公司办公室管理制度细则

办公室管理制度细则为加强公司管理，明确规范员工行为准则，严格执行员工管理制度，维护公司良好形象，创造良好的企业文化氛围，特制定本制度。一、文件管理制度1、公司设立文件档案管理专员，切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作，保证文件档案资料的齐全完整，提高案卷质量，使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求，并逐步实现电子信息化管理。2、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用价值的各类资料、原始记录、出版物、各种图表薄册、照片以及与本公司业务相关的上级事文等都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管。3、人力资源专员要做好公司员工人事档案的收集、整理、立卷、管理工作，确保资料完整。4、档案管理员要对公司安全生产相关文件资料专门建档。进行管理。5、立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。6、文件资料档案的保管、查阅。（1）、所有档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。（2）、文件柜、档案室要保持整洁卫生，认真做好文件档案“八防”工作，特别是档案室防火、防鼠、防湿、防盗工作要常抓不懈，要定期检查、经常核对文件档案资料，发现问题及时处理、报告并做好相关记录，确保文件档案资料的完整与安全。7、公司内部员工因工作需要查阅档案资料，须报请公司分管领导批准，外单位人员要查阅、复印公司档案，必须经本公司分管领导批准后，方可查阅；公司所有档案一律不允许外借。不论是谁查阅、复印档案，公司档案管理员都必须如实进行登记，注清查阅时间、查阅内容、查阅人姓名、批准领导、是否复印等相关内容。8、对于公司机密文件及档案的管理，要有专柜存放并单独设锁，无关人员不准接触，工作人员要严守机密。9、根据文件、文书目录整理→排序→编制编目→存档。（1）、所有归档文书材料经过初步整理，根据时间先后顺序再按同一项目文书材料集中整理，并贴上标签。（2）、坚持平时归档与年终归档、定期归档与不定期归档结合，对照编目，列出清单。二、办公用品管理制度第一条管理要点1、为了加强办公用品管理，规范办公用品管理各项程序，节约办公经费，提高利用效率。2、办公用品管理人员负责办公用品的管理工作，权责一致严格要求，无私自挪用现象。3、办公用品保管实行“日清月结，出入库等量、年终查存统计”原则。4、办公用品的采购，应进行多方比较，保证性价比和质量，择优选用，合理开支。第二条制度规范1、单位办公用品的采购、保管、发放和办公设备的入库登记由行政部全权负责。2、办公用品购臵应遵循以下程序：各部门将所需办公用品填写办公用品申购单经领导批准后报至行政部，行政部根据各部门的需求计划和月末办公用品清算单中的物品实际库存和用量，做出采购计划，经领导批准签字后方可采购。对急用品的采购，可根据具体实际进行灵活处理，但必须经领导批准。3、办公室应对办公用品进行及时出入库登记，注明名称、数量、规格、出入库时间等，做到账物相符。4、各部门申领的办公用品需及时发放，并做好填表记录；因特殊情况急需领用未填表登记，事后须及时补填。5、任何人不得私自挪用办公用品。6、办公用品管理人员负责办公用品的发放和登记。8、管理员定期对办公用品进行盘查，核实库存，保证出入库等量。第三条管理流程设计填写《办公用品申购单》→审批→采购→入库登记→发放。三、日常事务管理制度第一条员工应严格遵守考勤制度，准时上班按时下班，上下班时间按8：30-12：00.13:30-17:00执行。第二条上班后不得外出吃早点或办私事，如确有需要须征得直管领导允许，午休后应准时上班。第三条不得将可能影响办公环境的与工作无关的物品带入公司。第四条员工上班时必须着装整洁、得体，不得穿拖鞋及其他不适宜的装束，不准佩戴夸张、异类、过大的饰物上班。整体形象符合《基本服务礼仪标准》中的仪容仪表要求。第五条办公时间因私会客需和直管领导报备，时间不得超过30分钟；因私打电话必须简短。第六条上班时间内办公室不得大声喧哗、嘻笑打闹、聚堆聊天、玩游戏、浏览与工作无关网站；任何时候不得使用不文明语言和肢体动作。第七条个人所属的桌椅、设备、垃圾桶由各使用人自行清洁；部门所属的存储柜、文件柜内部由各部门指定专人负责整理和清洁；第八条办公室环境要求：环境整洁、摆放有序；随手清洁，及时归位；办公室内不得摆放鞋、雨伞等有碍形象和环境的杂物；严禁随地吐痰、乱丢纸屑；垃圾桶不超过3/4满。第九条工作午休（餐）时间不得饮酒，不得带有酒精状态上班；接待公司客人的除外第十条下班、或离开办公室30分钟以上的，须关闭不使用的电器、电灯等耗电设备，午餐期间关闭应关闭显示器和电灯；公文、印章、现金及贵重物品等须锁入保险柜或抽屉内，关窗、锁门后方可离开。第十一条遵守保密纪律，保存好各种文件及技术资料，不得泄露公司机密。第十二条文明用厕，节约用纸，注意保洁。第十三条爱护公司财产和设备，发现损坏及时向办公室报修，无法修复的应注明原因申请报废；因故意或使用不当损坏公物者，应予以相应赔偿。第十四条最后一个下班的员工，在离开办公室前，必须关闭自己所在办公区域范围内所有与业务无关的用电电器的电源；复印打印用双面。复印、打印纸用双面，单面使用后的复印纸，可再利用空白面影印或裁剪为便条纸或草稿纸。四、用章管理制度第一条管理要点1、单位公章、合同章等印章：由董事会指派专人负责管理。2、单位财务专用章、法人代表名章：由专人负责管理。第二条印章使用范围1、单位各类合同。2、单位各类报表。3、文件材料。4、证明材料。5、其它需要使用印章的文书。第三条制度规范1、公章、合同章使用：用章申请人应详细填写《印章使用记录表》注明使用时间、使用人、具体内容、批准人等。2、合同、协议：合同、协议等经会签后，由有相应负责人的签字，经由总经理审批后可以使用印章。3、报表：包括财务报表、社保报表等向相应上级或政府机构上报的报表。需经相应负责领导审核，总经理批准后可以使用印章。4、文件材料、证明材料及其它文书：经相关负责领导审核、总经理审批后方可使用印章。5、一般文书：如本单位人员外出联系业务的介绍性文件、证明信、职工收入证明等，经相关领导审核，总经理同意后，可以使用公章。6、其它：上述内容未涉及到的文件，需要用章时应视具体情况，请示领导后方可使用印章。第四条特殊情况处理如工作紧急，审批人又不在单位，印章管理人员需通过电话等方式亲自与审批人联系，得到批准后，可以使用印章，并及时登记用章管理。第五条印章借出1、原则上单位各类印章不得带出使用。2、由于业务需要，为了提高工作效率，以下事由可以将印章借出：银行所需印鉴时；其它必须带印章的工作。3、印章借出规定：因工作需要携带公章外出时，必须办理印章借用手续。印章借出时间不得超过24小时，返回后，应及时归还印章。五、车辆管理制度第一条管理要点1、单位公务车的证照及稽核等事务统由行政部负责管理，并定期指派专人负责维修、检验、清洁等。2、用车须于事前向行政部申请调派，车辆派出要遵循对于同一方向、同一时间段的派车尽量合用、减少派车次数和车辆使用成本的原则。3、对于不按规定办理申请的，不得派车。第二条制度规范1、使用人必须具有驾照。2、公务车不得借予非本单位人员使用。3、所有公务车辆一律不得私用。4、驾驶人须严守交通规则。5、使用人于驾驶车辆前应对车辆做基本检查（如水箱、油量、机油、煞车油、电瓶液、轮胎、外观等）。如发现故障、配件失窃或损坏等现象，应立即报告，否则最后使用人要对由此引发的后果负责。6、使用者应将车辆停放于指定位臵、停车场或适当、合法位臵。任意放臵车辆导致违犯交规、损毁、失窃，由使用者赔偿损失。第三条车辆保养管理1、驾驶人员要爱护车辆，精心保养，使车辆保持良好状况。如需维修，由驾驶人员提出维修申请，要货比三家，选择质量好价格低的汽修厂进行修理或在指定的维修点更换汽车零配件，并做到提前电话汇报，且将换下的废弃零配件保存，由单位统一回收，统一处理。在支付维修费用的同时，应要求维修点必须开具增值税发票，并提供相对应的零配件明细单。特殊原因也必须事后补报，以备单位备案核查。2、车辆于行驶途中发生故障或其他耗损急需修复或更换零件时，可视实际情况需要进行修理。第四条违规与事故处理1.在下列情形之一的情况下，违反交通规则或发生事故，由驾驶人负担。(1)无照驾驶。(2)未经许可将车借予他人使用。2.违反交通规则，其罚款由驾驶人负担。3.各种车辆如在公务途中遇不可抗拒之车祸发生，应先急救伤患人员，向附近警察机关报案，并即与行政部联络协助处理。如属小事故，可自行处理后再向行政部报告。第五条车辆用油管理行政部建立车辆的用油台账，不定期核算，抽查，严格按行车里程与百公里耗油标准核发油料，行政部人员做好油卡记录，油卡由行政部管理登记。单位车辆一律凭卡指定加油站加油。1、所有车辆加油前需仔细填写《车辆加油登记表》，并由相关领导签字确认。2、办公室负责对单位车辆的用油进行监督，控制，财务辅助配合监控管理。3、车辆使用者应加强车辆用油管理，节约用油开支，使车辆均能在经济耗油的情况下有效地运营。4、单位所有车辆统一油卡加油，如油卡损坏，不能正常加油时，行政部人员应及时处理。5、驾驶员在使用油卡加油时，应保留好每次加油的小票，及时交予财务部门统一管理。