找或替换的内容，单击对话框下部的不同命令按钮就会执行相应操作。返回本节1.2.5多工作表间的操作1．增减工作表2．选定多张工作表3．同时修改多张工作表4．保存工作表5．移动和复制工作表返回本节1.3公式与函数的操作1.3.1公式的创建与编辑1.3.2Excel常用函数返回首页图1-19函数图示1.3.1公式的创建与编辑1．公式的创建（1）选择要建立公式的单元格。（2）键入“=”。（3）输入公式的内容，比如“=SUM(B4:G4)”。（4）为了完成公式的编辑，确认输入的公式，可按Enter键或用鼠标单击编辑栏左侧的“√”按钮；如果要取消编辑的公式，则可单击编辑栏的“×”按钮。2．公式中的运算符（1）算术运算符（见表1-1）（2）比较运算符（见表1-2）（3）文本运算符（见表1-3）（4）引用运算符。（5）运算符的优先顺序（见表1-4）表1-1算术运算符运算符运算符名称含义操作举例运算结果+加号加=10+515-减号减=10-55*星号乘=10*550/斜杠除=10/52^脱字符乘幂=10^5100000%百分号百分比=200%2表1-2比较运算符运算符运算符名称含义操作举例=等于号等于A1=B1大于号大于A1B1小于号小于A1B1=大于等于号大于等于A1=B1=小于等于号小于等于A1=B1不等于号不等于A1B1表1-3文本运算符运算符运算符名称含义操作举例结果&连字符连接数据或文本=“t”&“检验”=A1&B1（注：单元格A1为数字2002，B1为数字02）t检验200202表1-4Excel公式中运算符的优先级顺序优先级顺序运算符说明1（高）:（冒号）引用运算符2（空格）3,（逗号）4-负号5%百分号6^乘幂7*和/乘和除8+和-加和减9&连续两串文本（连接符）10（低）=、、、=、=、比较运算符3．公式编辑编辑公式时如果有问题，Excel会出现错误信息，常见的错误信息有以下几种：（1）####（2）#DIV/0！（3）#VALUE！（4）#NAME?（5）#N/A（6）#REF!。（7）#NUM!（8）#NULL!。返回本节1.3.2Excel常用函数1．圆周率2．对数与指数3．阶乘4．排列与组合5．随机数6．数据取舍函数7．求绝对数8．求余数与求商9．连乘与连加返回本节1.4分类汇总与数据透视表1.4.1分类汇总1.4.2数据透视表返回首页1.4.1分类汇总1．简单分类汇总（如图1-20所示）分类汇总计算均值可按如下步骤进行：（1）对需要分类汇总的关键字字段进行排序。（2）选定数据清单中的任一单元格。如图1-21所示。（3）单击“分类字段”框的下拉箭头，在弹出的下拉列表中选择所需字段作为分类汇总的依据，这里指定“组别”为分类字段。图1-20某药物代谢动力学研究数据图1-21“分类汇总”对话框（4）单击“汇总方式”框的下拉箭头，在弹出的下拉列表中有求和、计数等11个选项。（5）在“选定汇总项”列表框中，列出了数据清单中的所有字段（变量）名称，将所有需要汇总的字段前面的复选框选中。（6）根据需要，指定汇总结果显示的位置，选定相应的复选框。（7）单击“确定”按钮，获得如图1-22所示的结果。图1-22分类汇总结果2．删除分类汇总如果要删除分类汇总，可单击菜单中的“数据－分类汇总”命令，然后在分类汇总对话框中单击“全部删除”按钮。此时，数据清单恢复成原来的初始状态。3．多级分类汇总多级分类汇总的关键是正确的分类汇总次序，即先按主要关键字建立第一级分类汇总，再按次要关键字建立第二级分类汇总，依此类推。在分类汇总前必须按主要关键字、次要关键字等排序（如图1-24所示）。图1-24二级分类汇总结果返回本节1.4.2数据透视表1．创建数据透视表例1-4根据如图1-25所示的“学生体育成绩”工作表中的数据建立数据透视表。具体步骤如图1-25~1-29所示。图1-25“学生体育成绩”工作表（部分数据）图1-26数据透视表和数据透视图向导步骤1图1-27数据透视表和数据透视图向导步骤2图1-28数据透视表和数据透视图向导步骤3图1-29数据透视表的雏形2．数据透视表的结构及其工具栏（1）数据区。（2）数据透视表工具栏（如图1-30所示）。（3）编辑与组织数据透视表（如图1-31所示）。图1-30工具栏按钮的作用图1-31各种鼠标指针的形状3．设置报告格式与更新数据（1）设置数据透视表格式。①选定数据透视表中任意单元格。②单击数据透视表工具栏的“设置报告格式”按钮，弹出“自动套用格式”对话框。③从中选择需要的报表格式后，单击“确定”按钮。（2）更新数据透视表。在数据透视表中任意选择一个单元格，然后单击“数据透视表”工具栏的“更新数据”按钮。4．数据透视图表中创建公式（1）单击数据透视表中的某一数据。（2）在“数据透视表”工具栏上单击“数据透视表”或“数据透视图”，再指向“公式”，然后单击“计算字段”命令。（3）在“插入计算字段”对话框的“名称”框中，键入由公式新创建字段的名称，如图1-32所示。（4）在“公式”框中编辑公式。（5）单击“添加”（或修改）按钮，再单击“确定”按钮。图1-32“插入计算字段”对话框返回本节1.5图形与图表的操作1.5.1图形操作1.5.2图表操作返回首页1.5.1图形操作1．“绘图”工具栏图1-33“绘图”工具栏2．绘制图形图1-34自选图形－基本图形图1-35绘制的自选图形3．编辑图形图1-36添加图形图1-37“组合”命令图1-38默认图形叠放次序图1-39“叠放次序”命令图1-40调整叠放层次图1-41“阴影样式”选项图1-42“圆柱形”阴影效果图1-43“等腰三角形”三维效果图1-44“设置自选图形格式”对话框图1-45“艺术字库”对话框图1-46“编辑‘艺术字’文字”对话框图1-47艺术字效果返回本节1.5.2图表操作1．Excel