公益活动必须考虑的10个问题

公益活动必须考虑的10个问题2015-08-28益家人公益众筹“当你体验的活动多了，就会发现一场活动也是一个世界，里边有很多值得琢磨的东西。做得好，一场活动也可能是一件灵光一闪的艺术品。在做活动前，考虑完这10个问题，再加以数场活动实践，估计你就能成为一位活动专家了。以下活动经验，基本自室内非正式中小型活动，户外、酒店、大型活动有另外的考虑，但有些问题也还是共通的。1为什么要办活动?对于办活动，这是一个最重要的问题，所以把它列在第一位。因为做一场活动，要投入资源，纠集人力，忙叨数天，把大家拉到一起，半天或者一天，这些都是成本。如果不知道为了什么，没有目标，稀里糊涂的，那就是浪费了这些投入，经济上不划算，没有经济计算的活动，体验也不会好到哪里去。为了不浪费投入的资源，做活动前，不管是机构还是个人，都要反问自己，我的目标是什么，一场什么样的活动，能给我带来什么？说白了，高效的活动是很功利性的，它要服务于活动主体——主办方，不是为了活动而活动，而是为了主办方的某个目标而活动，活动要有一个具体的目标。这个目标通过一个过程来实现，而良好的实现还需要一定的程序，这就要求，活动需要前期良好的策划。没有策划，不会办出一场好活动。2开放活动还是闭门活动?内向的闭门活动主要局限于参与者彼此的信息、观念分享，联络感情提升凝聚力，技能提升，或者团队接下来的工作安排等；外向型的开放活动主要是对一个事情做表态、发声，希望现场发生的事情有更多传播，传播是开放活动最大的目的。对于传播目的的活动要多说一句。线下活动只是传播的一种形式，活动是为了传播，传播却不仅仅局限于线下活动。所以为了传播的活动，在举办前最好想清楚，一场活动是不是实现传播目的的最好形式。即使要做活动，活动也不都是线下的，线上也可以做活动。也可以考虑线上线下、多种活动形式的结合互动。3选择哪种形式更好?除了上面说到的线下活动二分法，还有很多种分法，按主题可以分为环保，教育，医疗、救灾等；按形式又可以分为讲座、沙龙、研讨会、工作坊、培训等等，各种类型都有细微的差别。比如讲座都会有主讲人，沙龙则侧重参与者之间的分享，而研讨会聚焦在参与者的观点探讨上，工作坊和培训都是偏技能学习等等。当然上面都是很传统的形式，现在也有很多好玩的形式，如真人图书馆、世界咖啡馆等，也都是活动的一种形式，采用哪种形式，是需要主办方在活动目标确认后就要考虑的。因为不同的形式，适合的主题、人数、效率、参与者体验、传播性都是不同的。4我愿意投入多少成本?活动需要成本，这是句大白话，人力、场地费、物资甚至主讲人费用等等，当然活动也不是纯烧钱，也是可以赚钱的。能赚钱的活动属于极少数，大部分要么参与者付费，要么主办方付费。所以一场活动也不一定都是自己投入资金，活动有意思，交钱也是有人参加的，当然如果活动主题切合，这个成本场地提供方也是有可能为你承担的。不管谁承担，成本都是有的，只是谁出的问题。投入的成本能不能回收甚至有所盈余，都会因活动而异，但这都是从资金上说的。还有一个角度是投入产出比，投入的不一定是钱，产出的也不一定是钱，只用钱衡量不准确，不然也就很难理解为什么那么多人主动花钱做活动。从经济角度来说，有投入就要有产出，没有产出，或者产出不多，就是不经济的，或者说是没有效率的。所以一场活动，需要追求效果、效率，这也是为什么，活动前要设定一个目标，用于活动后的对比评估，看看活动的成果是否达成了这个目标，达成了，是一个成功的活动，没达成，这个活动的投入是低效甚至无效的，失败了。追求有效的资源投入，需要专业，专业的策划，包括投入产出上的计算。所以为什么有人做的活动好，有人做的不好。5完整的活动包含哪些环节?一场活动，按时间先后顺序，大体有三个环节，前中后。活动前是筹备阶段，活动中是现场执行阶段，活动后是二次传播和总结阶段。筹备阶段需要确定活动目标、形式、举办日期；资源投入计算；选择场地；主持人、嘉宾选择和邀请；设计活动流程；开放活动要寻找合适的渠道发送通知，吸引感兴趣的人报名，活动后勤需求等等。正式活动开始，主持人走流程，场地后勤得有保障，现场秩序维护，拍照录音摄像速记跟进。。。。活动结束后，答谢、二次传播、总结。。。。这些细节性的事情，几场活动下来都能意识到。环节的把控，一张流程表或者议程就可以控制，活动做过了，制一个表格，只要按照表格执行，一般不会遗漏什么，这个是最技术化的部分。6活动流程设计体现价值观?活动是一个有序的过程，一天或者半天的时间里，每一步做什么都是提前规划好的，主持人在现场就是要按照这个流程来执行，把控时间，尽量按时、顺利走完。但是这个要用来执行的流程该如何规划呢？打个比喻，规划活动流程就是一个编程的过程，是一个分配切割一段有限的时间的过程。发给参与者的一页纸议程看似简单，但背后的意思很多。围绕活动目标，有限的资源和时间，讨论什么不讨论什么，嘉宾是谁、谁来谁不来，谁先发言谁后发言，谁说的时间长，谁发言时间要短，这背后体现的是活动策划时的目标和价值观。规划良好的活动不仅仅能帮助主办方有效达到活动目标，也能让参与者有较好的体验感。能否打造一场体验良好的活动，很考虑活动组织者的功力。流程的设计有一个很好的东西可以参考，即罗伯特议事规则，它对议事有很多细致的规定，背后是一套现代价值观，民主、平等、效率等等。社会领域的活动或者探讨需要多向这个议事规则学习。流程的设计，还会碰到一个关键词“仪式感”，每一个环节都很严谨庄重，很容易给活动带来仪式感，如祭祀活动、大型论坛等，都会让人有仪式感、甚至神圣感。但非正式的活动相对轻松，这种仪式感以及由其带来的神圣感不明显。有时活动过于程式化，形式化，反而降低活动的效果，这也是为什么参加很多大型论坛，反而觉得不如十几个人的随意聊天更有收获。7活动要来多少人?活动没有人参加是个很失败的事情，但也不是人越多越好，场地是否能够容纳，活动形式是否能够承载，要的产出是什么等等因素都影响活动规模。这里不说定向邀请参与者的活动，开放式活动，一般是在承载规模内，人越多越好。这个时候就要考虑，到底哪些因素会影响活动的参与者人数。从经验来看，活动的主题、举办时间、活动地点、主讲人背景、主办方影响力、社会热点等等都会影响到一场活动的参与人数。考虑完这些因素，也不代表参与规模就能达到预期，有时候感觉，开放性的活动只能做到“尽人事”，还有不少意外因素会影响活动参与规模，如天气。但即使报名人数很多，也不意味着参与者很多，公开报名的活动有个规律是，报名的人不一定来，来的人不一定报名了，所谓“空降”。8如何选择活动场地?线下活动肯定是要有个场地的，家里也好，办公室也好，咖啡馆也好，酒店也好，室外也好。都可根据活动大小选择适合的场地。不管在哪里，场地的使用都是有成本的，只是谁来承担这个成本。活动场地的选择，影响因素无非是要不要场地费，交通位置是否方便，里边的设施是否齐全，周边是否适于参与者的住宿餐饮。活动的性质有时会决定着场地的选择。轻松的活动放在酒店就很奇怪，在咖啡馆里举办正式活动也感觉不搭。9活动现场收集素材活动进行中，总需要一些人忙前忙后，一个很重要的工作就是搜集素材。素材的收集，首先要想清楚将来怎么用，然后倒推出来，应该收集什么样的素材，对素材的要求是什么。素材包括哪些呢？一般有活动签到表、照片、录像、录音（有时邀请速记，那就是速记文字了）。活动签到表的内容是参与者的个人信息，姓名、电话、邮箱、机构等；照片一般有两类：特写和整体概况。没有经验的人拍照经常在活动中啪啪不停地拍，拍了一大堆，最后没法使用，要么不清晰，要么都是一堆人在一起，没有主次，没有想表达的内容，活动结束后发现照片都是一类，想用的素材反而没有。录音最简单，尽量清晰即可；如果有速记人员，提前给他们安排好位置即可，走的时候人家就把速记文字给你了。不管是录音还是速记，如果结束后不整理，做了也等于浪费。关键是事后要用起来。这里最专业的可能是录像，小活动一般都是拿个简单的DV来拍摄，一个机位，一个人在活动中控制着，时不时挪一挪，基本是一个简单的记录，这么多活动下来，录像的很少，录像之后拿来传播的也很少。录像的价值没有被发挥出来。10活动结束后的二次传播一般我们会以为走完议程表上的流程，活动就结束了，但至少还有一个收尾工作没有做，答谢参与者也好，写写总结也好，这些都是很初级的。对于开放性的活动，肯定是有传播目的的，这时，一场室内活动的结束只是另一个传播阶段的开始。就像录制电视节目，现场录制完后，后期加工剪辑，在一个更大的传播渠道上传播是一个更有价值更重要的事情。这样看，线下活动就是一个节目录制的过程，如果二次传播的事情不做，按照投入产出比来算，活动做的就很不值了，因为产出部分少了一大块。但二次传播消耗的人力和资源投入一点也不少，甚至整个活动的举办都是为了这个二次传播。然而从投入资源的分配上，经常会有“虎头蛇尾”之感，活动轰轰烈烈，活动场地外的影响却有限，甚至不去过问。提前考虑上面10个问题，有助于我们成功举办一场高效的活动，但这10个只是搭起了活动的大骨架，还有很多具体面没有提到，也还有很多细节值得探索，如何让参与者体验良好，如何实现现场的良好互动，如何让活动更有影响力等等。