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档案管理方法档案管理的类别及归档要求一、文书档案（一）日常文件的收集和管理1、本部门日常产生的收发文件，包括各类政府批复文件、立项文件、签报、批复、工作联系函、通知、会议纪要、工作计划、工程联系函、工程指示函、工程变更单、完工确认单，工程支付款等并做好编号登记工作。2、各部门助理必须做好文件的日常立卷工作，按文件的种类分类，并用文件夹存放，所收集的文件必须是原件，便于年度统一归档。3、工程类文件的管理除日常公文外，还应包括工程材料报审表、合同审批单、竣工验收文件等。4、工程类文件应做好平时立卷工作，待单体工程竣工后，统一整理、编制、装订归档。（二）年度文书档案的归档和管理1、各部门助理应根据本部门业务情况，依照《档案归档范围一览表》进行日常收集。2、归档的文件必须是原件，如因特殊原因，原件不能归档的，必须在备考表中加以说明。3、归档的文件必须按年度、文件形成时间顺序排列。不同年度的文件不得存放于同一案卷中。跨年度的批示文件，应按批复或签发时间为准。4、文书档案的编制和装订（1）填写卷内目录的要求A、按京银司行字[２０１５]４３号文件要求做。B、备注：文件有特殊情况需要说明（如原件遗失或外借，需用复印件替代的）。（2）填写卷内备考表的要求Ａ、按京银司行字[２０１５]４３号文件要求做。（3）编码的要求A、按京银司行字[２０１５]４３号文件要求做。B、空白页不编号。（4）案卷归档号的编写A、按京银司行字[２０１５]４３号文件要求做。卷号组成。按京银司行字[２０１５]４３号文件要求做。（5）案卷的装订A、每本案卷厚度原则上不超过2厘米，如超过2厘米，须另外组卷。B、案卷采用“三洞一线”方式进行装订。（6）年度文书档案汇编总目录的编制按京银司行字[２０１５]４３号文件要求做。（三）文书档案的保管1、文书档案由集团行政管理部、各区域（项目）和专业公司综合管理部编目、上架后统一保管。2、档案管理人员应严格遵守保密守则，维护入库档案的安全性和机密性。二、工程竣工档案（一）工程竣工档案是指工程自立项、设计、施工、竣工直至付使用全过程中直接形成的具有保存价值的文字、图纸、图表及声像等各种载体的文件材料的总称。（二）竣工档案的归档范围和要求1、各项目工程竣工档案归档范围原则参照国家标准《建设工程文件归档整理规范》，以各项目所在地城建档案馆颁布验收要求为准。2、工程竣工档案由工程准备阶段（前期）文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件五部分组成。3、各项目工程部负责工程准备阶段文件和竣工验收文件的收集、整理工作，并移交综管部保管至竣工档案报验。4、总包负责监理文件、施工文件和竣工图的收集、整理工作。5、工程竣工档案应按单体按专业进行收集、整理和归档。竣工档案应编制三套，分别为：竣工档案报验、业主方和物业方各一套。6、各项目工程部应按各施工阶段，选择拍摄具有代表性的照片，形成完整的声像档案。7、京银司行字[２０１５]４３号文件中关于工程档案归档类分类是否可以按各地区档案馆要求进行汇总。其中监理类资料、施工管理资料部分是否能放入工程部日常管理文件中，如费用申请、工程变更；施工管理资料中关于施工检验批等各项报验及工程施工过程中的资料是否可以不保存（此部分资料施工方不报业主，由监理单位保存）、子单位验收记录放入竣工验收资料中归档。（三）工程竣工档案的管理1、项目工程部应对工程前期和竣工验收文件进行收集和保管，并严格执行借阅制度。2、各项目施工资料的收集应与施工进度基本保持一致。3、项目工程部应对总包竣工资料的收集工作进行跟踪和监督，对在资料收集中存在的问题予以及时协调。项目在总、分包单位进场后，应召集所有施工单位召开工程资料交底会，将工程竣工档案报验要求进行明确。4、各施工单位应设专人负责工程资料的收集和管理工作，并报项目备案。5、项目实行总承包的，由各分包单位收集、整理后移交总包，由总包汇总、整理，并进行预立卷，在项目竣工后一个月内汇总并移交项目工程部。独立分包的施工单位，在本专业工程竣工后，将资料汇总整理后统一移交项目工程部。6、对已组卷、归档的竣工档案，原则上不予外借，如有特殊情况，必须有项目负责人确认。三、合同档案（一）合同档案是指公司在业务经营中形成的合同文本（包括各类协议，但不包含劳动合同）。（二）合同的类型：采购合同、企划合同、营销代理合同（除购房合同）、物业合同、工程施工合同、设计合同、土地出让合同、土地成交确认书、土地开发协议、中标通知书等。（三）合同的管理1、合同保管部门将按部门、签署日期进行分类编号，各承办部门只留存复印件或扫描件。2、合同保管部门和承办部门应分别建立合同台账，每半年核对一次，如发现遗失，应查明原因并及时上报。3、合同档案的密级为“机密”，原则上不提供查阅和借阅。任何人不得擅自将合同对外公开，违者将予以警告或处罚。四、声像档案（一）声像档案是以照片、录音、录像、光盘等为载体形式，集声、像、画同步视听为一体，真实记录公司发展历史的档案。（二）归档范围1、公司召开的重要会议及重大庆典活动形成的录像、录音、照片、光盘。2、反映公司进行重要业务活动形成的录像、录音、照片、光盘。3、项目工程奠基、开工仪式和竣工等的录像、录音、照片、光盘。4、反映工程概貌及施工进度的照片、录像。（三）归档的时间、要求1、按京银司行字[２０１５]４３号文件要求做。五、实物档案（一）按京银司行字[２０１５]４３号文件要求做。第一条档案的移交一、严格执行档案集中管理的原则，凡在本公司工作活动中形成的、具有保存利用价值的文件材料都应移交归档。二、任何部门或个人办理档案移交时，交接双方必须认真核对，同时填写《档案移交清单》，一式二份，交接双方各执一份。第二条档案的借（查）阅一、各类档案的借（查）阅必须填写《档案借（查）阅申请单》，经过相关审批流程方可借阅，以确保档案的安全性。第三条档案库房的管理一、集团行政管理部、区域（项目）和综合管理部必须设有专门库房或专柜对档案进行统一保管。二、档案库房要保持清洁和相对稳湿度，以利档案保管。同时做好“七防”（防火、防盗、防虫、防霉、防灰尘、防潮湿、防高温）工作。三、库房内除密集架、档案装具和调卷所必须的用具外，不得摆放任何与档案库房无关的物品。档案装具排放，应做到整齐划一，符合通风、防尘要求。四、档案库房及柜箱钥匙必须由档案管理人员负责保管，不得丢失。第四条档案的保管期限及销毁工作一、档案的保管期限（一）档案的保管期限可分：永久、长期（16—50年）、短期（15年以下）具体要求按京银司行字[２０１５]４３号文件要求做。二、档案的销毁（一）“档案销毁申请单”及批准手续要及时归档保管。第五条档案的指导和检查一、集团行政管理部对集团各部门、各区域和专业公司日常档案管理工作予以指导、培训，各区域对所辖项目的档案管理工作进行日常指导并提供支持。