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会议承办代理合同甲方：乙方：经友好协商，甲乙双方就乙方承办/代理甲方之__会议事宜达成如下协议，双方共同遵守执行。一、甲方主办的__会议全部交由乙方承办。会议地点是会议时间__年_月日至__年_月日。主会场是；二、乙方提供如下会议服务（选项，在口内打√的为本次会议需提供的服务）1.□礼仪及接待2.□会议交通3.□会场布置4.□会议饗饮安排5.□会议秩序维持6.□会议秘书服务7.□会议代表住宿安排8.□会务考察安排及夜间娱乐支持9.□返程票务服务及站场接送10.□财务协助各项服务分叙如下：礼仪及接待1、乙方提供名礼仪小组，汽车站、火车站、机场分别安排__名礼仪，设立标识（甲方提供企业或行业标识，乙方制作），引导甲方人员报道及安排商务车辆前往下榻酒店。在下榻酒店大堂设立专用接待台(乙方负责设立)，乙方提供__名工作人员协助甲方会务组人员进行代表签到、房间安排、发放会议指南（甲乙双方共同拟定)、告知代表会议注意事项，编制会议名录。礼仪工作时间为_月日时至_月日时，下榻酒店接待人员工作时间为_月日时至_月日时，乙方提供一条接待热线电话，热线电话开通□国内长途□国际长途，费用按酒店商务电话收费，记入甲方会议支出----除非甲方工作人员许可，乙方人员不得使用热线电话。2、会议名录制作要求为：开本，色印刷，内文纸张为纸，封面为，制作份，单价为_，交货时间为_月日前。会议名录资料要求在_月日前以格式上传给网站。3、会议发言材料制作：开本，色印刷，内文纸张为纸，封面为，制作份，单价为_，交货时间为_月日前。4、礼品的准备：乙方提供礼品的设计、制作，甲方应在______时，确定礼品数量_______份，规格__________，要求：________份，礼品种类_______________。会议交通1、站场接送根据实际需要，乙方必须于_月日时至_月日时安排辆座空调巴士，面包车辆，轿车辆，至机场（汽车站、火车站）。按照先到集合，统一运输的方式，安排与会代表前往下榻酒店。双方同意所有费用按运输趟次结算，其结算标准见下表。如果由于甲方原因使得预定的车辆空驶，甲方按照大巴元、面包车元、轿车元结算。所有交通工具的运行命令由甲方发出，并在行驶单上签字。型号行驶路线价格（元/趟）备注送站场费用同上约定。双方应在月日前，确认需要用送站场地的名单。甲方应该本协议签署前告知乙方此部分费用的分摊方法（会务组支付或者个人支付），甲方确认：下列人员由会务组承担送站场费用，除此之外，均由个人承担。或者：甲方确认，所有与会人员的送站场费用由会务组承担；或者全部与会人员的送站场费用均由个人承担。甲方确认：需要会议期间提前送离的人员有，具体时间是月日时，乘用车标准为座车。2、会务交通乙方必须于_月日时至_月日时安排辆空调巴士，面包车辆，轿车辆至酒店，用于接送会务人员至会场。甲方（或者乙方）负责通知并集合需要乘坐商务用车之人员。用车行程为（往返/单程，选择）。于_月日时至_月日时安排辆空调巴士，面包车辆，轿车辆至酒店，用于接送会务人员至晚会/宴会现场（地点为：）。用车行程为（往返/单程，选择）。费用按下表标准结算：型号行驶路线价格（元/趟）备注乙方于_月日时至_月日时提供吨货车辆，负责运输会议材料，行程为至。包括装卸，费用合计为元。会场布置乙方应在月日前预订会场，并于月日点前按甲方要求完成布置：1、主席台：要求鲜花__盆，__色地毯，主持台，主席台设___席位，背景为材料，投影帘要求(x)，投影仪要求流明，配备激光指示笔（或者伸缩式教鞭）.有线/无线麦克风个。主席台配置茶水杯（或者瓶装矿泉水)，主席台配备电工一名，会务服务小姐一名。双方确认：投影仪为（甲方自带，乙方提供甲方租赁，第三方提供)，当甲方自带时，乙方仅有义务提供技术支持，不负责保证仪器正常工作；双方确认，投影仪租赁价格为元／天，茶水提供及服务人员支持包含在会场租赁成本中。2、会场布置：乙方必须于月日点前完成会场布置—U型、课堂式、围桌型、剧院式等供选择，安排席位不少于个，其中前排布置需要，各排间距不得小于厘米；在会场安排固定摄影点个，需要提供饮水机台，提供小型会晤室个，会晤室摆设桌椅不得少于套。会场悬挂横幅条，内容为。会场内/外提供资料/样品展示台个。双方确认：展示台为全新制作/租赁，规格xx，单价为元/个。饮水机由乙方免费提供，饮用水由甲方提供（乙方可代办)。3、氛围支持：乙方应在月日点前完成个气球条幅悬挂，条幅内容为（）规格是x，拱形气模个，规格是x，会场内／外摆放花篮个。同时在月日报纸预订xx版面发布相关信息（内容甲方提供)。以上会场布置与氛围支持费用总计为：元。4、同声翻译系统：乙方必须于月日前调试好同声翻译系统，提供声道翻译（语种为)，月日前甲方应将发言大致领域及特点告诉口译员，并告诉口译员发言者国别与大致语言习惯。乙方提供的口译人员必须在__月日前熟悉所需翻译的专业领域，作同声翻译时，错误率不得超过2%。同声翻译支持费用总计为：__元。餐饮安排1、双方确认，会议期间与会人员就餐地点为酒店餐厅及餐厅。其中中餐就餐人数不少于人次，西餐就餐人数不少于人次，穆斯林就餐人数不少于人次。早餐餐标为元/人，正餐（中餐及晚餐）餐标为元/人，宴会餐餐标为元/人，早餐、正餐及宴会餐（包括西餐及穆斯林餐）食物见附件（菜谱)。会议提供的餐饮不含酒水或者含酒水（见附件），时间是月日餐至月日餐止，其中月日餐为宴会餐。会议人员凭证件（或者餐卡）就餐。早餐形式为自助餐（或者团餐)，正餐为围桌式（或者自助餐）团餐，具体就餐时间由乙方制作水牌告知甲方与会人员。商务考察旅程用餐另计。2、宴会餐/商务酒会要求。时间：_月日时至_月日时规模：内容：（1）自助餐/围桌宴会。（2）演讲系统。（3）娱乐节目（4）服务/交通餐饮费用总计为：元。3、其他服务安排。会议秩序维持为便于保密及会议正常举行，双方确认_月日至_月日会议室设立位工作人员，工作人员由甲方/乙方负责指定/委派，主要职责是核查进入会场人员身份。进入会场人员一律凭证件进入。此项服务费用元/免费。会议秘书服务双方确认，会议期间乙方为甲方提供如下服务：1、速记员名，工作时间为。2、翻译员名，工作时间为。其中英文名，日文名，德文名。3、会务勤杂人员名，工作时间为。4、保健医生名，工作时间为。5、摄影时名，工作时间为。录制媒介为，规格为，后期编辑由乙方/甲方完成。6、旅行顾问名，工作时间为。7、签约司仪（礼仪）名，工作时间为。8、其他——指示牌制作，块，内容。放置地点。以上会议秘书服务费用共计元。住宿安排双方确认，甲方预订客房数共计间，其中饭店级标准间间（元/间），商务套间间(元/间)，行政套间间(元/间)；饭店级标准间间(元/间)，商务套间间(元/间)，行政套间间（元/间）。基于与会人数有一定的机动性，双方约定乙方预留间客房至月日时，其中标间间，套房间。截至月日时甲方实际用房如果低于预订，则按预订客房数量结算，超过的按实际结算（在预订总量的10%范围内)，乙方承诺超过部分按预订价格计算。月日时以后按实际用房计算。所有用房时间为月日至月日时。超过月日时，如果甲方人员需要继续使用客房，可提前通知乙方，乙方可以与酒店交涉，尽量（但不保证）按协议价格结算。双方确认，乙方必须在月日时前获得酒店预订房间钥匙牌，按甲方指定名录登记分派房间，同时完成入住登记。会务考察安排及夜间娱乐安排1、会务考察。双方确认，会议期间甲方与会人员进行商务考察，线路及行程如下：线路1第1天：第2天：第3天：人数：人线路2第1天：第2天：第3天：人数：人总人数为：人车辆要求：乙方提供旅行责任保险、专业导游、陪同。费用：元。2、夜间娱乐安排。双方确认，会议期间甲方人员如举办各类酒会或者联谊会，乙方将负责代理安排。此部分费用由甲方统一支付/或者参加人员直接支付。具体方案见附件。返程票务服务及站场接送双方确认，甲方人员返程事宜由会务组织统一安排/与会人员自行支付。乙方提供返程票务代理服务（在签到会场酒店大堂提供咨询及预订处，时间为月日时至月日时）：1、机票：明折明扣，不收取服务费，免费送票至下榻酒店。2、火车票：票面价格，每位收取40元服务费，免费送票至下榻酒店。3、高速巴士：票面价格，免服务费，免费送票至下榻酒店。4、船票：票面价格，免服务费，免费送票至下榻酒店。乙方提供站场欢送服务：（时间月日时至月日时）财务协助（此条款为非一次性收取会务费用组织机构适用）双方确认，甲方与会人员签到时，乙方提供名财人员协助甲方收取会务费用，提供验钞设备，并协助甲方人员统计核实相关应收费用。其他协助：乙方在自有网络上发布会议预告信息，制作回执表单，供甲方相关人员下载填制，同时指派固定人员统计回执信息，定期向甲方报告。此项服务免费提供。三、双方确认，以上预订及服务属于不可撤销约定。自双方签字、盖章且甲方按本条款支付预订金之日起协议立即生效。甲方于协议生效后个工作日内支付人民币元作为预订金。变更及核算原则1、甲方确认，除非发生以下几种情况，否则甲方不存在撤销或变更本协议理由——如果撤销或变更，乙方将有权要求甲方支付撤销或变更给乙方造成的预期损失。（l）战争或政治事件。(2)甲方进入破产程序。(3)甲方实体进入重组变更程序虑。(4)由于政策或法律变化导致会议不可能举行。2、甲方可以在预订的期间内变更会议时间，但变更通知必须于预订期限前天抵达乙方，乙方接到甲方通知后应在个工作日内以（□传真□电邮□公函）方式回执确认，甲方在接到乙方确认文件后即表示甲乙双方就会议时间的变更达成一致，双方间的协议除会议日期外，其余不作变更。3、乙方服务的变更。除非发生如下情形，否则乙方无权变更服务。(1)乙方签约的下游服务商出现法律规定的破产、停业或者其他人力不可抗拒的服务中止事件，同时乙方更换的下游服务商不能满足甲方要求。(2)会议地点出现重大自然灾害（包括急性传染病)。(3)会议地点出现重大政治事件（包括政府征用会议场所）。如果不是由于上述原因，乙方要求变更服务，将赔偿甲方由于服务变更而导致的预期损失。出现本条款所列事项时，乙方应该在第一时间内以书面形式通报甲方，并在甲方收到通知后作出变更预案供甲方选择，乙方保证变更的服务应当不低于原来协议水准。基于友好合作的精神，所有变更事宜双方同意协商解决。同时双方约定：(1）甲方变更或取消会议应当在协议生效后会议正式举办前个工作日前通知乙方，除乙方已经支付的成本外（在甲方的预付款项中抵扣，不足部分乙方有权要求甲方补足，多余部分乙方同意返还甲方)，乙方放弃预订收益的索赔。(2)甲方变更或取消会议的决定如果在会议前日通知乙方，甲方应赔付乙方预期利益的__%，并不退回预付金。（3)甲方变更或取消会议的决定如果在会议前日通知乙方，甲方应赔付乙方预期利益的100%，并不退回预付金。(4）乙方由于非本条款原因要求改变服务或者取消的，于会议举办前日通知甲方的，必须全额退还甲方预付款。(5)乙方由于非本条款原因要求改变服务或者取消的，于会议举办前日通知甲方的，除退还甲方预付款外，还必须赔付甲方本协议总金额的%；如在日前通知甲方，乙方必须全额赔付。4、双方约定，本协议规定的服务及费用核算原则如下。(1)住宿、餐饮及车辆—按协议标准结算，基于可以理解的原因，允许实际费用总量下浮5%，即如果甲方需要的服务低于预订的95%，按95%结算；高于95%的，按实际服务费用结算。(2)除协议规定的服务总量以外，乙方同意按协议标准提供服务预留空间，但不超过总量的5%(指各单项服务）。甲方如果需要超过预订的服务，在5%范围内可享受协议标准，超过部分乙方尽量但不保证提供协议标准服务。(3)双方确认，所有服务费用在__月__日前由甲乙双方核算认可，甲方保证一次性将款项支付给乙方。如果超过约定期限，乙方有权要求甲方支付滞纳金，标准为总量的0.5%，按日计算。5、仲裁。双方约定，如果对本协议执行出现争议，将首先协商解决；如果协商不能解决，双方将申请仲裁解决，仲裁地点为。6、生效。本协议自双方共同签章且甲方提供规定的预付金后生效。甲方：乙方：负责人签