公司办公设备管理规定

公司办公设备管理制度第一节总则第一条目的为进一步加强公司办公设备使用与管理，为员工提供良好的办公环境，最大限度发挥各类办公设备的作用，本着提倡节约，防止浪费的原则，特制定本制度。第二条适用范围（一）本制度适用于公司各部室位全体员工。（二）本制度所指办公设备主要包括办公用电器设备、办公用电脑、打印机、复印机、电话等。第二节职责第三条相关部门职责（一）办公设备原则上本着谁使用谁维护的原则，部门负责人为办公设备的直接责任人。（二）公司综合办负责办公设备的监督管理。第四条办公设备的日常管理（一）办公区域及公司内的电器设备要做到用完随手关闭，部门人员离开办公室时要逐一检查本部门所有用电设备是否关闭，方可离开。（二）办公设备不使用时要设置好节电模式，停用一小时以上的办公设备必须关闭电源。（三）各部门严禁拉接电源和使用与工作无关的电器，特别是大功率电器。（四）下班后和无人使用时应做到随手关灯、关闭饮水机、电脑、空调等电器设备。第三节空调使用规定第五条空调的使用（一）本着正确使用、安全管理、节能降耗的原则，各部门切实保障空调能发挥应有的作用，并避免能源浪费。（二）公共办公空调（如会议室）作为办公设施，仅限于各办公期间使用，不允许在非办公时间使用空调。（三）使用空调时，应先关闭门窗，如需通风换气要先关闭空调。坚决杜绝开窗使用空调现象。（四）办公室在使用空调时根据气象台温度预报结果，夏季室内最高气温达到28℃以上时，方可开启空调制冷，制冷温度设置不应低于26℃；冬季室外气温低于8℃以下的，方可开启空调制热，制热温度设置不应高于18℃。（五）空调上班时开机，下班前30分钟要关闭。（六）办公人员离开或办公室无人预计一个小时以上的，应关闭空调，严禁室内长时间无人开启空调。（七）夏季雷雨天气应立即关闭空调，切断电源，以免遭受雷击。第六条空调使用注意事项（一）全体员工必须增强节约用电，安全用电意识。任何人不得随意开启空调外壳，不得私自拆装空调开关，也不得在空调线路上乱接线（专职维修人员除外）。（二）空调需要按照使用说明规定进行操作，如发生故障应及时向综合办报修，不得自行拆卸，否则责任自负。第四节打印机的使用第七条打印机的使用（一）公司打印机由综合办负责维护与管理。（二）部门工作人员必须按复印、打印机的使用性能及要求进行操作。打开电源，正常预热，待机进入正常的工作状态方能进行复印、打印。（三）复印前，注意除掉纸张上的钉、针等异物。（四）遇故障等现象，及时反馈综合办由专业人员处理，切勿擅自排除故障。（五）下班或停止使用时，应及时关闭电源。（六）综合办人员要定期检测、保养机器情况，使其保持正常运行。第五节计算机管理第八条计算机使用（一）办公用计算机由各部门专人或指定人员使用，按照正常程序启动或关机。（二）只能安装公用程序软件和办公用专用程序软件，不得安装与工作无关的其它程序软件。（三）定期进行杀毒软件升级。（四）不得接插未经杀毒处理的外来u盘。（五）能够上网的计算机，不得上网查询与工作内容无关的信息，不得进行网上聊天。（六）不得在网上进行股票信息查询和股票交易。（七）办公用计算机所涉及到的任何密码，只能由专人掌握，不得泄露给其他人员，并按规定及时进行更新维护。（八）定期对办公资料进行备份。（九）用于网上银行和纳税申报的计算机，不得打开其他网页，防止感染病毒或泄密。（十）计算机使用者不得私自拆装计算机。第六节办公电话管理第九条电话安装（一）各部门根据部门实际情况，需安装电话的，须提出书面申请，经公司总经理审核，集团分管领导批准后，由综合办统一协调安排。（二）各部门原则上只能使用一条外线电话通讯线路，安装一部电话，有特殊需求的，需经分管领导批准后开通。（三）未经允许不许私自并机、移机、拆机、装机。确需拆、并机等需要的，由综合办联系解决。第十条电话使用和管理（一）办公电话主要用于联系工作，办理公务，提倡使用简捷文明的语言，尽量减少通话时间。（二）禁止拨打信息电话或私人电话，如有违反，一经查出，除对拨打人进行话费双倍罚款外，并将追究部室负责人相关责任。（三）对于外拨长途电话，必须认真填写《拨出电话记录表》，详细登记使用人员、使用原因、通话单位、时长等情况。（四）综合办负责月底将话费异常的须查出清单反馈各部室负责人，由部室负责人审核调查签字后返回综合办。（五）综合办月底负责对拨出电话记录表业务话费清单进行审核，并不定期对某部室《拨出电话记录表》进行抽查。（六）内线电话拨打要简捷明了，严禁长时间占用电话聊天、谈笑，如因事3分钟拨打不通时，将对相关责任人做出相应处理。（七）对于办公电话，要妥善保管，不得损坏，如话机、线路出现故障，要及时报修，确保线路畅通。第七节其他电器第十一条其他办公电器使用（一）对于办公室内用饮水机、电风扇、电灯、电视机等电器由各办公室具体负责控制电源的开关时间，做好合理使用，避免浪费。（二）根据光线的强弱程度，灵活掌握办公用照明灯光的开启，严禁长明灯。（三）遇到雷电、暴风等恶劣天气，需关闭所有电器电源开关，并拔掉所有电源插头。（四）上班期间，如人员外出，室内长时间无人时，要及时关闭、饮水机、电视机、风扇、照明等电器，避免不必要的浪费。第八章罚则第十二条对于办公用品管理，有下列情形之一的，根据情节严重程度，将对责任人进行处罚：（一）已领取使用的办公用品，由实际使用人和部门负责人承担责任。对因个人自身过失、非正常使用而对办公用品造成的重大异常损耗，由责任人承担所造成损失部分的赔偿。（二）办公用品及生产清洁用具由综合办负责监督检查，严禁超计划领用及浪费现象发生，如有浪费者一经发现将按办公用品两倍的价格进行处罚。（三）凡调出或离职人员在办理离职或交接手续时，应将所领用的办公用品(一次性消耗品除外)如数归还。有缺失的应照价赔偿，否则不予办理有关手续。第十三条凡违反相关管理规定，有下列情形之一的，将给予责任人如下处罚：（一）未及时对文件资料进行备份，造成文件数据丢失，影响工作的，对相关人员进行50-100元经济处罚。（二）未经允许，为个人收发、打印、复印文件资料，违者扣罚50元／次。（三）因工作不负责任，违反保密制度造成泄密的，将依据有关制度严肃处理。（四）凡违反上述“空调使用”开启空调的（特殊情况事先经批准的除外），给与现场责任人罚款20元/次。（五）凡发现办公室（区域）人员已下班离开工作场所，空调仍开放的，给与现场责任人罚款30元/次。（六）对于因使用不当造成空调损坏或不能正常运行的，由使用部门或故意损坏者负责修理或承担赔偿责任。（七）综合办将不定期对各部门空调使用情况进行检查，凡违反本制度规定的，一次查出对责任人给予罚款50元，再次查出，加倍罚款。（八）不按规定使用计算机，不及时删除游戏或娱乐软件的，发现一次罚款200元。（九）接插未经杀毒处理的外来U盘，每次罚款50元。（十）使用计算机上网聊天、玩游戏、听音乐、播放电影等（工作学习内容除外），发现一次罚款500元。（十一）上网浏览网页，造成网上银行和纳税申报的计算机感染病毒或泄密的，发现一次罚款500元。(十二)上网进行股票信息查询和股票交易的，发现一次罚款1000元。（十三）违反上述其他办公设备使用规定，将根据情节严重程度给予50-500元的罚款。第十四章附则第十四条本管理规定由综合办负责解释，其他未尽事宜由综合办根据实际管理需要及领导要求，另行通知。二〇一五年十二月十五日