几种常见的应用文格式

中文系第九届素质大赛之“文坛星锐”中文系学生会秘书处制1第九届素质大赛之“文坛星锐”特刊中文系学生会秘书处（制）中文系第九届素质大赛之“文坛星锐”中文系学生会秘书处制2几种常见的应用文格式PART1调查报告一、概念与特点调查报告是对某项工作、某个事件、某个问题，经过深入细致的调查后，将调查中收集到的材料加以系统整理，分析研究，以书面形式向组织和领导汇报调查情况的一种文书。调查报告有以下几个特点：（一）写实性。调查报告是在占有大量现实和历史资料的基础上，用叙述性的语言实事求是地反映某一客观事物。充分了解实情和全面掌握真实可靠的素材是写好调查报告的基础。（二）针对性。调查报告一般有比较明确的意向，相关的调查取证都是针对和围绕某一综合性或是专题性问题展开的。所以，调查报告反映的问题集中而有深度。（三）逻辑性。调查报告离不开确凿的事实，但又不是材料的机械堆砌，而是对核实无误的数据和事实进行严密的逻辑论证，探明事物发展变化的原因，预测事物发展变化的趋势，提示本质性和规律性的东西，得出科学的结论。二、分类调查报告的种类主要有以下几种：（一）情况调查报告。是比较系统地反映本地区、本单位基本情况的一种调查报告。这种调查报告平方根是为了弄清情况，供决策者使用。（二）典型经验调查报告。是通过分析典型事例，总结工作中出现的新经验，从而指导和推动某方面工作的一种调查报告。（三）问题调查报告。是针对某一方面的问题，进行专项调查，澄清事实真相，判明问题的原因和性质，确定造成的危害，并提出解决问题的途径和建议，为问题的最后处理提供依据，也为其他有关方面提供参考和借鉴的一种调查报告。中文系第九届素质大赛之“文坛星锐”中文系学生会秘书处制3三、写法调查报告一般由标题和正文两部分组成。（一）标题。标题可以有两种写法。一种是规范化的标题格式，即“发文主题”加“文种”，基本格式为“××关于××××的调查报告”、“关于××××的调查报告”、“××××调查”等。另一种是自由式标题，包括陈述式、提问式和正副题结合使用三种。陈述式如《东北师范大学硕士毕业生就业情况调查》，提问式如《为什么大学毕业生择业倾向沿海和京津地区》，正副标题结合式，正题陈述调查报告的主要结论或提出中心问题，副题标明调查的对象、范围、问题，这实际上类似于“发文主题”加“文种”的规范格式，如《高校发展重在学科建设――××××大学学科建设实践思考》等。作为公文，最好用规范化的标题格式或自由式中正副题结合式标题。（二）正文。正文一般分前言、主体、结尾三部分。1．前言。有几种写法：第一种是写明调查的起因或目的、时间和地点、对象或范围、经过与方法，以及人员组成等调查本身的情况，从中引出中心问题或基本结论来；第二种是写明调查对象的历史背景、大致发展经过、现实状况、主要成绩、突出问题等基本情况，进而提出中心问题或主要观点来；第三种是开门见山，直接概括出调查的结果，如肯定做法、指出问题、提示影响、说明中心内容等。前言起到画龙点睛的作用，要精练概括，直切主题。2．主体。这是调查报告最主要的部分，这部分详述调查研究的基本情况、做法、经验，以及分析调查研究所得材料中得出的各种具体认识、观点和基本结论。3．结尾。结尾的写法也比较多，可以提出解决问题的方法、对策或下一步改进工作的建议；或总结全文的主要观点，进一步深化主题；或提出问题，引发人们的进一步思考；或展望前景，发出鼓舞和号召。一、消息写作的注意点中文系第九届素质大赛之“文坛星锐”中文系学生会秘书处制4PART2消息（一）采访是消息写作的基础采访不仅是消息写作的基础、也是所有新闻体（尤指新闻报道体裁）写作的前题和基础。要写消息，要写出好的、有新闻价值的消息，首先要求记者深入细致地采访，占有丰富、典型而真实的材料。这就要求记者要有较强的新闻敏感，善于获取新闻线索，掌握基本的采访方式、方法，有熟练的采访技巧。要求记者全身心地投入到实践中去，眼观六路，耳听八方，“上天”有路，“入地”有门，巧问详听，勤记细想，在有限的时间地进行成功的采访，为消息写作做好准备、打下基础。采访和写作的关系非常密切。看起来是先有采访、后有写作，前者是认识实际的过程，后者是反映实际的过程，而实际上，采访能力强自然有助于写作效率的提高，而写作能力强，则可做到在采访中心中有数、心里有底、针对性强，从而提高采访的效率。（二）消息的结构消息的结构通常指两个方面的意思。一是指消息的构成，即一篇消息稿内容上的结构成分，一般由标题、消息头、导语、主体、背景、结尾几部分组成。二是指消息的结构形式，即作者对已过滤的新闻材料进行总体性安排或布局的方式。消息的结构形式主要有以下几种：1、倒金字塔式结构倒金字塔式结构是一种头重脚轻，虎头蛇尾式的结构，它把最重要的材料放在篇首，最不重要的材料放在篇末，从导语至结尾按重要性程度递减的顺序来组织安排新闻材料。它的主要特点是：（1）打破了记叙事件的常规，在材料的时间特征上，往往呈现以下公式：首先是“总体性倒叙”。即将最后结果或后发生的却富有吸引力的材料，置于篇首。中文系第九届素质大赛之“文坛星锐”中文系学生会秘书处制5其次是“局部性倒叙”（即“倒叙中的顺叙”）。即在局部性倒叙中又用顺叙说明过去一段时间内，“开始如何，后来又如何”。最后是“总体性顺叙”。即“现在正在如何，进一步又如何”。（2）它按重要性程度来安排材料，决定段落层次的顺序。常呈现为“重要”、“次重要”、“次要”、“更次要”、“补充”、“进一步交待性材料”的顺序。（3）它的导语常是直叙型的部分要素导语，它包含了最重要的事实，又往往具有相对独立性，可独立成章，变成“简明新闻”或“一句话新闻”。（4）对事件过程的叙述往往较简略，每段文字都很简要。倒金字塔式结构便于受众迅速掌握全篇之精华，满足受众尽快获取最新消息之需求；便于记者迅速报道新闻，将最重要的新闻事实，最先发出去；便于编辑选稿、分稿、组版、删节，如在版面不够时，可从后往前删，无须重新调整段落。但它也易于造成程式化、单一化的毛病，而且，它比较适宜写时效性强、事件单一的突发性新闻，而用它来写非事件性新闻、富有人情味、故事情强的新闻，就不太适合。例如：中新社北京九月五日电中国中青年新闻工作者的最高奖“范长江新闻奖”从今年开始进行评奖，以后每两年评选一次。记者从中国记协和范长江新闻奖基金会今天举行的新闻发布会上了解到，凡在评选年度不超过55岁的中青年专业新闻工作者均可参加评选。评选范围包括正式批准登记的报纸、通讯社、广播电台、新闻时事类刊物和新闻电影等单位的新闻编辑、记者、播音员（包括节目主持人）以及从事新闻理论研究、新闻教育的专业人员。首届“范长江新闻奖”最多评选采编人员10名，是否设提名奖待定。评选结果将在明年第一季度公布。据悉，海外新闻工作者参加评选的办法另行拟定。中文系第九届素质大赛之“文坛星锐”中文系学生会秘书处制6范长江新闻奖基金会主席、新华社社长穆青任评选委员会主任。评选委员会由新闻界专家和知名人士组成。2、时间顺序式结构此结构形式又叫编年体结构。也有的称其为金字塔式结构，其实并不准确。时间顺序式结构通常不一定有单独的导语，往往按时间顺序来安排事实，先发生的放在前面，后发生的放在后面。这种结构叙事条理清晰，现场感强，且很适合写那些故事性强、以情节取胜的新闻，尤适合写现场目击记。其缺点是开头平淡，难以一下子吸引受众；消息的精华也可能淹没在长篇的叙述之中。例如：冻死的孩子重新复活美国威斯康星州一个名叫麦肯罗的孩子，今年只有二岁半。一月十九日，在家里人没有注意的情况下，他穿着一身睡衣，只身来到零下二十九度严寒的室外。家里人发觉后把他抱回屋里时，麦肯罗的一部分血液已经‘冻结’，手脚也都僵硬了。当他被送往医院时，体温已下降到十五点五度。但是，在经过了包括使用心肺泵等先进设备抢救以后，麦肯罗竟然奇迹般地复活了。像这样处于低温状态下的人能够死而复生，在世界上是没有先例的，就是参加抢救麦肯罗的医生也对此感到惊叹不已。现在，除了他的左手可能会留下由于冻伤后遗症引起的轻度肌肉障碍以外，其它恢复都很正常，估计三、四周内，即可恢复健康。3、对比式结构此种结构重在通过对比，揭示差异，从而突出新闻主题。如《人民日报》1982年7月18日关于顺义啤酒厂和青岛啤酒厂的报道就用的这种结构。此则消息首先用的是对比性的标题。两个厂为什么建设一快一慢？权力下放争主动――顺义啤酒厂一年建成投产婆婆太多难办事――青岛啤酒厂扩建扯皮两年然后是对比性的导语，在对比性的导语下，又用了两个对比性的小标题：“顺义厂：地方有主动权，领导重视，各方配合”。中文系第九届素质大赛之“文坛星锐”中文系学生会秘书处制7“青岛厂：婆婆太多，公文旅行，相互掣肘”。最后，又有一个对比性的结尾：“两个厂情况如此悬殊，发人深省。”4、提要式结构此结构通常把新闻中最重要的事实概括到导语中，然后将多项需并列出示的内容以提要形式，用数字程序一一分列出来。有时也可不用数字标示，而用“――”引出各个要点。5、问答式结构此结构多用于记者招待会的报道。记者应善于组织问题，报道内容应忠于原意，行文时，也应注意内容的连贯和层次的明晰。6、积累兴趣式结构此结构通常在开始设置悬念，使受众逐渐增加对事件的兴趣，最后形成高潮。因其材料的趣味性从导语至结尾递增，故名积累兴趣式。又因其要求设置悬念，故又有人称之为悬念式结构。它尤其强调将最精彩的、出人意料的材料置于消息结尾。如：婚礼唁电新娘寻死觅活春节前夕，解放军某部三连战士肖建军，收到“父病故速归”加急电报，匆匆赶回山西省临汾老家。跨进门，却见室内张灯结彩，墙上贴着大红“喜”字，小肖一下愣住了。母亲将他拉在一边说：为能使你参加大哥的婚礼，我瞒着家里人发了封假电报，你可要保密。母亲的一片“苦心”，使小肖只好撒谎骗父亲和家里人说自己出差顺路回家。2月8日哥哥结婚。婚礼程序完毕。亲朋好友正在推杯换盏，频频敬酒时，邮递员送来一封电报，小肖父亲接过连忙展开，只见上写：“闻建军父不幸病故，三连全体官兵致电表示沉痛哀悼。”其父气得浑身颤抖，遂质问儿子。在坐的新娘弄清原委，“哇”的一声大哭冲出门去，头撞墙寻死，多亏众人相劝事态才未扩大。其母悔恨地说：“都怪我荒唐行事，闯下大祸”。中文系第九届素质大赛之“文坛星锐”中文系学生会秘书处制87、散文式结构就是吸收散文在结构和表达等方面的特点，材料和层次安排自由、灵活，语言表达不拘一格。如郭玲春写的《金山同志追悼会在京举行》一文即是如此。PART3开幕词、闭幕词开幕词开幕词是在一些大型会议开始时由会议主持人或主要领导人所作的开宗明义的讲话。它具有宣告性、提示性和指导性。（一）开幕词的特点一是简明性，开幕词要简洁明了、短小精悍，最忌长篇累牍，言不及义，多使用祈使句，表示祝贺和希望；二是口语化。它的语言应该通俗、明快、上口。（二）开幕词的种类按内容可以分为侧重性开幕词和一般性开幕词两种。侧重性开幕词往往对会议召开的历史背景、重大意义或会议的中心议题等，作重点阐述，其他问题一带而过。一般性开幕词则只对会议的目的、议程、基本精神、来宾等作简要概述。（三）开幕词的写作方法通常由标题、称谓及正文三部分组成。1、标题通常有三种写法：一是用会议名称作标题；二是前边再加上领导人姓名；三是用提示内容中心或主旨的标题，在后面通常加上副标题。2、称谓一般写在标题下行顶格，称呼通常用“同志们”、“朋友们”、“各位代表”等。3、正文一般包括开头、主体和结尾。开头写宣布开幕之类的话。主体部分一般包括以下内容：会议的筹备和出席会议人员情况；会议召开的背景和意义；会议的性质、目的及主要任务；会议的主要议程及要求；会议的奋斗目标及深远影响等等。但写作中一定要把握会议的性质，郑重阐述会议的特点、意义、要求和希望，对于会议本身的情况如议程等，要概括说明，点到为止；行文则要明快、流畅，评议要坚定有力，充满热情，富于鼓舞力量。最后是结尾，一般都是“祝中文系第九届素质大赛之“文坛星锐”中文系学生会秘书处制9大会圆满成功”之类。闭幕词（一）闭幕词的概念和种类闭幕词是一些大型会议结束时由有关领导人或德高望重者向会议所作的讲话。