搜索
-1-城档字﹝2015﹞10号关于开展档案接收进馆工作的通知北石店镇、各办事处，区直各单位：根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《山西省档案管理条例》、国家档案局《各级各类档案馆收集档案范围和规定》和中共晋城市城区区委办公室、晋城市城区人民政府办公室《关于转发〈晋城市城区档案馆收集档案范围实施细则〉的通知》（城办发〔2014〕34号）等有关法律、法规、规定，结合我区档案工作的实际情况，为进一步丰富馆藏，优化馆藏结构，规范档案管理，使档案工作更好地为全区文化建设和创建全国文明城市服务，城区档案局决定将区直各党政机关、人民团体、企事业单位到期档案资料依法接收进区国家综合档案馆。现将进馆工作有关事项通知如下：-2-一、档案接收的范围、年限和门类(一）接收范围各镇办、区直党政机关、人民团体、企事业单位及各民主党派机关等。（具体名单见附件2）(二）接收年限2005年前（含2005年）形成的具有永久、长期保存价值的各种门类和载体的档案；撤并单位档案移交至撤并之日。(三）接收档案门类1.文书档案；2.科技档案；3.声像档案；4.专业档案；5.实物档案；6.电子档案及纸质档案的数字化副本。二、档案接收时间从2015年7月份起分期分阶段开展接收工作，档案接收工作分两个阶段进行：第一阶段：从2015年7月1日起，分批分期接收各单位的案卷目录、全引目录、归档文件目录、立卷说明、资料目录等检索工具。第二阶段：城区档案馆新馆投入使用后，根据各单位移交的案卷目录、全引目录、归档文件目录、资料目录接收实体档-3-案、全宗卷和资料。三、几点要求1.这次档案移交进馆时间跨度长，档案资料数量多，因此各单位主要领导一定要高度重视档案移交进馆工作，要确定一名领导分管此项工作，责成专人负责，定人、定时，圆满完成移交任务。2.严把质量关，严格按照《晋城市城区档案馆档案接收进馆标准》（附件1）要求，全面、系统、规范整理各种门类和载体的档案，对不符合案卷质量标准的档案要限期返工整理，直至达到进馆标准。3.要严格交接手续，严守保密制度，在交接中不得造成档案资料的失密、损坏和丢失。4.对拒不移交档案资料的单位和个人，要按照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《山西省档案管理条例》和监察部、人力资源社会保障部、国家档案局颁布的第30号令《档案管理违法违纪行为处分规定》，依法进行处罚。5.列入进馆名册现已撤销或转制的单位，由档案代管部门负责做好移交工作。各镇办、党政机关、人民团体、企事业单位要切实加强组织领导，落实专人负责实施,认真做好本部门、本单位移交前的各项准备，并对照进馆档案质量标准，认真开展查漏补缺工作，-4-区档案局将对区委、区政府列入进馆名册的各单位进行监督、检查、指导、验收，确保我区到期档案接收进馆工作任务如期完成。附件：1.晋城市城区档案馆档案接收进馆标准2.2015年接收到期档案进馆单位名单晋城市城区档案局2015年6月9日-5-附件1:晋城市城区档案馆档案接收进馆标准为保证进馆档案质量，实现馆藏档案管理规范化、标准化和现代化，更好地为党和国家积累档案史料，为社会提供服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《山西省档案管理条例》等有关法律、法规，制定本标准。一、按全宗整理移交档案1.进馆档案必须以全宗为单位进行整理，列入我馆接收范围的具有永久、长期（30年）保存价值的档案，自形成之日起满十年，按规定向档案馆移交。2.凡反映本机关主要职能活动具有科学研究和查考利用价值，需要长期以上保存的各种门类和载体档案，均应收集齐全，确保全宗的完整，经过系统整理后，按规定向档案馆移交。3.撤销机关应将本机关全部档案（包括各种门类、各种载体的档案）及资料按规定向档案馆移交。二、全宗内档案分类科学、编号规范1.一个全宗应按统一的分类方案，不能随意变动，要做到类别设置合理，各类之间界限清楚，层次分明，归类准确。2.全宗内要根据档案属性划分档案的门类，并确定档案门类代号。3.文书档案一般采用年度——保管期限分类。科技档案的-6-分类编号应符合国家档案局有关文件的规定；专业档案的分类编号应符合本系统主管部门与档案行政管理部门规定的标准。三、文书档案质量要求(一）以“卷”为单位整理的质量标准1.2000年前（含2000年）以卷为单位的文书档案整理标准按照国家档案局颁布的《机关档案工作业务建设规范》执行，案卷按不同保管期限分别编流水号，一卷一号，不得出现重号或空号，案卷卷皮、卷内目录、备考表项目的填写要规范、工整，要逐页编写卷内文件页号，并准确填写全宗号、目录号、案卷号。2.卷内文件排列应保持文件之间的历史联系（1）单一作者、单一问题的案卷，按文件时间先后的顺序排列。（2）单一作者、几个问题的案卷，先按问题的重要程度排，后按时间顺序排列。（3）单一问题、几个作者的案卷，先排作者，后排时间或按文件内容顺序排列。（4）一组密不可分的文件应正件在前，附件在后；批复在前，请示在后；正本在前，底稿在后；重要文件的历次修改稿，最后的定稿在前，其他历次修改稿依次排列。（5）案件卷内文件排列，结论、决定、判决性文件在前，依据性材料（如旁证等）在后。司法部门形成的案件档案，按司法部门的规定排列。-7-3.卷内文件编目，规范清楚（1）卷内文件每页（包括小页）均应编号。页号编定的位置：正面编在文件的右上角，背面编在文件左上角。（2）进馆档案必须填写卷内文件目录，并要求各项栏目填写齐全、正确、字迹工整。一般应以一份文件内容为单位逐件填写。对文件的标题不要随意更改或简化，没有标题的文件应拟定确切的标题，没有文件作者或时间的尽量考证清楚，填入项内，每次会议记录要写明会议时间和主要内容。（3）每本案卷均应填写备考表，有关卷内文件材料的情况说明、立卷人、检查人和日期应逐项填写在内。4.案卷封皮案卷封皮应逐项按规定填写清楚，案卷题名要简明，确切地反映卷内文件材料内容，一般包括责任者、内容和名称等，体式一致，文字简练，使用简称应通用易懂，并用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。5.案卷装订（1）进馆的档案必须清除卷内所有的金属物，对破损的文件应按裱糊技术要求裱糊，字迹已扩散的应复制并与原件一起立卷装订（原件在前，复制件在后）。（2）案卷采用三孔一线的方法装订，做到不掉页、不倒页、不压字、不妨碍阅读。6.案卷排列系统，目录编制科学（1）进馆档案必须进行系统化的排列和科学编目。永久和-8-长期保存的案卷按各自的大流水排列和编目。在同一流水号中，应先按年度，然后按分类方案的顺序，分门别类地排列。最后按排列的顺序编制案卷顺序号。（2）案卷目录应以若干年度案卷为一个阶段。为统一标准，阶段的划分和档号（全宗号、目录号、案卷顺序号）编制均由区档案馆根据实际情况确定。（3）案卷目录上的项目要填写齐全、书写端正、目录上的标题与案卷封面上的标题应完全一致；不同年度之间要求另起一页。7.案卷装盒（1）进馆档案按照永久、长期的案卷顺序号分别装档案盒。（2）档案盒内案卷排列的顺序不能颠倒。（3）档案盒脊背上的各项内容应与盒内案卷相符，不得有差错。（4）档案盒统一使用符合国家标准的无酸纸档案盒。（二）以“件”为单位整理的质量标准1.根据中共晋城市委办公厅、市政府办公厅关于《推行文书立卷改革的意见》（晋市办发[2002]36号）文件要求和我区的实际情况，2001年以后，归档文件材料原则上统一以“件”为整理单位，（已经以卷进行整理的单位，必须符合案卷整理标准，并通过档案局认可。）一般以每份文件为一件，文件正本与定稿（底稿）为一件，正件与附件为一件，原件与复制件为一件，转发件与被转发件为一件，文件处理单与正文为一件，报表、名-9-册、图册等一册（本）为一件；计划与总结各为一件；来文与复文（请示与批复）各为一件。2.保持文件材料之间的历史联系遵循文件材料的形成规律，在一个全宗内，文件材料的历史联系应充分考虑时间联系，以保持时间联系为主，兼顾内容、形式等其他方面的联系。3.归档文件装订整齐、结实（1）归档文件应齐全完整。进馆的归档文件必须清除卷内所有的金属物（大头针、钉书钉等），已破损的文件材料应修补，字迹模糊或褪变的文件材料应复制。（2）归档文件应按“件”装订。一般釆用档案专用缝纫机或不锈钢钉书针装订，文件较厚时，釆用“三孔一线”的方法装订。已经成册的报表、图册、会议纪录等保持原册。（3）归档文件件内顺序。正本在前，草稿在后；正件在前，附件在后；原制件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；中文在前，外文在后；阅文卡在前，正文在后。（4）归档文件的页号编制。归档文件按件逐页编制页号，以固定件内材料的顺序和位置。页号用阿拉伯数字在有文字正面的右下角，背面的左下角标注；已有页码的报表、图册不再新编页号，阅文卡应编页号，另加的封面不编页号。4.归档文件排列、编号、编目（1）归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间顺序排列，同一事由按其重要程度、形成时间排列，不同-10-事由按重要程度、形成时间排列，会议文件、统计报表、关于同一事由的来文与复文等成套性文件应集中排列。（2）归档文件应按分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置或另加的封面加盖归档章并填写相关内容。归档章设置：全宗号、类目号、件号、页数、保管期限等项目。（3）归档文件目录设件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。5.归档文件装盒将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒脊及备考表。（三）文书档案检索工具质量标准1.移交进馆的档案，必须区分不同的保管期限分别编制案卷目录、全引目录、归档文件目录等检索工具。2.案卷目录、全引目录或归档文件目录必须完整准确，字迹工整，并与移交的档案内容相符。3.移交档案的同时必须移交案卷目录或归档文件目录一式两份，卷内目录一份。4.移交档案的同时必须移交全宗卷以及利用档案编写的有关材料。四、科技档案质量标准科技档案的整理要符合《科学技术档案案卷构成一般要求》(GB/T11822-2008),具体要求：（一）归档的科技文件材料完整准确、系统-11-1.保管单位（案卷）必须是一组具有有机联系的科技文件材料，充分体现科技文件材料的完整性、成套性和不可分割性。2.组成的保管单位必须符合技术标准，整齐、美观，便于保管和利用。（二）组织保管单位科学、规范1.组织保管单位，必须遵循科技文件材料产生的自然规律及其特点，便于保管和利用。2.组卷必须体现分类整理的原则，自然科学研究、生产技术、基本建设、设备仪器等活动中产生的科技文件，应按其专业性质、部件、结构、阶段等分别组成保管单位。（三）保管单位内科技文件材料的排列及保管单位的排列应保持科技文件材料之间的有机联系，便于保管和提供利用。（四）排列一般要求1.产品按设计、试制、小批量生产、批量生产、产品创优工作程序排列，也可按产品系列、结构排列。2.科研按课题准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定、成果申报奖励和推广应用等时间阶段排列。3.工程项目按依据性材料、基础性材料、工程设计、工程施工、工程竣工验收等专业性质程序排列。4.设备仪器按依据性材料、设备开箱验收、设备安装调试、运行、维修、随机图样等排列。5.管理性文件按问题、时间或重要程序排列。（五）保管单位的编目科学、准确、系统-12-1.卷内文件有书写内容的页面均应编写页号。页号编写位置：单面书写文件在右下角；双面书写文件，正面在右下角，背面在左下角；图样的页号编写在右下角，或标题栏外右上方；成套图样或印刷成册文件，不必重新编写页号。各卷之间不连续编页号。2.保管单位的卷内目录填写齐全、完整。卷内目录，一般以每份科技文件或图样为单位填写，成套图样或科技文件，一般已有图样目录或文件目录的，应当尽量利用。3.备考表内容须填写齐全。注明保管单位内文件材料的总页数和各种文件材料的页数以及在组织保管单位和案卷使用过程中需要说明的问题。4.保管单位封面各个项目均应填写齐全，特别是题名要简明确切地反映出保管单位内科技文件材料的内容与成份，格式准确，结构完整。5.档号编排科学、系