出差管理制度1

出差工作及差旅报销管理制度手册编号：CJR-CC-007版次：第三版编制：审核：批准：发布日期:2014-07-01出差工作及差旅报销制度编号CJR-CC-007版次3发行日期14年07月01日页次2/141．目的：为统一、规范管理员工出差工作及差旅费报销行为，特制订此制度。2．范围：公司所有出差员工均依本制度执行。3.职责：3.1各部门负责本部门员工出差前的《出差派工单》《出差计划表》的编制和初审工作。3.2各部门负责本部门员工出差期间《工作汇报》的跟踪管理和工作指导。3.3各部门负责本部门员工出差提报的《出差计划表》《工作汇报》《加班确认单》《请假调休单》《设备验收报告》《差旅费报销单》《业务费用申请单》《培训记录单》的编制、初审、归档、考核评价、统计报表工作。3.4各分管领导负责分管部门员工出差前的《出差派工单》《出差计划表》的批准审核工作。负责员工提报的《工作汇报》《加班确认单》《请假调休单》《设备验收报告》《差旅费报销单》《业务费用申请单》等最终审核批准工作。3.5各分管领导负责分管部门员工出差期间重点项目、重点任务的跟踪管理和工作指导。3.6各分管领导负责分管部门针对每月的出差任务上报的《费用统计表》《出差任务考核表》《设备验收汇总表》《出差考勤表》《用户意见反馈汇总表》《日常工作跟踪记录表》的批准和作出月度工作总结和出差任务的考核分值。3.7综合部监控管理各部门内勤的出差任务工作分析总结、归档、考核评价、统计报表工作。3.8财务部负责公司报销单据的最终审核及财务业务指导的工作，并汇总出当月各部门出差的费用明细。4．程序：4.1出差人员交通工具、出差补助费用、出差考勤管理规定：4.1.1出差人员交通工具管理规定：4.1.1.1公司员工在市内出差，一般情况下公司不派公务车且不得乘坐出租车，特殊情况需要公司派公务车或乘坐出租车的，事前须由副总审核批准。市内出差，公司按实报销公共交通费用；自备车辆可报销寄放费。4.1.1.2出差员工无特殊情况一律不得打车，没有经过部门主管或总经理同意批准，打车费用自行承担。核准审核制定修改次数010203修订日期审核出差工作及差旅报销制度编号CJR-CC-007版次3发行日期14年07月01日页次3/144.1.1.3出差人员在无特殊情况下一律不得乘坐飞机，确需乘坐飞机的必须经过总经理同意，由综合部为其预订机票，没有经总经理同意的不为其预订机票、财务部也不得给报销。4.1.1.4凡是员工在出差期间请假回老家的（自出差地直接回老家，例：出差地—荷泽），公司不给予报销出差员工老家—济南的费用（例：荷泽—济南）。4.1.2出差人员补助费用报销标准：4.1.2.1公司员工出差费用实行大包（包括住宿、生活补助=餐饮补助+话费），住宿还是按原来等级执行，生活补助由40元增加到60元，不包含车票（往来车票及公交票、地铁票），标准详见附表。4.1.2.2客服部、市场部常驻办事处人员连续出差时间标准为每月不低于28天4.1.2.3住办事处员工的餐饮+话费的补助标准由每天50元增加到每天70元。4.1.2.4阶段性出差任务因工作需要而延长出差时限的，须报请主管领导审核批准；未经批准，出差超过规定时限的，大包费补助按8折给付。4.1.2.5公司人员出差途中夜车补助：乘普快火车按票价格的50%补助；乘特快火车、动车、不带卧铺的大巴车按车票价格的30%补助。夜车补助时间：20:00到次日07:00，满6小时享受途中补助，乘坐火车卧铺及飞机不享受途中补助。4.1.2.6生活补助：满1天按1天补助。满4小时按半天补助，不满4小时不补助。凡与公司主管一同出差并且住宿费、餐费由主管支付的，随同人员均无生活补助。4.1.2.7在济南市内员工因工作需要，中午在外就餐者每人午餐补助10元。4.1.2.8到国外出差的员工根据合同签订的内容，除需方承担的费用外，未承担的其他费用按当地的住宿、交通实报外，每天按生活费标准300元标准补助。4.1.2.9西南区域（包括湖北、湖南、江西、广西、贵州、云南、四川、重庆等）调试区域覆盖面积广阔，地理位置偏远，交通不便，差旅费用相对较高，出差人员返程不便。为解决这种被动的现状，对客户服务部西南区域的调试人员每月工资中额外增加200元的生活补助。附表一、费用标准：大包费（包含住宿、餐饮补助、话费）、交通费、交通工具、交际费。4.1.3出差人员考勤管理规定：核准审核制定修改次数010203修订日期审核出差工作及差旅报销制度编号CJR-CC-007版次3发行日期14年07月01日页次4/14费用类别部长及以上人员组长（副组长）一般人员上海、北京、天津、重庆、深圳、海南、杭州、广州、厦门大包费190元/天180元/天170元/天省会及直辖市辖区内指的是（合肥、上海、北京、天津、重庆、深圳、海南、杭州、广州、厦门等辖区内周边县、市大包费用）例如：北京市，市区内按一线城市大包费用报销，密云县则按省会大包费用报销170元/天160元/天150元/天地级市及省会辖区内周边县、市大包费用（例如：济南市，市区内按省会大包费用报销，济阳县、章丘市则按地级市大包费用报销）150元/天140元/天130元/天佛山170元/天（部长、组长、员工均执行此标准）苏州、鄂尔多斯160元/天（部长、组长、员工均执行此标准）交通费按实支付按实支付按实支付轮船四等舱/火车硬卧/座/动车、高铁二等座自行安排飞机事先核准动车、高铁二等座以上事先核准出租车事先核准交际费事先核准4.1.3.1出差员工考勤记录由各部门内勤统计后报综合部。在下午三点前出差回来的员工首先回到公司打卡，如果公司没有紧急的工作，主管可以批准员工回去休息；在下午三点以后回来的员工，电话通知主管，第二天再来上班。综合部内勤依据各部门内勤统计后的考勤报表进行核实，经副总批准后交到财务部。在晚上12点以后，须在第二天下午上班前到公司上班打卡。4.1.4.2部门内勤应每日确认出差员工所在的城市及每日的工作动态，以考核员工在外期间的工作表现。4.1.3.2员工出差期间，应每日在CRM内填写工作汇报、市场部销售人员填写洽谈进展，为赶进度需要加班的，CRM内填写加班申请单，经领导同意后，加完班后填写加班确认单。国家法定节假日出差的，按节假日加班费给予补助，其他时间的加班允许调休，不计加班费。核准审核制定修改次数010203修订日期审核出差工作及差旅报销制度编号CJR-CC-007版次3发行日期14年07月01日页次5/144.2出差人员单据报销管理规定：4.2.1报销人员、初审人员及签审人员要严格按照公司的出差管理制度执行，特别是对所有的表单中的内容严格按规定填写，员工和主管、副总对每次出差的质量都要有清楚评价。4.2.2夜车补助可以不开具发票，但是大包的标准必须按照附表二中的标准准备足额的发票，不足的部分不能给予补助。初审人员初审时，首先确认发票是否足额？其次公交票是否按行程报销？对于存在疑义的报销项目，初审人员应针对疑义的项目要求报销人员在报销单作出书面说明或要求报销人员退回重填，同时初审人员做好记录，以备以后其他人员再到同一用户报销时进行核实对证。附表二、员工出差大包费（包含住宿、餐饮补助、话费）必须提供的住宿发票标准费用类别部长及以上人员组长（副组长）一般人员上海、北京、天津、重庆、深圳、海南、杭州、广州、厦门大包费130元/天120元/天110元/天省会及直辖市辖区内指的是（合肥、上海、北京、天津、重庆、深圳、海南、杭州、广州、厦门等辖区内周边县、市大包费用）例如：北京市，市区内按一线城市大包费用报销，密云县则按省会大包费用报销110元/天100元/天90元/天地级市及省会辖区内周边县、市大包费用（例如：济南市，市区内按省会大包费用报销，济阳县、章丘市则按地级市大包费用报销）90元/天80元/天70元/天佛山110元/天（部长、组长、员工均执行此标准）苏州、鄂尔多斯100元/天（部长、组长、员工均执行此标准）核准审核制定修改次数01020304修订日期审核出差工作及差旅报销制度编号CJR-CC-007版次3发行日期14年07月01日页次6/144.2.3出差过程中如出现不是计算机打印的长途大巴票，员工应在票的背面注明里程数，员工对里程数标准不清楚的由部门内勤到综合部查询，以避免发票不规范出现乱撕票的情况；4.2.4内勤审查出差人员单据时，要求每张票据不能重叠、层次分明；字迹工整、清楚；车船费、市内交通费、旅馆费票据分开贴；每张票据必须是正规发票，收据不予报销。4.2.5发票的粘贴要真实、有效，如发票额度大于实际额度时应在相应票据上注明实报多少元。4.2.6CRM费用填写、审批及费用报销的操作说明4.2.6.1出差差旅费用的填写：公司所有部门人员出差发生的差旅费用均在CRM中填写4.2.6.1.1属于市场前期开发、技术支持、技术交流等形成订单之前的差旅费用各部门应在项目管理—洽谈进展管理中填写，填写时注意：洽谈进展每个客户每个项目每个派工独立填写、有技术支持任务单或其它任务派工单的填写时必须关联上原单据并且有项目的对应项目必须关联上，填写清楚本次洽谈的工作情况；将为完成本次任务所产生的的费用在费用明细里填写清楚。4.2.6.1.2属于订单签订后安装调试前的现场勘察确认、图纸会签等工作产生的差旅费用应在订单管理-客户沟通往来记录中填写，填写时注意：沟通往来记录每个客户每个订单每个派工独立填写、必须关联订单和派工单，填写清楚沟通确认的内容；将为完成本次任务所产生的费用在费用明细表里填写清楚。4.2.6.1.3属于发货后终验收前的安装调试工作产生的差旅费用应在调试售后管理-安装调试汇报中填写，填写时注意：安装调试汇报每个客户每个订单每个派工独立填写、必须关联原安装调试派工单，填写清楚安装调试的工作内容汇报；将为完成本次任务所产生的费用在费用明细表里填写清楚。4.2.6.1.4属于终验收后的售后服务工作产生的差旅费用应在调试售后管理-售后服务汇报中填写，填写时注意：售后服务汇报每个客户每个订单每个派工独立填写、必须关联原售后服务派工单并且必须将该项目的质保状态填写正确（售后服务派工中填写后关联上会自动调过来，应确认是否正确，不正确要改过来），填写清楚售后服务的工作内容汇报；将为完成本次任务所产生的费用在费用明细表里填写清楚。4.2.6.2出差差旅费用的填写要求：填写时应按照费用发生的时间顺序依次填写并应写明时间，同一科目紧挨着发生的费用可以合并在一行中填写，但不允许跨时间合并科目（比如倒两次公交车可以写在一行内，但不能把一天内所有公交车费在一行中填写）；差旅费用的报销：出差人员应每天填写上述相应工作记录和费用记录，并将票据粘贴保存好；报销时进入财务管理-费用登记报销，添加新的报销单，如果是报销本人的费用，进入后，系统自动将本人名下所有未报销的费用全部调出在明细表里；特别注意的是：核准审核制定修改次数010203修订日期审核出差工作及差旅报销制度编号CJR-CC-007版次3发行日期14年07月01日页次7/144.2.6.2.1对于产生订单之前的费用报销（ERP中没有特定项目的）可以一块报销（主要是市场开发，前期技术支持等产生的费用）；一块报销的，客户名称选择其中一个就可以；联系人、项目、关联订单、批号、订单状态、质保状态、erp项目编号不用填写，选择需要报销的项次，将票据对应核对好、保存提交即可；根据ERP系统要求，每个报销单必须关联到具体项目（ERP项目编号），而在ERP中每一个订单对应一个项目编号，因此有订单（批号）的费用（主要是客户沟通往来、安装调试、售后服务的费用），必须一个订单一张报销单；所以对于有订单的费用报销必须每个客户每个订单（ERP项目编号）独立填写单独的报销单。（一份报销单对应一份单据）4.2.6.2.2报销单提交，财务审核完毕后，在最后一步必须将CRM中的报销单封存，封存后，该报销单3自动在ERP中写入一张报销单，特别注意的是，这只是写入了ERP中，在ERP中并没有生效入账；CRM中封存后，报销人必须进入ERP找到这个报销单存盘、提交才能在