公文写作基本知识

公文写作基本知识主要内容公文是什么一公文如何写二公文写作实例三一、公文是什么(一)公文的概念(二)公文的特点(四)公文的分类(二)公文的特点(三)公文的作用公文的概念公文是指党政机关、群众团体、企事业单位在办理公务中经常使用的具有惯用格式的公务文书，是用于行使职权、实施管理、洽谈和交流的工作而形成的具有特定或法定效用和规范格式的文件材料，是帮助公务的重要工具。公文的特点被动写作，遵命性强对象明确，针对性强集思广益，群体性强决策之作，政策性强急迫之做，即时性强讲究格式，规范性强传递信息作用领导和指导作用行为规范作用公文联系作用1234公文的作用凭证记载作用5公文的分类根据国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》规定，公文种类主要包括命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函（复函）、会议纪要等共计13种。公文的分类上行文：指下级机关向上级机关报送的公文，如请示、报告；1平行文：同级机关或不同隶属机关之间的行文，如函等；2下行文:上级机关向所属下级机关的行文，如批复、通知、通报等。3二、公文如何写？公文的写作要求1公文常用的结构用语2公文的写作步骤3公文写作的步骤公文的写作要求符合规范内容务实观点鲜明材料可靠公文常用的结构用语•开头用语：为（了）、关于、由于等•结尾用语：为要（盼）、特（专）此通知•称谓用语：本人、本公司、你局、贵方、该项目•承启用语：为（对、因、据）此、鉴于、以上等•经办用语：经、已经、业经、现经、兹经等•征询用语：当否、妥否等•期请用语：期、盼、拟请、恳请、报请、特请等公文的写作步骤1明确发文主旨2拟定提纲3草拟初稿5制版印刷4反复修改三、公文写作实例常用公文写作常识公文写作基本格式、流程公文写作实例分析(一)公文写作基本格式根据《湖南省人民政府公文格式细则的通知》要求，规范了最新的公文格式种类及适用范围、各要素标注规则、及印制格式。结构：文头（版头）、主体、文尾（版记）。要素：发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、抄送机关、印发机关和印发日期等。①公文的文头部分XXXXXXXXXX有限公司文件XXXX发〔20XX〕号公文的文头，又称版头：包括文件名称、发文字号、签发人等项内容。发文字号左空一格，用3号仿宋体，签发人右空一格。只有上行文才需注明签发人；签发人姓名用3号楷体字。-1-1.请示、报告、通知类②公文的主体部分XXXXXXXXXX有限公司文件XXXXX〔20XX〕号签发人：关于…………的请示主送机关：根据…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………红线下空1行为标题位置，用宋体2号加粗字。主送机关在标题下空1行，左侧顶格。正文用3号仿宋体字，每面22行×28字。开头常用“目前……”、“根据……”、“鉴（由）于……”“为了……”等。一般以一个自然段完成，不必做过多的阐释。如果运用序码，顺序是一、（一）、1、（1）共四层。-1-②公文的主体部分……………………………………………………………………………………………………………………………………………××××………………………。妥否，请批示。（空一行）附件：1.……………………2.……………………3.……………………（空两行）落款（章）2013年5月日空行）附件在正文下空1行左空2字标识，附件名称后不加标点。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件“。落款右空4字，日期在落款单位名称居中位置，用小写。-2-③公文的文尾部分……………………………………………………………………………………………………………………………………………××××………………………。妥否，请批示。（空一行）附件：1.……………………2.……………………3.……………………（空两行）落款（章）20XX年XX月XX日呈送：抄送：公司XXXXXX部20XX年月日印发-2-抄送机关左空1字，后标全角冒号，抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐，在最后一个抄送机关后标句号。印发机关左空1字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。2、函XXXXXXXXXX有限公司XXXXX函〔20XXX〕号关于………………的函单位：……………………………………………………………………………………………………………………。特此函告。落款年月日发文函号与标题间空两行特定结尾语还有“特此函询”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。XXXXXXXXXX有限公司会议纪要XXX发〔20XX〕号XXXXXXX有限公司XX部20XX年月日关于…………会议纪要时间、主持人、会议主题、需特别说明的会议参加人员。现将会议主要内容纪要如下：一、关于……的问题（黑体）（一）议定事项（楷体加粗）1.…………（仿宋加粗）（1）-1-3、会议纪要3.会议纪要……………………………………………………………………………………………………………………………………………××××………………………。参加人员：人名，单位+人名、人名，…………………………………记录：……落款（章）2013年5月日空分送：与会各单位行）-2-（二）常用公文写作常识1.通知通知适用于传达上级单位指示，部署安排工作，任免和聘用干部，批转、转发和印发文件，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或执行的事项等。通知的种类主要有：批转性通知、传达或部署性通知、事务性通知（如活动安排、会议通知、人事任免）等。注意事项：不能超越职权，给不相隶属的机关发文；不能向上级发通知。2.请示请示适用于向上级单位请求指示或批准。应用范围：√遇到问题无法解决，需要上级指示；√处理较为重要的事件和问题，要上报批准；√遇到问题、虽有解决方法，但没有权力实施，需要上级帮助；√对有关方针、政策和上级发布指示有疑问，需要上级解答；√下级机关之间在重要问题上出现意见分歧，要上级仲裁；√请上级领导参加活动、指导工作。注意事项：坚持一文一事；不得越级请示；不要多头主送，如需同时关机关应用抄送形式；请示原则上不同时抄送下级机关；请示只能主送上级机关，不能送领导者本人。3.报告报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。报告属于陈述性上行公文，应用相当广泛。通过报告，上级机关可以了解掌握有关方面的工作情况和问题，并为领导决策提供重要依据。区别：1．目的不同：请示是请示上级机关审查批示或批准某一事项，或请示上级机关就某一问题予以解答，要求批复；报告行是向上级机关汇报情况、反映问题、提出建议等。2．时限不同：“事前请示，事后报告”。请示必须事前行文；报告的行文时限不那么严格。3．内容不同：请示的内容单一集中，一文一事；报告的内容比较广泛。4．处理方式不同：报告属阅件，可不回复；请示属办件，需要在一定时限内办理、批复。4.函函适用于不相隶属单位之间商洽工作、通报情况、征询意见、询问或答复问题、请求批准和答复审批事项等。常用的函主要有：征询意见函、请求批准函、答复意见和答复审批事项的函。函的分类：公函和便函，发函和复函。注意事项：函是平行文，写法要特别注意用语分寸。5.会议纪要会议纪要是记载和传达会议情况及议定事项的公文。会议纪要的类型：部署工作型、交流研讨型。会议纪要的作用：沟通情况、指导工作。注意事项：篇幅不宜过长，语言要简明；内容必须真实。（三）公文写作实例分析集团公司：前期，市公司为我公司客户班配备了一台G3上网本，用于集团业务和产品的演示，但由于G3上网本内无数据卡，一直无法进行无线上网，为方便集团业务演示和无线网络测试，现特申请一张公司办公公免卡，妥否，请批示！开江集团客户班2013年4月14日关于客户班办理公司公免卡的请示案例1：案例分析1.标题不全。公文的标题一般由发文机关+事由+文种构成，且这三者之间的顺序不能颠倒、不能随意更改和省略。2.发文机关省略或位置不正确。在平常的行文中，容易犯省略发文机关、把发文机关放到了介词“关于”的后面的错误，形成了这样的标题：《关于客户班申请公司公免卡的请示》。3.用词重叠。申请与请示并用。4.结尾语格式错误。“妥否，请批示！”应该另起一行，因为行文不能带有强烈的主观感情色彩，所以标点符号一般不用感叹号。5.主送单位错误。公文因为是公对公，所以一般不向具体领导行文，所以案例中的称呼“朱经理”不合适。××县重建税务所办公楼的请示报告××地区税务局、城建局、国士局、物资局：我厅所属的××区、××区、××区三个税务所，因受灾被洪水淹毁，现决定重建三个区税务所办公楼三栋，建筑总面积5000平方米，用作办公室和职工宿舍，共需资金50万元，扩征土地3亩，钢材×吨，水泥×吨。特此报告。××税务局（印章）二○一三年×月×日提问：这份文件上有什么错误？案例2：案例解析1.文种错误，应使用请示而非报告，同时结尾语应为“妥否，请批示。”。2.请示不可多头请示，只能向一个主管单位请示。3.数字使用不准确，三栋应为3栋。（纯粹表示数量的数字均应使用阿拉伯数字）4.请示事项不清，未写明是请求同意重建办公楼、请求调拨物资还是请求拨款。5.落款日期应用“2013年月日”公文写作注意事项•书名号：凡法律、行政法规、地方性法规、自治条例、单行条例以及国务院部门规章、地方政府规章的名称在公文标题中出现时，应加书名号；凡被批转(转发、印发)的请示、报告以及方案、意见、规定、决定等文件的名称在公文标题中出现时，不加书名号。•括号：例：国务院关于提请审议《中华人民共和国商标法（草案）》的议案•引号：标题中有特定内涵的简称、特指、需强调的专名等，必须加注引号，以起到强调、提示的作用；比如“十五”计划、“三·八”妇女节、“七·七”事变、“一国两制”等等。哪些情况可以公文标题可以使用标点符号？【解答】无论在地方，还是在企业里，这几家一起联合行文都是不妥的。党、政如确属必要可联合行文，因为是平级组织；工、团与党、政组织不是平级，所以不能联合行文；但工会、团委由于基本上属于平级，却可联合行文。企业里的党、政、工、团可以联合行文吗？1.使用书面语言。要使用书面语言，少用或不用口语、俗语。书面语言是指书面交际使用的语言，它区别于口语。2.使用标准语言。要使用现代汉语的标准语，不使用大多数人无法弄懂的方言土语及含义模糊不清的社会流行语。如北方方言的“脑壳”（头），湘地方言的“里手”（内行）；还有通行于某一个地区的土语，如东北的“一摸黑”；天津的“爷们”，因为它妨碍公文信息的准确交流，容易引起误解错用，同时也有损于公文的庄重性。公文用语怎样才能做到庄重、平实呢？End感谢聆听！欢迎探讨！