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公司办公室管理制度目录公司公文处理办法第一章公司文件收发规定第二章公司收文处理办法第三章公司发文处理办法公司传真、信函管理第一章传真机管理办法及收发程序第二章公司传真格式和使用方法第三章公司信函格式和管理办法印信管理第一章印章的刻制、保管、启用、停用第二章用印管理办法办公文档管理办法公司车辆管理第一章车辆管理办法第二章司机目标管理办法第三章专职司机岗位应聘条件第四章司机岗位职责第五章车辆核算办法第六章公司车辆标准核算价格公司接待工作管理第一章公司客户接待管理办法第二章公司工作用餐办法第三章公司招待费用报销标准的规定第四章外事接待工作（待定）公司通讯管理第一章办公电话管理办法第二章公司干部通讯工具报销办法（股筹办发字004号）公司劳保用品管理第一章公司劳保用品发放的规定第二章公司员工工作服和劳动保护用品发放的规定（待定）公司公文处理办法第一章公司文件收发规定第一条为了使公司文件收发管理制度化和程序化，增进文件处理效率和利用率，特拟定本规定。第二条公司文件由拟稿人和部门负责起草，填写发文申请单（见附件一），公司办公室负责统一审核和编号，并将审核后稿件送总经理或主管副总经理签发。各部门文件由部门负责起草，公司办公室统一编号和审核，部门签发或送总经理/主管副总经理签发。第三条公司文件未经公司办公室审核，总经理/主管副总经理不予签发。第四条文件签发后，公司文件或各部门拟稿文件软盘送公司办公室统一安排制发和分别用印。第五条文件和原稿及发文申请单，由公司办公室分类归档，保存备查。第六条凡属密级文件，核稿人应注明“秘级”字样，并确定报送范围，拟稿人也应注意保密。秘密文件按保密规定，有专人印制、报送。第七条文件统一由公司办公室负责发送，送件人应将文件内容、报送日期、部门、收件人等事项登记清楚，并向文件签发人报告报送结果。秘密文件由专人负责报送。第八条公司的外来文件由公司办公室专人负责签收，并分类登记编号，填写收文批阅单(见附件二)。由文秘人员提出意见，送总经理或副总经理阅批，不得积压，信息及时反馈，属急件，应在接件后即时报送与跟踪落实、反馈。传阅文件由公司办公室专人负责，切勿横传，对领导批示的文件，及时传达和落实。第九条公司文件一律采用A4型纸张。第二章公司收文处理办法第十条收文、分文：来自横向和纵向各类文件，包括由公司指派员工外出开会带回的文件一律由办公室负责签收与整理登记，并分别按文件内容传送。有关的会议文件整理登记后存档，以备查阅。第十一条传送、阅批：将文件按程序传递，并请领导阅批后，送回公司办公室，切勿横传或直接交各部门阅办，以防文件丢失。第十二条催办：将领导阅批示的文件，分别送至承办部门或人员，跟踪阅办程序，负责催办与反馈领导和有关部门。第十三条立卷、归档：将有必要的文件进行整理负责按文档管理办法归档。第三章公司发文处理办法第十四条拟稿、审核：由部门人员负责按公司法规和国家法律及政策起草文件，将原稿交部门负责人审核签字并同时填写公司发文申请单，然后送公司办公室统一审核和编号。第十五条签发（公司领导）：公司办公室将文件审核完毕，送请公司领导签发。第十六条打印和制发：将签发后文件进行打字、校对、复印和用印及上报和下发。第十七条催办、立卷、归档：根据文件管理要求进行催办、登记、立卷、归档。第十八条销毁：文件的销毁按文档管理进行销毁。第十九条本规定的解释权在公司办公室。附件一：北京金自天正智能控制股份有限公司发文申请单附件二：北京金自天正智能控制股份有限公司收文批阅单附件一：北京金自天正智能控制股份有限公司发文申请单文件名称附件主送单位抄送单位部责门人拟和意稿负见人审领核导签人发发文编号年月日印密别打字校对份数备注公司办公室制附件二：北京金自天正智能控制股份有限公司收文批阅单来文单位收文编号份数收文时间文件标题拟办意见领导批办意见领导批示处理结果公司办公室制公司传真、信函管理第一章传真机管理办法及其收发程序第一条公司办公室的传真机面向公司各部门。由专人负责管理维护、收发传真，进行定期的清洗、保养，及时换纸，且保持24小时处于自动接收状态，使其以最好的状态工作。第二条在每年年初做出传真费用的预算，费用包括：传真机一年的传真/电话费、维护维修费、传真用纸的费用等。在每年年终做费用决算。第三条以公司名义外发的传真，需经公司有关领导签发。公司一般不以职能部门名义对外发公文类传真，如特殊需要，需批手续同上。公司办公室存传真稿原件或复印件。各职能部门业务类传真，由职能部门部长签字方可办理，公司办公室不留传真稿。第四条凡属收到传真，办公室设法尽快通知收件单位或收件人，并酌情留复印件保存待查。一般业务类的传真，公司办公室传递给有关部门或人员，不再保存。第五条传真的收、发程序收、发传真都要由经办人进行认真的登记。1、收传真登记格式如下：收到——分解——传递——备查2、发传真登记格式如下：送审——登记——发出——备查第二章公司传真格式和使用办法第六条公司办公室统一制作传真格式标准模板软盘，其传真格式见附件一。第七条公司各部门对外发传真一律采用标准格式，各部门到公司办公室办理领取一片标准模板软盘，使用计算机打印制发或打印成传真稿纸手写制发。公司外发传真一律采用A4型纸张。第八条为了强化标准化管理，树立公司对外形象，若不采用统一传真格式，一律不予制发。第三章公司信函格式和管理办法第九条公司信函（信纸、信封等）采用统一格式（附件二）和市场可购买到的一般稿纸、公文袋（内部使用）等。作为公司办公之用。第十条信函统一由公司办公室管理制发和领用。第十一条根据工作需要，各部门指定专人到公司办公室领取，其费用记入各部门办公费用中。附件一：北京金自天正智能控制股份有限公司传真附件二：北京金自天正智能控制股份有限公司信纸公司印信管理第一章印章的刻制、保管、启用、停用第一条公司各类印章统一由公司办公室负责申报与刻制。第二条公司印章分为行政印章、法人代表名章、合同章和财务章等，分别由有关部门保管，各负其责。第三条各部门启用印章前，需要到公司办公室登记备案，方可使用。第四条各部门停用印章时必须当日内交到办公室封存，否则由各部门主管领导承担全部责任和法律责任。第五条公司办公室负责保管公司行政印章、法人代表名章、合同印章一枚和公司办公室印章。第二章用印管理办法为了加强管理，规范印章使用，特规定如下：第六条为了保证公司正常工作和业务活动的开展与实施，公司已正式启用行政印章。第七条公司职能部门代表公司管理的印章（如合同章、财务专用章等）要确定用印管理办法和确定监印人，公司批准后，行使使用和保管权。第八条对外联系工作等，使用统一格式的介绍信或便函，均由各部门领导或公司领导签字，方可盖章。第九条重大工程合同、协议等行文时，如需加盖公司行政印章，由主管部门领导签字后报请公司总经理、副经理批准签字后，到公司办公室备案用印。第十条公司办公室设立专职监印人负责公司行政印章的用印和保管。第十一条公司办公室合同印章一枚以备应急时使用，使用时一律须经总经理或副总经理签字。第十二条有关合同章使用得其他规定，请继续按照《经营合同章使用的暂行规定》执行。办公文档管理办法第一条凡经公司办公室收、发的各种文件、材料及属公司或办公室工作范围的文档材料，一律由办公室负责存档。第二条文档由办公室文书专人保管，负责收发文登记，整理分类、编号、保存，办理借、查阅登记及文档回收等工作。未办理借阅手续不得借阅文件，否则保管人承担责任。第三条文档存放于公司办公室专用文件柜中，钥匙由专人保管。文件应分类放置。对需要办理的文件，按办理情况存放；已办理完毕的文件，按已拟定的立卷类目存放；未办理完毕的文件放于待办文件夹中。存放文件应同时放置文件目录，便于使用时查找。第四条对于承办件，应催促承办部门尽快按规定时限尽快办理，处理结果，及时反馈；办理完毕后及时将文件退公司办公室存档。第五条文档分类采用主题分类和业务项目相结合的方法分类立卷，并按时间顺序排列，辅以数字排序的方式，以便于管理和迅速准确查找。第六条文档的借阅，由保管人与借阅人当面查点所借文件的类别、份数和页数，借阅人在登记簿上签字，填写借阅期限；在限定的借阅期限过后，保管人应及时催促借阅人退还文件，以免丢失或影响他人使用。对于有特殊保密要求的文件，可根据保密等级，限在公司办公室查阅，不得带走，不得复印。对办理完借阅手续的文件，借阅人需妥善保管，不得涂改、损坏或丢失。第七条办公室文档的保存年限：对于公司的重要文档，公司长期保存或保存10年以上（可在公司办保存两年后转档案室保存）；对于一般文档，保存期5年。第八条文件的销毁：对无需立卷存档，使用完毕，无保存价值的文件、资料、刊物等，在使用完毕进行清点登记后即可销毁。对超过保存期的文件，定期进行清点登记，签批备案后按文件销毁程序处理。第九条档案移交，对保存期已满两年以上的文件，除公司办公室确需继续保管外，可移交档案室存档，公司办公室仅保存归档移交文件的目录、归档时间、档案编号，以便查阅。第十条办公室存档文件的范围：1、甲类：1）公司章程、营业执照、法人证书、公司登记注册材料2）公司董事会、股东组成人员（单位）名单及材料3）对上级领导机关的请示、报告文件，上级机关下达的文件、通知、批复4）公司历史性文字、影音、图片资料5）公司内部印发的管理制度、章程、管理办法、条例6）董事会、股东会、办公会议纪要7）公司发展规划，对外合作协议、文件8）公司机构设置、干部任免、奖励、考核、晋职晋级、处罚文件材料9）重要领导人讲话、题词、照片、录像2、乙类：1）公司对外宣传册、广告、技术、产品介绍、展示会资料2）公司专项授权书、委托书3）会议、专项活动音像、图片资料第十一条存档文件的形式，对甲类资料要求存正式文本1～2份，对公司办公室打印董事长、总经理以公司名义对外签发的文件，除保存正文外还要保存底稿和签发手续。第十二条公司内其他各单位，各职能部门对各自业务范围内的文档，各自负责整理、存档，按类别、内容、时间归类。第十三条各部门凡需移交档案室长期保存的档案，由各事业部各职能部门清理后，登记造册，经各部门领导人签字批准，送交档案室保存。同时交给公司办公室存档目录一份，以便公司办公室保留相应的档案目录。第十四条公司技术档案、财务档案分别由管理规划部和财务金融部统一管理。第十五条公司各部门均按办公文档管理办法执行。公司车辆管理第一章车辆管理办法为了加强公司公务用车的管理，提高公司内部现有车辆的使用率，解决公务用车需要，降低消耗，减少开支。特制定车辆管理办法。第一条公司集中管理各事业部所有车辆和司机人员，实行统一任务目标管理办法，对公司各部门用车实行统一核算制，以解决公司公务用车需要。第二条公司办公室负责公司车辆使用管理和协调工作。第三条办公室统一调度车辆并负责车班的行政管理工作。第四条公司办公室下设车班，负责司机的管理和安全教育，以及车辆服务和维修维护、保养。并要求司机掌握专业技术知识和本领，确保安全行车和树立爱车、爱岗的敬业精神。第五条公司司机均接受院交通安全委员会定期安全教育的管理。第六条各部门使用公司车辆时，需填写用车单由办公室统一调配。车班办公地点：科研楼6楼，电话：3491。第七条长途用车须由各事业部主管领导签字后，公司办公室方可派车。第八条公司内部用车，执行公司制订的内部统一核算标准。公司办公室将统一核算用车费用（一式三份）分别送用车部门、财务金融部和公司办公室存查。第九条公司外部人员或单位使用本公司车辆时，请与公司办公室联系，收费与院车队执行同等标准。第十条为提高公司车辆的利用率，鼓励司机提供优质服务和多劳多得，实行公里任务薪金奖励办法。第十一条公司内车辆变动，如购买、转让、抵帐、出售、租借、报废等事宜由公司办公室、管理规划部、财务金融部共同商议，报主管总经理、总经理审批。各事业部项目资金需以车辆抵帐方式处理时，事先申报，由上述三个部门提出意见，主管副总经理、总经理审批。第十二条公司所有车辆（奥迪2.6除外）一律统一到指定地点记帐加油，每月由办公室统一结算一次。第十三条公司车辆需要修理，由司机填写车辆维修申请单，经车班和办公室委托院车队修理班进行