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第1页关于仓库管理流程审计的报告审字[2015]第002号根据审计工作安排，审计组于2015年5月01日起至2015年5月20日止对XX股份有限公司仓库作业内部控制制度的遵循性及合理性进行了内部审计，现将相关情况报告如下：一、基本情况介绍1、制度及组织架构建设：根据仓库负责人反馈，仓库组目前隶属管理部，在编人员10共计人，其中主管1名，仓管员9名。仓库分5大类，分别是：标准件仓、辅料仓、试模材料仓、冲压仓、刀具仓，主要为公司物资提供储存、保管等职能。为规范仓库管理，公司制定一系列作业流程、制度等受控文件共计23份。2、趋势分析：根据ERP数据，截止2014年12月底存货余额11394.70万元，较年初增长71.55%。其中原材料余额505.03万元，较年初增长74.1；低值易耗品余额117.61万元，与年初基本持平；库存商品304.23万元，较年初增长-80.61%；自制半成品10467.82万元，占总存货余额的92%，较年初增长123%。具体详见附表：3、周转分析：2014年存货平均余额9018.53万元，存货资金占用量大，周转率为1.87，非常低。周转天数195天，相当于从取得存货开始，至消耗、销售为止所经历的天数需195天。能够转变为货币资金或者应收账款的能力非常弱。实际上平均存货余额主要受累于库存商品及自制半成品的拖累，占平均存货比率分别为10.39%及84%。因此从侧面也反映出整个生产经营过程对排产及出货的反应能力是不足的。具体详见附表：第2页4、呆滞料分析：截止审计日，按照公司呆料管理制度VT-WAH-WI-022呆料管理流程A0第5.3.4条对于呆滞料定义，其中超过90天的呆滞料为429.12万元，180天的呆滞料为357.88万元，360天的呆滞料为61.03万元。呆料的主要构成部分成品仓、标准件仓、退料标准件仓、五金标准件仓、五金刀具仓、XX标准件仓（具体情况见附表），构成呆料的主要原因主要有：a、历史遗留问题，过往的呆滞物料未得到及时、有效的处理；b、采购及生产计划性不强，造成物料沉余。附表：二、审计依据审计依据：本次审计依据为VT-FIN-WI-058内部审计制度规定条款及相关法律法规；三审计目标及审计范围1、审计方法及目标：审计过程中采用了检查、访谈、审查单据、抽盘、查阅与审计事项有关的其他必要的审计程序，取得相关依据，形成审计意见。以促进组织增第3页加价值；2、审计范围：仓储管理流程各环节项目的审查，主要包括出入库程序、日常管理、废旧品管理、单据规范等方面的审查。四、发现问题及改善建议1、物资盘点方面1）管理现状及存在问题：目前仓库物料盘点主要由财务部主导进行月度抽盘、半年度及年度全盘，仓库日常无自盘，未能提交自盘表，实际上仓库自盘的控制已失效。根据公司制度文件编号：VT-WAH-WI-001第5.6条物料盘点的规定，仓管人员应每月定期做好账、物的盘点工作。2）造成原因：对制度规定不熟悉，或相关规定未引起重视。3）可能导致风险：未按要求严格执行盘点工作不单会导致资产的流失，财务报告的失真，未能及时地发现仓库管存在理问题，改善问题。4）建议：严格按照公司制度文件编号：VT-WAH-WI-001的规定执行，仓库加强自盘，结合财务盘点，及时发现问题，改善问题。加强作业标准制度的宣导，确保作业人员对作业标准具有足够的了解与重视。2、生产领料单管理1）管理现状及存在问题：通过查看公司关于仓库管理的相关控制文件，发现未就单据规范化方面设定条款，无作业标准控制。审计人员通过抽查领料单，发现部分领料单存在无发料仓管员签字，数量有改动后无人在旁边签字，空白处没划掉、有用不同颜色笔迹在空白处添加领用物品和数量的现象，有被领料部门负责人签字后自行增加领用物料品种或者改动领用数量的嫌疑。2）造成原因：无相关制度规定，作业无标准。作业人员对单据管理意识不强。3）可能导致风险：未经过批准而多领物料或私自改动领用数量，导致公司资产流失及舞弊的产生。4）建议：规范流程，完善制度。单据书写必须整洁明朗，坚决杜绝以上情况,如有发生，仓管员有责任要求重新开单后执行发料。财务部应对相关作业人员进行专业培训。3、仓库日常管理第4页1)管理现状及存在问题：审计在2015年5月7日对仓库管理现状的的实地观察，发现仓库日常管理存在较多不规范的现象，主要体现在以下几点：仓库钥匙随处放置，仓管员发放试模材料之后，钥匙曾长时间随意放置于仓库桌上，并未及时收好；非仓库管理人员随意进出仓库；发放物料时仓库管理员未全程跟踪，直接让领料人员进入仓库搬运、点数需领物资。2)造成原因：仓管员责任心不强，未形成良好的作业习惯，未意识到行为风险。3）可能导致风险：可能发生物资丢失或者失窃的风险。4）建议：加强库房门禁管理，非仓管人员在未经授权之前一律禁止进入仓库。库房钥匙的使用及保存由仓库负责人授权，使用完之后应及时、妥善保存。加强培训，养成正确的作业习惯。4、设备配件管理2）管理现状及存在问题：通过访谈相关人员，得知配件的管理现状设备配件的管理由资产科主导，车间换下废旧配件主要分为可二次利用配件及不可二次利用配件。对于不可二次利用的配件直接放置于废品区域，当成废品出售，可二次利用配件则设回收仓，并由资产科支配管理。实际上以上两种处理方式均未做备查账管理，导致无账可查，并且处理方式不透明，未存在多方牵制与监督的关键控制。2)造成原因：内控制度关键控制点控制失效。3）可能导致风险：可能导致设备配件丢失，或者有心人利用当前管理现状谋取个人利益的风险。4）建议：加强对配件的管理，梳理流程，明确关键控制点及相关管理责任，防范未然。配件回收仓统一交由仓库管理员管理，做好台账登记。报废配件按照公司关于废旧品管理的相关制度规定执行。5、单据流转不及时1）管理现状及存在问题：为规范作业流程，公司制定了VT-WAH-WI-001仓储操作指导书A04等相关制度，其中对于单据流转的时效做了详细规定及说明。在实际核查过程中依然发现存在单据提交财务不及时，跨月交单的现象时有发生。第5页2）造成原因：内控失效。作业分工不明确也是导致跨月交单的原因之一，一人兼多职，导致该完成的任务未能及时、按质按量完成。3）可能导致风险：影响当月财务核算数据的真实性及可靠性，同时也可能发生单据丢失的风险。4）建议：按照相关制度规定执行，账务登记确保做到日清月结，当天发生的业务当天完成记录系统，及时提交财务。6、仓库管理职责不明确1）管理现状及存在问题：未制定仓库管理职责明细表，职责分工不明确，仓库目前的做法存在谁验收或者发料由谁登记入账、审核及保存，一气呵成的现象。现有管理制度也未对作业权限加以详细说明。实际上作业流程已经失去控制，关键控制缺失，不相容职务未分离。2）造成原因：内控缺陷，单纯考虑作业方便，无风险意识。3）可能导致风险：结合问题2对单据填写规范性的描述，审计认为可能存在发生舞弊的风险。4)建议：梳理流程，继续完善现有管理制度。建立仓库管理职责明细表，明确作业分工，确保各作业岗位之间相互监督与牵制。7、废旧品管理方面1）管理现状及存在问题：审计通过走访有关人员与实地查看，得知部分废旧品放置于露天处，风吹雨淋，未对其进行遮盖保存，下雨天天气潮湿湿度增加，金属类废旧品极易生锈、腐蚀，随着时间的推移会导致价值逐渐减少，对公司整体环境的美观也产生不利影响。并且除贵重废旧品外仓库未做备查账进行管理，很难对该类物品的量进行管控。2）造成原因：单纯考虑作业方便，仓库没有“废旧料必须入库”的意识；仓管员责任意识缺乏，认为废旧料作为已发出物料的生产剩余部分，不在仓库账上，事不关己。3）可能导致风险：废旧品未入账管理形成账外资产，未规范管理，可能导致公司资产流失与贬值的风险。第6页4）建议：建立废旧品回收仓，统一交由仓储人员进行管理，并做好日常账务记录。8、物料调拨1）管理现状及存在问题：经过实地观察及询问相关人员，得知标准件仓库与刀库之间存在物资的流转，具体操作程序a、标准件仓对外购刀具进行验收，刀库开具领料单一次全部领用，放置于刀库内，领料单作为内部备查。B、各制造部开具领料单到刀库领用，刀具进行账务登记后将领用单交财务进行核算。经查，公司未制定有关物资调拨的管理制度，内控制度缺失。审计认为从财务角度来看，领料单的开具，意味着费用的发生，实际上刀库到标准件仓库领取刀具此过程应视作仓库之间物资的内部周转，开具领料单不符合业务实质性质。2）造成原因：内控缺失，流程性质未予明确规定。3）可能导致风险：单据作为作业流程的载体及业务性质的体现，内部调拨作业开具领料单不单不能体现业务活动的实际性质，且极易与费用化的领用单据搞混，最终影响到财务的核算。4）建议：制定有关仓库之间物资周转的相关管理制度。仓库间物资的流转统一使用调拨单。9、刀具管理方面1）管理现状及存在问题：为规范刀具管理工作，公司制定了VT-WAH-WI-002刀具管理指引A0及VT-WAH-WI-001仓储操作指导书A04等多份管理文件，根据文件VT-WAH-WI-002刀具管理指引A0中第5.7条的规定仓储部每周应对刀具使用状况进行数据分析，编制《刀具数据分析表》，经核查，实际上仓储部并未按照以上规定执行；经查看，以上两份管理制度某些条款的制定存在矛盾，比如：文件VT-WAH-WI-002刀具管理指引A0第5.3.4条规定每月由财务对刀具数量进行全盘点，VT-WAH-WI-001仓储操作指导书A04第5.6.条规定财务进行每月不定期抽盘，每半年对物料进行全盘，通过询问相关人员得知财务部目前对刀库的月度盘点方式主要是抽盘。2）可能导致风险：管理制度条款规定未明确，或者条款规定相互矛盾，将会导致第7页制度的执行及遵循标准不一致，影响正常作业。3）建议：严格按照制度规定按周做好《刀具数据分析表》。梳理、完善管理制度，确保内部作业标准的一致性及唯一性。审计组二0一五年五月十八日