关于做好2015届毕业生档案材料收集整理、归档及转递工作的通知

关于做好2015届毕业生档案材料收集整理、归档及转递工作的通知各学院、各有关单位：为了做好2015届毕业生档案材料的收集、整理、归档和转递工作，根据《广西师范大学学生人事档案管理实施细则》、《广西师范大学毕业生档案材料归档及转档工作规范》的要求，现将有关工作通知如下：一、毕业生档案材料归档工作的组织实施毕业生档案材料归档工作由档案馆组织，各学院在档案馆的组织指导下具体实施毕业生档案材料的收集、整理和归档工作。各学院必须明确毕业生档案材料归档工作负责人，由负责人组织、培训学生开展毕业生档案材料收集、整理及移交等工作。参与毕业生档案归档工作的学生应政治思想好、责任心强、工作细致、认真负责（一般每20名毕业生的材料要配1名学生干部）。二、毕业生档案材料归档前期工作各学院、教务处学籍科、组织部、校团委、学工部就业指导中心、学工部资助管理中心、研究生学院研究生培养办公室、研究生学院就业指导办公室、高师培训中心、校医院保健科等单位是毕业生档案材料形成或暂保管单位，应及早、规范形成毕业生档案材料（签字与盖章手续完整，档案材料整洁、齐全，文字的填写规范（必须是铅印或用碳素墨水书写，不可用圆珠笔、铅笔和红色墨水、复写纸书写），明确档案材料发放时间，确保各学院毕业生档案材料收集工作按时有序进行。如毕业生档案材料延期发放而档案又已送交桂林市邮政公司EMS投寄后，此材料由发放单位负责转寄，我馆不再负责补寄。三、毕业生档案材料收集收集好毕业生档案材料是做好毕业生档案工作的重要环节，各毕业班辅导员要高度重视，认真组织好学生按照归档材料范围到材料形成单位收集各类归档材料，确保每一名毕业生（含往届推迟毕业生、提前毕业生）的档案材料收集齐全。本科毕业生档案材料收集范围及归档材料领取时间安排表见附件1，硕士、博士毕业生档案材料收集范围及归档材料领取时间安排见附件2。四、毕业生档案材料的整理（一）本科生档案材料整理1、本科毕业生班辅导员到档案馆学生档案室领取档案袋（领取档案袋时间安排表见附件3），档案材料整理工作在各学院进行。首先，认真检查每一位学生的材料是否收集齐全，然后将材料按照档案袋封面档案材料的分类及排列顺序对应装入学生个人的档案袋，装袋时避免档案材料漏装、错装。其次，依据归档材料准确填写学生档案袋封面各栏信息，注明材料的份数（封面注明的份数与袋内材料份数一致，不要打“√”）。最后，按专业、班级及学号（从小号到大号）排列档案袋。2、登录“学生档案信息管理系统”（），录入学生档案材料信息并打印“毕业生档案材料移交登记表”一式两份。“学生档案管理系统操作说明”可进入学生档案管理系统后查看或下载。登录系统用户与密码在毕业生档案工作会议中另行通知。（二）硕士、博士生档案材料整理硕士、博士毕业生档案材料整理工作在档案馆进行。由研究生毕业班辅导员组织人员将收集到的归档材料带到档案馆，在学生档案室工作人员指导下整理归档，录入学生档案材料信息。档案整理时间安排见附件5。五、毕业生档案移交（一）本科各学院整理好的毕业生档案，以学院为单位统一向档案馆学生档案室移交。本科毕业生档案移交时间见附件4。移交档案时需同时提供“毕业生档案材料移交登记表”一式两份（需辅导员签字和加盖学院公章）。（二）硕士、博士毕业生档案在档案馆整理完毕后即可办理移交手续。手续过程同本科生档案移交过程。六、毕业生档案转递和查询（一）档案馆根据学工处、研究生学院提供的毕业生就业方案（附电子版）办理毕业生档案的转递手续。学工处、研究生学院应于7月1日将2015届毕业生就业方案报送档案馆。档案馆将于7月15日批量投寄毕业生档案。（二）根据相关规定，毕业生档案以邮政EMS快递方式寄送，为保证毕业生档案准确转递，要求档案转寄的地址详细具体，如xx省xx市xx县（区）xx街xx号，档案接收单位写全称并具体到接收部门。凡因档案接收单位的名称、地址不准确而造成档案被退回，或要求改派新工作单位，需要再次寄出档案的将收取档案邮寄费。（三）学生档案移交给桂林邮政公司后一周后，毕业生可登录我校档案馆网页（=5&type2=4），输入本人学号或姓名，查询本人档案发出情况（转递去向、快递单号）。同时毕业生本人也可向档案接收单位的人事部门确认档案接收情况。发现档案未收到的，请及时向邮政EMS申请档案签收情况查询，查询时限一年。七、留校档案的转递特殊情况留校保管的毕业生档案，如需要转出（到生源地或本人所指定的具有接收档案权限的单位），需办理相关手续：1、本科毕业生凭调档函到大学生就业指导中心（研究生到研究生学院研究生就业指导办公室）开具转档通知单；2、凭转档通知单到档案馆办理转档手续。八、其它注意事项（一）严格遵守档案归档工作制度。各单位参加归档工作的人员在收集整理毕业生档案材料时，要严格遵守档案工作的有关规定，收集的材料要指定专人负责保管，不得丢失。任何人不得利用工作之便抽取、撤换、销毁、伪造、涂改学生档案材料，违者要严肃查处，追究责任。（二）“学生档案管理系统操作说明”可进入学生档案管理系统后查看或下载。（三）档案馆学生档案室（307室）联系电话：[phone]，联系人：曾老师车老师附件：1.2015届本科毕业生档案材料收集范围和归档材料领取时间安排表2.2015届硕（博）士毕业生档案材料收集范围和归档材料领取时间安排表3.2015届本科毕业班辅导员到档案馆学生档案室领取档案袋时间安排表4.2015届本科毕业生档案移交时间安排表5.2015届毕业研究生在档案馆进行档案归档时间安排表