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入伙管理指引导读第一阶段入伙前准备第一章入伙前工作计划1入伙计划内容2入伙计划反馈2.1营运管理部2.2开发商2.3计划跟进第二章入伙资料准备1入伙资料编制2入伙资料的印刷3业主信息的收集第三章标识建议第四章相关备案1物业备案2物价备案3保安管理备案4公司备案第五章管理软件1财务软件2物业管理软件3短信群发平台第六章接管验收第七章工程返修1前期工程返修2入伙后工程返修第八章开荒保洁1受开发商委托2开发商开荒保洁第九章入伙方案1入伙方案考虑要素1.1入伙现场物资1.2入伙流程1.3人员分工1.4入伙现场紧急预案2入伙方案编制注意事项第十章入伙培训1入伙培训计划2入伙演练第十一章钥匙管理1钥匙移交2钥匙管理2.1集中入伙前2.2集中入伙后第十二章外联单位联系第二阶段入伙期第十三章入伙现场管理1入伙现场物资2入伙现场的功能划分3入伙现场的人员调配4入伙现场标识5现场沟通5.1开发商、施工单位5.2业主沟通5.3内部沟通6、入伙现场工作要点补充7、入伙现场外围管理第十四章装修管理第十五章后续入伙办理第八章开荒保洁第九章入伙方案第十章入伙培训第十一章钥匙管理第十二章外联单位联系第十三章入伙现场管理第十四章装修管理第十五章后续入伙办理一入伙前工作计划A02-1入伙工作计划表□A02-2入伙工作清单□二资料准备B02-1资料清单□三标识建议四相关备案五管理软件E02-1管理软件试用评估报告□六接管验收F01-1接管验收管理程序□F01-2接管验收资料管理作业指导书□F01-3资料管理作业指导书□F01-4设备设施接管作业指导书□F01-5公共区域接管验收作业指导书□F01-6专有区域接管验收作业指导书□F01-7验收标准（各系统标准）□F01-8接管验收方案编制指引□F01-9遗留问题处理指引□F02-1项目移交清单□F02-2房屋交付验收记录表□F02-3房屋验收情况记录表□F02-4接管验收情况通报表□F02-5资料钥匙移交表□F02-6接管验收资料清单□D02-1.项目收费明细及标准□八开荒保洁H02-1开荒保洁评估表□H01-1开荒清洁作业指导书□H01-2开荒保洁方案□H01-3开荒保洁协议□七工程返修G02-1遗留问题统计跟进处理表G02-2返修工作告知函C01-1标识管理指引□G01-2工程返修管理程序□九入伙方案I01-1入伙管理程序□I01-2商业入伙作业指导书□I01-3入伙工作规范□I01-4入伙模式确定□I01-5入伙接待说辞□I01-6入伙岗位安排指引□I01-7入伙突发事件处理指引□I01-8与开发商沟通指引□I01-9入伙物资准备工作指引□I01-10入伙演练方案□I02-1印鉴证照登记表□I02-2印鉴证照使用登记表□I02-3印鉴证照办理申请表□十入伙培训十一钥匙管理十二外联单位联系L01-1集中入伙期广告项目与场地租赁操作指引□十四装修管理N01-1之平管理物业管理指引N01-2装修管理程序□N01-3装修审验作业指导书□N01-4装修垃圾管理作业指导书□N01-5装修监控作业指导书□L02-1装修审批标准参考□L02-2装修巡查工作指引□L02-3写字楼、商场装修环境保护指引□L02-4装修管理责任书□L02-5装修情况统计表□L02-6装修申请表□L02-7装修施工人员登记表□L02-8装修施工人员登记表□L02-9装修违章通知书□L02-10装修现场监控记录表□L02-11装修许可证□L02-12装修责任担保书□L02-13资料钥匙移交表□J02-1培训计划表□J02-2培训记录表□J02-3培训考核记录表□J02-4培训效果评估表□J02-5签到表□K02-1钥匙领用登记表□K02-2钥匙配制申请表□KJ02-3钥匙清单□K02-4钥匙使用登记表□十三入伙现场管理M02-1现场氛围布置工作指引□M02-2POS机使用指引□M02-3紧急事件处理记录表M02-4紧急事件登记表M02-5入伙现场通讯录第一阶段入伙前准备第二阶段入伙期十五后续入伙办理导读亲爱的同事：您好！感谢您阅读之平管理《入伙管理指引》！本指引是之平管理《管理指引》的重要组成部分，基于入伙管理的重要性，所以在编写过程中特意将入伙内容单独强调，请您务必仔细阅读。在入伙前，可能由于开发商工期紧迫，导致我们前期现场工作的繁重，为保障现场工作的有序，这就需要在入伙前我们进行充足的准备，同时由于集中入伙期是业主与之平管理第一次面对面的交流，业主的第一印象影响着今后业主对之平管理的判断，因此对之平管理这样没有开发商背景的完全依靠市场化运营的公司，做好入伙管理工作对我们至关重要。《入伙管理指引》主要以入伙工作的时间为纵线，对各阶段工作要点进行系统阐述，有效地指导您开展入伙期间工作。由于公司项目的多样性，以及各地法律法规之间的差异性，当您以本指引为指导时，请您充分的尊重法律法规要求，公司鼓励您在合理范围内，充分发挥您的想象力，运用您的最佳判断，为我们的顾客提供超出期望的服务。在使用本指引时，如果您有更好的意见，请您及时联系公司营运管理部，我们将认真听取您的宝贵意见，不断完善我们的《入伙管理指引》，有效指导我们开展今后的工作。希望通过阅读本手册，您能展示出更为专业的入伙管理服务，赢得开发商与业主的支持与认可，让之平管理赢在起跑线上。祝您使用愉快！您诚挚的之平管理第一阶段入伙前准备入伙前准备对开展前期物业管理工作至关重要，细致入微的前期准备工作是合理有效开展后期工作的前提。请您在入伙前准备阶段充分的运用公司“细意尽心”的成功法宝，关注每个细节，有步骤的开展各项准备工作。第一章入伙前工作计划在入伙准备工作开展之前，您需要制定好完善的工作计划。完善的入伙工作计划可以指导您入伙准备期的各项工作，避免繁杂的事务导致部分工作的遗忘，保证入伙前各项工作的顺利完成。1入伙计划内容您在制定入伙计划时，您需要根据项目的特点，首先了解项目的进度情况，您可以和开发商及施工单位充分的沟通，全面了解房屋、配套设施、绿化等各类工程的进展情况，明确开发商确定的大致入伙时间，然后开始制定入伙计划。在制定入伙计划时您应该考虑时间节点、工作内容以及责任人。您可以根据工作顺序，将时间按月划分为工作阶段，详细的制定每项工作的开始时间以及完成时间，明确责任人保证工作的顺利开展。在工作内容方面，请您尽可能详细的罗列，计划制定的越详细，今后工作越容易开展。对于入伙计划的内容，请您根据所管项目的具体情况进行编写，为了便于入伙准备工作的开展，公司营运管理部已经制定了《入伙工作清单》作为您制定入伙计划的参考文件，详见附件一2入伙计划反馈2.1营运管理部请您及时将入伙工作计划反馈至公司营运管理部。营运管理部将根据您的工作计划，提出合理化建议，并对您的入伙前期工作进行跟踪与指导。2.2开发商您也应该将入伙工作计划反馈至开发商，让开发商明白您在入伙前的准备工作。2.3计划跟进请您在日常工作中，及时与入伙责任人沟通，注意跟进入伙计划的各项工作，保证入伙准备工作的顺利进行。在入伙准备期，您应该把入伙工作计划的落实情况及时反馈于公司OA中，方面营运管理部的跟踪及指导。第二章入伙资料准备入伙资料是入伙准备工作的主要内容，入伙资料的准备包括入伙资料的编制、印刷以及填写。1入伙资料编制请您在编写入伙资料时注意结合当地的法律法规，参照当地物业主管部门制定的资料模板，同时在编制入伙资料时，建议您考虑到入伙后的管理，尽可能的编制全面的文件清单，将有关小区的管理要求提前告知业主，增加今后管理中业主的认同度。以下资料为建议入伙工作资料清单，请您参考：居家助理手册业主信息登记表物品领取签收表交房流程表银行代扣协议钥匙借用登记表业主钥匙留存单施工人员信息登记表装修违章通知书装修现场监控记录表装修许可证装修责任担保书入伙通知书装修申请表出入证欢迎函停车场管理协议装修管理协议商铺管理协议验房表入伙流程图装修流程图防火安全责任书由于《居家助理手册》作为小区业主了解小区，了解物业的重要资料，建议您在《居家助理手册》内涉及小区工程概况、小区配套设施、小区物业服务项目（明确有偿、无偿服务以及个性化服务，对于价格您应该考虑今后调整及服务项目增减的温馨提示）、装修流程及管理、小区管理规定、消防安全、小区周边生活配套以及生活小贴士等。居家手册在设计上应该符合小区的特点，在封面设计及排版上应迎合主要服务群体，使《居家助理手册》向业主传递出之平管理专注物业管理的思想精髓。入伙资料在编制时，您可以结合法律法规以及项目情况，本着便于今后管理初衷，编制合理的制度，如宠物豢养管理制度等。2入伙资料的印刷在入伙资料印刷方面，建议您咨询相关物业主管部门。入伙资料印刷在不同地区有不同做法，例如两书，某些地方是物业主管部门统一印制由开发商购买（如重庆），某些地方是由开发商根据物业主管部门提供的模板进行统一印制。资料在印刷前，请您仔细核对资料信息，防止资料内容发生错误，延误后续工作。在印刷数量方面，建议您根据入伙单元户数，预留足够的资料数量进行调配。同时您可以针对不同资料确定不同数量，对于入伙后经常会用到的资料，如巡逻签到表等质量记录，建议您印刷足够数额，通常以3个月为宜，质量记录的印刷还需考虑记录的更新周期等情况，以方便工作，节约资源为原则。在时间节点方面，建议您制定入伙资料在入伙前两个月完成，在入伙资料印刷方面建议您入伙前一个月完成。您应该预留足够的时间进行入伙资料填写、装袋以及邮寄。建议您在入伙前5天将入伙现场需要的资料装袋整理，对于区分房号的资料您应该做好复核工作，对于需要业主现场填写的资料建议您提前邮寄给业主，并告知业主此类资料已上传至公司外部网络，便于丢失资料的业主及时填写内容，减轻入伙现场工作压力。同时对于入伙现场需要业主提供的资料如身份证复印件、购房合同、已经签署的物业管理协议等资料，您可以向开发商提前索取，尽量减少入伙时资料复印的繁琐工作，减轻入伙现场工作量。3业主信息的收集在入伙工作准备期（制定入伙计划时），由于我们需要向业主发送《致业主的一封信》以及入伙现场预交管理费的计算，您需要对已购房业主信息进行收集，这方面请您及时以书面形式联系开发商，索取并定期进行更新。第三章标识建议工程竣工前，请您提前向开发商发送标识制作建议函，标识管理是物业服务的显性体现，并且在某种意义上也规避了我们在经营中存在的法律风险。在标识制作时请您结合项目具体情况，参照公司《标识管理指引》，站在便于后期管理的高度，向开发商进行全面系统的标识建议。您在根据《标识管理指引》进行标识设计时，请您结合项目情况，充分的咨询各部门意见，根据《标识管理指引》中提供的标识清单，填写《VI产品设计制作审批表》，申请制作。由于现场实际情况不同，可能您需要对《标识管理指引》中部分标识进行改动，请您及时联系公司营运管理部设计师，进行重新设计，在向设计师咨询时，建议您反馈如下内容：标识的内容、尺寸、制作工艺、张贴位置及制作数量。对于标识的内容您应该涉及到中英文表达，对于标识的制作数量，您应该根据标识的使用频率，对于经常用到的标识，建议您适当放宽标识制作数量。对于更改的标识，建议您留存标识设计原稿，由于后期制作标识对像素有要求，因此留存的标识格式最好为最初设计格式（非jpg等图片输出格式），由专人保管，这样便于今后修改及再次制作。标识制作时，建议您将标识统计及安装落实到人，由一人统一负责，避免其他人对标识不了解，造成标识统计、制作及安装的遗漏。第四章相关备案1物业备案根据法律法规要求，物业企业进行从事经营性活动，需要到当地物业主管部门进行备案。物业备案是开发商取得销（预）售许可证的前提工作之一。请您配合开发商做好此项工作。在进行物业备案的过程中，最重要的就是沟通，包括与开发商及行政主管部门的沟通。由于前期资料并未正式移交，因此资料的提交需要您与开发商及时取得联系，索取相关资料并按要求提供，全力配合开发商做好物业备案工作。根据以往经验，物业备案需要提供如下资料：物价收费申请、前期物业合同、住房业主销售资料、部分住房销售合同。具体情况，请您根据项目所在地行政主管部门要求，全力配合开发商做好此项工作