利用Excel进行固定资产核算的方案

利用Excel进行固定资产核算的方案目录：一、固定资产的编码.....................................................................................................................2二、核算表格设置及操作.............................................................................................................3一）总体方案.........................................................................................................................3二）“固定资产”表.................................................................................................................31、表格设置...................................................................................................................32、折旧计算公式...........................................................................................................63、操作注意事项...........................................................................................................9三）“固定资产减少”表.......................................................................................................91、表格设置...................................................................................................................92、操作过程.................................................................................................................10四）报表...............................................................................................................................101、表格设置.................................................................................................................112、操作过程.................................................................................................................11五）日常操作.......................................................................................................................12三、与财务软件的对比...............................................................................................................12四、总结.......................................................................................................................................13利用Excel进行固定资产核算的方案Page2of14利用Excel进行固定资产核算的方案固定资产的核算是重要的会计业务之一，业务发生较少，记账量不大，而计算比较繁琐。使用Excel以表代账，可以摆脱繁琐的手工计算，提高准确性，方便、高效。从技术上看，利用Excel进行固定资产核算并不复杂，但也有其特点、难点。本文提出的方案中，第一个月建账必须建立一个Excel文件（工作簿），进行必要的设置，以后每个月主要工作是拷贝建立新文件、输入新数据等，大大减轻工作量。为更好的说明核算方案，本文附有简单案例。该案例文件在Excel2002中调试通过。一、固定资产的编码在建立电子表之前，应对所有固定资产进行编号。资产数量少的企业没有编码固然可以，但建立编码，可以方便查询和日常管理。编码应当注意：1.划分类别时，尽量不考虑可变属性要素，而主要依据不变属性要素，如物理技术性质分类。可以在数据库（清单）中设专门字段反映可变属性，如存放地点、使用部门、用途等要素。如果将可变属性列入编码，则每次改变地点、使用部门、用途就必须改变资产编号，难以跟踪，容易发生混乱，造成不必要的麻烦。2.尽量简单。常见的是由类别、添置年月、流水号三个部分构成，总共需要9－12位左右。类别、添置年月、流水号三个部分用分隔符号隔开，方便识别。其中，类别可细分为大类、中类、小类，占3－5位。添置年月占4位基本可以满足需要。流水号（顺序号）则视公司规模大小而定，一般3位即可。每部分不足位数的，用“0”补足。甚至也可以象大型ERP软件那样，直接用流水号作为编码，在Excel数据库（数据清单）中，设立类别、添置年月字段。但一般财务软件功能难以适应这种做法。3.每件资产都要有唯一的专用编码，即使是同一批次、同一时间购入、存放在同一地点也不能整批使用同一编码。因为购入时以上因素虽然一致，但利用Excel进行固定资产核算的方案Page3of14今后每一件的用途、存放地点、寿命都可能有变化。分别编码，才能分别跟踪每件资产。4.如果是集团性企业，固定资产编码规则应该统一，保证不重码，今后使用专门的管理信息系统如ERP软件时，可以减少编码工作。5.减少的固定资产使用过的号码不得重复利用，以方便档案信息管理。6.为方便识别，应将号码签贴在每台资产上。如果体积允许，每件资产应贴两份号码签，分别在显眼位置和不显眼位置，以防时间长以后遗失或磨损难以识别。较小型的设备、工具则使用牢固的号码签，贴一份即可。由于资产购进时间涉及保修期、更新决策等重要事项，如果号码中没有包含购进日期信息，最好能在标签上注明购进年月。7.资产较多的单位，号码签如果能由编号和条码共同组成，则盘点时可以使用读码器采录数据，更方便、快捷。8.编码尽量统一采用数字，不要混入字母、汉字等，以便在利用计算机输入数据时，不必在文字与数字键盘之间切换，提高速度。二、核算表格设置及操作一）总体方案固定资产核算的主要业务包括：增加、减少、折旧等。日常核算、管理需要建立一套明细账（卡片），增加、减少、折旧都在这套账上进行。利用Excel处理，需要分别设立“固定资产”、“固定资产减少”及“报表”三个主要表格。其中，“固定资产”相当于固定资产明细账（卡片），记录需要计提折旧和已提足折旧的在用固定资产。“固定资产减少”表相当于投资转出、报废、对外捐赠、无偿调出等减少资产的档案记录，相当于把这部分资产的明细账（卡片）另行抽出装订备案。“报表”用于分类汇总、分配资产折旧费用，汇总资产的原值、累计折旧等数据，制作固定资产报表。二）“固定资产”表1、表格设置如图1，设“固定资产”表，包括以下字段：利用Excel进行固定资产核算的方案Page4of14列号字段名内容说明A行次记录的行次B编号固定资产编码C入账日期入账日期D入账凭证号入账的凭证号E名称固定资产名称F规格型号品牌、规格、型号等说明G物理类别按物理技术性质的大类（如计算机及通讯设备、交通运输设备、机器设备、家具及办公设备、房屋建筑物）H用途生产经营用、非生产经营用I原值按会计制度入账的金额J残值率预计残值率K预计使用年限预计经济使用寿命L已提折旧月份计算已计提折旧的月份，以判断是否应当继续计提M每月折旧每月的平均折旧额N本月折旧当月计提的折旧额O累计折旧累计计提的折旧额P净值原值扣除累计折旧后的余额Q使用部门使用部门R存放地点存放地点S折旧科目计提折旧的费用归属科目T状态在用、出租等U备注补充说明资产的有关事项利用Excel进行固定资产核算的方案Page5of14图1：固定资产图2：固定资产减少利用Excel进行固定资产核算的方案Page6of14表中首列为“行次”，其作用是，由于经常需要进行排序等操作，打乱原数据排列顺序，按“行次”排序就可以恢复原有顺序。建立数据表后，就可以把账簿数据录入表中。其中，月折旧、本月折旧、净值等字段可以计算得到，不必录入。值得注意的是，累计折旧是历史数据，必须按账簿数据录入。如果发现以前计提折旧有错误，最好在录入前编制凭证调整准确。注意，由于需要用到Excel的数据库（数据清单）功能，除表头、明细数据之外，表中不要录入其他无关的内容。为免程序在判断数据范围时出错，Excel的数据库（数据清单）功能要求：1)每列都要有列头（字段名、标题）；2)每一列中包含有相同类型信息；3)数据清单中不能有任意一行或一列空白（即中断）；4)在数据清单范围外相临的行列（包括上下各一行、左右各一列）不能有数据；2、折旧计算公式固定资产的折旧计算包括每月折旧、本月折旧、累计折旧、净值等。在判断是否需要计提折旧时，还要用到已计提折旧的月数。1）每月折旧Excel提供了直线法、双倍递减余额法、年数总和法等各种折旧方法的函数。本文以最常用的直线法为例，不必使用专门的函数。每月折旧＝原值×（1－残值率）÷预计使用年限÷12例中，每月折旧在M列，公式为：=(I2*(1-J2)/K2)/122）已提折旧月份判断一项资产是否已经提足折旧，本月是否应当计提，可以根据累计折旧、利用Excel进行固定资产核算的方案Page7of14净值或已提折旧月份。这里介绍根据已提折旧月份判断的方法，通过比较已提折旧月份是否小于预计使用寿命期，来判断是否应当继续提取折旧。从计算方法上看，已提折旧月份等于两个日期（最近折旧月份与入账日期）的间隔月份。Excel没有直接提供计算两个日期之间相隔多少月份的函数。由于每个月天数不固定，如果直接利用两个日期之间的间隔天数计算，比如“＝（折旧日期－入账日期）÷30”，结果是不准确的。许多书刊介绍了如下变通公式：＝TRUNC（（折旧日期－入账日期）÷（365÷12））－1其中，TRUNC的含义是去除小数点后面的数字。其实不需要考虑间隔天数，以下公式同样可以计算已提折旧月份。=（YEAR（折旧日期）－YEAR（入账日期））×12+MONTH（折旧日期）－MONTH（入账日期）－1其含义是：先不考虑月份，把折旧日与入账日的年份差乘以12，相当于两个对年对月日期的月份差。再根据实际月份调整，比如，折旧日期为5月，入账为2月，则应加上（5－2＝3）。反之，折旧日期为2月，入账为5月，则应加上（2－5＝－3）。计算结果为连同折旧计算月份在内的月份差，还应扣除1个月，才是