公文管理制度(草案)

昆明花都昆明花都农业科技有限公司公文管理制度编号：KMHD-ADM-06版号：A/0页码：第1页共12页1一、总则为满足工作需要，规范公文写作、借阅管理，特制订本制度，详细内容如下：二、适用范围：本制度适用于昆明花都农业科技公司（以下简称公文管理制度）三、定义：公文是指公司在实行管理过程中所形成的具有法律效力和规范体式的公务文书。常用公文一般包括以下几种：决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位和人员；通告：适用于向一定范围内公布应当遵守或周知的事项；通知：适用于批转下级单位的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文，发布规章，传达要求下级单位办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项，任免和聘用干部；通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况；报告：适用于向上级部门汇报工作、反映情况或问题、提出意见或建议、答复上级领导的询问或要求时所使用的陈述性公文，着重于汇报工作，不一定要求上级答复；请示：适用于向上级单位请求批示、批准；函：适用于不相隶属单位之间的商洽工作，征求意见、询问和答复意见等；批复：适用于答复下级单位请示事项；拟办：下级或有关部门对某一个问题提出办理意见，提交领导审阅，由领导做出决定;批办：上级或领导机构对某一个问题提出明确办理意见，转交下级或有关部门执行;会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。四、公文格式规范及行文规则4.1公文格式4.1.1公文一般由标题、发文号、签发人、主送部门、正文、附件、印章、发文时间、抄送部门、附注等部分组成。文件起草时需遵循公文格式和行文规则。4.1.2公文标题：准确简要地概括公文的主要内容及公文种类，原则上不用标点符号，但标题中的法规名称需加书名号。昆明花都昆明花都农业科技有限公司公文管理制度编号：KMHD-ADM-06版号：A/0页码：第2页共12页24.1.3文件发文号及发文编号：公司发文号（由综合部进行管理）：花都字〔2015〕X号；花都函字〔2013〕第X号；公司发文编号：XXXX（公司字母简写）\XXXX（部门字母简写，如综合部）\ZHB（文件）\2015-001（发文年号-发文编号）。4.1.4如需加盖印章，盖印位置应在成文时间中上方，上沿不压正文，底边在成文时间之下。4.1.5如有附件，应在正文之后，发文部门印章之前并注明附件名称和顺序。4.1.6发文部门应写全称或规范化简称。4.1.7文件落款时间以领导签发日期为准，任免文件以审批通过日期为准。4.1.8发文范围应在公文中予以明确。4.2格式规范（模版见附件1）4.2.1发文字号（3号仿宋-GB2312）。4.2.2“签发人”（3号仿宋-GB2312），领导姓名（3号楷体-GB2312）。4.2.3标题（2号宋体）。4.2.4主送机关（3号仿宋-GB2312）。4.2.5正文（3号仿宋-GB2312）。第一层一、（3号方正黑体或仿宋-GB2312）。第二层（一）（3号楷体-GB2312或仿宋-GB2312）。第三层1、（3号仿宋-GB2312）。第四层（1）（3号仿宋-GB2312）。4.2.6附件和附件内容（3号仿宋-GB2312）；附件在正文下空1行，左空2字标识“附件”后标全角冒号和名称。（如：“附件：1.XXXXXXXX”）4.2.7发文机关署名和成文日期（3号仿宋-GB2312，数字为宋体阿拉伯数字）。4.2.8“主题词”（3号黑体），主题词内容及词目（3号宋体）。4.2.9报送、印发机关及印发日期（4号仿宋-GB2312）。4.2.10公文用纸采用A4型纸，尺寸：210mm×297mm。4.2.11公文页边与版心尺寸：公文用纸抬头（上白边）：37mm（含页眉）。昆明花都昆明花都农业科技有限公司公文管理制度编号：KMHD-ADM-06版号：A/0页码：第3页共12页3公文用纸订口（左白边）：28mm。版心尺寸：156mm×225mm。4.2.12正文一般每面排22行，每行28个字。行距为1.5倍行距,字距为标准。4.2.13页码使用4号半角白体阿拉伯数字标识，单页码居右空1字，双页码居左空1字。4.2.14未作特殊说明，公文中图文颜色均为黑色。4.3行文规则和打印格式4.3.1行文规则：4.3.1.1符合公司规章制度和有关规定，如提出新的政策规定，应加以说明。4.3.1.2情况真实，内容全面，观点明确，表达规范，条理清楚，层次分明，文字精炼，书写工整，标点正确，篇幅简短。4.3.1.3准确填写人名、地名、数字及引文，时间具体到年、月、日。公文引用需先引标题，后引发文字号；引用外文需注明中文含义。4.3.1.4公文中的数字，除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语及有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其余均应使用阿拉伯数字。在同一公文中，数字的使用应前后一致。4.3.1.5行文应当确有必要，注重效用。4.3.1.6文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。4.3.1.7“请示”应当一文一事；“报告”不得夹带请求事项。4.3.1.8文件打印前需认真校对。4.3.2打印格式4.3.2.1公文用纸使用标准A4型纸。4.3.1.2字体规范整齐、匀称美观。4.3.1.3文字排版规范整齐、匀称美观；文字一律采用黑色，从左向右横排。五、收发文管理工作程序5.1收文管理工作程序5.1.1收文处理程序：收文→登记→拟办→批办→分办→承办→催办→注办→传阅→归档5.1.2收文与登记：昆明花都昆明花都农业科技有限公司公文管理制度编号：KMHD-ADM-06版号：A/0页码：第4页共12页4凡从外部送达公司的文件，包括上级来文、内部来文、其它来文（传真、信函和其它文字材料），一律由综合部专职人员负责签收，并根据文件内容对其进行整理登记，填写《收文登记表》（见附件2）；其它部门收到或外出带回的文件，需在收到文件一个工作日内将文件送至综合部统一整理登记后再分发至相关领导、部门；综合部收到文件后须在一个工作日内完成整理登记。5.1.3拟办与批办：综合部应根据所需办理文件的内容和性质，及时提出拟办意见，填写《收文处理单》（见附件3）并移交需审批部门审批。若内容涉及多个部门，应确定一个主办部门；若文件设密，则直接交给负责人（董事会文件交给董事长助理直接报董事长）后决定审批意见。5.1.4分办与承办：经最终审批部门审批后的文件，需及时分发需要承办的部门，承办部门接文后填写《收文处理单》，在2个工作日内答复办理结果，不得延误、推诿。对不属于本部门职权范围内或不适宜由本部门处理的公文，应迅速返回综合，并说明理由。需转交的文件，承办部门应在《收文处理单》中签字后留存文件复印件一份，并按审批意见办理。5.1.5催办与注办：对限期办理的重要公文，综合管理中心行政部需登记备案并及时检查催办，文件停留不得超过12小时，急件急时处理，不得积压。已结办文件，综合管理中心行政部在《收文处理单》中简要注明办理结果，每月末汇总文件处理情况。（如有总经理出差期间，急需处理的文件，总经理助理可将文件以短信形式发总经理进行签批，待总经理回复后助理可用铅笔在文件上注明总经理签批的日期、时间及总经理签批情况，并可通知文件所属部门（公司）先执行文件所述内容，等总经理回公司再进行文件补签。）5.1.6传阅：定期的资料性文件，由综合部填写《收文处理单》后发送至相关人员传阅。5.1.7收文、传阅工作要求5.1.7.1坚持急件先送、急事先办原则；5.1.7.2对所有文件、资料，综合部专人登记、保管，做到规范化、制度化；5.1.7.4文件在传递时需做好登记；5.1.7.5各部门所承办的文件、资料需妥善保管，不得丢失，并按相关档案管理制昆明花都昆明花都农业科技有限公司公文管理制度编号：KMHD-ADM-06版号：A/0页码：第5页共12页5度进行归档；5.1.7.6所有收文均应在综合部进行登记。外出开会带回的文件，需在完成工作汇报或传达后及时交综合部登记、存档，不得滞存；5.1.7.7严格执行保密规定，所有重要文件及资料不得随意放置，不得私自带至公共场所；5.7.7.8所有收文只能在文件涉及的相关部门进行传阅，其它部门如需借阅，需按相关档案管理制度要求办理。5.2发文管理工作程序5.2.1发文处理程序:拟稿→核稿→会签→校对→打印→签发→用印→登记→分发→归档等环节5.2.2拟稿：拟稿分以下三类：5.2.2.1方针政策性公文，以公司名义行文，由主办部门经办人拟稿，部门负责人审核；5.2.2.2公司多部门联合发文，主办部门应与相关部门会商后，确定行文名义，由主办部门经办人拟稿，经主办部门、相关部门负责人审核；5.2.2.3部门职责范围内的日常业务工作发文，由主办部门经办人拟稿，部门负责人审核。5.2.3核稿：综合部负责在文件未送审前，依据公文基本要求，对文件的体式、内容等进行全面审核。5.2.4会签：需会签的公文，由综合部报至相关部门进行会签。5.2.5校对：文件签发前，需由核稿人员进行仔细校对，确定后填写《发文审批单》（见附件4）。校对工作以文件定稿为基准，进行认真仔细审核（包括标点符号等细节）。5.2.6打印：文件印制原则上需双面打印。印制过程须做到：5.2.6.1必须以经签发后的定稿为依据，忠于原稿，不得随意改动，确需改动的应昆明花都昆明花都农业科技有限公司公文管理制度编号：KMHD-ADM-06版号：A/0页码：第6页共12页6报签发人批准，重新审核；5.2.6.2注意排版艺术，版面安排美观大方；5.2.6.3注意保密，文印人员不得让他人随便翻阅文稿。对印制的底板、废页等做好处理，防止泄密；5.2.6.4打印完毕后需进行最后一次校对。5.2.7用印：公文完成印制后，按格式标准及相应印鉴管理规定用印。5.2.8登记：发文前，综合部应填写《发文登记表》（见附件6）。5.2.9分发：需要在一定范围内周知或共同执行的事项，由综合部将公文发放（文本或电子邮件）到各相关部门对接人处，接收人填写《发文登记表》进行签收确认，并在相关范围内进行传阅周知。5.2.10归档：综合部及其他档案管理负责人应按照档案管理相关规定对发文进行归档处理。六、文件报批程序：6.1报批文件：各部门需上报公司审批的合同、资金申请、招标、结算、设计、营销等各类文件。6.2需上报公司审批的文件，须经综合部统一报至董事会，由董事会进行整理登记后按各部门进行流转。6.3各类上报文件，应正确使用各部门名称；注意上报文件数据及文字描述的准确性；附件：1：文件模板2：收文登记表3：收文处理单4：发文审批单5：工作联系函6：发文登记表昆明花都昆明花都农业科技有限公司公文管理制度编号：KMHD-ADM-06版号：A/0页码：第7页共12页7MEMO:文件致：自：抄送：日期：主题：页数：共页政策号：文件紧急等级：紧急文件■普通文件□昆明花都昆明花都农业科技有限公司公文管理制度编号：KMHD-ADM-06版号：A/0页码：第8页共12页8收文登记表收文日期来文单位发文人来文编号份数文件名称（内容摘要)收文（移交）部门文件属性(原件、复印件)收文人签字文件流向1234569收文处理单文件名称文件编号（文号）\日期来文单位（部门）文件类型外来□内部□密级/缓急文件内容综合部意见直接部门意见分管副总意见总经理意见承办办理结果会签（传阅）注办意见注：本表格与处理文件一并存档10发文审批单标题文号文件内容拟稿部门拟稿人主送抄送部门经理意见综合部意见分管副总意见总经理意见注:与修改文件一并存档发文审批单标题文号文件内容拟稿部门拟稿人主送抄送部门经理意见综合部意见分管副总意见总经理意见注:与修改文件一并存档11工作联系函编号：总页数：()页发件单位：签发人：收件单位：收件人：电话：电子邮件：主题：12发文登记表编号日期文件内容摘要及页数文件属性（原件、复印件）发文号发送部门送达方式经办人签字备注月日